Inkoop: zo werkt dit scherm

Handelaarstoegang

Handelaars beheren hun eigen leveranciers en inkooporders en melden leveringen aan. Conceptorders en leveringsaanmeldingen werken ook zonder volledig ingeschakelde magazijnactiviteiten. Magazijnmedewerkers ontvangen goederen en boeken voorraad.

Elke klant heeft een eigen voorraad. Dezelfde SKU of barcode bij een andere klant geeft geen toegang tot die voorraad. Catalogus, voorraadhistorie en voorraaddocumenten volgen deze klantgrens.

Inkoop is waar je nieuwe voorraad bestelt. Je houdt de bedrijven bij waar je inkoopt, met hun prijzen, je maakt inkooporders aan en verstuurt ze, en je volgt hoeveel van elke order is aangekomen. Hetzelfde scherm toont wat je voorraad waard is. Je opent het via Magazijn, Inkoop in het menu (alleen als je magazijnplan inkoop bevat en je rol inkoop mag bekijken).

Als de voorraad Simple is en een fulfilmentpartner een kanaal afhandelt, en inkoop in je plan zit, gaat een nieuwe inkooporder naar het magazijn van die partner. Je ziet orders, advies en leveranciers. Leverancier verzonden wordt een aankondiging die de partner bij Inbound ziet. Een handmatige aankondiging onder Partnertoegang gebruikt diezelfde lijst. Je prijzen blijven op je inkooporder. Inkoop bij een Full magazijn blijft je eigen magazijn, dropship en voorraadwaarde bevatten.

Je kunt inkoop bij een partner ook gebruiken als je eigen magazijnvoorraad uitstaat. Je hebt een actieve fulfilmentpartner, inkoop in je plan en rechten om voorraad en inkoop te bekijken nodig. Je eigen magazijnactiviteiten worden hierdoor niet ingeschakeld.

Wat je op dit scherm ziet

Inkooporders, Advies, Dropship, Leveranciers en Voorraadwaarde: de vijf tabbladen rechtsboven.
Vernieuwen (de ronde pijl): laadt het open tabblad opnieuw.
Nieuwe order op het tabblad Inkooporders en Nieuwe leverancier op het tabblad Leveranciers (alleen als je rol inkoop mag beheren).
CSV exporteren (het bladpictogram) op het tabblad Voorraadwaarde (alleen als je rol voorraadhistorie mag exporteren).
Instellingen voor inkoopadvies (het instellingenpictogram) op het tabblad Advies (alleen als je rol inkoop mag beheren).

Elke lijst laadt bij het scrollen automatisch meer rijen.

Inkooporders: je inkooporders

Zoeken op de naam van de leverancier, op het nummer van de order (bijvoorbeeld PO-12), op onze referentie of op de referentie van de leverancier.
Filters: een status (Alle statussen, Open (verstuurd of deels ontvangen), Concept, Verstuurd, Deels ontvangen, Ontvangen, Gesloten, Geannuleerd), een leverancier, met meer dan één magazijn een magazijn, en Verwacht: elke datum: kies een periode om alleen orders te zien die in die periode worden verwacht.
Kolommen: Nummer, Onze referentie, Leverancier, Referentie leverancier, Eigenaar (alleen voor fulfilmentpartners), Magazijn, Status, Verwacht, Bevestigd, Regels, Besteld en Ontvangen (in stuks), Totaal excl. btw en Totaal incl. btw met de valuta, en Aangemaakt. Totaal excl. btw is het nettototaal: de regels na korting plus verzending, zonder btw.
Bevestigd toont wanneer de leverancier de order heeft bevestigd. Een verstuurde of deels ontvangen order zonder bevestiging toont Niet bevestigd.
Rijacties: klik op een rij of op het potlood om de order te openen. Kopiëren naar een nieuwe inkooporder opent een nieuwe order met dezelfde leverancier, hetzelfde magazijn en dezelfde regels; er wordt niets opgeslagen totdat je op Opslaan klikt. PDF openen toont het orderdocument. Inkooporder annuleren (het prullenbakpictogram) is alleen zichtbaar zolang een order nog geannuleerd kan worden.

Wat de statussen betekenen

Concept: je bent de order nog aan het voorbereiden. Er telt nog niets als in bestelling.
Verstuurd: de order is definitief. Wat nog moet komen, telt als In bestelling in de voorraadlijst.
Deels ontvangen: een deel is aangekomen. De order komt vanzelf in deze status zodra je er voorraad op ontvangt.
Ontvangen: alles is aangekomen. De order sluit vanzelf.
Gesloten: je hebt de order gesloten hoewel niet alles is aangekomen. De rest telt niet meer als in bestelling.
Geannuleerd: de order is geannuleerd voordat er iets was aangekomen.

Een inkooporder aanmaken en versturen

Op een opgeslagen order bewaart Vervoerderstracking tot 8 codes voor de zending die de leverancier stuurt. Verversen leest de PostNL-status als de code een PostNL-barcode is en een PostNL-account gekoppeld is.

Een inkooporder heeft drie tabbladen: Order, Voorwaarden en levering en Documenten (na de eerste keer opslaan). Een tabblad met niet-opgeslagen wijzigingen krijgt een stip. Opslaan bewaart alle tabbladen in één keer.

