Overboekingen tussen magazijnen
Een overboeking verplaatst voorraad van het ene naar het andere magazijn van u, bijvoorbeeld van uw hoofdmagazijn naar een tweede locatie voor een weekendactie. QrX houdt de stuks bij zolang ze onderweg zijn, zodat er tussen de twee magazijnen nooit voorraad verdwijnt. Magazijnvoorraad is onderdeel van QrX WMS.
Voor wie is dit
Webwinkels met meer dan één magazijn op Volledig WMS.
Medewerkers die voorraad versturen, en medewerkers die hem in het andere magazijn ontvangen.
Overboekingen vragen Volledig WMS met de modules Meerdere magazijnen en Overboekingen, aangezet in Instellingen > Magazijn > Voorraad (tabblad Niveau en modules) en inbegrepen in uw abonnement.
Waar vindt u het
Magazijn > Overboekingen: alle overboekingen, met filters op status en richting (In en uit, Inkomend, Uitgaand).
Magazijn > Dashboard: de kaarten Overboekingen onderweg en Inbound (overboekingen die vandaag aankomen).
Statussen van een overboeking
Concept: in voorbereiding. Er is nog niets geboekt; u kunt hem nog wijzigen of annuleren.
Onderweg: verzonden. De stuks hebben het bronmagazijn verlaten en tellen als inkomend op de bestemming.
Controle nodig: het ontvangen is afgerond, maar niet alle stuks zijn aangekomen.
Afgerond: alles is aangekomen, of de ontbrekende stuks zijn afgeschreven.
Geannuleerd: het concept is gesloten zonder iets te boeken.
Een overboeking maken en verzenden
Ga naar Magazijn > Overboekingen en klik op Nieuwe overboeking.
Kies Van magazijn en Naar magazijn. Voeg eventueel een referentie toe (bijvoorbeeld een vrachtwagen- of palletnummer), een verwachte aankomstdatum en een notitie.
Voeg de regels toe: zoek een artikel, vul het aantal in en kies de Van locatie waar de stuks vandaan komen. Elke regel heeft een van-locatie nodig voordat u kunt verzenden.
Sla op. De overboeking wordt bewaard als concept met een nummer zoals TR-123.
Vertrekken de goederen, klik dan op Verzenden en bevestig. De stuks verlaten nu het bronmagazijn en tellen als inkomend op de bestemming. Een verzonden overboeking kan niet meer worden gewijzigd of geannuleerd.
Vervoerder en tracking
Een overboeking kan de gegevens van de zending bevatten. Dit is alleen tracking: QrX koopt geen label voor een overboeking, en het wijzigen van deze gegevens boekt niets.
Kies in het venster Verzenden, onder Zending (optioneel, kan later worden toegevoegd), een Vervoerder (een vervoerder in QrX, u kunt erop zoeken) of Eigen transport (typ het, bijvoorbeeld eigen vrachtwagen 12 of een lokale transporteur, maximaal 80 tekens). Voeg een Trackingnummer toe, een Trackinglink (een volledige link die begint met https://), het aantal pakketten en het verzonden gewicht.
Later toont de kaart Zending op een verzonden overboeking (Onderweg, Controle nodig of Afgerond) de vervoerder, de tracking, de pakketten en het verzonden gewicht. Zending volgen opent de trackingpagina; het potlood Zendinggegevens bewerken wijzigt ze.
De lijst met overboekingen heeft een kolom Zending met de vervoerder en het trackingnummer, en de export van overboekingen bevat ze.
Heeft iemand anders de zendinggegevens intussen gewijzigd, dan stopt opslaan of Verzenden met "Iemand anders heeft dit intussen gewijzigd. De nieuwste versie is geladen." Er wordt niets overschreven en niets geboekt: controleer de gegevens en probeer het opnieuw.
In de QrX-app kan het ontvangende magazijn de zendinggegevens ook toevoegen of wijzigen, met een zoekfunctie voor vervoerders. Zie "Redenen, foto's en voorraadcorrecties in de QrX-app".
Een overboeking ontvangen
Open op de bestemming de overboeking (filter op Inkomend) en klik op Ontvangen.
Vul per regel het aantal in dat is aangekomen. U kunt in delen ontvangen, bijvoorbeeld per pallet.
