CRM-dashboard en rapporten: kerncijfers, opgeslagen weergaven en CSV-export
Wat ze zijn en voor wie
Het CRM-Dashboard is de snelle blik op hoe je team en CRM het doen in een periode. Met Rapporten ga je dieper: kies een rapport, groepeer het, sla de opstelling op als weergave voor later en exporteer het. Ze zijn bedoeld voor teamleiders en eigenaren die activiteit, nieuwe personen, gesprekken en deals willen volgen.
Kleine trendgrafieken onder Nieuwe personen, Notities, Oproepen en Voltooide taken tonen de dagelijkse waarden in de gekozen periode. De paarse lijn, lichte vulling en eindpuntmarkering gebruiken de werkelijke daggegevens. Constante gegevens blijven vlak. Zonder minstens twee dagwaarden verschijnt geen trend; oproeptrends volgen je toegangsrechten.
De overzichtsbalk toont Personen, Open deals, Open waarde en Winpercentage, afhankelijk van je toegang. Andere cijfers staan gegroepeerd onder de activiteitsgrafiek en de tabel met pijplijnfasen. Vergelijkingen behouden pijlen en tekens. Levenscyclusfasen en bronnen hebben gesegmenteerde balken met aantallen en percentages. Bedragen blijven per valuta gescheiden.
Vereisten: de rolinstelling CRM-dashboard en rapporten bekijken (samen met CRM bekijken) en een abonnement met Dashboard en rapporten, dus de CRM-abonnementen Business en Enterprise. Een rapport exporteren vereist ook Exporteren uit het CRM. Vraag een beheerder je rol te wijzigen in Instellingen > Rollen.
Het dashboard openen
Log in op https://portal.qr-x.app en open CRM > Dashboard. Zonder de instelling voor rapporten opent het CRM op Personen en staat Dashboard niet in het menu.
Keuzes bovenaan
Periode: Vandaag, Gisteren, Laatste 7 dagen, Laatste 30 dagen (standaard), Laatste 90 dagen, Deze maand, Vorige maand, Dit kwartaal, Dit jaar of Eigen periode. Een eigen periode moet een einddatum op of na de begindatum hebben en mag maximaal 366 dagen duren.
Iedereen (eigenaarsfilter): zoek een collega om alleen de records en het werk van die persoon te zien.
Vergelijken met vorige periode: zet dit aan om bij elk cijfer een verschil te zien ten opzichte van de periode van dezelfde lengte direct voor die van jou.
Vernieuwen: laadt verse cijfers. Anders kunnen cijfers tot een minuut oud zijn.
De keuzes staan in de link van de pagina, dus je kunt de link kopiëren en naar een collega met toegang sturen. Dagen volgen de tijdzone van je browser.
Wat het dashboard toont
Kerncijfers: Personen (iedereen op dit moment), Nieuwe personen, Notities, Inkomende conversaties, Uitgaande conversaties, Afgeronde taken, Achterstallige taken (open taken voorbij hun deadline, op dit moment). Met de vergelijking aan toont elk een pijl en een percentage. Percentages zoals Winstpercentage tonen procentpunten (pp). Nieuw betekent dat er in de vorige periode niets gebeurde.
Cijfers over gesprekken (Gesprekken, Gemiste gesprekken, Gesprekstijd) verschijnen alleen als je CRM-gesprekken bekijken hebt en je abonnement Telefonie bevat.
Cijfers over deals (Aangemaakte deals, Gewonnen deals, Gewonnen waarde, Verloren deals, Open deals, Open waarde, Winstpercentage, Gemiddeld aantal dagen tot winst) verschijnen alleen als je Deals bekijken hebt en je abonnement Deals bevat. Het winstpercentage is gewonnen van gewonnen plus verloren.
Activiteit per dag: gestapelde balken met notities, conversaties, gesprekken en afgeronde taken.
Nieuwe personen per dag.
Personen per levenscyclusfase (op dit moment) en Waar nieuwe personen vandaan komen (bronnen van personen die in de periode zijn aangemaakt).
Pijplijn: deals per fase met waarde en gewogen waarde voor open fases. Kies een andere pijplijn als je er meerdere hebt.
Teamranglijst: per collega notities, afgeronde taken, gesprekken en gewonnen deals met waarde. Hij toont altijd het hele team.
Geld wordt per valuta getoond en nooit over valuta's heen opgeteld.
Een rapport uitvoeren
Open CRM > Rapporten.
