Personen en bedrijven importeren en duplicaten samenvoegen in het QrX CRM
Importeren uit tekst
Het voorbeeld leest namen uit To/Cc-headers en controleert bedrijfsdomeinen automatisch. Eén exacte overeenkomst selecteert het bestaande bedrijf met de personen eronder. Bij meerdere overeenkomsten kies je zelf. Vul bij een onbekend domein een bedrijfsnaam in of sla het bedrijf over. Er wordt niets aangemaakt zonder goedkeuring.
Plak een handtekening of contactgegevens. Controleer elk voorstel voordat je het aanmaken goedkeurt. Er wordt geen AI-dienst gebruikt.
Controleer namen, koppelingen en notities. Alleen de bewerkbare velden hieronder worden opgeslagen.
Tekstbestand uploaden
Duplicaten controleren
Kies een actie
Goedkeuren en aanmaken
Importeer maximaal 50 records tegelijk.
Gebruik maximaal 100.000 tekens.
Goedgekeurde records zijn aangemaakt. Bestaande records zijn niet gewijzigd.
Het aanmaken is gestart. Opnieuw proberen behoudt voltooide records en hervat het resterende werk. Houd deze pagina open tot alles klaar is.
Dit artikel legt uit hoe je personen of bedrijven uit een CSV-bestand in het QrX CRM haalt, en hoe je dubbele personen samenvoegt tot één record. Het is voor CRM-gebruikers wier rol het juiste recht heeft en wier abonnement de functie bevat.
Wat je nodig hebt
Importeren: de rolinstelling Importeren in het CRM en het abonnement Starter of hoger.
Duplicaten samenvoegen: de rolinstelling CRM-records verwijderen en samenvoegen en het abonnement Starter of hoger.
Het aantal personen is ook beperkt per abonnement (Free 1.000, Starter 25.000, Team 100.000, Business en Enterprise onbeperkt).
Een CSV-bestand importeren
Open CRM > Personen en klik op het uploadicoon (Personen importeren). De importpagina op https://portal.qr-x.app/crm/import heeft vier stappen: Bestand, Kolommen koppelen, Controle en Resultaat. Er wordt niets opgeslagen vóór de laatste stap.
Stap 1: Kies een bestand
Kies Personen of Bedrijven.
Sleep een CSV-bestand op de pagina of klik op Kies een bestand en klik dan op Volgende.
De eerste regel moet de kolomnamen bevatten. Een bestand mag maximaal 5.000 rijen en 5 MB groot zijn. Bestanden met komma, puntkomma of tab als scheidingsteken werken. Het bestand wordt in je browser gelezen en alleen de rijen die je bevestigt, worden verstuurd. Grotere bestanden moet je splitsen.
Stap 2: Koppel de kolommen
Kies voor elk veld de kolom van je bestand die het vult, of laat Niet importeren staan. De tabel toont de eerste rij, zodat je de koppeling kunt controleren.
Velden voor Personen: Voornaam, Achternaam, E-mailadres, Telefoonnummer, Functie, Bedrijfsnaam, Land, Taal en Tags (kommagescheiden). Je moet minstens een e-mailadres, een telefoonnummer of een naam koppelen.
Velden voor Bedrijven: Bedrijfsnaam, Domein, Btw-nummer, KvK-nummer, Plaats, Land, Branche, Website en Tags (kommagescheiden). De bedrijfsnaam is verplicht.
Een bedrijfsnaam op een rij met een persoon koppelt de persoon aan dat bedrijf en maakt het bedrijf aan als het niet bestaat. Tags die nog niet bestaan worden aangemaakt. Een rij kan maximaal 10 tags hebben. Gebruik het internationale formaat voor telefoonnummers, bijvoorbeeld +31612345678.
Kies onder Als een persoon of bedrijf al bestaat:
Overslaan en laten staan wat er is: bestaande records blijven ongemoeid.
Bijwerken met het bestand: bij personen, gekoppeld op e-mailadres, worden lege velden gevuld uit het bestand en worden de tags toegevoegd. Waarden die al zijn ingevuld, worden niet overschreven.
Bestaande bedrijven, gekoppeld op naam, worden altijd overgeslagen. Klik op Controleer het bestand.
Stap 3: Controleer voor je importeert
De controle importeert niets. Je ziet Rijen in het bestand, Klaar om te importeren, Bestaan al of herhalen zich en Met een probleem, plus een lijst met de eerste problemen met hun rijnummers (de koptekstregel telt niet mee). Typische problemen:
Het e-mailadres is ongeldig.