Klik op Nieuwe order.
Kies op het tabblad Order, onder Gegevens, de Leverancier en het Magazijn waar de goederen naartoe gaan. Voeg als je wilt een datum bij Verwachte levering en een Opmerking voor de leverancier toe: deze notitie wordt op de inkooporder geprint. De Valuta komt van de leverancier en kan op de order niet worden gewijzigd.
Gebruik onder Regels het veld Artikel toevoegen om te zoeken op SKU, naam of EAN. Als de leverancier het artikel voert, vult QrX de leveranciers-SKU, de eenheid, de minimale hoeveelheid en de prijs in (de prijs alleen als die vandaag geldig is). Wijzig de Eenheid (stuks of een verpakkingseenheid van het artikel), het Aantal, de Eenheidsprijs (maximaal 4 decimalen), de Korting % en de Btw %, en als je wilt de eigen datum van de regel bij Verwacht en een Regelopmerking (geprint onder de regel). Het prullenbakpictogram verwijdert een regel. Een order heeft maximaal 200 regels. Is de leveranciersprijs vandaag niet geldig, dan vraagt QrX het eerst (zie hieronder).
Controleer het tabblad Voorwaarden en levering. Een nieuwe order neemt zijn voorwaarden over van de leverancier en zijn afleveradres van het magazijn (zie hieronder).
Klik op Opslaan. De order wordt opgeslagen als Concept en krijgt zijn nummer en Onze referentie. De kop laat zien of je Niet-opgeslagen wijzigingen hebt of dat Alle wijzigingen opgeslagen zijn. Opslaan bewaart alles in één keer: als één regel wordt geweigerd, wordt er niets opgeslagen, wordt die regel rood met de reden erbij en blijven je wijzigingen op het scherm staan, zodat je het kunt herstellen en opnieuw kunt opslaan.
Klik op Versturen. QrX vraagt je om te bevestigen. Zet De PDF naar de leverancier e-mailen aan als je wilt dat QrX de order e-mailt: controleer het adres onder Versturen naar en voeg als je wilt een Bericht toe. Staat de schakelaar uit, dan wordt de order alleen als verstuurd gemarkeerd en gaat er geen e-mail uit. Als het adres ontbreekt, blijft het venster open en meldt het dat; er wordt niets verstuurd of gewijzigd.

De regels

Leveranciers-SKU: komt van het leveranciersartikel en kan op de order niet worden gewijzigd. Wijzig hem bij de leverancier. Zodra de order is verstuurd, houdt de regel de leveranciers-SKU waarmee hij is verstuurd.
Regeltotaal: het aantal maal de prijs na korting. Een nieuwe of gewijzigde regel toont Berekend bij opslaan totdat je opslaat.
Bevestigd aantal en Bevestigde datum: wat de leverancier voor deze regel heeft bevestigd. Je vult ze in zodra de order is verstuurd, samen met de bevestiging van de leverancier op het tabblad Voorwaarden en levering.
"De leverancier verkoopt per veelvoud van 12. Je kunt dit aantal toch bestellen.": het aantal is geen veelvoud van het bestelveelvoud van het leveranciersartikel. Het is alleen een waarschuwing; je kunt nog steeds opslaan en versturen. Het veelvoud telt in de eenheid van het leveranciersartikel: tijdens het bewerken verschijnt de waarschuwing alleen als de regel die eenheid gebruikt.
Voeg je een artikel toe waarvan de leveranciersprijs vandaag niet geldig is (verlopen of nog niet geldig), dan vraagt QrX het eerst en toont de leveranciersprijs met Prijs geldig vanaf en Prijs geldig tot. Klik op Deze prijs gebruiken om hem toch voor deze regel te gebruiken, of op Prijs typen om de prijs leeg te laten en zelf de actuele prijs te typen. De regel toont dan "De leveranciersprijs van dit artikel is vandaag niet geldig. Controleer de prijs." als herinnering. Voeg je meerdere van zulke artikelen toe, dan vraagt QrX het voor elk artikel apart, het ene na het andere.

De totalen

Onder de regels toont QrX de totalen in de valuta van de order: Regels voor korting en Korting (alleen als een regel korting heeft), Regels na korting, Verzending, Totaal excl. btw, één rij per btw-tarief (bijvoorbeeld btw 21% over het bedrag waarover die wordt berekend), Btw en Totaal incl. btw. Met Prijzen incl. btw aan zit de btw al in de prijzen; staat het uit, dan komt de btw erbovenop. De totalen volgen je wijzigingen wanneer je opslaat. QrX rondt elk regeltotaal en de totalen van de order af op de kleinste eenheid van de valuta van de order (centen bij EUR, hele yen bij JPY); eenheidsprijzen kunnen tot 4 decimalen hebben. Met Prijzen incl. btw aan berekent QrX de btw van elke regel uit het afgeronde regeltotaal, zodat die overeenkomt met de regel op de factuur van de leverancier. Bedragen tonen de decimalen van de valuta, net als op de PDF. De waarschuwing dat het totaal onder de minimale orderwaarde van de leverancier ligt, verschijnt nadat je het concept opslaat; je kunt de order nog steeds versturen.

