CRM-automatiseringen: regels, sjablonen, tests en het uitvoeringslog
CRM-automatiseringen doen routinewerk voor je. Een regel zegt: wanneer er iets gebeurt in het CRM, en alleen als aan bepaalde voorwaarden is voldaan, voer dan een of meer acties uit, bijvoorbeeld een taak om terug te bellen aanmaken na een gemist gesprek. Dit artikel is voor beheerders die CRM-instellingen beheren. Regels staan in Instellingen > CRM > Automatiseringen (https://portal.qr-x.app/settings/crm).
Abonnementen en rechten
Automatiseringen zijn inbegrepen vanaf het abonnement Business. Bij Free, Starter en Team toont het tabblad een upgradekaart.
Business staat 50 regels tegelijk aan toe, Enterprise 500. Alleen regels die aan staan, tellen mee. De teller in de werkbalk toont bijvoorbeeld 3 van 50 regels aan.
Je hebt de rolinstelling CRM-instellingen beheren nodig. Regels draaien als een systeemgebruiker, niet als een persoon.
De lijst met regels
De weergave Regels heeft de kolommen Regel, Wanneer, Voorwaarden, Acties, Status, Eigenaar en Bijgewerkt. Elke rij heeft een schakelaar, een potlood om te bewerken, Kopiëren en een prullenbakicoon. Verwijderen vraagt om bevestiging en kan niet ongedaan worden gemaakt. Status is Aan, Uit of Gepauzeerd.
Een regel bouwen
Selecteer Nieuwe regel, of Toevoegen vanuit sjabloon.
Vul een Naam in (maximaal 120 tekens) en eventueel een Beschrijving (maximaal 500).
Wanneer dit gebeurt: kies de Trigger en, waar aangeboden, de filters ervan.
Alleen als: voeg voorwaarden toe. Je kunt er maximaal 10 toevoegen en aan alle moet zijn voldaan. Zonder voorwaarden draait de regel elke keer dat de trigger afgaat.
Doe dan: voeg 1 tot 5 acties toe. Ze draaien in de getoonde volgorde.
Zet Regel staat aan aan en sla op. Een regel aanzetten maakt jou de eigenaar.
Triggers
Personen: Een persoon wordt aangemaakt, Een levenscyclusfase verandert (filter op de nieuwe fase), Een tag wordt aan een persoon toegevoegd (filter op tag), Een persoon krijgt een nieuwe eigenaar, Een persoon heeft geen recente activiteit (Dagen zonder activiteit, 1 tot 365, geteld vanaf de laatste activiteit of de aanmaakdatum).
Deals: Een deal wordt aangemaakt, Een deal gaat naar een fase, Een deal wordt gewonnen, Een deal gaat verloren, Een deal valt stil (stilgevallen). Filter op Pijplijn en Fase. Bij verplaatste, gewonnen en verloren deals is de fase degene waarnaar de deal is verplaatst.
Bestellingen: Een bestelling is bezorgd.
Taken en gesprekken: Een taak wordt afgerond, Een taak wordt te laat, Een gesprek wordt gemist, Een gesprek eindigt. Gesprekstriggers kunnen filteren op Richting: Inkomend of Uitgaand.
Voorwaarden
Een voorwaarde heeft een Veld, een Operator en een Waarde. Velden van een persoon: Levenscyclusfase, Eigenaar van de persoon, Bron van de persoon, Land, Taal, Leadscore, Tags van de persoon, Persoon heeft een bedrijf, Persoon heeft een eigenaar. Velden van een deal, beschikbaar bij dealtriggers: Pijplijn van de deal, Fase van de deal, Waarde van de deal, Valuta van de deal, Eigenaar van de deal, Bron van de deal, Deal heeft een eigenaar. Gesprekstriggers voegen Richting van het gesprek toe. Operators hangen af van het veld: is, is niet, is een van, is geen van, is groter dan, is minstens, is kleiner dan, is hooguit, bevat, bevat niet.
Acties
Een taak aanmaken met Titel, Details, Prioriteit, Deadline over (uren) (0 tot 8760, 24 als het leeg is) en Toewijzen aan.
Een eigenaar toewijzen aan de persoon of de deal.
Een tag toevoegen en Een tag verwijderen, De levenscyclusfase instellen.
De deal naar een fase verplaatsen (alleen bij dealtriggers), met een optionele Reden van verlies bij fases Verloren.
Het team op de hoogte brengen stuurt een melding naar de gebruikers die het CRM kunnen bekijken. Als er al een ongelezen melding van de regel bestaat, wordt er geen nieuwe verstuurd.
Een webhook-gebeurtenis versturen stuurt een gebeurtenis crm/automation_triggered naar webhooks die luisteren naar CRM-gebeurtenissen.
Een bericht sturen in het gesprek antwoordt in het open gesprek met de persoon. Het werkt alleen als de eigenaar van de regel deel uitmaakt van dat gesprek en externe contacten mag antwoorden. Het start nooit een gesprek.
Toewijzen aan biedt Eigenaar van het record, Een specifieke gebruiker of Round robin over Gebruikers in de rotatie (maximaal 50, leeg betekent elke gebruiker met CRM-toegang). Een eigenaar toewijzen kan de eigenaar van het record niet gebruiken. In teksten voegt Variabelen de naam van de persoon, de voornaam, de bedrijfsnaam, de dealtitel, de dealwaarde en de dealvaluta in.
