Overboekingen: zo werkt dit scherm
Met overboekingen verplaats je voorraad van het ene naar het andere magazijn. Stuks verlaten het bronmagazijn wanneer je de overboeking verzendt, tellen onderweg als inkomend bij het doelmagazijn en worden in de voorraad geboekt zodra je ze ontvangt. Je vindt dit scherm onder Magazijn, Overboekingen (alleen als je magazijnabonnement meer magazijnen en overboekingen bevat).
Wat je op dit scherm ziet
Vernieuwen (de ronde pijl): laadt de lijst opnieuw. De lijst werkt zichzelf ook bij wanneer de voorraad verandert.
Partneroverstappen (het icoon met twee pijlen): opent de partneroverstappen van je fulfilmentwerk (alleen als je rol voorraad mag overboeken).
Nieuwe overboeking: start een nieuwe overboeking (alleen als je rol voorraad mag overboeken). Met maar één magazijn is de knop grijs en toont de pagina "Voeg een tweede magazijn toe om voorraad tussen magazijnen te verplaatsen."
Filters: In en uit, Inkomend of Uitgaand, en een statusfilter (Alle statussen, Concept, Onderweg, Controle nodig, Afgerond, Geannuleerd). Met meer dan één magazijn kun je ook één magazijn kiezen.
Kolommen: Nummer, Van, Naar, Status, Regels, Stuks, Ontvangen (oranje als er stuks verloren zijn), Verwacht (aankomstdatum), Verzonden en Zending (de vervoerder en het trackingnummer; klik op het trackingnummer om de trackingpagina in een nieuw tabblad te openen). De lijst laadt meer overboekingen terwijl je scrolt.
Rijacties: klik op een rij of op het potlood om de overboeking te openen. Kopiëren naar een nieuwe overboeking opent een nieuw concept met dezelfde magazijnen en regels; er wordt niets opgeslagen tot je op Opslaan klikt.
Wat de statussen betekenen
Concept: je bent hem nog aan het voorbereiden. Er wordt niets geboekt.
Onderweg: verzonden. De stuks hebben de bron verlaten en tellen als inkomend bij het doelmagazijn.
Controle nodig: je bent klaar met ontvangen, maar niet alles is aangekomen. Je kunt nog late stuks ontvangen of de rest afschrijven.
Afgerond: alles is ontvangen of afgeschreven.
Geannuleerd: een concept dat is geannuleerd. Er is niets geboekt.
Een overboeking maken en verzenden
Klik op Nieuwe overboeking.
Kies onder Gegevens het Van magazijn en het Naar magazijn (die moeten verschillend zijn). Voeg desgewenst een Referentie, een datum voor Verwachte aankomst en een Notitie toe.
Gebruik onder Regels Artikel toevoegen om te zoeken op SKU, naam of EAN. Kies voor elke regel de locatie waar hij vandaan komt (Van), het Lot als het artikel lots bijhoudt, en het Aantal. Met het prullenbakicoon verwijder je een regel. Een overboeking heeft maximaal 200 regels. Met vakken voegt Container toevoegen in één keer elke voorraadregel van een container (pallet, krat of rolcontainer) van het van-magazijn toe, genomen uit die container. Voeg je dezelfde container nog eens toe, dan worden de regels gelijkgezet aan wat de container nu bevat; ze worden nooit verdubbeld.
Klik op Opslaan. De overboeking wordt als concept opgeslagen. De kop laat zien of je Niet-opgeslagen wijzigingen hebt of Alle wijzigingen opgeslagen.
Klik op Verzenden. QrX toont de magazijnen, regels en stuks. Onder Zending (optioneel, kan later worden toegevoegd) kun je aangeven hoe de voorraad reist (zie Vervoerder en tracking hieronder). Na je bevestiging verlaten de stuks het bronmagazijn. Een verzonden overboeking kun je niet meer wijzigen of annuleren; alleen de zendinggegevens kunnen nog wijzigen.
Annuleren sluit een concept zonder iets te boeken. Verzenden kan alleen als elke regel een locatie heeft waar hij vandaan komt.
Vervoerder en tracking
Een overboeking kan de gegevens van de zending bevatten. Dit is alleen tracking: QrX koopt geen label voor een overboeking, en het wijzigen van deze gegevens boekt niets.
Hoe het reist: Vervoerder (kies een QrX-vervoerder, je kunt erop zoeken) of Eigen transport (typ het bij Transport (optioneel), bijvoorbeeld eigen vrachtwagen 12 of een lokale transporteur, maximaal 80 tekens).
Trackingnummer (optioneel) en Trackinglink (optioneel): een volledige link die begint met https://.
Pakketten (optioneel): een heel getal van 1 tot 9.999. Verzonden gewicht in kg (optioneel): tot 10.000 kg.
