Met inkoop in QrX houdt u een volledig dossier bij van elk bedrijf waar u inkoopt, en bestelt u nieuwe voorraad bij hen met professionele inkooporders: referenties, voorwaarden, een afleveradres, kortingen, btw en totalen, als PDF naar de leverancier verstuurd. Leveringen worden tegen de order ontvangen, zodat uw voorraad, de waarde ervan en de prestaties van de leverancier kloppen. Inkoop is onderdeel van QrX WMS.

Elke leverancier is één dossier. Klik op Nieuwe leverancier, vul minstens de Naam in op het tabblad Algemeen en de Valuta op het tabblad Bestellen, en klik op Opslaan. Opslaan bewaart alle tabbladen in één keer. Een tabblad met niet-opgeslagen wijzigingen krijgt een stip, en een tabblad met een veld dat moet worden verbeterd, wordt gemarkeerd.

De leverancierslijst toont de naam met de tags, de eigenaar (voor fulfilmentpartners), de status, de primaire contactpersoon, de order-e-mail, het land, de levertijd en wat nog open in bestelling staat. Zoek op naam, e-mail, btw-nummer of klantnummer en filter op Actief of Geblokkeerd. Kopiëren naar een nieuwe leverancier start een nieuwe leverancier met dezelfde gegevens en een lege naam. Een leverancier met open inkooporders kan niet worden verwijderd.

Zet de status op Geblokkeerd als u niet meer bij een leverancier wilt bestellen. De historie blijft bewaard, maar de leverancier wordt niet aangeboden voor een nieuwe inkooporder, de tabbladen Advies en Dropship kunnen er geen orders voor aanmaken en er kan geen inkooporder naar worden verstuurd of gemaild. Is een geblokkeerde leverancier de dropshipleverancier van een artikel, dan toont het tabblad Inkoop van dat artikel een label Geblokkeerd en kunnen de dropshipregels niet worden besteld totdat u een actieve dropshipleverancier kiest of de blokkade opheft. Orders die u al hebt gemaakt, kunnen nog steeds worden ontvangen, gesloten of geannuleerd. Zet de status terug op Actief om weer te bestellen.

Op het tabblad Artikelen van een leverancier legt u vast wat u daar inkoopt: het artikel, de leveranciers-SKU, de prijs en de valuta, de minimale bestelhoeveelheid (MOQ), de eenheid waarin u bestelt, de levertijd en of deze leverancier de Voorkeur heeft voor het artikel. U kunt ook instellen:

CSV importeren voegt in één keer veel leveranciersartikelen toe of werkt ze bij (kopregel sku,price,supplier_sku,moq,lead_time_days,preferred, optioneel order_multiple,supplier_barcode,price_valid_from,price_valid_until, maximaal 2.000 rijen). Klik op Bestand controleren, verbeter de rijen met fouten en klik dan op Artikelen importeren.

Nog geen leverancier? Het veld Leverancier biedt Nieuwe leverancier aan. Nadat u die hebt opgeslagen, gaat u direct terug naar uw order met die leverancier gekozen. De order waaraan u bent begonnen, blijft 24 uur bewaard in dat browsertabblad, alleen voor dat account.

Als u de order verstuurt, liggen de voorwaarden, prijzen incl. btw, deelleveringen en het afleveradres vast. De referenties, de inkoper, de notities, de verwachte datums en de bevestiging blijven wijzigbaar zolang de order open is.