Maak je een inkooporder aan en zijn er nog geen leveranciers, of past er geen bij je zoekopdracht, dan toont het veld Leverancier een knop Nieuwe leverancier. Sla de nieuwe leverancier op en je gaat direct terug naar je inkooporder, met die leverancier gekozen; je magazijn, datum, notitie en regels blijven bewaard. Ook met de knop Terug van de browser kom je vanuit de nieuwe leverancier terug bij je inkooporder. De prijzen van regels die je al had toegevoegd worden leeggemaakt, dus vul ze in voor de nieuwe leverancier. De order waaraan je bent begonnen blijft 24 uur bewaard, alleen in dit browsertabblad en alleen voor het account waarvoor je hem hebt gemaakt: schakel je over naar een ander account, dan vervalt hij. Zonder het recht Inkoop beheren zegt het veld dat je het aan een collega met dat recht moet vragen.

Na het versturen

PDF openen (het documentpictogram): het orderdocument met onze referentie, de referentie van de leverancier, de inkoper, de voorwaarden, het afleveradres met de instructies, de regels met hun korting, btw en notitie, en de totalen met de btw per tarief. De interne notitie staat er nooit op. De e-mail aan de leverancier noemt onze referentie.
E-mailen: mailt de PDF opnieuw, bijvoorbeeld als de eerste e-mail niet is aangekomen.
Leverancier heeft verzonden: de leverancier heeft je laten weten dat de goederen onderweg zijn. QrX maakt een aangemelde levering aan met alles wat nog moet komen. Je kunt de verwachte datum, de vervoerder, de trackingcode en het aantal dozen toevoegen. Je vindt hem onder Ontvangsten op de order en in Inbound.
Ontvangen: de goederen zijn er. QrX maakt een ontvangst aan met alles wat nog moet komen en opent het ontvangstscherm, waar je elke regel scant en bevestigt. Er wordt niets geboekt voordat je het daar bevestigt.
Sluiten: de rest komt niet meer. QrX toont de stuks besteld, ontvangen en nog te komen, en de rest telt niet meer als in bestelling.
Annuleren: alleen voor een concept, of voor een verstuurde order waarop nog niets is aangekomen en waarvan geen ontvangst open staat.

Je kunt regels van een verstuurde order nog toevoegen, wijzigen of verwijderen, ook de eenheid van een regel. Zodra er voor een regel een levering is aangemaakt (met Leverancier heeft verzonden of Ontvangen) of er stuks op zijn ontvangen, liggen de eenheid, het aantal, de prijs, de korting en de btw vast en kan de regel niet meer worden verwijderd. De ontvangen stuks komen in voorraad tegen de regelprijs na korting, zonder btw. Voor Leverancier heeft verzonden en Ontvangen heb je het recht nodig om voorraad te ontvangen, en je wijzigingen moeten eerst zijn opgeslagen.

Ontvangsten onderaan toont de leveringen die vanuit de order zijn aangemaakt, met hun status. Klik op een nummer om de ontvangst te openen, of het resultaat ervan als hij is afgerond. Verstuurde e-mails toont elke keer dat de PDF is gemaild, met het adres en het tijdstip; dit blijft verborgen zolang er geen e-mail is verstuurd.

Voorwaarden en levering

Referenties: Onze referentie wordt automatisch ingevuld als je hem leeg laat (PO-00001, PO-00002 enzovoort, geteld per account). Je kunt hem wijzigen; twee orders die niet geannuleerd zijn, kunnen niet dezelfde referentie hebben. De Referentie leverancier is het order- of bevestigingsnummer van de leverancier. De Inkoper is de persoon die inkoopt; laat je dit leeg, dan ben jij het. De Interne notitie is alleen voor je team en wordt nooit geprint of gemaild. Als de leverancier Ons klantnummer heeft, wordt dat hier getoond en op de inkooporder geprint.
Voorwaarden: de Incoterm met de Benoemde plaats (bijvoorbeeld haven van Rotterdam), de Betalingstermijn in dagen, de verzendkosten met de btw over de verzending, Prijzen incl. btw en Deelleveringen toegestaan. Een nieuwe order neemt de incoterm, de betalingstermijn en de verzendkosten over van de leverancier (gemarkeerd met Van de leverancier). Deelleveringen toegestaan wordt op de inkooporder geprint; ontvangen blokkeert een deellevering nooit. De verzendkosten hebben maximaal zoveel decimalen als de valuta van de order toestaat (geen bij JPY, 2 bij EUR, 3 bij KWD). Verzendkosten van de leverancier worden daarop afgerond wanneer ze op de order worden overgenomen.
Afleveradres: waar de leverancier aflevert, met een contactpersoon, telefoon, e-mail en afleverinstructies. Het begint als het adres van het magazijn. Laat je het op een nieuwe order leeg, dan neemt het bij opslaan het adres van het magazijn over; daarna kun je het wijzigen.
Bevestiging leverancier (op een verstuurde of deels ontvangen order): zet Bevestigd door de leverancier aan als de leverancier de order heeft bevestigd, en voeg als je wilt een notitie bij de bevestiging toe. Het tijdstip en je naam worden vastgelegd wanneer je opslaat. Zet het uit om de bevestiging te wissen.

Als je de order verstuurt, liggen de voorwaarden, prijzen inclusief btw, deelleveringen en het afleveradres vast: het tabblad toont "Vastgelegd: de inkooporder is met deze voorwaarden verstuurd." De referenties, de inkoper, beide notities, de verwachte datums en de bevestiging blijven wijzigbaar zolang de order open is.

