3PL-facturatie is alleen voor fulfilmentpartners: je account moet via Partnertoegang voor minstens één merchant voorraad bewaren of orders inpakken. Andere accounts zien deze schermen niet.

Je hebt het recht 3PL-facturatie bekijken nodig om de schermen te openen. Om iets te wijzigen (klanten, tariefkaarten, periodes, facturen, factuurgegevens) heb je ook 3PL-facturatie beheren nodig. Zonder dat recht zie je een melding dat je alleen kunt bekijken, en is elk veld alleen-lezen.

Je vindt de schermen op de pagina Instellingen: 3PL-klanten, 3PL-standaardtariefkaart, 3PL-kosten, 3PL-facturen en 3PL-factuurgegevens. Het scherm 3PL-klanten heeft bovenaan ook knoppen naar al deze schermen.

Exportknoppen verschijnen als je rol ook voorraadhistorie mag exporteren.

Terugpijl (linksboven): terug naar Instellingen.

Standaardtariefkaart, Kosten, Facturen en Factuurgegevens (rechtsboven): openen de andere schermen van 3PL-facturatie.

Nieuwe klant: voeg een klant toe voor een merchant die je fulfilmentpartnertoegang heeft gegeven.

Zoeken op klant, code of statutaire naam en het statusfilter (Onboarding, Actief, Beëindigd) maken de lijst kleiner. De exportknop slaat de lijst op als bestand.

Kolommen: Klant, Code, Status, Valuta, Actieve tariefkaart, Contactpersonen, SLA-magazijnen en Einde contract. De kolom tariefkaart toont de kaart die deze klant vandaag prijst; een label Standaard betekent dat de klant geen eigen kaart heeft en de standaardtariefkaart geldt. Geen betekent dat er geen kaart geldt, dus er worden geen kosten geprijsd.

Acties per rij: Klant openen, Voorwaarden kopiëren naar nieuwe klant (opent een nieuwe klant met dezelfde factuurvoorwaarden; jij kiest de merchant) en Klant archiveren. Een gearchiveerde klant verdwijnt uit de lijst en krijgt geen nieuwe kosten meer. Zijn kosten, kostenoverzichten en facturen blijven bewaard.

Handelaar: de merchant voor wie je fulfilment doet. Je kunt alleen merchants kiezen die je fulfilmentpartnertoegang hebben gegeven en nog geen klant zijn. Kun je er geen kiezen, dan zie je "Nog geen merchant heeft je fulfilmentpartnertoegang gegeven."

Klantcode: een korte code (bijvoorbeeld ACME) op kostenoverzichten, exports en factuurregels. Elke klant heeft een eigen code nodig.

Status: Onboarding, Actief of Beëindigd.

Statutaire naam voor facturatie en Btw-nummer (optioneel): staan op je facturen aan deze klant.

Btw: Btw tegen je eigen tarief (vul het Btw-tarief (%) in), EU: btw verlegd (0%, vermelding op de factuur) of Geen btw (vrijgesteld of buiten de EU). Bij 0% komt de wettelijke vermelding op de factuur. In Btw-vermelding op de factuur (optioneel) zet je de precieze tekst die je boekhouder wil, bijvoorbeeld de tekst voor verlegde btw.

Factuur-e-mail (optioneel): waar facturen naartoe gaan. Leeg: facturen gaan naar de contactpersoon voor facturatie.

Valuta, Taal van de factuur (kostenoverzichten, facturen en de e-mails daarvan aan deze klant gebruiken deze taal), Betalingstermijn (dagen), Start contract (optioneel) en Einde contract (optioneel).

Factuuradres: het adres van de klant op zijn facturen.

Opslaan bewaart je wijzigingen. Archiveren archiveert de klant.

De mensen met wie je bij deze klant te maken hebt, maximaal 30. Klik op Contactpersoon toevoegen en vul de Naam, Rol (Facturatie, Operatie, Retouren, Escalatie of Overig), E-mail (optioneel), Telefoon (optioneel) en een notitie in.

