Naar de hoofdinhoud

Transacties: zo werkt dit scherm

Bestellingen zoeken en filteren, de statustabbladen en kolommen lezen, de details van een bestelling openen, de verzending wijzigen, labels en pakbonnen afdrukken, exporteren en met veel bestellingen tegelijk werken.

H
Geschreven door Hayko

Transacties: zo werkt dit scherm

Transacties is het hart van QrX: elke bestelling, betaallink en zending die u aanmaakt of importeert, komt hier terecht. U ziet de betaalstatus, de levering, de labels en documenten, en u kunt met één bestelling of met veel bestellingen tegelijk werken. De lijst wordt live bijgewerkt, dus u hoeft de pagina nooit te herladen.

Wat u op dit scherm ziet

  • Inpakken (rechtsboven): opent het inpakstation (alleen als uw account picklijsten en inpakken in QrX gebruikt).

  • Afdrukwachtrij (het printericoon): toont uw recente afdruktaken. Zie Afdrukwachtrij hieronder.

  • Importeren / Exporteren: importeer bestellingen uit een bestand of exporteer de lijst. Zie hieronder.

  • Nieuwe transactie / Verzending: maak één bestelling, betaallink of zending aan.

  • Statustabbladen: Alles, Aangemaakt, Betaling vereist, Voorafbetaald, wacht op verzending, Wacht op betaling, Betaald, Terugbetaald, Geannuleerd, Retourbeoordeling, Retourzaken in behandeling, Uitgesteld en In de wacht. Opgeslagen weergaven komen na deze tabbladen en bewaren die wachtrij, de zoekopdracht en de filters. Het getal op een tabblad geeft aan hoeveel bestellingen met die status bij uw zoekopdracht en filters passen.

  • Ongelezen berichten (rechts van de tabbladen, alleen met toegang tot het Message Centre): toont alleen bestellingen met berichten die u nog niet hebt gelezen.

  • Zoeken, filters en hulpmiddelen: het zoekveld, de filters en de knoppen voor datums, kolommen en vernieuwen.

  • De bestellijst: één regel per bestelling. Klik op een regel om de details te openen. Meer bestellingen worden automatisch geladen terwijl u scrolt; onderaan ziet u hoeveel er geladen zijn, bijvoorbeeld "30 van 1.029 geladen".

Wat de statussen betekenen

  • Aangemaakt: de bestelling bestaat, maar het pakket is nog niet overgedragen en de betaling is nog niet gestart.

  • Betaling vereist: het kanaal vraagt om vooruitbetaling. De consument moet betalen voordat u verzendt.

  • Voorafbetaald, wacht op verzending: de consument heeft al betaald. De bestelling wacht tot u haar verzendt.

  • Wacht op betaling: het label is klaar of u hebt de bestelling als verzonden gemarkeerd. De consument kan nu betalen, bijvoorbeeld door de QR-code aan de deur te scannen. Een mislukte betaalpoging houdt de bestelling in Wacht op betaling, zodat de consument het opnieuw kan proberen.

  • Betaald: de consument heeft betaald.

  • Terugbetaald: de betaling is terugbetaald.

  • Geannuleerd: de bestelling is vóór de betaling geannuleerd.

  • Orders zonder QrX: de bestelling is opgeslagen voor uw administratie, zonder betaling. Deze bestellingen hebben geen eigen tabblad meer, en Alles toont ze niet.

  • Retourbeoordeling en Retourzaken in behandeling: bestellingen met een retour. In Retourzaken in behandeling kunt u de lijst verfijnen met de chips Alle actieve, Reactie van de consument, Onderweg, Magazijn, Oplossing en In gevaar.

Voor geleverde pakketten kan de kolom Status een badge tonen die levering en betaling combineert, bijvoorbeeld Geleverd en betaald, Eerst geleverd, betaald na levering of Geleverd, onbetaald. Geleverd, onbetaald juridisch betekent dat de laatste betaaltermijn is verlopen.

De lijst doorzoeken en filteren

  • Zoeken: typ een deel van een bestelnummer, transactie-ID, naam, e-mail, telefoonnummer, adres, plaats, postcode, bedrag, factuurnummer of trackingnummer. De lijst wordt bijgewerkt terwijl u typt. Als u picklijsten gebruikt, kunt u ook een picklijstnummer zoals PL-12 typen of scannen.

  • Verberg test: verbergt testtransacties. Uw keuze wordt in deze browser onthouden.

  • Datumperiode (het kalendericoon): klik op een begindatum en een einddatum en daarna op Toepassen. De gekozen periode staat op de knop; klik erop om de periode te wissen. De periode volgt de orderdatum. Stuurt de shop geen tijd mee, dan is dat hetzelfde moment als Gemaakt.

  • Filter op tags: toon bestellingen met de werktags die u kiest. Bij twee of meer tags kiest u Een van (minstens één tag) of Alle (elke tag).

  • Alle kanalen: toon de bestellingen van één verkoopkanaal (winkel of merk).

  • Land: kies een of meer bestemmingslanden. Elk land verschijnt als chip; met de wisoptie verwijdert u ze allemaal.

  • Postcode toevoegen en Stad toevoegen: voeg een of meer postcodes of plaatsen toe, volledig of alleen het begin (bijvoorbeeld "50" voor alle postcodes die met 50 beginnen).

  • Trackingstatus: de status bij de vervoerder, bijvoorbeeld Label aangemaakt, Onderweg, Wordt bezorgd, Bezorgpoging, Geleverd, Uitzondering of Geretourneerd.

