Taken zijn inbegrepen bij elk CRM-abonnement, ook Free. Je hebt toegang tot het CRM nodig (rolinstelling CRM bekijken).

Segmenten en bulkacties zijn inbegrepen vanaf het abonnement Starter. Op het abonnement Free zie je in plaats daarvan een upgrademelding.

De API voor CRM-taken en -activiteiten vereist het abonnement Business of Enterprise (Publieke API).

Spaces maken vraagt de rolinstelling Taakruimtes en lijsten maken. Gebruikers met Alle taakruimtes beheren zien en beheren elke Space.

Klik op Nieuwe Space, geef een naam en een kleur en kies wie de Space mag zien: Privé (alleen leden), Team of Bedrijf (iedereen).

Gebruik Space-opties (de drie puntjes) om een Nieuwe lijst of Nieuwe map toe te voegen, om Space bewerken te kiezen of Space verwijderen.

Mappen kunnen lijsten en andere mappen bevatten, tot vier niveaus diep. Gebruik Maposties voor Nieuwe submap, Map hernoemen, Verplaats naar map of Map verwijderen. Een map verwijderen verwijdert nooit taken: de lijsten en submappen gaan een niveau omhoog.

Gebruik Lijstopties voor Lijst hernoemen, Verplaats naar map of Lijst verwijderen.

Wil je iets bij de hand houden? Open de drie puntjes van een Space, map, lijst of kanaal en kies Aan favorieten toevoegen. Het staat daarna onder Favorieten bovenaan de balk, onder Mijn taken. Klik op de ster erachter of kies Uit favorieten verwijderen om het weer weg te halen. Favorieten zijn persoonlijk: alleen jij ziet de jouwe.

Klik op de pijlknop naast Spaces om de balk tot pictogrammen in te klappen. Houd de muis boven een pictogram om de naam te zien. QrX onthoudt je keuze.

Taak toevoegen: klik onderaan een groep, typ de naam en druk op Enter. De taak wordt met die status aangemaakt.

Wijzig status, toegewezene, deadline of prioriteit direct in de rij: klik op de cel, kies een waarde en het wordt meteen opgeslagen. De deadline biedt snelkeuzes (Vandaag, Morgen, Dit weekend, Volgende week, 2 weken, 4 weken) naast een kalender.

Een taak met subtaken toont een pijl. Klik erop om de subtaken onder de taak te tonen of te verbergen. De knop Subtaken toont of verbergt ze allemaal. QrX onthoudt wat je hebt geopend.

Gebruik het zoekvak en het filter Toegewezene om de lijst te beperken. Je filters worden onthouden.

Sleep een taak aan het handvat om de volgorde te wijzigen, of naar een andere groep om de status te wijzigen.

Klik op het potlood naast de titel om een taak direct te hernoemen. Klik op de plus om een subtaak direct eronder toe te voegen en druk op Enter voor de volgende.

De drie puntjes aan het eind van een rij openen meer acties: Link kopiëren, ID kopiëren, Nieuw tabblad, Hernoemen, Deze taak volgen, Verplaats naar..., Dupliceren, Timer starten en Verwijderen.

Een taak met een lopende timer toont een tikkende klok in de rij. Klik erop om de timer te stoppen.

Status, toegewezenen, datums, prioriteit, Schatting en de gekoppelde persoon of het bedrijf.

Velden: je eigen velden (zie hieronder).

Subtaken met telkens een selectievakje, en Subtaak toevoegen.

Checklists: voeg zoveel benoemde checklists toe als je nodig hebt met Checklist toevoegen. Elke heeft eigen items, voortgang en Checklistitem toevoegen.

Afhankelijkheden: kies taken waarop deze wacht. Wachtende taken tonen Geblokkeerd door.

Tijdregistratie: Timer starten, Timer stoppen of Tijd toevoegen zoals 2u 30m.

Reacties: Overleg over de taak. Iedereen die de taak kan zien, kan reacties lezen en schrijven, en de mensen op de taak krijgen een melding.

Activiteit: wie wat wanneer heeft gewijzigd.

Filter de lijst met het zoekvak en de filters Toegewezene, Prioriteit en Tags. Je keuzes worden onthouden.

Kies de zichtbare kolommen met Kolommen. Eigen velden kunnen ook kolommen zijn.

Kies een pictogram en een kleur voor elke Space met Space bewerken.

Wijst een collega een taak aan jou toe, dan verschijnt direct een melding met een knop Openen in het portaal.

Een toewijzing komt ook als vast bericht in de bel te staan, ook als het portaal dicht was. Onder Instellingen > Meldingen kun je CRM-taak-e-mails aanzetten voor een toewijzing, een reactie op een taak die je volgt en een taak die vervalt. Ze staan standaard uit.

Sla je filters op als weergave met Opgeslagen weergave en deel die met het team als je daar toestemming voor hebt. Klik op een opgeslagen weergave om die opnieuw toe te passen.

Kies Opslaan als sjabloon in het menu van een taak om titel, beschrijving, tags en checklists als sjabloon te bewaren. Maak een nieuwe taak uit een sjabloon via Opgeslagen weergave.