Acties per rij: Contactpersoon bewerken, Kopiëren naar nieuwe contactpersoon en Contactpersoon verwijderen.

Voeg minstens de contactpersoon voor facturatie toe: heeft de klant geen factuur-e-mail, dan gaan facturen naar de eerste contactpersoon voor facturatie.

Sluitingstijd per weekdag: orders die vóór de sluitingstijd klaar zijn, worden dezelfde dag verzonden. Tijden zijn in de lokale tijd van het magazijn. Geen verzending betekent dat er die dag niet op dezelfde dag wordt verzonden.

Doel zelfde dag (%): het deel van de orders dat je belooft op tijd te verzenden.

Dock to stock (uren): hoe snel ontvangen goederen op voorraad moeten staan.

Retouren verwerkt binnen (uren): hoe snel een retour moet zijn afgehandeld.

Doel orderaccuratesse (%): het deel van de orders dat zonder pickfout moet worden ingepakt.

Elke magazijnkaart heeft een eigen knop Opslaan.

Te verzenden orders en Op tijd / doel: orders die in de periode verzonden moesten worden en het deel dat vóór de sluitingstijd is verzonden, naast je doel.

Ontvangsten en Dock to stock op tijd: ontvangsten in de periode en het deel dat binnen de doeluren op voorraad stond.

Retouren en Retouren op tijd: retouren in de periode en het deel dat binnen de doeluren is afgehandeld.

Accuratesse / doel: van de orders van de klant die in de periode zijn ingepakt, het deel waarbij de inpakscan geen verkeerde of extra eenheid vond de eerste keer dat de order werd ingepakt. Een barcode die niet gelezen kon worden, telt niet als fout. Leeg als er niets is ingepakt.

Bovenaan zie je welke kaart deze klant vandaag prijst: de eigen kaart van de klant, of de standaardtariefkaart als de klant geen eigen actieve kaart heeft (Standaardtariefkaart openen brengt je erheen). Bestaat geen van beide, dan worden er voor deze klant geen kosten geprijsd.

Versies van de tariefkaart toont elke versie met Versie, Naam, Status (Concept, Actief, Gearchiveerd), Geldig vanaf, Geldig tot, Valuta, Maandelijks minimum en Regels.

Nieuwe tariefkaart start een leeg concept. Acties per rij: Concept bewerken of Tariefkaart openen, Nieuwe versie van deze kaart (een conceptkopie met dezelfde prijzen en het volgende versienummer; jij kiest Nieuwe prijzen vanaf) en Concept verwijderen.

Gegevens: Naam, Valuta, Geldig vanaf en Maandelijks minimum (optioneel). Blijven de kosten van een maand onder het maandelijks minimum, dan wordt het verschil toegevoegd als je de periode afsluit.

Prijzen: één prijs per kostensoort, of meerdere met staffels per maand, maximaal 200. Klik op Prijs toevoegen, kies de kostensoort en vul de Eenheidsprijs in. Acties per rij: Prijs bewerken, Kopiëren naar nieuwe prijs en Prijs verwijderen.

Vanaf aantal per maand (optioneel) en Tot en met aantal per maand (optioneel): staffels tellen het aantal van die kostensoort in de kalendermaand tot nu toe. Laat ze leeg voor één prijs voor elk aantal. Staffels van dezelfde kostensoort mogen elkaar niet overlappen.

Gratis dagen (optioneel) (alleen opslag per eenheid per dag): dagen na ontvangst dat een eenheid gratis wordt opgeslagen.

Doos (optioneel) (alleen verpakking per doos): de prijs geldt alleen voor die doos. Leeg: elke doos.

Opslag op de labelkosten (%) (alleen verzendlabels): de opslag geldt op de labelkosten, dat is de prijs op je eigen vervoerderscontract, of de QrX-labelprijs zodra QrX het label heeft geprijsd. De prijs per eenheid is een vast bedrag per label daarbovenop. Een label nog zonder kosten wordt alleen tegen het vaste bedrag gefactureerd. De merchant ziet de labelprijs, nooit je kosten.

