Gestionar transacciones en PortalX
La página Transactions (Operations > Transactions > All Transactions, es decir, Operaciones > Transacciones > Todas las transacciones) es el lugar central para trabajar con sus pedidos y envíos de Payment On Delivery. Es una lista en tiempo real: las transacciones nuevas aparecen y los estados se actualizan al instante sin necesidad de recargar. Para abrirla necesita uno de los permisos Manage Shipping, View Transactions o Create Transactions.
Pestañas de estado
Pestañas con contadores en tiempo real, en este orden: All, Created, Require Payment, Prepaid Waiting Shipment, Pending Payment, Paid, Refunded, Cancelled, Return review, Returns in progress y Data Only. Cuando realiza una búsqueda, la lista vuelve a All. El significado de cada estado se explica en "Para comercios: estado del pago, seguimiento y pedidos".
Búsqueda y filtros
Search (búsqueda) encuentra coincidencias parciales en el ID de pedido, el ID de transacción, el nombre o correo electrónico del consumidor, el importe, el nombre de envío, la empresa, la dirección, la ciudad, el código postal, el país, el correo electrónico, el teléfono, el número de factura y el número de seguimiento. No distingue entre mayúsculas y minúsculas. También puede escribir o escanear un número de lista de picking, como PL-12, pl12 o el código de barras de la lista, para ver exactamente los pedidos de esa lista.
Filters (filtros): rango de fechas, canal de comercio, país (selección múltiple), código postal y ciudad (añada uno o varios valores), estado de seguimiento (Delivered, Out for delivery, In transit, Label created, Delivery attempted, Exception, Returned, Cancelled, Unknown), método de envío, tipo de transacción (Test Transaction, Corrected Price, At risk (delayed)) y etiquetas de trabajo (coincidir con cualquiera o con todas).
Hide Test (ocultar pruebas) oculta las transacciones de prueba. Su elección se recuerda en su navegador.
Unread messages (mensajes no leídos) (solo con acceso a Message Centre) muestra los pedidos con conversaciones no leídas que también coinciden con sus filtros.
Columnas y desplazamiento
Use el botón Columns (columnas) para mostrar, ocultar y reordenar columnas como Messages, Shipping documents, Status, Pick list, Rating, Returns, Work tags, Order ID, Invoice #, Order lines, Amount, Charged, Fuel surcharge, Residential surcharge, PSP, Channel, Customer, Country, Postcode, City, Carrier, Platform, Shipping Method, Colli, Tracking number, Tracking status, Transaction ID, Modified y Created. La lista carga más filas automáticamente a medida que se desplaza. El indicador de la parte superior muestra Live, Reconnecting u Offline.
Lista de picking y fase de preparación
Si su almacén usa listas de picking (QrX WMS), la columna Pick list (Lista de picking) muestra el número de lista de cada pedido (por ejemplo PL-12) y una fase en color. La fase se actualiza en directo mientras su equipo prepara y empaqueta, sin recargar la página.
In pick list (En lista de picking): el pedido está en una lista de picking y el picking aún no ha empezado.
Picking (Preparando): un preparador recoge los artículos.
Picked (Preparado): todos los artículos están recogidos y esperan el empaquetado.
Packing (Empaquetando): el pedido está abierto en un puesto de empaquetado.
Parked (Aparcado) o Exception (Excepción): el empaquetado se pausó o se detuvo por un problema. El motivo aparece en la línea de tiempo de preparación del pedido.
Packed (Empaquetado): el pedido está empaquetado.
Haga clic en el número de lista para mostrar todos los pedidos de esa lista. Pase el cursor sobre la fase para ver desde cuándo y, en su propio equipo, quién trabaja en él. Si un socio logístico prepara y empaqueta por usted, verá la fase pero no los nombres de su personal. Use el filtro Fulfilment stage (Fase de preparación, una o varias fases, incluida Not in a pick list) para encontrar por ejemplo todos los pedidos que se están preparando ahora. En Warehouse > Pick lists, abra una lista y haga clic en Show in Transactions (Ver en Transacciones) para abrir sus pedidos en la lista.