Kies het rapporttype met de tabs bovenaan. De lijst bevat alleen de types die je mag openen.
Kies hoe je het groepeert, als het rapport dat biedt.
Kies de periode (of de maand voor Doelen), de eigenaar en, voor Pijplijn, de pijplijn.
Lees de totalen, de grafiek en de tabel. Bij rapporten die een periode beslaan tonen de totalen de verandering ten opzichte van de vorige periode. De tabel heeft elke rij, met onderaan een totaalrij; scroll op een klein scherm zijwaarts.
De rapporttypen:
Activiteit: Notities, Inkomende conversaties, Uitgaande conversaties, Afgeronde taken, Totaal. Groepeer per dag, week (begint op maandag), maand of eigenaar.
Gesprekken (vereist CRM-gesprekken bekijken en Telefonie): Gesprekken, Inkomend, Uitgaand, Beantwoord, Gemist, Gesprekstijd, Gemiddelde gesprekstijd. Dezelfde groepen als Activiteit.
Personen: Nieuwe personen en Gemiddelde leadscore. Groepeer per dag, week, maand, bron, levenscyclusfase of eigenaar.
Pijplijn (vereist Deals bekijken en Deals): per open fase Deals, Waarde, Gewogen waarde, Gemiddeld aantal dagen in fase en Stilgevallen (deals die langer bleven dan de fase toestaat). Het toont de situatie van nu.
Deals (vereist Deals bekijken en Deals): Aangemaakt, Gewonnen, Gewonnen waarde, Verloren, Verloren waarde, Winstpercentage en Gemiddeld aantal dagen tot winst. Groepeer per maand, eigenaar of bron.
Doelen (vereist Deals bekijken en Deals): voor de gekozen maand per persoon Doel, Gewonnen, Behaald en Open gewogen.
Een rapport toont maximaal 10.000 rijen. Is het langer, dan zie je een melding om de periode of de filters te verkleinen. Als niets past, zegt de tabel dat er niets te rapporteren is voor deze periode en deze filters.
Een weergave opslaan en delen
Stel het rapport in zoals je het wilt.
Open Opgeslagen weergaven en kies Opslaan als nieuwe weergave.
Vul een Naam in, bijvoorbeeld Wekelijkse teamactiviteit. Zet Delen met het team aan als iedereen met toegang tot rapporten de weergave mag openen.
Kies Opslaan. Je ziet "Weergave opgeslagen."
Een opgeslagen weergave bewaart het rapporttype, de groepering, de periode en de filters. Kies een weergave in de lijst om hem toe te passen. Als je een toegepaste weergave wijzigt, biedt het menu "“...” bijwerken met deze weergave". Je kunt tot 50 eigen weergaven hebben. Je kunt je eigen weergaven bewerken of verwijderen. Gebruikers met CRM-instellingen beheren kunnen ook weergaven bewerken of verwijderen die anderen hebben gedeeld. Verwijderen haalt de weergave weg voor iedereen met wie hij gedeeld was.
Exporteren naar CSV
Kies CSV exporteren (het downloadicoon) in de kop van Rapporten. Het bestand bevat het huidige rapport met hetzelfde type, dezelfde groepering, periode en filters, met verse cijfers. Het icoon verschijnt alleen met Exporteren uit het CRM en is uitgeschakeld als het rapport geen rijen heeft. De bestandsnaam is crm-report, het rapporttype en de datums.
Veelvoorkomende problemen
"Dashboard en rapporten zit niet in je abonnement". Het CRM-abonnement bevat het niet. Het maakt deel uit van Business en Enterprise.
Ik zie Dashboard of Rapporten niet in het menu. Je rol mist CRM-dashboard en rapporten bekijken.
Gesprekken, Pijplijn, Deals of Doelen ontbreken. Je rol mist CRM-gesprekken bekijken of Deals bekijken, of het abonnement heeft geen Telefonie of Deals.
"Kies een geldige periode". Vul de eigen datums volledig in, met de einddatum op of na de begindatum en maximaal 366 dagen.
De cijfers veranderden niet nadat ik gegevens had toegevoegd. Kies Vernieuwen.
Geen icoon CSV exporteren. Vraag een beheerder Exporteren uit het CRM aan je rol toe te voegen.
Een opgeslagen weergave kan niet worden bijgewerkt. Een collega heeft hem eerder gewijzigd. Laad de lijst opnieuw en probeer het nog eens.
Werkt het nog steeds niet? Neem contact op met QrX support met het rapporttype, de periode en wat je ziet.