Onder de regels toont QrX de totalen in de valuta van de order: regels voor korting en de korting (als een regel korting heeft), regels na korting, verzending, totaal exclusief btw, de btw per tarief en het totaal inclusief btw. Eenheidsprijzen kunnen maximaal 4 decimalen hebben, maar elk regeltotaal en elk totaal wordt afgerond op de kleinste eenheid van de valuta (2 decimalen voor EUR, geen voor JPY, 3 voor KWD), en bedragen worden getoond met de decimalen van die valuta. Met Prijzen incl. btw uit komt de btw erbovenop: per tarief telt QrX de regeltotalen en de verzending op en berekent de btw één keer. Met de optie aan zit de btw al in de prijzen: QrX berekent eerst de btw van elk afgerond regeltotaal, zoals op de factuurregel van de leverancier, en de regel exclusief btw is het regeltotaal min die btw; de verzending gaat op dezelfde manier. De regels exclusief btw tellen altijd op tot het totaal exclusief btw. QrX berekent elk totaal bij het opslaan. Als u voorraad op de order ontvangt, komen de stuks op voorraad tegen de regelprijs na korting, zonder btw (maximaal 4 decimalen); dat is de kostprijs voor uw voorraadwaarde.

Ligt een opgeslagen concept onder de Minimale orderwaarde van de leverancier, dan toont een waarschuwing onder de regels dat bedrag. Het is alleen een waarschuwing: u kunt de order toch versturen. De waarschuwing staat er niet zolang de order niet-opgeslagen wijzigingen heeft, en alleen als de leverancier en de order dezelfde valuta gebruiken.

Op het tabblad Documenten van een order (na de eerste keer opslaan) bewaart u de orderbevestigingen, facturen en pakbonnen: PDF, JPG, PNG, WEBP, XLSX, DOCX of CSV, maximaal 10 MB per stuk en 20 per order, in elke status. Ze zijn privé voor uw team en worden nooit naar de leverancier gestuurd.

De PDF van de inkooporder toont onze referentie, de referentie van de leverancier, de inkoper, uw klantnummer bij de leverancier, de incoterm en plaats, de betalingstermijn, deelleveringen, of de prijzen inclusief btw zijn, het afleveradres met contactpersoon en instructies, elke regel met de verwachte datum, korting, btw en opmerking, en de totalen met de btw per tarief. De interne notitie staat er nooit op. De PDF en de e-mail gebruiken de ordertaal van de leverancier, en de e-mail noemt onze referentie.

Dropshipregels bepalen wat je kunt annuleren. Heeft de leverancier al klantorders van een inkooporder verzonden, dan wordt Annuleren geweigerd met "De leverancier heeft al consumentenorders van deze inkooporder verzonden. Sluit de order in plaats daarvan af." Gebruik Afsluiten. Annuleer je een verzonden order waarvan de dropshipregels nog niet verzonden zijn, dan worden die klantorderregels niet vanzelf opnieuw besteld: ze krijgen op het tabblad Dropship het aandachtslabel Inkooporder geannuleerd nadat deze was verzonden: stem deze regels af met de leverancier, zodat jij beslist. Een regel verwijderen uit een verzonden order markeert de klantorderregels met Regel verwijderd uit een verzonden inkooporder: stem dit af met de leverancier.

Zodra er voor een regel een levering is aangemaakt of er stuks op zijn ontvangen, liggen de eenheid, het aantal, de prijs, de korting en de btw vast. De leveranciers-SKU op een regel komt van het leveranciersartikel en wordt op de regel vastgelegd als u de order verstuurt.

Ontvangsten die vanuit een inkooporder zijn aangemaakt, zijn gekoppeld aan de leverancier ervan. Op een ontvangst die u zelf maakt (Magazijn > Inbound, Nieuwe ontvangst), zoekt het veld Leverancier in uw leveranciers; u kunt nog steeds een naam typen voor een leverancier die niet in uw lijst staat. Een gekoppelde ontvangst toont de leverancier als link (voor gebruikers die inkoop mogen bekijken). Bij het importeren van een ontvangst koppelt een leveranciersnaam die precies gelijk is aan de naam of statutaire naam van een van uw leveranciers de ontvangst aan die leverancier. Bij het ontvangen vindt het scannen van de barcode van de leverancier het artikel: QrX kijkt eerst bij de leverancier van de ontvangst.