Documenten van een inkooporder

Op het tabblad Documenten bewaar je de orderbevestigingen, facturen en pakbonnen van de order: PDF, JPG, PNG, WEBP, XLSX, DOCX of CSV, maximaal 10 MB per bestand en maximaal 20 bestanden per order, in elke status. Het tabblad toont hoeveel het er zijn. De documenten zijn privé: alleen je team kan ze openen, en ze worden nooit naar de leverancier gestuurd. Gebruik Downloaden om een bestand te openen en Document verwijderen om het definitief te verwijderen.

Advies: wat je nu moet bestellen

Het tabblad Advies toont je artikelen met het aantal dat QrX je adviseert te bestellen, één rij per artikel. QrX berekent dit uit je vrije voorraad, wat al onderweg is, waar klanten op wachten en, afhankelijk van de methode, je voorraadniveaus en je verkoop.

Filters: een magazijn (bij meer dan één magazijn), een leverancier en Alleen te bestellen artikelen. Met die schakelaar aan zie je alleen artikelen met een geadviseerd aantal; zet hem uit om elk artikel te zien. De lijst blijft laden terwijl je scrolt, ook als QrX de rest van je artikelen nog controleert.
Kolommen: Artikel, Leverancier, Methode, Vrije voorraad (wat je nog kunt verkopen), Inkomend (voorraad die onderweg is plus wat in bestelling is), Backorders, Geadviseerd (in de eenheid waarin je bestelt, met het aantal stuks eronder), Regelwaarde met de valuta, en Levertijd.
Leverancier: als meer leveranciers het artikel voeren, kun je in de rij een andere kiezen. QrX toont dan het advies voor die leverancier, met zijn eigen eenheid, minimale hoeveelheid en prijs.
Geen leverancier: geen leverancier voert dit artikel. Je ziet het advies, maar je kunt het hier niet bestellen; voeg het artikel eerst toe aan een leverancier.
Geschat: de verkochte stuks zijn geschat op basis van de laatste 90 dagen, totdat de nachtelijke verkoopcijfers één keer zijn berekend.
Dit advies uitleggen (het i-pictogram): toont elk cijfer dat QrX heeft gebruikt, in de volgorde van de berekening: de methode en waar die vandaan komt, de verkoopperiode en de verkochte stuks, levertijd, dekkingsdagen en horizon, veiligheidsvoorraad, backorders, vrije voorraad, inkomend en in bestelling, het bestelniveau en het aanvulniveau, wat elke methode nodig heeft, de minimale bestelhoeveelheid, de besteleenheid en het geadviseerde aantal.

De drie methoden

1 - Alleen backorders: bestel alleen wat klanten al hebben besteld en niet is gedekt door voorraad of leveringen.
2 - Gewenste voorraad: backorders, plus aanvullen tot het aanvulniveau zodra vrije voorraad plus inkomend onder het bestelniveau zakt.
3 - Prognose: de hoogste van de gewenste voorraad en de prognose op basis van je verkoophistorie, plus de veiligheidsvoorraad.

QrX gebruikt de methode van het artikel als die er is, anders de methode van de leverancier, anders de standaard uit de instellingen. Een artikel met de strategie Op order inkopen gebruikt altijd methode 1. Het advies wordt altijd naar boven afgerond op hele besteleenheden, is nooit lager dan de minimale bestelhoeveelheid van de leverancier en wordt naar boven afgerond op het bestelveelvoud van het leveranciersartikel.

Inkooporders aanmaken vanuit het advies

Vink de artikelen aan die je wilt bestellen (of het vakje in de kop voor alle geladen artikelen). Naast de knop zie je hoeveel artikelen je hebt geselecteerd en hun waarde per valuta.
Klik op Inkooporders aanmaken.
Kies het magazijn bij Leveren in magazijn. Per leverancier zie je het aantal artikelen, de eenheden en de waarde. Wijzig desgewenst het Bestelaantal van een regel; het is in de besteleenheid en kan niet lager zijn dan het minimum van de leverancier. De getoonde waarden gelden voor de geadviseerde aantallen; een aantal dat je hebt gewijzigd, krijgt zijn prijs op de conceptorder.
Klik nogmaals op Inkooporders aanmaken. QrX maakt één concept-inkooporder per leverancier en toont een link naar elk concept. Er wordt niets naar een leverancier verstuurd: open een concept, controleer het en verstuur het zelf.

Instellingen voor inkoopadvies

Het instellingenpictogram rechtsboven op het tabblad Advies (alleen als je rol inkoop mag beheren) opent de instellingen voor je account:

Standaardmethode: 1, 2 of 3, gebruikt als het artikel en de leverancier geen eigen methode hebben.
Verkoopperiode: 30, 60 of 90 dagen verkoophistorie voor de prognose zolang er geen horizon is ingesteld.
Dekkingsdagen: hoeveel dagen verkoop een bestelling moet dekken, boven op de levertijd.
Prognoseweken: 4, 12 of 52 weken verkoophistorie, gebruikt als hier of op het artikel een horizon is ingesteld.
Horizon in dagen: hoe ver de prognose vooruitkijkt. Leeg betekent levertijd plus dekkingsdagen.

