CloudTalk koppelen aan het QrX CRM en bellen vanuit het CRM
Met de CloudTalk-koppeling worden de gesprekken van je team in het QrX CRM vastgelegd, bellen gebruikers personen met één klik en ziet de juiste gebruiker een pop-up als er een gesprek binnenkomt. Je brengt je eigen CloudTalk-account mee: QrX koppelt eraan met API-sleutels die je in CloudTalk aanmaakt. Dit artikel is voor beheerders die het instellen en voor gebruikers die bellen.
Wat je nodig hebt
Een CloudTalk-account met het abonnement Essential of hoger (CloudTalk vereist dit voor API-toegang en webhooks) en een Admin-gebruiker in CloudTalk om de API-sleutel aan te maken.
Een QrX CRM-abonnement dat Telefonie (CloudTalk) bevat: Starter, Team, Business en Enterprise. Het abonnement Free bevat het niet.
De rolinstelling CRM-telefonie beheren voor de persoon die koppelt (plus CRM bekijken).
Om het gesprekslogboek te zien: CRM-gesprekken bekijken. Om te bellen: Bellen vanuit de CRM. Om opnames af te spelen: Gespreksopnames beluisteren en een abonnement met gespreksopnames (Team, Business, Enterprise).
Stap voor stap: CloudTalk koppelen
Log in CloudTalk in als Admin en ga naar Account > Instellingen > API-sleutels. Klik op + API-sleutel toevoegen. CloudTalk geeft je een Access Key ID en een Access Key Secret. CloudTalk legt dit uit op https://help.cloudtalk.io/en/articles/15272380-how-to-access-and-generate-your-cloudtalk-api-keys.
Open in QrX https://portal.qr-x.app/settings/crm/telephony. Je kunt ook Instellingen openen en op Telefonie klikken, of CRM > Gesprekken openen en op het instellingenicoon (Telefonie-instellingen) of de knop CloudTalk koppelen klikken.
Vul de API Access Key ID en de API Access Key Secret in en klik op Koppelen.
QrX controleert de sleutels, bewaart ze versleuteld, maakt de webhook in je CloudTalk-account voor je aan en importeert je CloudTalk-medewerkers. Je ziet "CloudTalk is gekoppeld." Je kopieert nooit met de hand een webhookadres. QrX stuurt ook een testgebeurtenis. Die verschijnt als Laatste gebeurtenis.
Per QrX-organisatie kan maar één CloudTalk-account worden gekoppeld.
Stap voor stap: gebruikers aan medewerkers koppelen
De tabel Medewerkers toont je CloudTalk-medewerkers. Elke medewerker moet aan een QrX-gebruiker worden gekoppeld, want de koppeling bepaalt wie vanuit het CRM kan bellen en wie de pop-up bij een gesprek ziet.
Open Instellingen > Telefonie.
QrX koppelt medewerkers automatisch als het e-mailadres van de medewerker in CloudTalk gelijk is aan het e-mailadres van een QrX-gebruiker met CRM-toegang. Controleer de kolom QrX-gebruiker. De regel "N medewerkers zijn nog niet aan een gebruiker gekoppeld." telt de rest.
Open bij een medewerker zonder gebruiker de keuzelijst QrX-gebruiker, zoek de gebruiker en selecteer hem of haar. Gebruik de wisknop om een koppeling te verwijderen.
Heb je een medewerker in CloudTalk toegevoegd? Klik op Medewerkers vernieuwen.
Een gebruiker kan aan maar één medewerker worden gekoppeld en alleen gebruikers met CRM-toegang kunnen worden gekoppeld. Een medewerker die in CloudTalk is verwijderd, blijft in de lijst staan als "Verwijderd bij CloudTalk" en kan niet worden gekoppeld.
Status van de koppeling
Webhook: "Ontvangt gebeurtenissen" is gezond. "Uitgeschakeld bij CloudTalk" betekent dat de webhook in CloudTalk is uitgezet. "Mislukt, CloudTalk heeft het gepauzeerd" betekent dat CloudTalk na fouten is gestopt met versturen. "Status onbekend" betekent dat QrX hem niet kon lezen.
Laatste gebeurtenis: tijd en type van de laatste gespreksgebeurtenis, of "Nog geen gebeurtenis ontvangen".
Laatste probleem: een code die wordt getoond als er iets mis is gegaan. Als het CloudTalk-bedrijf al aan een andere QrX-organisatie is gekoppeld, worden de gebeurtenissen geweigerd. Neem contact op met support.
Klik op Testgebeurtenis sturen om het pad te controleren (het resultaat verschijnt binnen enkele seconden als Laatste gebeurtenis). Verstuur na een storing bij CloudTalk de gemiste gebeurtenissen opnieuw vanuit het CloudTalk-dashboard: CloudTalk bewaart ze 30 dagen.
Bellen vanuit het CRM
Open een persoon, of CRM > Gesprekken, en klik op het telefoonicoon naast het nummer.
CloudTalk laat eerst je eigen CloudTalk-apparaat (app of telefoon) overgaan. Neem daar op, daarna kiest CloudTalk de persoon.
QrX vertelt je het resultaat: "Het gesprek is verbonden.", "Het gesprek kwam niet tot stand. Je kunt het opnieuw proberen." of "Het gesprek kon niet worden gestart."