  • Fulfilmentfase: de pick- en inpakfase, inclusief Niet in een picklijst.

  • Alle verzendmethoden: toon alleen bestellingen met één verzendmethode.

  • Alle soorten: toon één soort bestelling: Betaling, Geen betaling, Alleen OTP, Alleen gegevens, een van de combinaties van levering en betaling, Testtransactie, Gecorrigeerde prijs of Risico (vertraagd).

  • Vernieuwen (de ronde pijl): laadt de lijst en de aantallen opnieuw.

Op een telefoon, een tablet of een laptop met een laag scherm zijn de filters ingeklapt. Tik op de knop Filters (het schuifjesicoon) naast het zoekveld om ze te openen. Het getal op de knop toont hoeveel filters aan staan. Een filter dat aan staat, wordt in uw accentkleur getoond.

De kolommen

Klik op Kolommen (het schuifjesicoon naast de kalender) om te kiezen welke kolommen u ziet. Vink links een kolom aan om die te tonen, sleep of gebruik de pijlen rechts om de volgorde te wijzigen en klik dan op Wijzigingen toepassen. Alles selecteren toont elke kolom en Terug naar standaardinstellingen zet de standaardset terug. U kunt ook een kolomkop in de tabel slepen om de kolom te verplaatsen. Klik op de kop van Status, Bestelnummer, Bedrag, Aangepast of Gemaakt om te sorteren.

Op een breed scherm blijven het selectievakje en de kolom Berichten links staan en het actiemenu (...) rechts, terwijl de andere kolommen ertussen zijwaarts scrollen.

  • Berichten: open de gesprekken over deze bestelling (met toegang tot het Message Centre). Een badge toont ongelezen berichten.

  • Verzending: het verzendlabel en de pakbon van de bestelling. Zie Labels, documenten en tracking hieronder.

  • Status: de betaalstatus (zie hierboven).

  • Picklijst: het picklijstnummer en de pick- en inpakfase (zie hieronder).

  • Beoordeling: de sterren die de consument na de levering gaf.

  • Retourzendingen: de retourfase. Klik erop om de retour te openen.

  • Werktags: uw eigen kleurlabels op de bestelling (alleen als uw rol dat toestaat).

  • Bestelnummer: uw bestelnummer. Klik erop om de betaalpagina met de QR-code van deze bestelling in een nieuw tabblad te openen. Een badge Test markeert een testtransactie, en een deelicoon markeert een bestelling die een partner met u heeft gedeeld.

  • Factuur #: het factuurnummer. Klik erop om de factuur te openen.

  • Bestellregels en Bedrag: het aantal bestelregels en het bedrag van de bestelling.

  • Kosten, Brandstoftoeslag en Toeslag privéadres: wat QrX u in rekening brengt voor de verzending van deze bestelling, en het brandstof- en privéadresdeel daarvan.

  • Gecorr. prijs en Totale aanpassing: de gecorrigeerde verzendprijs nadat de vervoerder een ander bedrag heeft gefactureerd, en het verschil. Klik op de gecorrigeerde prijs om te zien waarom die is gewijzigd.

  • PSP: de betaalprovider, met een kleine badge zolang een betaling of label nog wordt voorbereid.

  • Kanaal, Klant, Land, Postcode, Stad: voor wie de bestelling is en waar die naartoe gaat.

  • Vervoerder, Platform, Verzendmethode, Colli: hoe de bestelling wordt verzonden en waar die vandaan komt (bijvoorbeeld Shopify of de QrX-app).

  • Trackingnummer en Trackingstatus: het pakketnummer van de vervoerder en de laatste status bij de vervoerder. Klik op de trackingstatus om de trackinggeschiedenis en de verwachte levering te zien.

  • Transactie-ID: de QrX-referentie. Het kopieericoon kopieert die.

  • Orderdatum: het tijdstip van de bestelling in de shop of op het platform. Inpakken pakt de oudste orderdatum eerst. Als de shop geen tijdstip stuurt, is dit gelijk aan Gemaakt.

  • Aangepast en Gemaakt: wanneer QrX de bestelling voor het laatst wijzigde, en wanneer QrX die opsloeg.

Testtransacties hebben een gele balk vóór de regel. Uw kolomkeuze wordt in deze browser onthouden.

Live updates

De stip naast Vernieuwen toont de live verbinding: Live (groen), Opnieuw verbinden of Offline. Zolang u live bent, verschijnen nieuwe bestellingen en veranderen statussen vanzelf, en een gewijzigde regel licht even op. Als er wijzigingen zijn bij bestellingen buiten het deel van de lijst dat u bekijkt, verschijnt een balk "nieuwe updates"; klik in die balk op Vernieuwen om ze te laden.

De details van een bestelling openen

Klik ergens op een regel om de bestelling eronder te openen. Klik nogmaals op de regel om die te sluiten. Op een telefoon of tablet openen de details als volledig scherm met een terugpijl.

  • De kop: bestelnummer, status, Besteltotaal en de PIN waarmee de consument betaalt (bij betaalbestellingen). De knoppen rechts:

    • PIN-e-mail opnieuw verzenden (papieren vliegtuigje): stuurt de huidige PIN opnieuw naar de consument. Alleen vóór de betaling, en niet voor testtransacties.

    • Consument contacteren (persoonsicoon): start een bericht aan de consument via het Message Centre (alleen als uw rol dat toestaat).