Omschrijving op het kostenoverzicht (optioneel): de tekst naast de regel op kostenoverzichten en facturen.

Een concept kun je zo vaak als je wilt wijzigen en opslaan. Sla de wijzigingen op voordat je activeert.

Activeren: vanaf de startdatum worden nieuwe kosten met deze kaart geprijsd, en de kaart die nu actief is, eindigt de dag ervoor. De startdatum mag niet in een afgesloten periode vallen.

Een actieve kaart wordt nooit gewijzigd. Om prijzen te wijzigen klik je op Nieuwe versie, pas je het concept aan en activeer je het vanaf een latere datum. Kosten worden altijd geprijsd met de kaart die op hun dag actief was.

Archiveren: alleen een afgelopen kaart, met een datum bij Geldig tot, kan worden gearchiveerd. Hij verdwijnt uit de kaarten in gebruik, en dagen binnen zijn geldigheid houden zijn prijzen, ook als ze opnieuw worden geprijsd.

Kopiëren naar een klant als nieuwe concepttariefkaart (het personen-icoon bovenaan): kopieert de prijzen naar een nieuwe concepttariefkaart van een andere klant. Kies de klant en een Naam, klik op Kopiëren, controleer de prijzen en activeer de kaart daarna. Voor de eigen klant van de kaart gebruik je Nieuwe versie.

Opslag per eenheid per dag, Opslag per locatie per dag, Opslag per pallet per dag en Opslag per m3 per dag.

Opslag per pallet per dag: per magazijn en artikel de voorraad op opslaglocaties (locaties en quarantaine, en containers die daarop staan) gedeeld door de pallet-verpakkingseenheid van het artikel, naar boven afgerond. Voorraad bij ontvangst, in totes en op paktafels telt niet mee. Een artikel zonder pallet-verpakkingseenheid telt als 0 pallets.

Opslag per m3 per dag: per magazijn en artikel de voorraad op opslaglocaties (locaties en quarantaine, en containers die daarop staan) maal de lengte, breedte en hoogte van het artikel (elk 1 tot 100.000 mm). Voorraad bij ontvangst, in totes en op paktafels telt niet mee. Een artikel zonder alle drie de afmetingen telt als 0 m3. De grootte van de locatie wordt niet gebruikt.

Inbound per ontvangst, Inbound per doos, Inbound per regel, Inbound per eenheid en Inbound per vooraanmelding (ASN).

Outbound per order, Outbound per regel en Outbound per eenheid.

Retouren per eenheid, Sets samenstellen per eenheid, Sets uit elkaar halen per eenheid, Bijlagen per eenheid, Verpakking per doos en Verzendlabels.

Overige kosten, Aanpassing en Maandelijks minimum zijn geen prijzen op een tariefkaart: het zijn regels die je zelf toevoegt, of de aanvulling bij het afsluiten van de periode.

Filters: de klant (Alle klanten of één klant), de periode van die klant of Datums kiezen met een begin- en einddatum, en de kostensoort.

Kolommen: Dag, Klant, Magazijn, Kostensoort, Omschrijving, Aantal, Eenheidsprijs, Bedrag, Status (Open, Vastgezet, Vervallen) en Bron (Uit gebeurtenissen, Handmatig, Aanpassing, Maandelijks minimum).

Totaal exclusief btw: het totaal van de gefilterde regels, per valuta.

Opnieuw prijzen: prijst de open dagen van de periode opnieuw met de tariefkaart van elke dag, bijvoorbeeld nadat je een nieuwe kaart hebt geactiveerd. Afgesloten dagen worden overgeslagen.

Kostenpost: voegt een handmatige regel toe aan een open periode (een dag in de periode, een omschrijving, een aantal en een prijs per eenheid exclusief btw). Gebruik een negatieve prijs voor een creditering.