Het tabblad Advies toont per artikel het aantal dat QrX u adviseert te bestellen, op basis van vrije voorraad, wat onderweg is, backorders en de gekozen methode. Het advies wordt altijd naar boven afgerond op hele besteleenheden, nooit onder de minimale bestelhoeveelheid van de leverancier, en naar boven op het bestelveelvoud. Vink artikelen aan en klik op Inkooporders aanmaken om per leverancier één conceptorder te maken. Is een leveranciersprijs vandaag niet geldig, dan toont het advies geen regelwaarde en krijgt de regel op het concept geen prijs (0): vul de prijs in op het concept voordat u het verstuurt.

De lijst Inkooporders heeft de kolommen Nummer, Onze referentie, Leverancier, Referentie leverancier, Magazijn, Status, Verwacht, Bevestigd, Regels, Besteld, Ontvangen, Totaal excl. btw en Totaal incl. btw. Zoek op leverancier, PO-nummer, onze referentie of referentie leverancier en filter op status, leverancier, magazijn en een periode van verwachte datums. U kunt inkooporders, de regels van één inkooporder en de artikelen van één leverancier exporteren naar CSV of Excel. Zie "Magazijnlijsten exporteren naar CSV of Excel".

In de QrX-app toont de lijst Inkooporders per order hoeveel regels nog stuks te ontvangen hebben, bijvoorbeeld "3 open regels".

Als een fulfilmentpartner je goederen opslaat, blijft Inkoop beschikbaar, ook als je eigen magazijn uit staat, zolang je abonnement Inkoop bevat en de fulfilmenttoekenning actief is. Je ziet dan Orders en Leveranciers. Advies, Dropship en Voorraadwaarde blijven verborgen. De magazijnlijst groepeert Mijn magazijnen en de magazijnen van elke partner. Zoek de artikelen die de partner voor je houdt. Versturen werkt als bij elke andere order: de leverancier kan nog steeds de pdf per e-mail krijgen. De bel van de partner gaat. Er gaat geen e-mail naar de partner, en de partner ziet je prijzen niet. Zolang de partner nog niet is begonnen met ontvangen, kun je de order nog wijzigen. Zodra de partner de ontvangst opent, maak die eerst af voordat je meer aankondigt. Restant aankondigen stuurt wat nog openstaat nadat elke eerdere levering klaar is. De partner ontvangt de goederen.

Gebruikers zonder Inkoop bekijken zien nooit inkoopprijzen of kosten.

Het aantal is geen veelvoud van het bestelveelvoud op het leveranciersartikel. Het is alleen een waarschuwing: u kunt de order toch opslaan en versturen.

De leveranciersprijs is vandaag niet geldig (verlopen of nog niet geldig). QrX vraagt het voor die regel: Deze prijs gebruiken neemt hem toch over, Prijs typen laat hem leeg voor u. Wilt u de vraag niet meer krijgen, werk dan de prijs en de datums bij op het leveranciersartikel.

QrX rondt elk regeltotaal eerst af op de valuta. Bij prijzen inclusief btw wordt de btw per regel berekend, zoals op de factuur van de leverancier, en daarna per tarief opgeteld. Bij prijzen exclusief btw wordt de btw één keer per tarief berekend over de som van de regels en de verzending.

Ja. Na het opslaan toont een waarschuwing de minimale orderwaarde van de leverancier, maar niets wordt geblokkeerd.

Nee. De voorwaarden en het afleveradres liggen vast zodra de order is verstuurd. Referenties, de inkoper, notities, verwachte datums en de bevestiging van de leverancier blijven wijzigbaar.

Nee. De interne notitie wordt nooit geprint of gemaild, en documenten van inkooporders en leveranciers zijn privé voor uw team.

Nee. QrX verstuurt de inkooporder. De betaling aan uw leverancier regelt u zelf.

Neem contact op met QrX support als een e-mail met een inkooporder uw leverancier niet bereikt terwijl het adres klopt, als totalen niet lijken te kloppen, of als u de module Inkoop in uw abonnement nodig hebt. Vermeld het nummer van de inkooporder, onze referentie en een screenshot.