    • Bericht aan merchant (alleen voor een fulfilmentpartner, bij bestellingen van een kanaal dat u fulfilt): opent een chat over deze bestelling met de merchant. Bestaat er al een chat over deze bestelling, dan opent die chat. De supportrouting van de merchant bepaalt welk teamlid het bericht ontvangt. U vindt de chat allebei in het Message Centre.

    • Consument contacteren als fulfilmentpartner (alleen als de merchant Klantenservice voor u heeft aangezet): opent een gesprek met de consument dat u en de merchant delen. Heeft de merchant al een open gesprek met deze consument, gebruik dan Bericht aan merchant. De consument ziet de naam van de merchant en uw voornaam.

    • Carrier-tracking en Merkeigen trackingpagina: zichtbaar zodra het pakket tracking heeft.

    • Public API-body kopiëren voor Postman (oranje icoon, ontwikkelaarstool, alleen als uw rol dat toestaat): kopieert deze bestelling als voorbeeldverzoek voor de publieke QrX API.

    • Transactie aanmaken (kopieericoon): opent een nieuwe bestelling, ingevuld met de gegevens van deze. Er wordt niets aangemaakt tot u daar opslaat.

  • Orderverloop: de mijlpaalbalk onder de kop: Aangemaakt, Betaling, Gepickt, Ingepakt, Verzonden en Bezorgd (Opgehaald bij een afhaalorder), elk met de datum zodra die stap is bereikt. De huidige stap is gemarkeerd met zijn status, zoals "In afwachting · pincode aan de deur" of de verwachte bezorgdatum. Een geannuleerde of terugbetaalde order eindigt de balk in rood.

  • In één oogopslag: de strook met feiten onder het verloop: status, betaalprovider, bedrag, kanaal, berekende verzendkosten, QrX-klant, omzet, bestemming, trackingnummer (met de links naar de vervoerder en de branded trackingpagina) en laatste update.

  • Transactieverhaal: alles wat er met de order gebeurde, op tijdsvolgorde, zoals Order aangemaakt, Betaling aangevraagd, label aangemaakt, verzonden, betaald of geannuleerd. Op een breed scherm staan de kaarten eronder in drie kolommen: orderregels en verhaal links, klant, fulfilment en picklijst in het midden, gedeelde notities en orderacties rechts. Op een telefoon staan de kaarten onder elkaar en klap je ze één voor één open.

  • Klant & adres: naam, e-mail, telefoon, bezorg- en factuuradres. Een schild of vinkje toont een geverifieerd e-mailadres of telefoonnummer. Gebruik Adres kopiëren of Openen in Maps. Bij uw eigen openstaande bestellingen die nog geen label hebben en nog niet ingepakt zijn, opent Bezorgadres bewerken het adres om het te corrigeren (het land kan niet veranderen; een wijziging die de verzendprijs zou veranderen, wordt geweigerd). Hiervoor is de permissie nodig om onbetaalde bestellingen te bewerken.

  • Bestellregels: de producten met aantal, gewicht en prijs, en een eventuele notitie van de consument. Onder een regel zie je ook de opties die de shopper koos en de personalisatie: de ingevulde tekst of datum, en een foto als kleine miniatuur. Klik op de miniatuur om de foto groot te zien.

  • Fulfilment: de tijdlijn van picken en inpakken (toegevoegd aan een picklijst, picken, inpakken, ingepakt, label afgedrukt), elk met de tijd. Daaronder toont Inpakfoto's de foto's van het inpakken en, gemarkeerd met Beschadigd bij picken, de foto's van artikelen die bij het picken beschadigd bleken. Klik op een foto om hem groot te zien.

  • Automatische picklijst (alleen als automatische picklijsten in uw abonnement zitten): toont of de bestelling klaar is voor de volgende automatische run, en van welke regel, of waarom niet, bijvoorbeeld "Deze order wordt vastgehouden." of "Nog niet alle artikelen van deze order zijn op voorraad." Automatische picklijsten voegen nooit bestellingen samen, dus een bestelling van een kanaal dat bestellingen samenvoegt, wordt apart gepickt.

  • Een lot op deze order wordt vastgehouden (alleen met QrX-magazijnvoorraad en lots): eenheden van een lot dat is vastgehouden, waren al gepickt of ingepakt voor deze order. Ze worden niet teruggehaald. Controleer ze voordat de order wordt verzonden. Klik op het lot om de lotpagina te openen in Magazijn, Voorraad.

  • Inpaknotities: een Inpaknotitie die de inpakker ziet op het inpakstation en een Cadeaubericht dat onder het adres op de pakbon wordt afgedrukt. Klik na een wijziging op Opslaan.

  • Verzendreis en Retourzendingen: de trackingstappen van de vervoerder en een eventuele retour voor deze bestelling.

  • Leeftijdscontrole (alleen bij producten met een minimumleeftijd): controleer het identiteitsbewijs als de koper de bestelling ophaalt en klik op ID gecontroleerd. Dit wordt één keer opgeslagen en kan niet ongedaan worden gemaakt.

  • Opgehaald of bezorgd (bestellingen die nog niet bezorgd zijn): als de koper de bestelling heeft, open het actiemenu van de regel (de drie puntjes) en klik op Markeren als opgehaald of Markeren als bezorgd, en bevestig daarna. Dit wordt één keer opgeslagen, kan niet ongedaan worden gemaakt en laat de koper de producten beoordelen in de QrX-app. Daarna ziet u wanneer en door wie de bestelling is gemarkeerd. Betaald telt niet als bezorgd, want een koper kan via een link betalen voordat de bestelling verzonden is. Bestellingen die de vervoerder als bezorgd meldt, hoeft u niet te markeren. Beoordelingen gaan open zodra de bestelling betaald én bezorgd is.