Deze regel laten vervallen: een handmatige regel of correctie in een open periode kan ongeldig worden gemaakt. Hij blijft zichtbaar als ongeldig en telt niet meer mee. Regels uit gebeurtenissen veranderen alleen door opnieuw prijzen.

De exportknop slaat de gefilterde kosten op als bestand.

Nieuwe periode: kies de eerste en de laatste dag, maximaal 93 dagen. Periodes van een klant overlappen nooit. Periode verwijderen verwijdert een open periode die nog geen kosten heeft.

Periode afsluiten: mogelijk vanaf de dag na de laatste dag. Het venster toont het aantal regels op het kostenoverzicht en het totaal. Bij het afsluiten worden de kosten een laatste keer geprijsd, wordt het maandelijks minimum aangevuld als de kosten eronder blijven, en worden de kosten vergrendeld. Het kostenoverzicht is dan definitief.

Voorraad gefactureerd als 0 pallets of 0 m3: als een periode opslag per pallet of per m3 prijsde, staat boven de kosten een melding wanneer voorraad als 0 is gefactureerd. Eén regel per reden: artikelen zonder pallet-verpakkingseenheid, artikelen zonder geldige afmetingen (met het hoogste aantal zulke artikelen in één magazijn op één dag), of dagen die zijn geteld voordat er werd gemeten. Stel de pallet-verpakkingseenheid of de lengte, breedte en hoogte in op deze artikelen: dagen vanaf de volgende opslagmeting worden gemeten. Opnieuw prijzen meet eerdere dagen niet opnieuw. De melding is alleen voor jou en staat niet in het Kostenoverzicht (PDF). Deze artikelen openen opent de voorraadlijst, gefilterd op die reden.

Onwaarschijnlijk volume: als de voorraad in één magazijn op een dag meer dan 10.000.000 m3 is, wordt die dag niet als m3 gefactureerd en toont de melding er een regel voor. Controleer de afmetingen van de artikelen.

Aanpassing: bij een afgesloten periode wordt een correctie geboekt als correctieregel in de open periode van de klant voor vandaag. Is die er niet, dan wordt er een periode geopend voor deze maand. Gebruik een negatieve prijs voor een creditering.

Kostenoverzicht (PDF): een "Overzicht van kosten" met de kosten gegroepeerd per kostensoort, in de taal van de klant. Het heeft geen factuurnummer. Regels van het kostenoverzicht exporteren slaat dezelfde regels op als bestand.

Factuur maken: bij een afgesloten periode zonder factuur. Daarna toont de periode Gefactureerd als met het factuurnummer.

Bedrijf: Statutaire naam voor facturatie, Btw-nummer (optioneel), KvK-nummer (optioneel), E-mail op de factuur (optioneel), Telefoon (optioneel), Website (optioneel) en je adres. Staat bovenaan elke factuur, creditnota en elk kostenoverzicht.

Bankgegevens: IBAN (optioneel) en BIC (optioneel), op de factuur gezet zodat je klant je kan betalen.

Nummerreeks: Voorvoegsel factuur, Volgend factuurnummer, Voorvoegsel creditnota en Volgend creditnotanummer. Facturen en creditnota's worden zonder gaten genummerd wanneer ze worden uitgegeven.

Voettekst (optioneel): bijvoorbeeld je voorwaarden, of een regel over te late betaling.

Logo: PNG of JPG, maximaal 300 KB, getoond op je facturen en kostenoverzichten. Sla eerst je factuurgegevens op en kies dan Uploaden, Vervangen of Verwijderen voor het logo.

Filters: klant, status (Concept, Uitgegeven, Vervallen), soort (Facturen en creditnota's), Betaald of Onbetaald, en Verzonden of Niet verzonden. De exportknop slaat de lijst op als bestand.

Kolommen: Nummer (Niet genummerd zolang het een concept is), Type, Klant, Periode (de eerste en laatste dag van de gefactureerde periode), Totaal incl. btw, Status, Datum, Vervaldatum en Verzonden of betaald.