Sjablonen en standaardinstellingen
Toevoegen vanuit sjabloon biedt vier startpunten: Gemist gesprek: terugbellen (gemarkeerd als Aanbevolen), Nieuwe lead: round robin toewijzen en opvolgen, Deal stilgevallen: herinner de eigenaar en Deal gewonnen: vertel het team. Een sjabloon opent een vooraf ingevulde nieuwe regel die uit staat: je controleert hem en zet hem dan aan. Er draait niets tot je dat doet. Het sjabloon voor een gemist gesprek maakt na een gemist inkomend gesprek een taak Terugbellen met hoge prioriteit aan voor de eigenaar van het record, met een deadline over 1 uur. Een nieuw account heeft geen regels tot je ze aanmaakt.
Een regel testen voordat je hem aanzet
Sla de regel op en gebruik dan Deze regel testen: kies een echte persoon, deal, gesprek of taak die bij de opgeslagen trigger past en selecteer Test uitvoeren. Het resultaat zegt of het record aan de filters voldoet en toont een voorbeeld van elke actie onder Actievoorbeeld (niet uitgevoerd). Een overeenkomst is een filtercontrole, geen garantie. De test gebruikt de huidige waarden van het record en de opgeslagen versie van de regel, simuleert geen acties of externe verzending en verandert niets. Rechten, verzending en limieten worden opnieuw gecontroleerd wanneer de regel echt draait.
Het uitvoeringslog
Schakel over naar Uitvoeringslog om te zien hoe vaak een regel is afgegaan: Regel, Record, Status, Resultaat en Gestart. Filter op regel of op status: Bezig, Gedaan, Overgeslagen, Mislukt, Deels gedaan. Open een uitvoering om te zien wat elke actie deed: Gedaan, Mislukt, Tegengehouden of Niets te doen. Typische opmerkingen: geen geschikte gebruiker om aan toe te wijzen, de deal staat al in die fase, de webhook is niet afgeleverd, geen open gesprek om in te antwoorden.
Limieten, pauzeren en de aan/uit-schakelaar
Pauze door de eigenaar: een regel draait alleen zolang de eigenaar de rolinstelling CRM-instellingen beheren heeft. Als de eigenaar die verliest, wordt de regel uitgezet en toont hij Gepauzeerd met de reden, en krijgen CRM-beheerders een melding. Zet de regel opnieuw aan om hem over te nemen.
Wijzigingen in het abonnement: als het abonnement geen automatiseringen meer bevat, of er minder regels zijn toegestaan, worden regels gepauzeerd met de reden erbij.
Limieten: een heel account voert maximaal 500 automatische acties per uur uit. Extra uitvoeringen worden overgeslagen. Een keten van automatiseringen die elkaar triggeren stopt na drie stappen. Een webhook of bericht gaat maximaal één keer per persoon per regel per 24 uur de deur uit.
Geplande triggers: achterstallige taken en personen zonder activiteit worden elke 10 minuten gecontroleerd. Een regel aanzetten of wijzigen start een nieuwe observatieperiode en verwerkt nooit oude achterstallige records. Elke deadline van een taak of periode van inactiviteit draait één keer per regelversie.
Schakelaar van het platform: QrX kan de automatiseringsrunner uitzetten, bijvoorbeeld voor onderhoud. Zolang hij uit staat, draait er geen regel. Nadat hij weer start, worden gebeurtenissen die ouder zijn dan een uur genegeerd.
Veelvoorkomende problemen
De regel draaide niet. Controleer of hij Aan staat, niet Gepauzeerd, of de triggerfilters en voorwaarden overeenkomen, en kijk in het Uitvoeringslog. Test hem op het record met Deze regel testen.
Ik kan de regel niet aanzetten. De limiet van je abonnement voor regels die aan staan is bereikt. Zet een andere regel uit of upgrade.
De regel toont Gepauzeerd. Lees de reden in de rij en zet hem opnieuw aan als gebruiker die CRM-instellingen kan beheren.
De actie voor een bericht deed niets. De persoon moet een open gesprek hebben en jij moet er deel van uitmaken met het recht om externe contacten te antwoorden.
Twee personen hebben de regel bewerkt. Laad hem opnieuw om de nieuwste versie te zien en herhaal dan je wijziging.
Gedraagt een regel zich onverwacht, neem dan contact op met QrX support met de naam van de regel en het tijdstip uit het uitvoeringslog.
Regels voor Space-taken
Een regel kan ook één Space volgen. Kies onder Space-taken Er wordt een taak aangemaakt in een Space of Een Space-taak verandert van status, en kies dan de Space, optioneel een Lijst en bij statuswijzigingen Verplaatst naar status. De acties zijn De taak toewijzen, De taakstatus instellen en Het team op de hoogte brengen. Je moet beheerder van de Space zijn, en de regel stopt vanzelf als je die rol verliest. Regels voor Space-taken hebben geen voorwaarden en bulkverplaatsingen starten ze niet. Een melding noemt de taak en de Space alleen als de Space voor iedereen open is, zodat privé-Spaces privé blijven.