  • Label mislukt: als de vervoerder geen label kon aanmaken, ziet u of het een fout van de vervoerder of van QrX was, en de reden. Bevat de bestelling gevaarlijke stoffen die de vervoerder of de verzendmethode niet toestaat, dan staat in de reden dat het label niet is gekocht. Wijzig de verzendmethode, of laat iemand de blokkade opheffen aan het inpakstation, en maak het label daarna opnieuw aan. Een bestelling met gevaarlijke stoffen krijgt nooit een label op het UPS-contract van QrX (QrX UPS Payment On Delivery), ook zonder regel voor gevaarlijke stoffen en zonder opheffing: kies een andere verzendmethode. Als de controle op gevaarlijke stoffen voor dat contract niet kon worden uitgevoerd, wordt het label niet gekocht en automatisch opnieuw geprobeerd.

  • Douanewaarschuwingen (UPS-zendingen buiten de EU): een oranje vak bovenaan de bestelling, met de bestemming, de datum en de bestelregels waar het om gaat. Het blokkeert het label nooit, maar controleer de handelsfactuur:

    • Er zijn regels zonder HS-code naar UPS gestuurd: voeg de HS-code toe aan de bestelregel of het voorraadartikel, of stel een Standaard HS-code in onder Vervoerders, Douane.

    • Gratis regels zijn bij UPS opgegeven tegen een nominale waarde (de kostprijs van het artikel, of 0,01).

    • Een gecombineerde bestelling heeft een andere valuta dan het label, dus UPS kreeg één algemene factuurregel.

    Een waarschuwing verdwijnt zodra een later label van de bestelling het probleem niet meer heeft.

Een bestelling markeren als verzonden, geannuleerd of terugbetaald

Klik op de drie puntjes aan het einde van een regel. U ziet alleen de acties die passen bij de status en uw rol:

  • Markeren als verzonden (Aangemaakt of Voorafbetaald, wacht op verzending): voeg eventueel een Track & Trace-code en een Track & Trace-URL toe (één per pakket als de bestelling meer colli heeft). Voor uw eigen bezorging vult u alleen de Geschatte levering (UTC) in. Klik op Bevestigen & markeren als verzonden. Een bestelling in Aangemaakt gaat dan naar Wacht op betaling, zodat de consument kan betalen.

  • Markeren als geannuleerd (Aangemaakt of Wacht op betaling): vul een Reden in en klik op Bevestig annulering.

  • Markeer als terugbetaald (Betaald): vul een Reden in en klik op Bevestig terugbetaling. Bij betalingen via Stripe, Mollie of MultiSafePay stuurt dit de echte terugbetaling naar de betaalprovider.

  • Er zijn geen acties beschikbaar: voor deze bestelling valt in de huidige status niets te wijzigen.

De producten van een onbetaalde bestelling bewerken

Zolang een bestelling Aangemaakt is en de klant aan de deur betaalt, kunt u de producten nog wijzigen (alleen als uw rol dat toestaat). Open de bestelling en klik op het potloodpictogram in de kaart Producten bewerken.

  • Producten wijzigen: wijzig het Aantal van een product, klik op het prullenbakpictogram om het te verwijderen (Dit product behouden maakt dat ongedaan), of gebruik Product toevoegen om op naam of SKU te zoeken en het aantal en de prijs in te stellen.

  • Controleer het totaal: Huidig totaal, Nieuw totaal en Verschil tonen wat de klant gaat betalen. Vul een Reden in en klik op Opslaan.

  • Betaallink: als het totaal verandert, betaalt de klant het nieuwe totaal aan de deur met een nieuwe link en werkt de oude betaallink een paar minuten later niet meer. Betaalt de klant toch met de oude link, dan betaalt QrX die betaling automatisch terug en blijft de bestelling onbetaald.

  • Als het totaal niet kan veranderen: het totaal kan alleen veranderen bij Stripe-betalingen. Bij andere betaalproviders kunt u nog wel producten wisselen als het totaal gelijk blijft.

  • Als bewerken niet mogelijk is: zodra de bestelling betaald is (of de klant op dit moment aan het betalen is), op een picklijst staat, wordt ingepakt, een verzendlabel heeft, gesplitst of samengevoegd is met andere bestellingen, of uit Shopify komt, kunnen de producten niet meer veranderen. Het venster vertelt u waarom.

  • Pakketgewicht: als de bestelling al een zending heeft, volgt het pakketgewicht de producten die u wijzigt. De verzendprijs zelf verandert nooit bij een bewerking. Past het nieuwe pakket niet, dan wordt er niets gewijzigd en vertelt een melding onder de totalen waarom, zodat u de producten kunt aanpassen en opnieuw kunt opslaan:

    • "Met deze producten is het pakket te zwaar voor de verzendmethode."

    • "De verzendmethode van deze bestelling verzendt dit pakket niet naar dit adres."

    • "De verzendprijs van deze bestelling is al definitief en het nieuwe pakketgewicht zou die veranderen."

    • "De verzendprijs voor het nieuwe pakketgewicht kon nu niet worden gecontroleerd. Er is niets gewijzigd. Probeer het opnieuw."

    • "Deze bestelling wordt in meer dan één pakket verzonden. Producten die het gewicht veranderen, kunnen hier niet worden bewerkt."

