Retouren afhandelen: zo werkt dit scherm
Retouren
Bekijk retouren en hun status voor uw verkoopkanalen.
Geen retouren voor uw kanalen.
Als een klant een retour start, handel je die in QrX van begin tot eind af: het verzoek controleren, het retourlabel maken, het pakket volgen, de artikelen keuren en het geld regelen. Retouren staan in Transacties, in twee retourtabbladen, en elke retour opent in de retourwerkruimte. De regels en het retourformulier stel je in bij de retourinstellingen; zie daarvoor de handleiding "Retourinstellingen".
Vind de retouren die op je wachten
Open Transacties, of klik op Bedrijfsvoering in de retourinstellingen. Twee tabbladen tonen alleen retouren:
Retourbeoordeling: nieuwe retouren die op je beslissing wachten. Begin hier elke dag.
Retourzaken in behandeling: goedgekeurde retouren die nog niet klaar zijn. Onder de tabbladen kun je de lijst beperken met de werkrijen Alle actieve, Reactie van de consument (de klant heeft een bericht gestuurd), Onderweg (het pakket is onderweg), Magazijn (het pakket is aangekomen en moet gekeurd worden), Oplossing (het geld moet nog geregeld worden) en In gevaar (retouren die extra aandacht nodig hebben).
Het getal op elk tabblad toont hoeveel retouren erin staan. Het zoekveld en de filters werken net als op de andere tabbladen van Transacties, en de lijst wordt live bijgewerkt.
In de kolom Retourzendingen toont elke bestelling met een retour een kleine tegel met de retourfase. Je ziet ook hoeveel retourzaken de bestelling heeft, hoeveel berichten je nog niet gelezen hebt en zo nodig In gevaar. Klik op de tegel (Werkruimte voor retourzendingen openen) om de retour af te handelen. Zijn er nog geen retouren, dan tonen de tabbladen Geen resultaten gevonden.
De retourwerkruimte
De retourwerkruimte opent als een groot paneel aan de rechterkant. Bovenaan zie je:
Het retournummer (RMA). Het kopieericoon (RMA-nummer kopiëren) kopieert het.
De status, een badge Testmodus voor testretouren en de naam of het e-mailadres van de klant.
Live: de werkruimte werkt zichzelf bij. Als een teamgenoot dezelfde retour wijzigt, zie je Retour live bijgewerkt, of Een teamgenoot heeft deze retour gewijzigd als jouw wijziging botste met die van hen. Je niet-opgeslagen invoer blijft bewaard; klik op Laatste versie bekijken en probeer het opnieuw.
Een voortgangsbalk: Aangevraagd, Goedgekeurd, Onderweg, Ontvangen, Gekeurd en Afgerond.
Daaronder de bestelling, de artikelen en de werklabels van de retour. Je kunt hier labels toevoegen of verwijderen en een werkstatus instellen.
De onderdelen zijn gegroepeerd in Beoordelen (Beslissing, Artikelen en bewijs, Gesprek), Logistiek (Verzending, Magazijn) en Uitkomst (Oplossing, Tijdlijn). Op een telefoon kies je het onderdeel in de lijst Werkruimtegedeelte. Met de X sluit je de werkruimte.
Beslissen: goedkeuren, vragen of afwijzen
Het onderdeel Beslissing en retourroute toont de artikelen, de terugbetalingswaarde, het bewijs en de aanvraagdatum, en de Retourlabelroute die gebruikt wordt (vervoerder, provideraccount en labellevering).
Goedkeuren en label maken: keurt de retour goed, maakt het retourlabel bij je vervoerder en laat het de klant weten. Daarna ga je naar Verzending. Hiervoor heb je labelrechten nodig.
Vraag informatie aan: schrijf een vraag aan de klant en klik op Verzoek verzenden. De klant krijgt je bericht en kan in hetzelfde gesprek antwoorden.
Retour afwijzen: voeg een duidelijke interne reden toe. De beslissing is definitief en komt in de tijdlijn.
Route voor deze retour overschrijven: gebruik alleen voor deze retour een ander provideraccount, een andere retourverzendmethode of labellevering. Een Reden voor afwijking is verplicht.
Je kunt een retour ook afsluiten zonder retourzending: Winkeltegoed geven (tegoed voor een volgende bestelling in plaats van een terugbetaling), Sluiten als artikel houden (de klant houdt het artikel, er wordt geen label gemaakt) of Markeer buiten QrX (je team regelt het geld in je eigen systemen).
Het onderdeel laat altijd zien waar de retour staat, bijvoorbeeld Wacht op je beslissing, Goedgekeurd, label nog nodig of Beslissing genomen.
Artikelen, bewijs en gesprek
Voorwerpen en bewijsmateriaal: elk artikel met de hoeveelheid, de retourreden, wat de klant vroeg en de foto's, video's of bestanden die de klant stuurde (Bewijs van de consument). Klik op een bestand om het groot te bekijken.
Gesprek: alle berichten over deze retour. Kies het Berichttype: Antwoord van de klant (de klant ziet het) of Interne opmerking (alleen je team ziet het). Typ je tekst en klik op Bericht verzenden.
Verzending en tracking
Het onderdeel Verzending en volgen toont het retourlabel en de tracking van het pakket bij de vervoerder.
Retourlabel openen: bekijk of print het label.
Tracking vernieuwen: vraag nu de nieuwste status op bij de vervoerder.
Probeer het label opnieuw te maken: zichtbaar wanneer De vervoerder kon het retourlabel niet aanmaken. Los de oorzaak op (bijvoorbeeld het adres of je vervoerdersaccount) en probeer het opnieuw.