Het telefoonicoon verschijnt alleen als CloudTalk is gekoppeld, je abonnement Telefonie heeft, je Bellen vanuit de CRM hebt en je gebruiker aan een medewerker is gekoppeld. Als QrX zegt "We konden niet bevestigen of het gesprek is gestart. Controleer je CloudTalk-telefoon voordat je opnieuw belt.", kijk dan op je CloudTalk-telefoon voordat je opnieuw op het icoon drukt, om een dubbel gesprek te voorkomen. Je kunt één gesprek tegelijk hebben. Als een collega in de laatste minuut hetzelfde nummer heeft gebeld, vraagt QrX "Een collega belde dit nummer net" en laat je Toch bellen kiezen. Personen die hebben gevraagd niet te worden gecontacteerd, kunnen niet worden gebeld.
Pop-up bij een gesprek, uitkomsten, notities en opnames
Pop-up: terwijl een gesprek bezig is, ziet de gekoppelde gebruiker "Inkomend gesprek" of "Bellen met", met de naam van de persoon en het bedrijf. Klik op Record openen, of op Gesprek openen als het nummer nog niet in het CRM staat.
Gesprekslogboek: CRM > Gesprekken met de weergaven Alle gesprekken, Mijn gesprekken en Gemist, en een richtingsfilter (Inkomend, Uitgaand). Statussen: Bezig, Afgerond, Gemist, Voicemail, Niet beantwoord.
Uitkomst en notities: open een gesprek, kies een Uitkomst (Geïnteresseerd, Terugbellen, Geen gehoor, Voicemail, Verkeerd nummer, Niet geïnteresseerd, Overig), schrijf Notities (maximaal 4.000 tekens) en klik op Opslaan. Dit vereist CRM-records bewerken. De uitkomst verschijnt op de tijdlijn van de persoon.
Onbekend nummer: kies in het gesprek een persoon en klik op Koppelen, of klik op Persoon aanmaken. Personen die hebben gevraagd niet te worden gecontacteerd, kunnen niet worden gebeld.
Opnames: klik in het gesprek op Opname afspelen. Elke keer afspelen wordt vastgelegd. "De opname is nog niet klaar" betekent dat je een paar minuten moet wachten. "Deze opname is bij CloudTalk verwijderd." betekent dat hij weg is.
Limiet voor gesprekken per maand
Je abonnement bevat een aantal vanuit het CRM gestarte gesprekken per kalendermaand (UTC), geteld wanneer je klikt om te bellen. Gesprekken die niet zijn gestart, tellen niet mee. Starter bevat er 300, Team 1.500, Business 6.000 en Enterprise is onbeperkt. Als de limiet is bereikt, toont QrX een melding over de abonnementslimiet en blokkeert het nieuwe klik-om-te-bellen-gesprekken tot de volgende maand of een upgrade.
Het geheim vervangen of ontkoppelen
Geheim vernieuwen > Geheim vervangen verandert het geheim waarmee CloudTalk gebeurtenissen ondertekent. Het oude blijft 24 uur geldig en je hoeft in CloudTalk niets te doen. Ontkoppelen > Ontkoppelen verwijdert de webhook bij CloudTalk en wist de bewaarde sleutels. Gesprekken die al zijn vastgelegd, blijven in het CRM. Klik-om-te-bellen en de pop-up stoppen tot je opnieuw koppelt. Als CloudTalk niet kan worden bereikt, kies je Toch ontkoppelen en verwijder je zelf de QrX-webhook in het CloudTalk-dashboard.
Veelvoorkomende fouten en oplossingen
"CloudTalk heeft deze API-sleutel niet geaccepteerd. Controleer de Access Key ID en het Secret en probeer het opnieuw." Kopieer beide waarden opnieuw zonder spaties, of maak een nieuwe sleutel aan.
"CloudTalk weigerde de webhook. Webhooks vereisen het Essential-abonnement of hoger en een API-sleutel van een Admin-gebruiker." Upgrade CloudTalk of maak de sleutel aan als Admin.
"CloudTalk kon niet worden bereikt. Probeer het zo opnieuw." en "CloudTalk is nu druk. Er is niets verstuurd. Probeer het over een minuut opnieuw." Wacht en probeer het opnieuw.
"Deze organisatie is al aan CloudTalk gekoppeld." Ontkoppel eerst om een ander account te koppelen.
"Je gebruiker is nog niet aan een CloudTalk-medewerker gekoppeld. Vraag een beheerder dit in de CRM-instellingen te doen." Koppel de gebruiker in de tabel Medewerkers (zie hierboven).
"Dit telefoonnummer kan niet worden gebeld. Gebruik de internationale notatie, bijvoorbeeld +31612345678."
Er verschijnen geen gesprekken: controleer of de webhook "Ontvangt gebeurtenissen" toont, klik op Testgebeurtenis sturen en controleer Laatste gebeurtenis.
Neem contact op met support als de webhook blijft mislukken na een testgebeurtenis, of als gesprekken in het logboek ontbreken terwijl de status gezond is. Vermeld het tijdstip van het gesprek en het nummer, nooit je API-geheim.