Douanegegevens en controles op gevaarlijke stoffen bij zendingen
Verzendt u met UPS naar een land buiten de EU, dan stuurt QrX de douanegegevens van elke orderregel naar UPS voor de handelsfactuur: de HS-code, het land van oorsprong, een omschrijving en de waarde. En elke keer dat QrX een verzendlabel koopt, controleert het eerst uw regels voor gevaarlijke stoffen, zodat een pakket met goederen die de vervoerder niet meeneemt nooit per ongeluk een label krijgt. Op uw eigen UPS-contract met een UPS-overeenkomst voor gevaarlijke stoffen geeft QrX de gevaarlijke stoffen ook aan bij UPS.
Voor wie is dit
Merchants die met UPS buiten de EU verzenden, bijvoorbeeld naar het Verenigd Koninkrijk, Zwitserland, Noorwegen of de Verenigde Staten.
Merchants en magazijnen die artikelen met een klasse gevaarlijke stoffen verkopen, zoals lithiumbatterijen, spuitbussen of brandbare producten.
Douanegegevens voor UPS-zendingen buiten de EU
Bij een UPS-label naar een land buiten de EU zet QrX per orderregel een regel op de handelsfactuur. Zendingen binnen de EU veranderen niet.
HS-code: de HS-code van de orderregel (bijvoorbeeld meegestuurd door uw webshop of via de API). Heeft de regel er geen, dan de HS-code van het gekoppelde voorraadartikel. Heeft het artikel er ook geen, dan uw standaard HS-code (zie hieronder). Is er dan nog steeds geen code, dan gaat de regel zonder code mee en toont de order een waarschuwing. Een ontbrekende HS-code blokkeert het label nooit.
Land van oorsprong: van de orderregel, dan het Land van oorsprong van het voorraadartikel, dan het land van uw afzenderadres.
Omschrijving: de Douaneomschrijving van het voorraadartikel, anders de productnaam, anders de SKU. Lange omschrijvingen worden verdeeld over maximaal 3 regels van 35 tekens.
Waarde: de waarde van de orderregel zoals die op de order staat, in de valuta van de order. Kortingen worden over de regels verdeeld. De verzendkosten worden apart opgegeven als vracht.
Gratis artikelen, zoals een cadeau of een regel met volledige korting, worden ook opgegeven, tegen de kostprijs van het artikel of tegen het kleinste bedrag van de valuta (bijvoorbeeld 0,01). De order toont een waarschuwing met die regels.
UPS neemt maximaal 50 regels per factuur. Een order met meer regels krijgt 49 regels en een laatste regel "Other goods" met de rest.
Hebben samengevoegde orders in één pakket verschillende valuta, dan stuurt QrX één algemene factuurregel in plaats van een regel per artikel, en toont de order een waarschuwing. Controleer de factuur voordat het pakket vertrekt.
De zendingsomschrijving op het label is een korte omschrijving van de goederen in plaats van de betaaltekst.
Er wordt geen Incoterm meegestuurd.
Vul de douanegegevens van uw artikelen in bij Magazijn > Voorraad: open het artikel, kaart Verzendgegevens, velden HS-code (6 tot 12 cijfers, punten en spaties mogen), Land van oorsprong en Douaneomschrijving. Deze velden veranderen nooit de prijs van een order.
Standaard HS-code
De meeste webshops verkopen één soort goederen. Stel één keer een standaard HS-code in op de kaart Douane bij Instellingen > Bedrijfsvoering > Vervoerders (6 tot 10 cijfers, punten en spaties mogen). QrX gebruikt die op UPS-zendingen buiten de EU voor elke regel zonder eigen HS-code. Laat hem leeg als uw goederen te veel verschillen. Elke merchant kan hem instellen, ook zonder magazijnvoorraad. U hebt het recht Verzending beheren nodig om hem te wijzigen.
De geprinte handelsfactuur
Voor routes die een handelsfactuur nodig hebben, wordt de factuur samen met het label geprint als de UPS-instelling Vervoerdersdocumenten met labels afdrukken (Instellingen > Bedrijfsvoering > Vervoerders) aan staat. Hebt u die instelling nooit gewijzigd en is er een printer voor pakbonnen of documenten ingesteld, dan staat hij voor deze routes standaard aan. QrX stuurt de factuur niet elektronisch (geen papierloze factuur), dus het pakket heeft de geprinte factuur nodig.