Despliegue un pedido para ver su línea de tiempo Fulfilment (Preparación): añadido a una lista, picking iniciado, en pausa y terminado, empaquetado iniciado, aparcado, excepción, empaquetado y etiqueta impresa, cada uno con la hora y, en su propio equipo, la persona.
Etiquetas de trabajo
Las etiquetas de trabajo son marcas con código de color que usted mismo define (por ejemplo, "comprobar dirección" o "prioridad"). Créelas al etiquetar o en Settings > Tags (Ajustes > Etiquetas), etiquete muchas transacciones a la vez con las acciones masivas y filtre la lista por etiquetas.
Acciones masivas
Marque filas para usar: Print Packing Slips (imprimir albaranes), Print Shipping Labels (imprimir etiquetas de envío), Set Shipping Method (establecer método de envío, incluido borrarlo), Tags (etiquetas: añadir o quitar), Start return (iniciar devolución), Export returns (exportar devoluciones), Create pick list (crear lista de preparación, solo para cuentas con la estación de embalaje), Printer Settings (ajustes de impresora) y Delete (eliminar). Algunas acciones están bloqueadas para determinadas filas, con un mensaje claro:
No se pueden imprimir albaranes para transacciones reembolsadas o canceladas, ni para transacciones sin líneas de pedido.
No se pueden imprimir etiquetas de envío para transacciones pagadas, pendientes sin una etiqueta lista, reembolsadas o canceladas, o que aún no tienen método de envío.
El método de envío no se puede cambiar una vez que existe una etiqueta del transportista.
Las acciones masivas no están disponibles cuando se seleccionan filas compartidas con usted por un socio.
Con la estación de embalaje activada en su cuenta, el botón Pack (Embalar) en la cabecera de la lista abre la estación de embalaje, y Create pick list (crear lista de preparación) pone los pedidos marcados en una lista de preparación. Consulte "Estación de embalaje y listas de preparación".
Acciones de fila
Mark as shipped (marcar como enviada) (Created o Prepaid Waiting): opcionalmente, añada un código de Track & Trace y una URL de Track & Trace (que empiece por http:// o https://).
Mark as cancelled (marcar como cancelada) (Created o Pending Payment). La página de pago de un pedido cancelado deja de funcionar. Si aun así llega un pago con tarjeta o monedero digital a través de Stripe para ese pedido, QrX lo reembolsa automáticamente en su totalidad y el pedido sigue Cancelled; consulte "Reembolsos, cancelaciones y contracargos".
Mark as refunded (marcar como reembolsada) (Paid): el motivo es obligatorio. Para los pagos a través de Stripe, Mollie o MultiSafePay, esto envía el reembolso real al proveedor de pago. Si el proveedor rechaza el reembolso, la acción falla y no cambia nada.
Delete transaction (eliminar transacción): oculta la transacción y la elimina de las estadísticas. QrX puede restaurarla si es necesario. Eliminarla no cancela una etiqueta del transportista que ya se haya creado.
Editar los productos de un pedido no pagado
¿El cliente ha pedido otra talla, un artículo más o un artículo menos antes de pagar en la puerta? Mientras un pedido está Created y todavía no está pagado, puede cambiar sus productos en Transactions. Abra el pedido y haga clic en el icono del lápiz de la tarjeta Edit products (editar productos). Requiere el permiso Edit unpaid orders (editar pedidos no pagados, transactions.edit); lo tienen los administradores y los roles que pueden cancelar pedidos.
Cambiar: cambie la cantidad, quite un producto o use Add product (añadir producto) para buscar por nombre o SKU. Current total (total actual), New total (nuevo total) y Difference (diferencia) muestran lo que pagará el cliente. Introduzca un motivo y haga clic en Save (guardar).
