CRM-deals en pijplijnen: verkoop volgen op een bord, in een tabel en op de dealpagina
Met deals volg je elke verkoop van eerste contact tot gewonnen of verloren. Elke deal staat in een fase van een pijplijn. Je ziet alle deals op één pagina, als een bord met één kolom per fase of als een tabel, en je opent één deal om de producten, bestellingen, notities en geschiedenis te zien. Dit artikel is voor verkoopgebruikers en voor beheerders die de pijplijnen instellen. De pagina staat op https://portal.qr-x.app/crm/deals.
Abonnementen en rechten
Deals zijn inbegrepen vanaf het abonnement Starter, met één pijplijn. Op het abonnement Free toont de pagina Deals een upgradekaart.
Meer dan één pijplijn vereist het abonnement Team of hoger. Team staat 10 pijplijnen toe, Business 50 en Enterprise heeft geen planlimiet (per organisatie geldt een maximum van 200 pijplijnen).
Het prognosepaneel is inbegrepen vanaf het abonnement Team. Andere abonnementen zien een slotje op de knop Prognose en een upgradekaart.
Om Deals te openen heb je de rolinstellingen CRM bekijken en Deals bekijken nodig. Om deals aan te maken, te bewerken, te verplaatsen of te verwijderen, en om er notities, producten en bestellingen aan toe te voegen, heb je Deals bewerken nodig. Om pijplijnen, fases, redenen van verlies en doelen te wijzigen heb je Pijplijnen beheren nodig (en CRM-instellingen beheren om de instellingenpagina te openen). Om een deal aan een andere gebruiker te geven heb je CRM-records aan anderen toewijzen nodig. Zonder die instelling kun je deals alleen aan jezelf toewijzen.
De pagina Deals: bord en tabel
Ga naar CRM > Deals. Gebruik Bord of Tabel om de weergave te wisselen. Je keuze wordt onthouden in de browser.
Bord
Elke kolom is een fase. De kop toont het aantal deals en hun waarde en gewogen waarde per valuta. Valuta's worden nooit bij elkaar opgeteld.
De kolommen Gewonnen en Verloren tonen alleen de laatste 90 dagen.
Een kaart toont de titel, de waarde, de kans, de verwachte afsluitdatum, de eigenaar, de tags en het aantal dagen in de fase. Stilgevallen betekent dat de deal langer in de fase bleef dan de fase toestaat.
Sleep een kaart naar een andere kolom om de deal te verplaatsen, of open het kaartmenu Dealacties en kies Verplaatsen naar..., Deal openen of Deal bewerken.
Groeperen op eigenaar groepeert de kaarten in elke kolom per eigenaar. Deals zonder eigenaar staan onder Niet toegewezen.
Tabel
De kolommen zijn Deal, Fase, Waarde, Kans, Verwachte afsluiting, Eigenaar en Bijgewerkt. Klik op Waarde, Verwachte afsluiting of Bijgewerkt om te sorteren. Filter op status (Alle, Open, Gewonnen, Verloren), fase en tags. De iconen in de rij bewerken of verwijderen een deal.
Filters
Gebruik Deals zoeken, Elke eigenaar of Ik. Een label zoals Persoon: Naam verschijnt als je van een persoon of bedrijf komt. Verwijder het met het kruisje. Filters wissen reset ze. De weergave en de filters staan in het adres van de pagina, dus een gedeelde link toont hetzelfde scherm.
Een deal aanmaken
Selecteer op de pagina Deals Nieuwe deal. Je kunt ook Deal aanmaken selecteren in het blok Deals op de pagina van een persoon of bedrijf.
Vul een Titel in (maximaal 200 tekens) en kies dan Pijplijn en Fase. Een nieuwe deal begint in een open fase.
Vul Waarde, Valuta, Verwachte afsluiting en Kans (%) in. Als je de kans leeg laat, wordt de standaard van de fase gebruikt.
Kies Eigenaar, Bedrijf, Hoofdcontact en Andere personen, voeg Tags en eventuele aangepaste velden toe en sla op.
In de editor kunnen de pijplijn en de fase niet worden gewijzigd. Verplaats de deal in plaats daarvan op het bord of op de dealpagina.
Een deal aanmaken uit een bestelling
Selecteer in de activiteit van een persoon het icoon Deal aanmaken bij een bestelling. QrX maakt een deal met de naam van de bestelling, met de bestelwaarde, in de eerste open fase van de standaardpijplijn, met de persoon als hoofdcontact en zijn of haar bedrijf, en opent hem. Eén bestelling hoort bij maar één deal. Als de bestelling het CRM nog niet heeft bereikt, zegt een melding dat. Probeer het later opnieuw.
De dealpagina
Selecteer een deal om hem te openen. De kop toont de titel, de fase en de status (Open, Gewonnen, Verloren). De rij met gegevens toont waarde, kans, verwachte afsluiting, eigenaar, bedrijf, hoofdpersoon en de tijd in de fase. Een gewonnen deal toont Gewonnen op. Een verloren deal toont Verloren op, Reden van verlies en Notitie verlies.