Douanewaarschuwingen op de order
Ging een regel zonder HS-code naar UPS, dan toont de zendingskaart van de order in Transacties: "Douane: deze regels zijn zonder HS-code naar UPS gestuurd." met de orderregels waar het om gaat. Voeg de HS-code toe aan de orderregel of het voorraadartikel, of stel een standaard HS-code in. De waarschuwing verdwijnt als een later label van de order alle codes heeft. Een vergelijkbare waarschuwing noemt gratis artikelen die tegen een symbolische waarde zijn opgegeven, of meldt dat een pakket met samengevoegde orders in verschillende valuta één algemene factuurregel kreeg.
Controle op gevaarlijke stoffen bij elk label
Uw regels voor gevaarlijke stoffen (Instellingen > Magazijn > Regels gevaarlijke stoffen) bepalen welke klasse gevaarlijke stoffen met welke vervoerder of verzendmethode mee mag. Ook uw eigen klassen van het tabblad Klassen kunt u in regels gebruiken. QrX controleert deze regels elke keer dat het een label koopt, niet alleen op de paktafel:
Een order aanmaken met label (in PortalX of via de API): heeft de order gevaarlijke stoffen die de vervoerder of verzendmethode niet toestaat, dan wordt de order aangemaakt maar het label niet gekocht. PortalX meldt: "De order is aangemaakt, maar het label is niet gekocht: de order bevat gevaarlijke stoffen die de vervoerder of verzendmethode niet toestaat." Via de API heeft het antwoord de foutcode dangerous_goods_not_allowed.
Labels die later worden gekocht en printen vanuit de printwachtrij: het label mislukt om dezelfde reden. De zendingshistorie van de order toont "Het label is niet gekocht: deze bestelling bevat gevaarlijke stoffen die de vervoerder of de verzendmethode niet toestaat." Deze labels worden beoordeeld op de artikelen van de order die in de voorraad zijn geboekt. Een order zonder voorraadartikelen wordt hier niet gecontroleerd, net als op de paktafel.
Op de paktafel: de order wordt geblokkeerd als u hem afrondt, zoals voorheen. Iemand met het recht Inpakken zonder scannen kan op Blokkade opheffen klikken en een notitie schrijven. Die uitzondering geldt voor dezelfde vervoerder en verzendmethode, zodat het label daarna ook via de andere wegen gekocht kan worden.
Om een geblokkeerde order op te lossen, wijzigt u de verzendmethode in een methode die deze goederen meeneemt, of heft u de blokkade op aan de paktafel. Een regel voor één verzendmethode gaat voor de regel voor de hele vervoerder. Een order zonder verzendmethode wordt beoordeeld met de standaardmethode van zijn vervoerder, anders met de regels voor de hele vervoerder. Labels voor eigen bezorging (In-house delivery) worden niet gecontroleerd. Het gaat om de regels van wie de voorraad houdt: uw regels voor uw eigen voorraad, die van de fulfilmentpartner voor voorraad in een partnermagazijn.
Gevaarlijke stoffen en het UPS-contract van QrX
Het UPS-contract van QrX (QrX UPS Payment On Delivery) kan geen gevaarlijke stoffen verzenden. Een order met een artikel dat een klasse gevaarlijke stoffen heeft, krijgt nooit een label op dat contract, voor elke merchant, ook zonder eigen regel voor gevaarlijke stoffen en ook met een opheffing aan de paktafel. PortalX en de zendingshistorie melden: "Deze bestelling bevat gevaarlijke stoffen. Het UPS-contract van QrX kan die niet verzenden: kies een andere verzendmethode." Wijzig de verzendmethode van de order, bijvoorbeeld naar uw eigen UPS-contract met de UPS-overeenkomst voor gevaarlijke stoffen of naar een andere vervoerder, en maak het label daarna opnieuw aan. Kan QrX de order op dat moment niet op gevaarlijke stoffen controleren, dan wordt het label niet gekocht en automatisch opnieuw geprobeerd. Dropship-artikelen worden hier niet gecontroleerd.
Uw eigen UPS-contract: UPS-overeenkomst voor gevaarlijke stoffen
Heeft uw eigen UPS-contract een overeenkomst voor gevaarlijke stoffen met UPS, dan kan QrX gevaarlijke stoffen (bijvoorbeeld lithiumbatterijen) op het label bij UPS aangeven.
Open Instellingen > Bedrijfsvoering > Vervoerders, open uw eigen UPS-account en zet UPS-overeenkomst voor gevaarlijke stoffen aan. Zet dit alleen aan als UPS de overeenkomst voor uw account heeft bevestigd.