Dropship: regels die je leverancier verstuurt

Een dropshipartikel wordt door de leverancier rechtstreeks naar je klant verstuurd. Je zet dit per artikel aan, op de tab Inkoop van het voorraadartikel. Orders voor zo'n artikel worden nooit gereserveerd of gepickt in je magazijn; hun regels verschijnen op het tabblad Dropship, zodat je ze bij de leverancier kunt bestellen.

De regels zijn gegroepeerd per leverancier. Geen leverancier onderaan bevat regels van artikelen zonder dropshipleverancier; stel de leverancier in op het voorraadartikel om ze te bestellen.
Kolommen: Orderdatum, Order (klik op het nummer om de lijst Transacties met die order te openen), Kanaal, Artikel, Aantal, Status en Attentie.
Statussen: Te bestellen (nog niet op een inkooporder), Besteld (op een inkooporder; het nummer wordt als link getoond) en Geannuleerd.
Inkooporders aanmaken: vink de regels aan die je wilt bestellen (of het vakje van een leverancier voor al zijn open regels), klik op Inkooporders aanmaken, kies het magazijn voor de inkooporder en bevestig. QrX maakt één concept-inkooporder per leverancier met één regel per artikel en het opgetelde aantal. Controleer de prijs op het concept voordat je het verstuurt.
Attentie: als een klantorder wijzigt nadat de inkooporder naar de leverancier is verstuurd, krijgt de regel een oranje waarschuwing met de reden: de order is geannuleerd, de regel is verwijderd, het aantal is gewijzigd (met het nieuwe aantal) of een andere fulfilmentpartner heeft het overgenomen. Regel dit eerst met de leverancier, klik daarna op Afgehandeld markeren (het pictogram met het dubbele vinkje) en bevestig. Een gewijzigd aantal wordt dan het aantal van de regel.

Op een inkooporder hebben dropshipregels het label Dropship. Ze worden nooit in de voorraad ontvangen, ze horen niet bij Ontvangen of Leverancier heeft verzonden en ze tellen niet als in bestelling. Een oranje label op de regel vertelt je hoeveel van de bijbehorende klantorders zijn gewijzigd; klik erop om het tabblad Dropship te openen.

Leveranciers

Elke leverancier is één dossier met de bedrijfsgegevens, contactpersonen, bestel- en betaalvoorwaarden, documenten, de artikelen die je inkoopt en hoe de leverancier levert. Je vindt de lijst op het tabblad Leveranciers van Inkoop en onder Instellingen, Leveranciers (met Vernieuwen en Nieuwe leverancier rechtsboven). Beide openen dezelfde lijst en dezelfde leverancier, en de terugpijl brengt je terug naar de lijst waar je vandaan kwam.

Zoeken op naam, e-mail, btw-nummer of ons klantnummer.
Filter Status: Alle statussen, Actief of Geblokkeerd. De export gebruikt hetzelfde filter.
Kolommen: Naam (met de tags van de leverancier eronder), Eigenaar (alleen voor fulfilmentpartners), Status (Actief of Geblokkeerd), Contactpersoon (de primaire contactpersoon en een telefoonnummer), Bestel-e-mail (waar inkooporders naartoe gaan), Land, Levertijd en Open in bestelling (de stuks die nog moeten komen op verstuurde en deels ontvangen orders, met het aantal open orders eronder).
Rijacties: klik op een rij of op het potlood om de leverancier te openen. Kopiëren naar een nieuwe leverancier opent een nieuwe leverancier met dezelfde gegevens en een lege naam. Leverancier verwijderen vraagt je om te bevestigen; een leverancier met open inkooporders kan niet worden verwijderd.

Een leverancier toevoegen of wijzigen

Klik op Nieuwe leverancier.
Vul op het tabblad Algemeen de Naam in. Kies op het tabblad Bestellen de Valuta: inkooporders voor deze leverancier zijn altijd in deze valuta.
Vul in wat je weet op de tabbladen Algemeen, Bestellen, Betaling en Logistiek. Een tabblad met niet-opgeslagen wijzigingen krijgt een stip, en een tabblad met een veld dat aangepast moet worden is gemarkeerd, zodat je het snel vindt.
Klik op Opslaan. Opslaan bewaart alle tabbladen tegelijk. Na de eerste keer opslaan verschijnen de tabbladen Contactpersonen, Documenten, Artikelen en Prestaties.

Zonder het recht Inkoop beheren kun je een leverancier openen, maar niet wijzigen.

Algemeen

Bedrijf: de Naam die je gebruikt, de Statutaire naam als de geregistreerde naam afwijkt, het Btw-nummer, het KvK-nummer, de Website en Tags (druk na elke tag op Enter, maximaal 20; de lijst toont ze onder de naam). Fulfilmentpartners kiezen bij Aangehouden voor ook of het hun eigen leverancier is of een leverancier die ze voor een merchant bijhouden; dit kan later niet meer worden gewijzigd.
Status: Actief (je kunt bij deze leverancier bestellen) of Geblokkeerd (zie Een geblokkeerde leverancier hieronder).
Contactgegevens en adres: het algemene Contact-e-mail en de Telefoon van het bedrijf, het adres met het Land, en een Notitie. Inkooporders gaan naar dit e-mailadres als er op het tabblad Bestellen geen bestel-e-mail is ingevuld.