De deal verplaatsen: selecteer een fase in de fasebalk of gebruik het menu Verplaatsen naar fase. Je kunt een verloren deal terugzetten.
Als verloren markeren: verplaatsen naar een fase Verloren opent Deze deal als verloren markeren?. Kies een Reden en voeg eventueel een notitie toe. De reden is verplicht als je account redenen van verlies heeft.
Tabblad Producten: gebruik Toevoegen uit catalogus of Regel toevoegen. Elke regel heeft Aantal, Stukprijs en Korting %. Maximaal 100 regels. Als een deal regels heeft, is zijn waarde de som van de regels en kan die niet met de hand worden getypt. Opslaan zonder regels zet de deal terug op zijn handmatige waarde.
Tabblad Bestellingen: selecteer Bestelling koppelen en voer het Transactie-id in van een bestelling die al in je CRM staat. Een bestelling kan maar aan één deal worden gekoppeld. Gebruik de iconen in de rij om de bestelling te openen of te ontkoppelen.
Tabblad Activiteit: notities, faseverplaatsingen, afgeronde taken, gesprekken en conversaties. Schrijf een notitie in Notitie toevoegen. Je kunt teamgenoten vermelden onder een notitie.
Tabblad Geschiedenis: elke faseverplaatsing met Wanneer, Verplaatsing, Door en Tijd in vorige fase.
De zijkolom heeft Taken (met Taak toevoegen), Personen, Aangepaste velden en Tags.
Transactie aanmaken: bij een gewonnen deal opent dit, als je transacties mag aanmaken, het formulier voor een nieuwe transactie met de klant en het bedrag ingevuld.
Het potloodicoon bewerkt de deal, het prullenbakicoon verwijdert hem na een bevestiging. Personen, bedrijven en bestellingen blijven waar ze zijn.
De prognose
Selecteer Prognose op de pagina Deals. Voor de komende 3, 6 of 12 maanden toont ze open deals per verwachte afsluitmaand, gewogen naar kans, met Deals, Waarde en Gewogen per maand, plus rijen voor Andere data en Niet gepland. Een tabel per eigenaar toont Gewonnen deze maand, Doel, Voortgang en Open gewogen. Het eigenaarsfilter geldt ook. De gewogen waarde van een deal is zijn waarde vermenigvuldigd met de kans van zijn fase, of met de kans die je op de deal hebt ingesteld.
Pijplijnen instellen (beheerders)
Ga naar Instellingen > CRM > Pijplijnen (https://portal.qr-x.app/settings/crm).
Lijst met pijplijnen: Nieuwe pijplijn begint met de standaardfases van Verkoop of een kopie van een andere pijplijn. Hernoem een pijplijn, kies Als standaard instellen (nieuwe deals beginnen in de standaardpijplijn) of verwijder hem. De standaardpijplijn en een pijplijn die nog deals bevat, kunnen niet worden verwijderd.
Fases: elke pijplijn heeft open fases plus precies één fase Gewonnen en één fase Verloren. Minstens één open fase en in totaal maximaal 20 fases. Stel voor open fases Kans % (0 tot 100) en Stilgevallen na (dagen) (1 tot 365, leeg betekent Nooit) in. Namen moeten uniek zijn. Een fase die nog deals bevat, kan niet worden verwijderd. Selecteer Opslaan of Negeren.
Redenen van verlies: maximaal 30 redenen, getoond wanneer iemand een deal als verloren markeert. Nieuwe accounts beginnen met Prijs, Concurrent, Geen budget, Geen reactie en Past niet.
Maandelijkse doelen: kies een Maand en Valuta en vul een Doel in per persoon met een CRM-licentie. De prognose vergelijkt het met wat elke eigenaar heeft gewonnen.
De standaardpijplijn Verkoop heeft de fases Nieuw, Gekwalificeerd, Voorstel, Onderhandeling, Gewonnen en Verloren.
Veelvoorkomende problemen
De pagina Deals toont een upgradekaart. Deals vereisen het abonnement Starter of hoger.
Ik kan Deals niet openen, kaarten niet slepen of zie Nieuwe deal niet. Vraag een beheerder om de rolinstelling Deals bekijken of Deals bewerken.
"Kies waarom de deal is verloren." Je account heeft redenen van verlies, dus een reden is verplicht. Kies er een.
"Iemand anders heeft deze deal gewijzigd." De deal is door een collega gewijzigd. Het bord wordt vernieuwd. Herhaal je verplaatsing.
Ik kan de waarde niet wijzigen in de editor. De deal heeft productregels. Wijzig de regels op het tabblad Producten.
Ik kan geen tweede pijplijn toevoegen. Meer pijplijnen vereisen het abonnement Team of hoger en je abonnement heeft een maximum aan pijplijnen.