  • Geschiedenis: in dezelfde kaart toont Bewerkt elke wijziging met de datum, het oude en nieuwe totaal, de reden en wie de wijziging deed. Het betaalbewijs van de bestelling toont de producten zoals ze betaald zijn.

Labels, documenten, verzendmethode en colli

  • Kolom Verzending: zodra er een label is, klikt u op het vrachtwagenicoon voor het verzendlabel: PDF openen, Opnieuw afdrukken of downloaden als ZPL. Bij meer pakketten kunt u Alles openen, Alles opnieuw afdrukken of Alle .zpl downloaden. Het doosicoon geeft de Pakbon. U vindt hier ook documenten van de vervoerder en de trackinglinks (Merkeigen trackingpagina, Trackinglink kopiëren, Carrier-tracking). Van betaalde transacties kunnen geen verzendlabels opnieuw worden afgedrukt.

  • Verzendmethode: zolang een bestelling Aangemaakt of Voorafbetaald, wacht op verzending is en nog geen label heeft, klikt u op de methode om een andere te kiezen (doorzoek de lijst) of op Selectie wissen. Bij sommige vervoerders, zoals UPS, vraagt QrX eerst naar de opties van de vervoerder voor de zending. Zodra er een label van de vervoerder is, ligt de methode vast.

  • Colli: het aantal pakketten. Klik op het doosicoon voor de Colli-details: gewicht, lengte, breedte, hoogte, waarde en omschrijving per pakket. U kunt ze wijzigen en op Colli opslaan klikken zolang de bestelling Aangemaakt is.

Berichten, retouren en werktags

  • Berichten (met toegang tot het Message Centre): klik op het tekstballonnetje om de gesprekken over de bestelling te openen. Om er een te starten, kiest u Bericht aan de klant (e-mail) (u controleert het bericht voordat er iets wordt verzonden) of Intern gesprek (alleen uw team en uitgenodigde personen zien het).

  • Bij een bestelling die u voor een merchant uitvoert, is het berichtenpaneel hetzelfde startscherm als bij uw eigen bestellingen: een onderwerp, een intern, privé of gedeeld publiek, en later nog een gesprek. Bericht aan de klant staat er wanneer uw rol dat toestaat. Klantenservice op de partnerkoppeling laat dat bericht de consument bereiken.

  • Wilt u met uw fulfilmentpartner over een bestelling chatten? Start een gesprek dat gedeeld is met andere organisaties en kies de gebruikers van de partner. Gebruikers die hun chatzichtbaarheid op Verborgen hebben gezet, worden nooit aangeboden.

  • Retourzendingen: klik op de retourfase om de retour te openen en erover te beslissen.

  • Retourzendingen als fulfilmentpartner: als de merchant Retourafhandeling voor uw toegang heeft aangezet, klikt u op de retourfase van een gedeelde bestelling. De retour opent met een Fulfilmentpartner-label. U kunt Retour goedkeuren of afwijzen, Markeren als ontvangen kiezen zodra het pakket in uw magazijn is, en elk artikel inspecteren, beoordelen en kiezen wat ermee gebeurt. Terugbetalingen, retourlabels en het afwijzen van een retour met betaalde retourkosten blijven bij de merchant.

  • Werktags (alleen als uw rol dat toestaat): klik op + om een tag toe te voegen, of typ een nieuwe naam om er een met een eigen kleur aan te maken. Klik op de X op een tag om die te verwijderen. Beheer alle tags onder Instellingen, Tags.

  • Tags van de fulfilmentpartner: op een bestelling die met uw bedrijf is gedeeld, zijn de tags die u toevoegt alleen zichtbaar voor uw bedrijf. De handelaar ziet ze niet.

Bestellingen die een fulfilmentpartner afhandelt

Als een fulfilmentpartner de bestellingen van een kanaal inpakt en verzendt, zien de merchant en de partner een paar extra knoppen bij die bestellingen. Wat de partner mag, hangt af van de schakelaars die de merchant onder Extra rechten in Partner Access heeft aangezet.

  • Fulfilment door ... (merchant, in de details van de bestelling): toont de partner die de bestelling afhandelt. Zet Deze bestelling vasthouden aan en schrijf een Reden voor je partner: kies Tot ik hem vrijgeef (de partner pickt en verpakt de bestelling niet tot je het vasthouden uitzet) of Tot een datum en tijd (kies een van de voorinstellingen, of een eigen datum en tijd; het vasthouden stopt vanzelf op dat moment en de partner kan de bestelling weer picken). Zet de Prioriteit op Normaal, Hoog of Urgent: het magazijn van de partner handelt hoge en urgente bestellingen eerst af. Klik op Opslaan. Alleen open bestellingen kun je vasthouden of prioriteit geven, en je hebt geen eigen magazijnabonnement nodig.

  • Gedeelde notities (merchant en partner, in de details van de bestelling, als Gedeelde bestelnotities aan staat): laat notities voor elkaar achter bij de bestelling. Elke notitie toont wie hem schreef en wanneer. Verstuur een notitie met Versturen of Ctrl+Enter. Consumenten zien deze notities nooit.

  • Bestelling annuleren (partner, in het menu met de drie puntjes van de rij, als Niet-verzonden bestellingen annuleren aan staat): annuleert een bestelling die aan de deur wordt betaald, als die nog niet betaald en niet verzonden is, geen verzendlabel heeft en niet wordt ingepakt. Vul een Reden in: de merchant ziet die in de geschiedenis van de bestelling en krijgt een melding. De betaallink werkt dan niet meer en dit kan niet ongedaan worden gemaakt. Betaalde, vooruitbetaalde en verzonden bestellingen kan alleen de merchant annuleren.