Label annuleren: annuleert een ongebruikt label bij de vervoerder nadat je bevestigt. Het trackingnummer kan daarna niet meer gebruikt worden.
Bij een omruiling zie je hier ook het vervangende artikel en de tracking ervan.
Ontvangen en keuren in het magazijn
Als het pakket aankomt, open je Magazijninspectie (alleen als je rol retouren mag ontvangen). Per artikel:
Kies het Artikel, scan of typ de Barcode van pakket of artikel en vul de Ontvangen hoeveelheid in.
Stel de Conditiebeoordeling en de Bestemming in (wat er met het artikel gebeurt). Keur je een artikel af, dan zijn een Reden afkeuring en minstens één foto verplicht. De redenen voor afkeuring komen uit je lijst Retour afboeken in Instellingen, Redencodes. Een reden kan om een notitie of meer foto's vragen; de regel onder de foto's zegt dan wat nodig is, bijvoorbeeld "Deze reden heeft een notitie en minstens 2 foto('s) nodig." Schrijf de notitie in Inspectienotities.
Voeg zo nodig Foto's en Inspectienotities toe.
Je invoer wordt tijdens het typen als concept bewaard (Concept opgeslagen). Zijn alle artikelen klaar, klik dan op Inspectie voltooien.
Als een fulfilmentpartner een voorstel heeft gestuurd, staat het onder Magazijn en onder Oplossing. Keur het goed of wijs het af. Een terugbetalingsvoorstel goedkeuren betaalt de klant niet. Je regelt het geld zelf bij Oplossing. De partner kan de klant niet terugbetalen.
Oplossing en geld
Het onderdeel Oplossing en geld toont wat er nog terugbetaald kan worden en wat er al gebeurd is:
Overzicht: het Maximaal terug te betalen bedrag (het meeste dat je kunt terugbetalen), wat vastgelegd, in afwachting en resterend is, en het Grootboek met elke geboekte geldregel. Regels worden achteraf nooit gewijzigd.
Oplossen: kies de Oplossing (bijvoorbeeld terugbetaling in geld, winkeltegoed, cadeaubon, omruiling, artikel houden of reparatie), het Bedrag en de Route van de aanbieder, en klik op Voorbeeld van de verdeling om te zien hoe het bedrag verdeeld wordt voordat er iets gebeurt.
Het onderdeel Tijdlijn toont alles wat er met de retour gebeurd is: activiteit van de klant, het team, het systeem en de vervoerder, op volgorde.
Retouren Controlecentrum
Open het met Controlecentrum in de retourinstellingen (alleen als je rol dat toestaat). Het Controlecentrum geeft de volledige instellingen van een retourformulier uit als één versie die je kunt publiceren, vergelijken en herstellen. Er is eerst een retourformulier nodig; tot die tijd zie je Maak eerst een retourformulier aan.. Met Retouren bovenaan ga je terug naar de retourinstellingen.
Retourformulier en Release-modus (Testmodus of Live-modus) bovenaan bepalen wat je bewerkt.
Overzicht: gereedheid, gepubliceerde releases, concepten, actieve toewijzingen en de lanceerchecklist.
Uitgave: de naam van de release en welke waarden uit je account komen en welke je voor deze release hebt gewijzigd.
Retournummers: ontwerp je eigen retournummer met het RMA-patroon, het Sequentiebereik en Volgorde resetten, met een Live voorbeeld.
Geografie: welk land telt (Bepalend land: bezorg-, factuur- of consumentenland) en Land toevoegen.
Gelokaliseerde inhoud: de teksten die klanten per taal zien.
Routering: Accountroute overnemen of kies een retourverzendmethode en labellevering voor dit formulier.
Toewijzingen: het Toewijzingsbereik (account of verkoopkanaal) en de Prioriteit.
Workflow en automatisering: gedeelde werkrijweergaven, regels en automatiseringen voor je team (alleen met de workflowrechten).
Geschiedenis: elke gepubliceerde release. Vergelijk releases toont de verschillen, Herstellen maakt een nieuw concept van een oude release en Overzetten naar live concept kopieert een testrelease naar live.
Rechtsboven: Concept opslaan, Beoordelen en publiceren (je kunt een notitie toevoegen en dan Nu publiceren), en Importeren en Exporteren om de instellingen als bestand te kopiëren. Retouren die al gestart zijn, houden de instellingen waarmee ze begonnen.
Tips en veelgestelde vragen
"Voeg een foto toe voordat u deze retour goedkeurt.": de retourreden vraagt om bewijs. Vraag de klant om een foto met Vraag informatie aan.
"Je hebt labelrechten nodig om retouren goed te keuren.": vraag een beheerder van je account om je rol de rechten voor retourlabels te geven.
"De standaardroute is onvolledig. Overschrijf de route om deze retour goed te keuren.": stel een standaard retourroute in bij de retourinstellingen, of gebruik Route voor deze retour overschrijven.
"Voeg aan elk afgekeurd artikel een reden en minstens één foto toe voordat je afrondt.": vul beide in voor elk afgekeurd artikel en klik daarna opnieuw op Inspectie voltooien.
"Deze bestelling is live betaald. QrX betaalt die niet terug vanaf het retourbureau.": betaal de klant terug via je eigen betaalprovider en gebruik Markeer buiten QrX.
"Een teamgenoot heeft deze retour gewijzigd": iemand anders werkte aan dezelfde retour. Klik op Laatste versie bekijken en herhaal je actie.
Hulp nodig? Klik op Chat onderaan het Helpcentrum.