Het telefoonnummer is ongeldig. Gebruik het internationale formaat.
De rij heeft geen naam, e-mailadres of telefoonnummer.
Hetzelfde e-mailadres komt eerder in het bestand voor.
De bedrijfsnaam is leeg.
Rijen met een probleem worden overgeslagen en de rest wordt toegevoegd. Klik op N rijen importeren om door te gaan, of ga terug en herstel het bestand.
Stap 4: Het resultaat
Je ziet Toegevoegd, Bijgewerkt, Overgeslagen en Mislukt. Bestanden tot 500 rijen worden in één keer geïmporteerd. Een groter bestand wordt op de achtergrond geïmporteerd door de CRM-worker: de status zegt eerst Wacht op de CRM-worker en toont daarna de voortgang. Je kunt de pagina verlaten. Het resultaat blijft staan onder Eerdere imports, waar elke import zijn status (Niet gestart, Wacht op de CRM-worker, Bezig, Voltooid, Mislukt of Geannuleerd), aantallen en datum toont. Klik op Problemen downloaden voor de rijnummers en redenen van overgeslagen en mislukte rijen. Geïmporteerde personen tonen Toegevoegd via bestandsimport op hun tijdlijn.
Dubbele personen samenvoegen
Samenvoegen combineert meerdere records van dezelfde persoon tot één. Het is beschikbaar voor personen, niet voor bedrijven.
Open de persoon die je wilt behouden en klik rechtsboven op het icoon Duplicaten samenvoegen.
Vink onder Mogelijke duplicaten de personen aan die je met deze wilt samenvoegen. QrX stelt personen voor met dezelfde of een zeer vergelijkbare naam. Om iemand anders toe te voegen, gebruik je Een andere persoon zoeken en zoek je op naam, e-mailadres of telefoon. Je kunt maximaal 5 personen tegelijk samenvoegen.
Kies onder Welk record blijft? het record dat blijft bestaan.
Kies onder Welke waarden behoud je? een waarde voor elk veld waarin de records verschillen: voornaam, achternaam, functie, bedrijf, levenscyclusfase, eigenaar, taal en land. Lege velden worden aangevuld uit de andere records.
Controleer Wat gaat er mee: e-mailadressen, telefoonnummers, tags, notities, bestellingen en conversaties. Activiteit en bestellingstotalen worden opgeteld, en dubbele e-mailadressen, telefoonnummers of tags komen maar één keer voor.
Klik op N records samenvoegen en bevestig. De samengevoegde records worden verwijderd en alles gaat over naar het record dat blijft. Dit kan niet ongedaan worden gemaakt.
Na een samenvoeging toont de tijdlijn van het record dat blijft hoeveel dubbele records erin zijn samengevoegd. Een link naar een samengevoegd record opent de persoon die blijft bestaan. Een ontbrekende profielfoto wordt overgenomen van het samengevoegde record.
Veelvoorkomende problemen
Ik zie het importicoon niet. Je hebt Importeren in het CRM nodig.
Het bestand wordt geweigerd. Het is groter dan 5 MB, heeft meer dan 5.000 rijen, heeft geen koptekstregel of is niet leesbaar als CSV. Splits of herstel het.
Koppel minstens een e-mailadres, een telefoonnummer of een naam. Koppel voor personen een van die kolommen.
De import is gestopt voordat hij klaar was. De abonnementslimiet voor personen is bereikt. De rijen die in het resultaat zijn geteld, zijn verwerkt. Upgrade het abonnement en importeer dan de resterende rijen.
Veel rijen worden overgeslagen. Ze bestaan al, herhalen zich in het bestand of hebben een probleem. Download de problemen om elke reden te zien.
Mijn grote import is niet gestart. Hij wacht in de wachtrij tot de CRM-worker hem oppakt. Je kunt de pagina verlaten en later Eerdere imports bekijken.
Er is geen icoon Duplicaten samenvoegen. Je hebt CRM-records verwijderen en samenvoegen nodig en een abonnement met samenvoegen.
Deze records kunnen niet worden samengevoegd. Kies tussen 1 en 5 andere personen om samen te voegen met het record dat blijft.
Blijft een probleem bestaan, neem dan contact op met QrX support en noem de bestandsnaam en de status onder Eerdere imports.