Bevestig met de boekknop (die toont het aantal stuks). De stuks komen in de ontvangstzone van het bestemmingsmagazijn, of op de locatie die u kiest, en worden weggezet zoals elke levering. Zie "Ontvangen, wegzetten en afschrijven".
Bent u klaar, klik dan op Afronden. Is alles aangekomen, dan is de overboeking Afgerond. Ontbreken er stuks, dan gaat hij naar Controle nodig.
U kunt per regel niet meer ontvangen dan er nog verwacht wordt. Extra stuks die per ongeluk zijn meegekomen, boekt u als een aparte ontvangst.
Een overboeking ontvangen in de QrX-app werkt ook zonder verbinding: je ontvangstboekingen worden op de telefoon opgeslagen ("Opgeslagen op deze telefoon, wordt verstuurd zodra je online bent") en verstuurd zodra de telefoon weer online is. Afronden en een afboeking hebben een verbinding nodig. Boekingen die de server weigerde, staan in een lijst ("Geweigerde ontvangsten: 2") zodat je ze kunt controleren. Log niet uit zolang er boekingen wachten, want uitloggen wist ze van de telefoon.
Verschillen controleren
Een overboeking in Controle nodig toont per regel de stuks die nog ontbreken. U kunt:
Stuks die later alsnog opduiken toch Ontvangen.
De ontbrekende stuks Afschrijven met een notitie, bijvoorbeeld "pallet onderweg beschadigd". Elk stuk dat niet is aangekomen wordt geboekt als Overboekingsverlies en de overboeking wordt gesloten. Overboekingsverliezen staan in het afschrijvingsrapport. Kies een verliesreden uit uw redencodes; een reden kan een notitie of foto's vragen. Zie "Redencodes, maateenheden en lots vasthouden". U kunt ook afschrijven op de telefoon in de QrX-app.
De lijst Boekingen op de overboeking toont elke verzending, ontvangst en afschrijving met gebruiker en tijdstip. Met Kopiëren naar een nieuwe overboeking start u een nieuwe overboeking met dezelfde regels.
Rechten
Voorraad overboeken: overboekingen maken, wijzigen, verzenden, kopiëren en annuleren.
Voorraad ontvangen: overboekingen ontvangen en het ontvangen afronden.
Voorraad aanpassen: ontbrekende stuks afschrijven.
Zijn uw gebruikers beperkt tot bepaalde magazijnen (Instellingen > Magazijn > Magazijnen, Wie werkt hier), dan heeft een gebruiker toegang tot het bronmagazijn nodig om te verzenden, en tot het bestemmingsmagazijn om te ontvangen, af te ronden of af te schrijven. Een overboeking is zichtbaar voor gebruikers met toegang tot een van beide magazijnen.
Limieten
Een overboeking heeft maximaal 200 regels.
Alleen concepten kunnen worden gewijzigd of geannuleerd. Overboekingen onderweg worden ontvangen of afgeschreven.
Beide magazijnen moeten bij uw account horen.
Veelgestelde vragen
Kunnen orders de voorraad gebruiken terwijl hij onderweg is?
Nee. Stuks die onderweg zijn, zijn nergens verkoopbaar. Ze tellen als inkomend op de bestemming en worden beschikbaar zodra ze zijn ontvangen en weggezet.
Ik heb een fout gemaakt in een overboeking die al verzonden is. Wat nu?
Een verzonden overboeking kan niet worden gewijzigd. Ontvang wat is aangekomen, rond af en schrijf af wat ontbreekt. Is er te veel verstuurd, stuur de extra stuks dan terug met een nieuwe overboeking.
Waarom zie ik Overboekingen niet?
Overboekingen vragen Volledig WMS met de modules Meerdere magazijnen en Overboekingen, en het recht Voorraad overboeken of Voorraad ontvangen.
Maakt een overboeking tussen magazijnen een verzendlabel aan?
Nee. Een overboeking verplaatst alleen voorraad in QrX. Het fysieke transport regelt u zelf. U kunt de vervoerder en het trackingnummer op de overboeking vastleggen, zodat het ontvangende magazijn de zending kan volgen.
Wanneer neemt u contact op met ons supportteam
Neem contact op met QrX support als een verzonden overboeking niet als inkomend op de bestemming verschijnt, als ontvangen blijft mislukken, of als u de module Overboekingen in uw abonnement nodig heeft. Stuur het overboekingsnummer en een schermafbeelding mee.