Contactpersonen

De mensen met wie je bij deze leverancier te maken hebt, maximaal 20. Klik op Contactpersoon toevoegen en vul de naam, de Rol (Verkoop, Orderafdeling, Administratie, Logistiek of Overig), het e-mailadres, de telefoon en een notitie in. Eén contactpersoon kan de Primaire contactpersoon zijn: zet je dit aan voor één contactpersoon, dan gaat het uit voor de anderen, en de primaire contactpersoon staat in de leverancierslijst. In elke rij wijzigt het potlood de contactpersoon, start Kopiëren naar een nieuwe contactpersoon een nieuwe met dezelfde rol, telefoon en notitie, en verwijdert de prullenbak hem. Al verstuurde inkooporders veranderen niet.

Bestellen

Valuta: de valuta van elke inkooporder voor deze leverancier.
Bestel-e-mail: waar inkooporders naartoe worden gestuurd. Is het leeg, dan gaan ze naar het contact-e-mail op het tabblad Algemeen.
Bestellingstaal: de taal van de e-mail en de PDF van de inkooporder. Accounttaal (zoals nu) houdt de taal die QrX nu gebruikt.
Ons klantnummer: jouw klantnummer bij deze leverancier. Het wordt op de inkooporder gedrukt.
Minimale orderwaarde (in de valuta van de leverancier): een inkooporder onder dit totaal krijgt een waarschuwing. Je kunt hem nog steeds versturen. De waarschuwing verschijnt nadat het concept is opgeslagen.
Gratis verzending vanaf: het ordertotaal vanaf waar de leverancier geen verzendkosten rekent.
Besteldagen: de weekdagen waarop deze leverancier bestellingen aanneemt. Het tabblad Advies toont de volgende besteldag voor de artikelen van deze leverancier. Leeg betekent elke dag.
Levertijd in dagen en Adviesmethode (Standaard, of methode 1, 2 of 3 voor alles wat je bij deze leverancier inkoopt).

Betaling

Betaaltermijn in dagen (het aantal dagen na de factuurdatum waarin je moet betalen, 0 tot 365), het Factuur-e-mail (waar de administratie van de leverancier bereikbaar is over facturen), de IBAN en de BIC. QrX controleert de IBAN en de BIC bij het opslaan.

Logistiek

De Incoterm (EXW, FCA, FOB, CPT, CIP, DAP, DPU of DDP: wie het transport betaalt en het risico onderweg draagt), de Verzendkosten per order in de valuta van de leverancier, en het Standaardmagazijn: een nieuwe inkooporder voor deze leverancier begint met dit magazijn.

Documenten

Contracten, prijslijsten en certificaten van deze leverancier. Sleep bestanden naar het uploadvak of kies ze: PDF, JPG, PNG, WEBP, XLSX, DOCX of CSV, maximaal 10 MB per bestand en maximaal 20 documenten per leverancier. De documenten zijn privé: alleen jouw team kan ze openen. Per document zie je het bestand, het type, de grootte, wanneer en door wie het is geüpload, met Downloaden en Document verwijderen. Een verwijderd document is definitief weg, dus download het eerst als je het nog nodig hebt.

Leveranciersartikelen

De tabel toont wat je bij deze leverancier inkoopt: het artikel, de Leveranciers-SKU, de Barcode leverancier, de Prijs met de valuta, Prijs geldig (Prijs verlopen of Prijs nog niet geldig als de prijs vandaag niet geldt), de MOQ (minimale bestelhoeveelheid), het Veelvoud, de Eenheid waarin je bestelt, de Levertijd en of dit de leverancier met de Voorkeur voor het artikel is.

Artikel toevoegen: zoek het voorraadartikel en vul daarna de prijs per eenheid (maximaal 4 decimalen), de eenheid, de minimale bestelhoeveelheid en, als je wilt, de leveranciers-SKU en de levertijd in. Het potlood opent hetzelfde formulier om een artikel te wijzigen; het prullenbakpictogram verwijdert het bij deze leverancier.
Bestelveelvoud: bestel in veelvouden van dit aantal, bijvoorbeeld 12 voor een doos van 12. Een regel op een inkooporder die geen veelvoud is, toont een waarschuwing, en het tabblad Advies rondt erop af naar boven.
Barcode leverancier: de barcode op de verpakking van de leverancier. Wordt die bij het ontvangen gescand, dan vindt QrX het artikel. Het mag niet de barcode, EAN of SKU van een ander artikel zijn.
Prijs geldig vanaf en Prijs geldig tot: de datums waarop de prijs geldt. Daarbuiten vraagt QrX het eerst voordat een nieuwe regel op een inkooporder deze prijs gebruikt, en toont het tabblad Advies geen waarde.
Voorkeur: per artikel heeft één leverancier de voorkeur. Als je dit hier aanzet, gaat het bij de andere leverancier uit.
CSV importeren: voeg veel artikelen tegelijk toe of werk ze bij. Kies een bestand met de kopregel sku,price,supplier_sku,moq,lead_time_days,preferred (alleen sku en price zijn verplicht, maximaal 2000 rijen). Je kunt de kolommen order_multiple,supplier_barcode,price_valid_from,price_valid_until toevoegen (datums als yyyy-MM-dd); een kolom die je weglaat, houdt wat er is opgeslagen. Klik op Bestand controleren: QrX toont elke rij, markeert die als Nieuw of Bijwerken en vertelt wat er mis is met een rij. Pas het bestand aan totdat het geldig is en klik dan op Artikelen importeren. Daarvoor wordt er niets opgeslagen. Verandert het bestand na de controle, ook als er een kolom bij komt of wegvalt, dan toont QrX "Het bestand of de opties zijn na het voorbeeld gewijzigd. Controleer het voorbeeld opnieuw.": klik dan opnieuw op Bestand controleren.