Enlace de pago: cuando el total cambia, el cliente paga el nuevo total en la puerta con un nuevo enlace de pago, y el enlace antiguo deja de funcionar unos minutos después. Si el cliente aun así paga con el enlace antiguo (por ejemplo, en una página de pago que ya estaba abierta), QrX reembolsa ese pago automáticamente en su totalidad y el pedido sigue sin pagar hasta que se pague el nuevo total. Consulte también "Códigos PIN, enlaces de pago y verificación".
Qué pagos: el total puede cambiar en los pagos a través de Stripe. Con Mollie o MultiSafePay solo puede cambiar unos productos por otros cuando el total sigue siendo el mismo.
Cuándo no es posible: una vez que el pedido está pagado, en una lista de preparación, se está embalando, tiene etiqueta de envío, está dividido o combinado con otros pedidos, o procede de Shopify (edítelo entonces en Shopify), los productos ya no se pueden cambiar.
Cada cambio queda registrado en la misma tarjeta (Edited, editado): fecha, total antiguo y nuevo, motivo y quién lo hizo. El recibo muestra los productos tal como se pagaron. Cuando el pedido ya tiene un envío, el peso de su paquete sigue a los productos que cambia. El precio del envío en sí nunca cambia al editar. Cuando el nuevo paquete no encaja, no se cambia nada y un mensaje debajo de los totales le indica por qué:
"Con estos productos, el paquete pesa demasiado para su método de envío.": quite productos o elija otros más ligeros, o cambie primero el método de envío.
"El método de envío de este pedido no envía este paquete a esta dirección.": cambie primero el método de envío.
"El precio de envío de este pedido ya es definitivo y el nuevo peso del paquete lo cambiaría.": mantenga productos de un peso parecido, o cree un pedido nuevo.
"Ahora mismo no se pudo comprobar el precio de envío para el nuevo peso del paquete. No se ha cambiado nada. Inténtelo de nuevo.": inténtelo de nuevo en un momento.
"Este pedido se envía en más de un paquete. Aquí no se pueden editar productos que cambian el peso."
Cada cambio envía el evento de webhook transaction/edited, también cuando el total no cambia. Cuando cancela un pedido no pagado, su enlace de pago de Stripe deja de funcionar unos minutos después. Si un cliente aun así paga un pedido que se canceló y nunca se pagó, QrX no lo marca como pagado y el pago se reembolsa.
Dos o más pedidos no pagados del mismo cliente que se pagan en la puerta también se pueden combinar en un solo pedido con un único importe a pagar, con Combine with... (combinar con...) en la sección Combined delivery (entrega combinada) del pedido. Consulte "Combinar pedidos que se pagan en la puerta" en "Estación de embalaje y listas de preparación".
Documentos y detalles
La columna Shipping ofrece la etiqueta de envío (PDF o ZPL, reimpresión), el albarán, los documentos del transportista y los enlaces de seguimiento (página de seguimiento con marca propia, copiar enlace de seguimiento, seguimiento del transportista). Las transacciones pagadas no pueden reimprimir etiquetas de envío.
Despliegue una fila para ver las líneas de pedido, las direcciones, los distintivos de correo electrónico y teléfono verificados, el recorrido de la entrega y el seguimiento, y el diagnóstico de la etiqueta si una etiqueta ha fallado.
Resend PIN email (reenviar correo con el PIN) está disponible antes del pago, no para transacciones de prueba.
Create new transaction (crear nueva transacción) copia el pedido en uno nuevo.
Notas de clientes desde la app de QrX
Los consumidores que piden en la app de QrX pueden añadir una nota para su tienda, por ejemplo instrucciones de entrega. En las tiendas de tipo Food & drinks, Grocery o Gifts & flowers también pueden añadir una nota corta a cada línea de producto, por ejemplo "Sin cebolla". Las notas son opcionales y nunca cambian el precio ni el pago. Solo los pedidos hechos en la app de QrX pueden tener notas del cliente.
Abra el pedido: la tarjeta Nota del cliente en Cliente y dirección muestra la nota del pedido, y las notas de línea aparecen debajo de cada línea de pedido.