  • Bezorgadres bewerken (partner, in de details van de bestelling, als Adres wijzigen vóór het inpakken aan staat): corrigeer de naam, het bedrijf, de telefoon, de straat, het huisnummer, adresregel 2, de postcode of de plaats voordat de bestelling wordt ingepakt. Het land kan niet worden gewijzigd en het bedrag verandert nooit. Het kan niet meer zodra de bestelling een verzendlabel heeft, terwijl er een label wordt gemaakt of de bestelling wordt ingepakt, of als de bestelling naar een afhaalpunt gaat. De merchant krijgt een melding.

  • Verzendmethode (partner): je kunt die niet wijzigen zolang de bestelling op een open picklijst staat, wordt ingepakt of er een verzendlabel voor wordt gemaakt.

Bezorgproblemen (fulfilmentpartners)

Ben je de merchant, open dan Jouw bezorguitzonderingen in het magazijnmenu. Daar staan orders op jouw kanalen die een fulfilmentpartner verzendt, wanneer de vervoerder ze niet kon bezorgen. Open de order om de partner een bericht te sturen. Je eigen magazijngereedschap blijft in het menu.

Open Bezorgproblemen in het magazijnmenu. Je ziet de bestellingen die de vervoerder niet kon bezorgen, naar de afzender terugstuurde of waarbij hij een probleem meldde, op de kanalen waar de merchant Bezorgproblemen voor je heeft aangezet. Je krijgt dan ook een melding bij de bel.

  • Kolommen: Bestelling, Merchant, Kanaal, Vervoerder, Trackingnummer, Status, Melding vervoerder, Laatste locatie, Laatste gebeurtenis. Meer rijen laden terwijl je scrolt.

  • Bezorgstatus: toon alles, of alleen problemen bij de vervoerder, bezorgpogingen of retouren.

  • Klik op een rij om de bestelling te openen in Transacties. Volg het op met de merchant via de chat van de bestelling (Bericht aan merchant). QrX start hier geen claims, nieuwe bezorging of omleidingen bij de vervoerder.

Gesplitste bestellingen en vervolgbestellingen

Als de beschikbare artikelen van een vooraf betaalde bestelling eerst worden verzonden, verhuizen de nabestelde artikelen naar een vervolgbestelling. In de lijst toont de oorspronkelijke bestelling een Gesplitst-label met het aantal vervolgbestellingen, en de vervolgbestelling een Vervolg-label. Klik op een label, of op Gekoppelde bestellingen tonen in de details, om de bestellingen samen te zien. Een vervolgbestelling heeft een eigen zending en track en trace en kost de klant niets.

Orders combineren in één pakket

Betaalde orders die op verzending wachten, kunnen samen in één pakket gaan als ze van dezelfde klant komen: hetzelfde verkoopkanaal, hetzelfde bezorgadres (land, postcode, straat, huisnummer en plaats) en hetzelfde e-mailadres of telefoonnummer. Orders die aan de deur worden betaald en nog niet betaald zijn, worden op een andere manier gecombineerd, tot één order met één betaling: zie de volgende sectie. De oudste order is de Hoofdorder: alleen deze order krijgt een verzendlabel, de andere orders gaan mee in het pakket.

  • In de lijst: de hoofdorder toont een Gecombineerd · N orders-label en de andere orders tonen Gaat mee met 1001 (1001 is het nummer van de hoofdorder). Klik op een label om de orders samen te zien.

  • Zelf combineren (alleen als je rol voorraadwijzigingen toestaat): open de order. Als andere betaalde orders van deze klant naar hetzelfde adres gaan, toont de sectie Gecombineerde levering de knop Combineren met.... Vink de orders aan in Orders combineren in één pakket en klik op Combineren. Je kunt tot 10 orders combineren, zolang het picken nog niet is begonnen.

  • Wijzigen of stoppen: gebruik in Gecombineerde levering de knop Uit het pakket halen bij een order die meegaat, of Combineren stoppen zodat elke order weer apart wordt verzonden. Dit kan tot het label van het pakket is gekocht.

  • Automatisch: zet Orders automatisch combineren aan voor een kanaal in de instellingen van de paktafel (Inpakken per kanaal). Orders worden dan gecombineerd wanneer je een picklijst maakt.

  • PIN en berichten aan de klant: elke order houdt zijn eigen PIN; de PIN van de hoofdorder opent het pakket aan de deur. De klant krijgt een e-mail of sms dat de orders samen in één pakket komen, met de ordernummers en de PIN voor aan de deur, en een nieuw bericht als de orders weer apart worden verzonden.

  • Label en track & trace: een label printen voor een order die meegaat, wordt geweigerd met "Deze order gaat mee met een andere order. Het label wordt met de hoofdorder geprint." Zodra het label van de hoofdorder is gekocht, krijgt elke gecombineerde order dezelfde track & trace en wordt hij als verzonden gemarkeerd. Elke order stuurt nog steeds zijn eigen webhook voor verzonden.

Orders combineren die aan de deur worden betaald

Orders die de klant aan de deur betaalt en die nog niet betaald zijn (status Aangemaakt), kun je ook combineren. Ze blijven dan geen losse orders: ze worden één order met één bedrag, zodat de klant één keer aan de deur betaalt.