Prestaties

Hoe deze leverancier leverde tussen de datums Van en Tot (de laatste 365 dagen tenzij je ze wijzigt, maximaal drie jaar):

Verstuurde orders: de inkooporders die in de periode zijn verstuurd en hun waarde, één waarde per valuta.
Afgeronde ontvangsten: de ontvangsten van zijn orders die in de periode zijn afgerond, en hoeveel daarvan een verwachte datum hadden.
Op tijd: het deel van die ontvangsten dat op of vóór de verwachte datum is afgerond.
Gemiddelde levertijd: de dagen tussen het versturen van een order en het afronden van de ontvangst, naast de levertijd die op de leverancier staat.
Nu open in bestelling: de stuks die vandaag nog moeten komen, en op hoeveel open orders.

Daaronder toont Inkooporders elke inkooporder van deze leverancier, nieuwste eerst. Klik op een order om hem te openen.

Een geblokkeerde leverancier

Zet de status op Geblokkeerd als je niet meer bij een leverancier wilt bestellen. De historie blijft bewaard, maar:

de leverancier wordt niet aangeboden voor een nieuwe inkooporder, en de tabbladen Advies en Dropship kunnen er geen orders voor aanmaken;
er kan geen inkooporder naar worden verstuurd of opnieuw worden gemaild;
orders die je al hebt gemaakt kun je nog steeds ontvangen, sluiten of annuleren.

Zet de status terug op Actief om er weer te bestellen. Op een nieuwe inkooporder wordt het standaardmagazijn van de leverancier voor je gekozen, en een totaal onder de minimale orderwaarde geeft een waarschuwing; je kunt de order nog steeds versturen. De waarschuwing verschijnt nadat het concept is opgeslagen.

Voorraadwaarde

De tellers bovenaan tonen de waarde van je voorraad, één totaal per valuta. QrX rekent nooit valuta's om en telt ze nooit bij elkaar op.
De waarde van een artikel is de aanwezige voorraad maal de Gemiddelde inkoopprijs: de gemiddelde prijs die je hebt betaald (de regelprijs na korting, zonder btw), bijgewerkt telkens wanneer je voorraad op een inkooporder ontvangt. Een artikel zonder levering met prijs heeft nog geen kostprijs en geen waarde.
Magazijn (met meer dan één magazijn): bekijk één magazijn.
Meerdere valuta's: een artikel dat je in meer dan één valuta hebt ingekocht, heeft geen eenduidige waarde, omdat QrX nooit omrekent. De rij toont Meerdere valuta's in plaats van een waarde, het artikel zit in geen enkel totaal en een teller bovenaan vertelt hoeveel van zulke artikelen er zijn.
Waarde op datum: kies een datum om de voorraad en de waarde ervan te zien aan het einde van die dag in het magazijn. De melding boven de lijst toont het exacte moment dat is gewaardeerd. Voor een datum in het verleden worden de totalen per valuta niet getoond; gebruik CSV exporteren om die op te tellen.
Kolommen: Artikel, SKU, Eigenaar (alleen voor fulfilmentpartners), Op voorraad, Gemiddelde inkoopprijs, Waarde en Valuta.
CSV exporteren: downloadt de lijst voor het gekozen magazijn en de gekozen datum.

Een partnermagazijn

Als een fulfilmentpartner je goederen opslaat, blijft Inkoop beschikbaar, ook als je eigen magazijn uit staat. Je ziet dan Orders, Advies en Leveranciers. Dropship en Voorraadwaarde blijven verborgen.

Als je eigen magazijn uit staat, toont de lijst alleen de magazijnen van de partner en start een nieuwe order op het eerste. Zoeken vindt dan de artikelen die de partner voor je houdt. Als je eigen magazijn aan staat, groepeert de lijst Mijn magazijnen en, onder de naam van elke partner, de magazijnen van die partner. Versturen werkt als bij elke andere order. De bel van de partner gaat. Er gaat geen e-mail naar de partner, en de partner ziet je prijzen niet.

Zolang de partner nog niet is begonnen met ontvangen, kun je de order nog wijzigen en volgt de aangekondigde levering. Zodra de partner de ontvangst opent, maak die ontvangst eerst af voordat je meer aankondigt. Restant aankondigen stuurt wat nog openstaat nadat elke eerdere levering klaar is. Je ontvangt de goederen niet zelf: de partner doet dat.

Voorraad die je fulfilmentpartner voor je houdt

Op het tabblad Orders, onder je eigen orders, toont QrX inkooporders die de partner maakte voor voorraad van jou. Je ziet het nummer, de leverancier, het magazijn, de status, de verwachte datum en de aantallen besteld en ontvangen. Prijzen zie je niet, en deze rijen openen niet in de editor.