Een deal aanmaken uit een bestelling zegt dat de bestelling niet in het CRM staat. De bestelling heeft het CRM nog niet bereikt. Probeer het later opnieuw.
Blijft een probleem bestaan, neem dan contact op met QrX support met de titel van de deal en wat je deed.
Direct bewerken
Klik in de tabel op een waarde om die te wijzigen zonder de deal te openen. Druk op Enter of klik ergens anders om op te slaan, of op Escape om te annuleren. Je kunt de titel, Fase, Waarde, Kans, Verwachte afsluiting en Eigenaar wijzigen. Klik ergens anders op de rij om de deal te openen. Een deal naar een fase Verloren verplaatsen vraagt eerst om een reden. Komt de waarde uit productregels, wijzig haar dan in de deal zelf. Heeft iemand anders de deal eerst gewijzigd, dan krijg je een melding en wordt de lijst vernieuwd.
Klik op het bord op de waarde op een kaart om die te bewerken, en klik op de profielfoto van de eigenaar om een andere eigenaar te kiezen. De afbeelding toont de profielfoto, of de initialen als er geen foto is.
Veel deals tegelijk bewerken
Vink in de tabel het vakje voor een of meer rijen aan. Het vakje in de kop selecteert alle geladen rijen. Er verschijnt een balk met de acties Eigenaar toewijzen, Naar fase verplaatsen, Als gewonnen markeren, Als verloren markeren, Tag toevoegen, Tag verwijderen en Verwijderen. Kies een actie, kies de waarde in het venster en selecteer Toepassen. Je kunt maximaal 200 deals selecteren. Naar fase verplaatsen werkt alleen voor deals uit één pipeline. Een deal die niet gewijzigd kan worden, wordt overgeslagen en de melding vertelt hoeveel en waarom. Verwijderen kan niet ongedaan worden gemaakt. Bulkacties vereisen de rolinstelling Deals bewerken.
Alle pipelines, weergaven en sneltoetsen
In de tabel heeft de pipelinekiezer de optie Alle pipelines. Die toont alle pipelines in één lijst met een kolom Pipeline. Het bord en de forecast tonen altijd één pipeline. QrX onthoudt de pipeline die je het laatst koos.
Selecteer Weergaven om de huidige weergave, pipeline, filters en sortering onder een naam op te slaan, en om een opgeslagen weergave te openen of te verwijderen. Opgeslagen weergaven blijven in deze browser bewaard. Druk op / om naar zoeken te springen en op N om een nieuwe deal te starten.
Boven het bord toont een samenvatting Open deals, Openstaande waarde, Gewogen, Verouderend en Gewonnen voor de gekozen pipeline.
Bestanden bij de deal
Open het tabblad Bestanden om documenten bij de deal te bewaren. Kies een Type (Offerte, Contract, NDA, Factuur, Specificatie of Overig) en kies Uploaden of sleep bestanden naar het tabblad. Elk bestand toont zijn Versie, Grootte en wie het heeft geüpload. Een nieuw bestand wacht op een beveiligingsscan voordat het geopend kan worden; een geweigerd bestand kan niet worden gedownload. Gebruik het pictogram voor een nieuwe versie om een nieuwere versie van hetzelfde document te uploaden; oudere versies blijven beschikbaar. Afbeeldingen, PDF, tekst, CSV, Word, Excel en PowerPoint tot 10 MB worden ondersteund. Uploaden vraagt de rolinstelling Deals bewerken. Iedereen die de deal kan zien, kan de bestanden downloaden. Je kunt een bestand verwijderen dat je zelf hebt geüpload, of elk bestand met de rolinstelling CRM-records verwijderen en samenvoegen.
In de dealeditor staan ook Aantal en Eenheid (bijvoorbeeld 50 pallets of 1.200 pakketten per maand). Ze staan op de kaart op het bord en in de kolom Aantal van de dealtabel.
Offertes bij de deal
Open het tabblad Offertes om alle offertes van deze deal te zien met Status, Totaal en Geldig tot. Kies Nieuwe offerte: de offerte is gekoppeld aan de deal en de regels starten vanuit de producten van de deal. Je kunt de regels, btw, geldigheid, intro en voorwaarden aanpassen. Met het downloadpictogram krijg je een pdf van de offerte. Kies het verzendpictogram bij een concept om het te versturen: de offerte wordt vastgezet en krijgt een nummer, de openbare link wordt gekopieerd en de pdf wordt opgeslagen onder Bestanden bij de deal met het type Offerte. Klanten kunnen dezelfde pdf downloaden op de openbare offertepagina. Je hebt de rolinstelling Offertes bekijken nodig om offertes te zien, Offertes beheren om ze te maken en te bewerken en Offertes versturen om ze te versturen.
Als een klant een offerte op de openbare pagina accepteert, gaat de deal vanzelf naar de eerste Gewonnen-fase van zijn pipeline, als de deal nog open is. De fasegeschiedenis toont deze stap als Systeem. Een deal die al gewonnen of verloren is, blijft zoals hij is.