La nota del pedido también se copia en la nota de embalaje del pedido, para que sus embaladores la vean en la estación de embalaje. Puede seguir editando la nota de embalaje.
Las notas de línea aparecen en el banner de la estación de embalaje como Notas del cliente, y en el PDF de la lista de preparación en un bloque Notas del cliente por pedido. Consulte "Estación de embalaje y listas de preparación".
El consumidor no puede cambiar una nota después de hacer el pedido.
Para desarrolladores: la Public API transaction GET devuelve la nota como
consumerNote. Las notas no se envían en los webhooks.
Control de edad en los pedidos
PortalX muestra un control de edad en un pedido cuando al menos una línea del pedido está vinculada a un producto QrX con edad mínima (configurada en el editor de productos en Edad mínima). Esto incluye los pedidos de la app QrX y los pedidos de Public API, Shopify, importación o manuales cuyas líneas llevan el producto QrX (ID de producto). Las líneas no vinculadas a un producto QrX no cuentan: no tienen control de edad, ni aviso, ni firma de un adulto de UPS automática. La edad del pedido es la edad mínima más alta de sus productos vinculados.
Despliegue el pedido: la cabecera muestra la etiqueta Control de identidad 18+ o Control de identidad 16+.
La tarjeta Control de edad muestra la edad mínima. En los pedidos 18+ enviados con UPS indica "UPS comprueba la identidad en la puerta (firma de un adulto)." En los pedidos 18+ con otro transportista avisa "Este transportista no puede comprobar la edad en la puerta: comprueba la identidad tú mismo." Un pedido 16+ muestra "Los transportistas no comprueban la edad 16+ en la puerta: comprueba tú el documento.", porque ningún transportista comprueba 16+ en la puerta. Consulte "Proveedores de envío, etiquetas y opciones de entrega".
Pedidos de recogida: compruebe el documento de identidad del cliente cuando recoja el pedido, haga clic en Identidad verificada y confirme la pregunta "¿Marcar la identidad como verificada?". PortalX registra quién lo comprobó y cuándo, y después la tarjeta muestra Identidad verificada el con la fecha y la hora. No se puede deshacer. Necesita el permiso de transacciones para marcar pedidos como enviados (el mismo que para Mark as shipped).
La estación de embalaje muestra el control de edad en el banner de la parte superior de la pantalla de embalaje. Consulte "Estación de embalaje y listas de preparación".
¿Vende productos con restricción de edad mediante pedidos cuyas líneas no están vinculadas a un producto QrX? Active entonces la firma de un adulto de UPS en el método de envío, o compruebe usted el documento de identidad.
Exportar
Use Import / Export > Export CSV o Export Excel. Exporte las filas seleccionadas (hasta 1000, sin necesidad de fecha) o todas las filas que coincidan con sus filtros para un rango de fechas de 31 días como máximo. Plantillas predefinidas: Summary, Financial, Shipping, Full Export y Custom (elija sus propias columnas).
Importar
Use Import CSV o Import Excel (.csv, .xlsx, .xls, hasta 50 MB). Un flujo guiado comprueba el archivo, le permite asignar columnas (guarde una asignación como plantilla para la próxima vez), seleccionar filas y revisar antes de importar. Las importaciones se ejecutan en segundo plano; sígalas en la Import Queue y en el historial de importaciones.
Cola de impresión
El botón Print Queue (cola de impresión) muestra los trabajos de impresión recientes con filtros (Active, All, Failed) y una acción Reprint (reimprimir). La impresión funciona a través de PrintNode; consulte "Imprimir etiquetas con PrintNode y el diseñador de etiquetas ZPL".
Cuándo contactar con nuestro equipo de soporte
Un reembolso falla con un error y necesita que se procese.
Ha eliminado una transacción por error y necesita que se restaure.
Una importación falla repetidamente con un archivo que usted considera correcto.
Los estados dejan de actualizarse en tiempo real durante mucho tiempo (el indicador permanece en Offline).