  • Combineren (alleen als je rol voorraadwijzigingen toestaat): open de order en klik op Combineren met... in de sectie Gecombineerde levering. Het venster Combineren tot één order toont de andere onbetaalde orders van dezelfde klant die aan de deur worden betaald en naar hetzelfde adres gaan, met hetzelfde verkoopkanaal, dezelfde verzendmethode en hetzelfde e-mailadres of telefoonnummer. Vink de orders aan. Deze order, Geselecteerde orders en Nieuw bedrag te betalen aan de deur tonen de bedragen; het nieuwe bedrag is de som.

  • Wat er gebeurt: alle producten gaan naar de oudste order. Die order krijgt het opgetelde bedrag en een nieuwe betaallink. De klant betaalt één bedrag aan de deur met één PIN: de PIN van de oudste order.

  • De andere orders: die worden gesloten. Ze krijgen de status Geannuleerd, met de notitie "Gecombineerd in order 1001" (1001 is het nummer van de order die overblijft). Hun betaallinks werken een paar minuten later niet meer. Betaalt de klant toch met een oude link, dan betaalt QrX die betaling automatisch volledig terug.

  • In de lijst: de order die overblijft toont een label zoals 3 orders gecombineerd. Een gesloten order toont Gecombineerd in 1001; klik erop om de order die overblijft te zoeken.

  • Bericht aan de klant: de klant krijgt een bericht dat de orders zijn gecombineerd.

  • Het kan niet ongedaan worden gemaakt: wil je de order later wijzigen, gebruik dan Producten bewerken op de order die overblijft.

  • Wanneer het wordt geweigerd: de betaling loopt niet via Stripe; een order is al betaald; betaalde en onbetaalde orders worden gemengd; een order komt uit Shopify; een order staat op een picklijst, wordt ingepakt of heeft een label; een order is gesplitst of staat in de wacht; het adres, de klant, het kanaal of de verzendmethode verschilt; of de betaallink is nog niet klaar (probeer het zo opnieuw). QrX vertelt je waarom.

  • Automatisch: op een kanaal waar Orders automatisch combineren aan staat, worden onbetaalde orders die aan de deur worden betaald op deze manier gecombineerd wanneer je een picklijst maakt.

Picklijsten en fulfilmentfase

Als uw magazijn picklijsten in QrX gebruikt, toont de kolom Picklijst het picklijstnummer (bijvoorbeeld PL-12) en een gekleurde fase die live wordt bijgewerkt:

  • In picklijst: op een picklijst, het picken is nog niet begonnen.

  • Wordt gepickt: iemand verzamelt de artikelen.

  • Gepickt: alle artikelen zijn verzameld en wachten op inpakken.

  • Wordt ingepakt: de bestelling is geopend op een inpakstation.

  • Geparkeerd of Uitzondering: het inpakken is gepauzeerd of gestopt door een probleem. De reden staat in de Fulfilment-tijdlijn van de bestelling.

  • Ingepakt: de bestelling is ingepakt.

Klik op een picklijstnummer om alle bestellingen op die picklijst te tonen. Beweeg over de fase om te zien sinds wanneer en wie eraan werkt.

Met veel bestellingen tegelijk werken

Vink de selectievakjes aan vóór de bestellingen die u wilt (het vakje in de kop selecteert alle geladen bestellingen). Er verschijnt een balk boven de lijst. Welke knoppen u ziet, hangt af van uw rol en uw account:

  • Pakbonnen afdrukken en Verzendlabels afdrukken: stuur de documenten van de geselecteerde bestellingen naar uw printer. Als afdrukken nog niet is ingesteld, helpt QrX u eerst een printer te koppelen.

  • Picklijst maken (alleen met picklijsten): zet de geselecteerde bestellingen op een nieuwe picklijst.

  • Verzendmethode instellen: geef alle geselecteerde bestellingen dezelfde verzendmethode, of kies Verzendmethode wissen. Als de bestellingen uit verschillende kanalen komen, zijn de getoonde methoden van één kanaal en passen ze misschien niet bij elke bestelling.

  • Tags (het tagicoon): Toevoegen of Verwijderen van een werktag op alle geselecteerde bestellingen.

  • Retour starten: opent het retourformulier van elke geselecteerde bestelling in een nieuw browsertabblad, zodat u een retour voor de consument kunt registreren.

  • Retouren exporteren: downloadt een CSV van de retouren van de geselecteerde bestellingen (alleen als ze een retour hebben).

  • Klanten informeren: stuur een berichtsjabloon naar de consumenten van de geselecteerde bestellingen. U kiest het sjabloon, ziet een Voorbeeld van wie het krijgt en wie wordt overgeslagen, en klikt dan op Sturen naar (met het aantal consumenten).

  • Printerinstellingen: kies welke printer op deze computer labels en pakbonnen afdrukt.

  • De ronde pijl laadt de lijst opnieuw; de X wist uw selectie.

Een grijze knop betekent dat de actie niet bij alle geselecteerde bestellingen past. Beweeg erover om te zien waarom, bijvoorbeeld bestellingen die terugbetaald of geannuleerd zijn, afhaalbestellingen of bestellingen zonder verzendmethode.

De lijst exporteren

  1. Klik op Importeren / Exporteren en dan op CSV exporteren of Exporteer naar Excel.

  2. Als u bestellingen hebt aangevinkt, kiest u het Exportbereik: Geselecteerd (alleen de aangevinkte bestellingen, tot 1000, geen datumperiode nodig) of Alles binnen de filters. Voor alles binnen de filters hebt u eerst een datumperiode van maximaal 31 dagen nodig.