Op het tabblad Advies adviseert QrX wat je bestelt uit de voorraad die de partner voor je houdt, met de levertijden van je leveranciers en je dekkingsdagen. Een rij zonder prijs kun je niet kiezen. Inkooporders maken maakt één concept per leverancier naar dat partnermagazijn. Er gaat niets weg tot je het concept zelf verstuurt.

Onder Partnertoegang laat Inkomend namens jou die partner zo'n inkooporder maken. Hij blijft uit tot je hem aanzet. Een aankondiging die je zelf maakt heeft deze schakelaar niet nodig.

Wie mag wat

Inkoop bekijken: het scherm, de orders, de leveranciers, de inkoopprijzen en de voorraadwaarde zien.
Inkoop beheren: inkooporders aanmaken, wijzigen, versturen, sluiten en annuleren, leveranciers en hun artikelen toevoegen, wijzigen en verwijderen, inkooporders aanmaken vanuit de tabbladen Advies en Dropship, dropshipregels als afgehandeld markeren, en de instellingen voor inkoopadvies en de inkoopinstellingen van een artikel wijzigen.
Voorraad ontvangen: nodig, samen met Inkoop beheren, voor Leverancier heeft verzonden en Ontvangen.
Voorraadhistorie exporteren: nodig voor CSV exporteren op het tabblad Voorraadwaarde.

Inkoopprijzen en kosten zijn alleen zichtbaar voor gebruikers die inkoop mogen bekijken. Andere gebruikers zien de aantallen, nooit de prijzen.

Exporteren naar CSV of Excel

Je kunt de inkooporders, het inkoopadvies, de dropshipregels, de leveranciers en de voorraadwaarde exporteren. Klik op het pictogram Exporteren, kies CSV of Excel en klik op Export starten. De export gebruikt de filters die je op het scherm hebt ingesteld en loopt op de achtergrond, zodat je gewoon verder kunt werken.

Het pictogram Je exports tonen opent Exports: al je exports, nieuwste eerst, met meer regels zodra je scrolt en een vernieuwknop. Staat een export op Klaar, download dan het bestand. Een bestand blijft 24 uur bewaard. Een Excel-bestand bevat maximaal 1.000.000 cellen: exporteer een grotere lijst als CSV. Je kunt tot 3 exports tegelijk laten lopen.

Je ziet deze pictogrammen alleen als je rol deze lijst mag openen en ook de voorraadhistorie mag exporteren.

Tips en veelgestelde vragen

"Voeg minstens één regel toe voordat je de inkooporder verstuurt.": een order zonder regels kan niet worden verstuurd.
"Dit artikel staat al met deze eenheid op de inkooporder.": wijzig het aantal van die regel in plaats van het artikel opnieuw toe te voegen.
"Deze leverancier gebruikt een andere valuta.": een order met regels houdt zijn valuta. Verwijder eerst de regels of kies een leverancier met dezelfde valuta.
"Op deze inkooporder of regel zijn al stuks ontvangen.": een regel met ontvangen stuks, of een regel waarvoor een levering is aangemaakt, houdt zijn eenheid, aantal en prijs en kan niet worden verwijderd, en zo'n order kan niet worden geannuleerd. Gebruik Sluiten als de rest niet meer komt.
"Te veel inkooporder-e-mails in het afgelopen uur.": QrX verstuurt maximaal 5 e-mails per inkooporder per uur. Er is niets verstuurd of gewijzigd; probeer het later opnieuw.
"Er staat nog een ontvangst van deze inkooporder open.": rond die ontvangst af of annuleer hem in Inbound voordat je de order annuleert.
"Alles op deze inkooporder is al ontvangen of wordt verwacht op een ontvangst.": er bestaat al een levering voor de rest. Open die onder Ontvangsten.
"Deze leverancier heeft nog open inkooporders.": sluit of annuleer die orders voordat je de leverancier verwijdert.
De prijs van een nieuwe regel blijft leeg: de leverancier voert het artikel niet in de valuta van de order. Typ de prijs, of voeg het artikel eerst toe aan de leverancier. Hij blijft ook leeg als de leveranciersprijs vandaag niet geldig is en je voor Prijs typen hebt gekozen.
"Deze leverancier is geblokkeerd: de order kan niet worden verstuurd of gemaild.": zet de leverancier terug op Actief, of annuleer de order.
Onze referentie wordt geweigerd: een andere order die niet geannuleerd is, heeft deze referentie al. Kies een andere, of laat hem leeg voor het volgende nummer.
De voorwaarden kunnen niet worden gewijzigd: de order is met deze voorwaarden verstuurd. Kopieer de order naar een nieuwe inkooporder als de voorwaarden moeten veranderen.
"Iemand anders heeft dit intussen gewijzigd.": QrX heeft de nieuwste versie geladen. Controleer die en voer je wijziging opnieuw door.
Je ziet Inkoop niet in het menu: dat hangt af van je magazijnplan en je rol.
"Dit magazijn wordt samengevoegd in een ander magazijn, dus er kan hier niets nieuws worden gestart. Rond eerst het overschakelen naar Eenvoudige voorraad af, of gebruik het magazijn dat blijft.": je probeerde een inkooporder aan te maken voor een magazijn dat wordt samengevoegd in een ander magazijn. Klik in de melding op Voorraadinstellingen openen om het overschakelen naar Eenvoudige voorraad af te ronden, of gebruik het magazijn dat blijft.
Hulp nodig? Klik op Chat onderaan het Help Center.