Vul ze in het venster Verzenden in, of later: zodra een overboeking is verzonden, toont de kaart Zending op de overboeking de Vervoerder, Tracking, Pakketten en Verzonden gewicht. Zending volgen opent de trackingpagina in een nieuw tabblad. Het potlood Zendinggegevens bewerken opent Zendinggegevens, waar je ze wijzigt en op Opslaan klikt. Dit werkt bij een verzonden overboeking (Onderweg, Controle nodig of Afgerond), voor gebruikers die voorraad mogen overboeken.
Een overboeking ontvangen
Open een overboeking die Onderweg is. De regels tonen nu Aantal, Verzonden, Ontvangen, Verloren en Nog te komen.
Klik op Ontvangen (alleen als je rol voorraad mag ontvangen).
Typ per regel het aantal onder Nu ontvangen. Met bins kun je een Locatie kiezen; leeg laten boekt in de ontvangstzone van het magazijn. Zet de kiezer van Vakken op Containers om in een container van dit magazijn te ontvangen. De verzonden container blijft leeg achter in het van-magazijn.
Klik op N stuks boeken. Gebruik Annuleren om de ontvangstmodus te verlaten zonder te boeken.
Klik op Afronden als je klaar bent. Als alles is aangekomen, wordt de overboeking gesloten. Als er stuks ontbreken, gaat hij naar Controle nodig.
Ontbrekende stuks
Een overboeking met Controle nodig kan nog late stuks ontvangen met Ontvangen. Komt de rest niet meer, klik dan op Afschrijven (alleen als je rol voorraad mag corrigeren). Kies een Reden van verlies uit je redenen voor Verlies bij overboeking, schrijf een Notitie (altijd verplicht) en bevestig. Vraagt de reden om foto's, dan vraagt het veld Foto's daar eerst om. Elk ontbrekend stuk wordt met deze reden als overboekingsverlies geboekt en de overboeking wordt gesloten. De redenen van verlies beheer je in Instellingen, Redencodes.
Onder de regels toont Boekingen elke verzending, ontvangst en afschrijving met wanneer, door wie en hoeveel stuks.
Exporteren naar CSV of Excel
Je kunt de lijst met overboekingen exporteren met de status, het magazijn en de richting waarop je hebt gefilterd. De export bevat ook de vervoerder, het trackingnummer, de trackinglink, de pakketten en het verzonden gewicht. Klik op het pictogram Exporteren, kies CSV of Excel en klik op Export starten. De export gebruikt de filters die je op het scherm hebt ingesteld en loopt op de achtergrond, zodat je gewoon verder kunt werken.
Het pictogram Je exports tonen opent Exports: al je exports, nieuwste eerst, met meer regels zodra je scrolt en een vernieuwknop. Staat een export op Klaar, download dan het bestand. Een bestand blijft 24 uur bewaard. Een Excel-bestand bevat maximaal 1.000.000 cellen: exporteer een grotere lijst als CSV. Je kunt tot 3 exports tegelijk laten lopen.
Je ziet deze pictogrammen alleen als je rol deze lijst mag openen en ook de voorraadhistorie mag exporteren.
Tips en veelgestelde vragen
"Elke regel heeft een locatie nodig waar hij vandaan komt.": kies op elke regel een Van-locatie voordat je verzendt.
"Geen locatie bevat dit artikel": het bronmagazijn heeft geen voorraad van dit artikel. Kies een ander artikel of een ander bronmagazijn.
"Je kunt deze overboeking bekijken. Wijzigen of verzenden vraagt de rechten Voorraad overboeken.": vraag een beheerder van je account om je rol dat recht te geven.
"Gebruik een volledige link die begint met https://.": plak de volledige trackinglink van de vervoerder, of laat het veld leeg.
Iemand anders heeft de overboeking tegelijk gewijzigd: QrX laadt de nieuwste versie. Controleer die en probeer het opnieuw.
Je ziet Overboekingen niet in het menu: overboekingen vragen een magazijnabonnement met meer magazijnen en overboekingen, en een tweede magazijn om naar te verzenden.
"Dit magazijn wordt samengevoegd in een ander magazijn, dus er kan hier niets nieuws worden gestart. Rond eerst het overschakelen naar Eenvoudige voorraad af, of gebruik het magazijn dat blijft.": je probeerde een overboeking aan te maken voor een magazijn dat wordt samengevoegd in een ander magazijn. Klik in de melding op Voorraadinstellingen openen om het overschakelen naar Eenvoudige voorraad af te ronden, of gebruik het magazijn dat blijft.
"Deze reden heeft een foto nodig.": de reden van verlies die je koos vraagt om foto's. Voeg ze toe, of kies een andere reden.
Hulp nodig? Klik op Chat onderaan het Helpcentrum.