  3. Kies een sjabloon: Volledige export (alle velden incl. bestelregels, adressen en tracking), Samenvatting (bestelling, status, bedrag, datums), Financieel (betaling, bedragen, terugbetalingen voor de boekhouding), Verzending (adressen, tracking, vervoerder, bestelregels) of Op maat (kies uw eigen kolommen en sla ze op als sjabloon).

Het bestand wordt naar uw computer gedownload. De export gebruikt uw huidige tabblad, zoekopdracht en filters.

Bestellingen uit een bestand importeren

Klik op Importeren / Exporteren en dan op CSV importeren of Excel importeren. Kies het verkoopkanaal en upload uw bestand (er is een voorbeeldbestand beschikbaar). Koppel daarna de kolommen van uw bestand aan QrX-velden (u kunt dit als sjabloon opslaan), kies de regels en controleer de samenvatting voordat u importeert. Imports lopen op de achtergrond; volg ze in de Importwachtrij.

Afdrukwachtrij

Klik bovenaan op het printericoon om uw recente afdruktaken met hun status te zien. Gebruik de filters Alles, Actief en Mislukt, zoek een taak en klik op Herdruk om een taak opnieuw naar de printer te sturen. Met Printerinstellingen kiest u uw printers.

Tips en veelgestelde vragen

  • "Selecteer een of meer transacties, of kies een datumbereik, voordat u exporteert": vink eerst bestellingen aan, of stel een datumperiode in met het kalendericoon.

  • "De periode mag niet langer zijn dan 1 maand voor exporten": kies een periode van maximaal 31 dagen, of vink de bestellingen aan die u nodig hebt.

  • "Er zijn geen transacties gevonden voor de geselecteerde filters en de opgegeven periode": er is niets te exporteren. Controleer het tabblad, de filters en de datums.

  • "De Track & Trace-URL moet beginnen met http:// of https://": vul de volledige trackinglink in als u een bestelling als verzonden markeert.

  • "Deze vervoerder staat in testmodus en kan niet worden gebruikt voor een live bestelling die al een betaallink heeft": gebruik een testbestelling, of kies een live verzendmethode.

  • "Betaalde transacties kunnen geen verzendlabels opnieuw afdrukken": het label van een betaalde bestelling kan worden geopend, maar niet opnieuw worden afgedrukt.

  • "De browser blokkeerde het retourformulier": sta pop-ups toe voor het portaal en klik opnieuw op Retour starten.

  • "Voor een of meer geselecteerde orders is geen gepubliceerd retourformulier beschikbaar": publiceer eerst een retourformulier voor dat kanaal.

  • "Te veel orders in deze fases, verfijn het filter": voeg naast de fulfilmentfase een datumperiode of een ander filter toe.

  • Geen resultaten gevonden: controleer het actieve tabblad, de schakelaar Verberg test en uw filters. Een filter dat aan staat, wordt in kleur getoond.

  • De lijst blijft op Offline staan: klik op Vernieuwen om de nieuwste gegevens te laden. Blijft dit gebeuren, neem dan contact op met QrX-support.

  • "Het label is niet gekocht: deze bestelling bevat gevaarlijke stoffen die de vervoerder of de verzendmethode niet toestaat.": wijzig de verzendmethode van de bestelling, of hef de blokkade op aan het inpakstation (alleen als uw rol de blokkade bij het inpakken mag opheffen).

  • "Deze bestelling bevat gevaarlijke stoffen. Het UPS-contract van QrX kan die niet verzenden: kies een andere verzendmethode.": wijzig de verzendmethode van de bestelling, bijvoorbeeld naar uw eigen UPS-contract met de UPS-overeenkomst voor gevaarlijke stoffen of naar een andere vervoerder.

  • "De UPS-aangifte gevaarlijke stoffen is onvolledig voor artikel ...": vul de UPS-aangifte gevaarlijke stoffen van dat voorraadartikel aan (tabblad Opslag en gevaarlijke stoffen) en maak het label daarna opnieuw aan.

  • "Gevaarlijke stoffen kunnen bij UPS alleen worden aangegeven op UPS Standard binnen de EU.": kies UPS Standard of een andere verzendmethode. Verzend elk artikel met gevaarlijke stoffen in een eigen pakket, en de bestelling in één colli.

  • "Met deze producten is het pakket te zwaar voor de verzendmethode." (Producten bewerken): verwijder producten of kies lichtere, of wijzig eerst de verzendmethode.

  • Hulp nodig? Klik onderaan het Help Center op Chat.

Standaarden

Laat instellingen leeg om het huidige gedrag te behouden. Een lege selectie houdt alle beschikbare methoden beschikbaar. Per pakket: ingevoerd gewicht, dan methodegewicht, dan kanaalgewicht. Pakketten boven het maximum worden geblokkeerd. Gebruik na het scannen van één artikel deze methode en verwerk de bestelling automatisch. Gemeten gewicht heeft voorrang.

Kopiëren voor een handelaar vereist rechten om transacties te bekijken en aan te maken en een actieve fulfilmentpartnerkoppeling voor dat verkoopkanaal, met klantcontact en orderwaarden ingeschakeld. De nieuwe transactie blijft van de handelaar. Factuurgegevens en betaalgegevens van de handelaar worden niet gekopieerd. Controleer bij een laadfout de koppeling, vervaldatum en beide rechten.

Was dit een antwoord op uw vraag?