Kies bovenaan de lijst met Groeperen hoe de taken gegroepeerd worden: op status, prioriteit, verantwoordelijke of vervaldatum. Je keuze wordt per lijst onthouden.

Het taakpaneel heeft rechts een pictogrammenbalk met Details, Opmerkingen, Activiteit en Links en relaties. Sleep de rand van het paneel om het breder te maken (tot 1400 px) of gebruik de knop om te vergroten.

Op het tabblad Links en relaties voeg je webadressen toe, relateer je andere taken (zichtbaar vanaf beide taken) en beheer je afhankelijkheden.

De beschrijving is een volledige teksteditor zoals bij notities: vet, lijsten, citaten, code, links, tabellen en afbeeldingen. Plak of sleep een afbeelding en die wordt een bijlage van de taak die in de tekst wordt getoond. Je tekst wordt opgeslagen zodra je buiten de editor klikt.

Voeg bestanden toe met Bestand toevoegen of door ze op de taak te slepen: maximaal 25 bestanden van elk 10 MB (afbeeldingen, pdf, tekst, csv, Word, Excel, PowerPoint). Elk bestand wordt op malware gescand voordat iemand het kan openen. Het tabblad Bijlagen toont miniaturen, groottes en wie elk bestand heeft toegevoegd, en een paperclip met het aantal staat in de lijst en op de bordkaart.

Beheerders van een Space gebruiken de deelknop naast de naam van de Space om leden, hun rollen (Lezer, Lid, Beheerder) en de toegang te kiezen.

Personen en bedrijven: Levenscyclusfase, Eigenaar (inclusief Zonder eigenaar), Tags (heeft een van, heeft alle), Land, Aangemaakt binnen dagen, Geen activiteit gedurende dagen, Aangepast veld.

Alleen personen: Bron, Taal, Bedrijf, Heeft een e-mailadres, Heeft een telefoonnummer, Is een shopper, Aantal bestellingen, Laatste bestelling binnen dagen, Ordervaluta, Orderwaarde, Contact binnen dagen, Geen contact gedurende dagen, Laatste gesprek binnen, Geen gesprek gedurende, Gespreksresultaat, Heeft open deal, Leadscore (0 tot 100).

Openstaand werk: Heeft een achterstallige taak, Afspraak binnen, Heeft een volgende stap.

GET /api/v1/crm/tasks toont taken. GET /api/v1/crm/tasks/{id} leest er een.

POST /api/v1/crm/tasks maakt een taak met een titel en een assigneeUserId van een geschikte CRM-gebruiker in je organisatie. Stuur een header Idempotency-Key mee: gebruik dezelfde sleutel opnieuw bij een nieuwe poging, gebruik een nieuwe sleutel voor elke nieuwe taak.

PUT /api/v1/crm/tasks/{id} werkt bij en POST /api/v1/crm/tasks/{id}/complete rondt af. Lees de taak eerst en stuur zijn version mee. Een verouderde version geeft 409: laad opnieuw voordat je het nog eens probeert. Het afronden van een terugkerende taak kan de volgende taak teruggeven.

GET /api/v1/crm/activities?recordType=person&recordId={id} leest de activiteitsgeschiedenis van een persoon, bedrijf of deal. Gesprekken, conversaties, bestellingen en retouren tonen alleen metagegevens. Privéberichten, betaalgegevens en opname-URL's zijn nooit inbegrepen. POST /api/v1/crm/notes voegt een notitie aan de tijdlijn toe.

"Je kunt alleen taken wijzigen die aan jou zijn toegewezen." Je hebt CRM-taken beheren nodig om de taak van een collega te wijzigen. Vraag een gebruiker die rollen beheert, het aan te zetten.

"De gekozen toegewezen gebruiker hoort niet bij je organisatie of heeft geen toegang tot de CRM." Kies een gebruiker met de rolinstelling CRM bekijken.

"De herinnering is ongeldig. Ze moet op of vóór de deadline staan." Zet de herinnering eerder of de deadline later.

"De herhaalinstelling is ongeldig. Kies een herhaling van 1 tot 52." Controleer ook of de taak een deadline heeft.

"Een regel van dit segment is ongeldig" gevolgd door een veld: vul die regel aan of verwijder hem.

Open een Space en kies Lijst, Bord of Agenda. Veeg in de lijst een taak naar rechts om hem af te ronden of naar links om hem uit te stellen. Veeg op het bord zijwaarts tussen statussen en houd een kaart ingedrukt om hem op een andere status te laten vallen.

Tik op de plus om een taak toe te voegen: kies de lijst, deadline, prioriteit en tags en tik op Aanmaken. Een taak die je op je telefoon toevoegt, wordt aan jou toegewezen.

Open een taak om de status, deadline en prioriteit te wijzigen, subtaken af te vinken, reacties te lezen en te schrijven, de timer te starten of te stoppen en de taak af te ronden.

Als een collega een taak aan je toewijst, toont je telefoon een melding.