Vul de gegevens over gevaarlijke stoffen van elk artikel aan in Magazijn > Voorraad: open het artikel, tabblad Opslag en gevaarlijke stoffen. Vul naast de Klasse gevaarlijke stoffen, het UN-nummer (bijvoorbeeld UN3481), de Officiële vervoersnaam, de Verpakkingsgroep en de Netto hoeveelheid per eenheid ook de UPS-aangifte gevaarlijke stoffen in: Gereguleerd niveau (LR Licht gereguleerd, EQ Uitgezonderde hoeveelheid, LQ Beperkte hoeveelheid of FR Volledig gereguleerd), ADR-klasse (leeg gebruikt de standaardwaarde van de klasse gevaarlijke stoffen), Verpakkingstype en Verpakkingsinstructie (1 tot 4 letters of cijfers, bijvoorbeeld 966 voor lithium-ionbatterijen die met apparatuur zijn verpakt).
Grenzen van de aangifte:
Gevaarlijke stoffen worden alleen aangegeven op UPS Standard binnen de EU (wegvervoer, ADR). Andere UPS-services worden geweigerd: "Gevaarlijke stoffen kunnen bij UPS alleen worden aangegeven op UPS Standard binnen de EU."
Eén artikel met gevaarlijke stoffen per pakket en één pakket per zending: "Dit pakket bevat meer dan één artikel met gevaarlijke stoffen." Verzend elk artikel met gevaarlijke stoffen in een eigen pakket.
Een label wordt geweigerd voordat het UPS bereikt zolang er een waarde ontbreekt die UPS nodig heeft: "De UPS-aangifte gevaarlijke stoffen is onvolledig voor artikel ...". Vul het artikel aan en maak het label daarna opnieuw aan.
Staat de schakelaar uit, dan volgen orders met gevaarlijke stoffen op uw eigen UPS-contract uw regels voor gevaarlijke stoffen zoals voorheen, zonder aangifte bij UPS. Orders zonder gevaarlijke stoffen merken niets van de schakelaar.
Waarschuwingen bij het picken
De geprinte picklijst heeft een kolom gevaarlijke stoffen voor de artikelen en de orders, en bovenaan een waarschuwing als een order erop geblokkeerd is voor zijn vervoerder.
Als u een picklijst aanmaakt, meldt QrX hoeveel orders gevaarlijke stoffen bevatten die hun vervoerder niet meeneemt. Ze worden gepickt, maar de paktafel blokkeert ze totdat de verzendmethode wijzigt of iemand de blokkade opheft.
Picken stopt nooit vanwege gevaarlijke stoffen.
Veelvoorkomende problemen en oplossingen
UPS of de douane vraagt om een HS-code: kijk naar de douanewaarschuwing op de order, voeg de HS-code toe aan het voorraadartikel of stel een standaard HS-code in, en maak het label opnieuw aan.
De handelsfactuur is niet geprint: controleer of er een printer voor pakbonnen of documenten is ingesteld en of Vervoerdersdocumenten met labels afdrukken aan staat bij uw UPS-provider.
Een label is niet gekocht terwijl de order wel is aangemaakt: open de zendingshistorie van de order. Noemt die gevaarlijke stoffen, wijzig dan de verzendmethode of hef de blokkade op aan de paktafel.
"Deze bestelling bevat gevaarlijke stoffen. Het UPS-contract van QrX kan die niet verzenden": kies een andere verzendmethode voor de order. Een opheffing aan de paktafel helpt niet voor dit contract.
"De UPS-aangifte gevaarlijke stoffen is onvolledig voor artikel ...": vul de ontbrekende UPS-waarden van dat voorraadartikel in (tabblad Opslag en gevaarlijke stoffen) en maak het label daarna opnieuw aan.
Een gratis cadeau staat met een kleine waarde op de factuur: de douane wil voor elk artikel een waarde, dus QrX geeft gratis artikelen op tegen kostprijs of tegen het kleinste bedrag.
Wanneer neemt u contact op met ons supportteam
Neem contact op met QrX support als een UPS-zending buiten de EU door de douane wordt vastgehouden terwijl elke regel een HS-code had, als een label wordt geweigerd voor gevaarlijke stoffen die uw regels toestaan (op een ander contract dan het UPS-contract van QrX), als UPS een aangifte weigert terwijl de artikelgegevens compleet zijn, of als er regels ontbreken op een geprinte factuur. Vermeld het ordernummer, het trackingnummer en een screenshot van de waarschuwing.