Bedragen staan in de decimalen van de factuurvaluta, bijvoorbeeld geen decimalen voor JPY en drie voor KWD. De creditvelden van een creditnota volgen dezelfde decimalen.

Laten vervallen vóór verzending: een concept, of een uitgegeven factuur die nog niet is verzonden, kan met een reden ongeldig worden gemaakt. Een genummerde factuur blijft als ongeldig in de reeks staan, en de periode kan opnieuw worden gefactureerd.

Een verzonden of uitgegeven factuur wordt nooit gewijzigd. Om hem te corrigeren klik je op Een creditnota maken. De knop verdwijnt zodra de factuur volledig is gecrediteerd.

Het venster toont Al gecrediteerd, Al gecrediteerd, excl. btw, Nog te crediteren, excl. btw en Nog te crediteren, incl. btw. Zet De hele factuur crediteren aan, of vul per regel een creditbedrag in bij Creditering (netto); Nog te crediteren (netto) toont wat er per regel over is. Concept-creditnota's reserveren hun bedrag ook totdat ze zijn vervallen, dus het bedrag dat nog te crediteren is kan lager zijn. De creditnota's van een factuur kunnen nooit meer zijn dan de factuur.

Het venster toont de btw van de factuur per tarief. Een creditnota crediteert btw per tarief, en alle creditnota's van een factuur samen crediteren nooit meer btw dan de factuur. Bij het uitgeven van de creditnota wordt de btw opnieuw berekend tegen de creditnota's die dan al zijn uitgegeven, en het venster voor uitgeven toont de gecrediteerde btw per tarief.

Geef een Reden op en klik op Creditnota maken. De creditnota is een concept met dezelfde btw: geef hem uit met een nummer uit je creditnotareeks en verstuur hem daarna.

Merchants zien je tariefkaarten, kosten of prijzen nooit in QrX. Ze krijgen alleen de kostenoverzichten en facturen die jij ze stuurt.

QrX int deze betalingen niet en maakt geen betaallink. Je factureert je klant zelf en markeert facturen hier als betaald.

"Deze handelaar heeft je geen fulfilmenttoegang gegeven.": de merchant moet je eerst fulfilmentpartnertoegang geven via Partnertoegang.

"Een andere klant gebruikt deze code al.": kies een andere klantcode.

"Een actieve kaart wordt nooit gewijzigd. Maak een nieuwe versie.": gebruik Nieuwe versie en activeer die vanaf een latere datum.

"Deze kaart zou prijzen in een afgesloten periode wijzigen.": kies een startdatum na de laatste afgesloten periode.

"Deze dag valt in een afgesloten periode. Voeg in plaats daarvan een aanpassing toe.": correcties van een afgesloten periode zijn correcties in de open periode van de klant voor vandaag.

"Deze periode heeft kosten in meer dan één valuta; een factuur bevat één valuta.": één factuur bevat één valuta. Controleer de valuta van de tariefkaarten die de periode hebben geprijsd.

"Vul je bedrijfsgegevens in voordat je een factuur uitgeeft.": vul eerst de Factuurgegevens in.

"De klant heeft geen factuur-e-mailadres of facturatiecontact. Geef een ontvanger op.": vul een adres in bij Verzenden naar, of voeg er een toe bij de klant.

"Te veel factuur-e-mails in het afgelopen uur.": probeer het later opnieuw, of download de PDF en verstuur hem zelf.

"Een factuur met btw verlegd heeft het btw-nummer van de klant nodig.": vul Btw-nummer (optioneel) in bij de klant en geef de factuur daarna opnieuw uit.

"Deze kaart is nog in gebruik.": de kaart heeft nog geen einddatum. Beëindig hem met een Nieuwe versie en archiveer hem na zijn laatste geldige dag.

Waarom zijn er geen kosten? Controleer of facturatie voor je account is aangezet, of er een tariefkaart voor de klant geldt (eigen of standaard) en of de kaart een prijs heeft voor die kostensoort.