Voorraad aanzetten in 2 minuten
Met magazijnvoorraad houdt QrX bij wat er op uw schappen ligt. Zodra voorraad aan staat, reserveert elke nieuwe order zijn artikelen op het moment dat de order binnenkomt, en bij het verzenden gaan de stuks uit de voorraad. Dit artikel laat zien hoe u voorraad aanzet, een niveau kiest en uw huidige voorraad uit een bestand laadt. Magazijnvoorraad is onderdeel van QrX WMS.
Voor wie is dit
Webwinkels die vanuit een eigen magazijn of voorraadruimte verzenden en willen zien wat echt verkoopbaar is.
Fulfilmentteams die willen dat orders automatisch voorraad reserveren, vanuit elk verkoopkanaal.
Teamleiders die voorraad, magazijnen en rollen voor het team inrichten.
Voordat u begint
Pilot. Magazijnvoorraad komt eerst beschikbaar voor pilotklanten. Ziet u "Voorraad is nog niet beschikbaar", dan staat het voor uw account nog niet aan. Neem contact op met QrX support als u het wilt gebruiken.
WMS-abonnement. Magazijnvoorraad is onderdeel van de module Magazijn (WMS) in uw QrX-abonnement. Onder Instellingen > Facturering > Plans staat het bij Modules als "Inbegrepen" of met de prijs, samen met het aantal orders deze maand. Ziet u "Je account heeft nog geen WMS-abonnement. Neem contact op met QrX-support om magazijnvoorraad te activeren.", vraag QrX support dan om het te activeren.
Recht. Voor het aanzetten van voorraad heeft u het recht Voorraadinstellingen beheren nodig.
Waar vindt u het
Instellingen > Magazijn > Voorraad: het voorraadniveau, de installatiewizard, modules, import en Koppeling nodig. Niveau en modules staan op het tabblad Niveau en modules; import en Koppeling nodig op het tabblad Magazijnen en tools.
Zodra voorraad aan staat: Magazijn > Voorraad in de zijbalk toont de voorraadlijst.
Kies een niveau
Uit: er wordt geen voorraad bijgehouden. Orders wachten nooit op voorraad. De paktafel blijft gewoon werken.
Eenvoudige voorraad: één voorraadstand per product in één magazijn. Orders reserveren voorraad en worden daaruit verzonden. U ziet nooit locatiecodes, lots of een magazijnkeuze.
Volledig WMS: magazijnen, locaties (vakken) en de modules die u aanzet: Vakken en locaties, Meerdere magazijnen, Inkomende ontvangsten, Overboekingen, Voorraadtellingen, Partijen en vervaldatums en Orders vasthouden en uitstellen. Een module die niet in uw abonnement zit, toont "Niet in je abonnement".
Twijfelt u, begin dan met Eenvoudige voorraad. U kunt op elk moment overstappen naar Volledig WMS. Producten kunnen nog steeds op onbeperkte voorraad staan: die reserveren nooit en wachten nooit op voorraad.
Stap voor stap voorraad instellen
Zolang voorraad uit staat, toont Instellingen > Magazijn > Voorraad de wizard Voorraad instellen. Het zijn een paar korte stappen en u kunt alles later nog wijzigen.
Niveau: kies Eenvoudige voorraad of Volledig WMS.
Magazijn (alleen Volledig WMS): geef uw eerste magazijn een naam (standaard "Hoofdmagazijn") en kies de tijdzone. De tijdzone bepaalt de dag voor het magazijndashboard en voor vervaldatums.
Open orders: QrX toont hoeveel orders nu openstaan (open orders, open orderregels, regels met een voorraadartikel, regels die gekoppeld moeten worden, regels zonder genoeg voorraad en de oudste open order). Kies:
Open orders reserveren: open orders reserveren direct voorraad. Orders zonder genoeg voorraad gaan in backorder.
Alleen nieuwe orders: open orders worden verzonden zoals voorheen. Orders die vanaf nu worden aangemaakt reserveren voorraad.
Het reserveren van bestaande open orders zet QrX aan voor pilotaccounts. Is het voor u niet beschikbaar, dan meldt de wizard dat en blijft "Alleen nieuwe orders" gekozen. Klik op Voorraad aanzetten. Voorraad staat nu aan.
Voorraad: laad wat er nu op de schappen ligt. Een CSV-bestand importeren gaat het snelst (zie hieronder); u kunt ook voorraadartikelen een voor een aanmaken.
Rollen: klik op Rollen Magazijnmedewerker en Magazijnleider aanmaken. Een magazijnmedewerker kan voorraad bekijken, ontvangen, corrigeren en tellen, en inpakken. Een magazijnleider kan daarnaast voorraad overboeken, tellingen goedkeuren, de voorraadhistorie exporteren en de voorraadinstellingen wijzigen. Voor het aanmaken van rollen is het recht Manage Roles nodig. Geef de rollen aan uw team in Instellingen > Team & Access > Users.
Klik op Afronden. Tot u hem verbergt, toont de checklist Aan de slag op de voorraadinstellingen wat nog moet gebeuren: uw magazijn inrichten, voorraadartikelen toevoegen, uw huidige voorraad laden, labels printen, en de eerste order die voorraad reserveert (dat gebeurt vanzelf bij de volgende order).
Uw voorraad uit een bestand importeren
Open Instellingen > Magazijn > Voorraad, ga naar het tabblad Magazijnen en tools en kies Voorraad importeren, of gebruik de importknop op de voorraadlijst.
Klik op Sjabloon downloaden. Het bestand heeft een kopregel en gebruikt een komma of een puntkomma. Bij Eenvoudige voorraad zijn de kolommen sku, name, ean, barcodes en qty. Bij Volledig WMS met vakken komen daar warehouse, location, zone, aisle en role bij. sku en qty zijn verplicht; qty is een geheel getal van 0 of meer. Zet meerdere extra barcodes in één cel, gescheiden door |.
Kies uw opties:
Ontbrekende voorraadartikelen aanmaken: een SKU die nog niet bestaat wordt een nieuw voorraadartikel met de naam uit het bestand.
Ontbrekende locaties aanmaken (Volledig WMS met vakken): een onbekende locatiecode wordt een nieuw vak, met de zone, het gangpad, de rol en de capaciteit uit de eerste regel. Zo richt u met één bestand tegelijk uw vakken en uw voorraad in.
Klik op CSV-bestand kiezen en daarna op Bestand controleren. Het voorbeeld toont de regels, geldige regels, nieuwe voorraadartikelen, nieuwe locaties, nieuwe barcodes en stuks per magazijn, plus een tabel met foute regels. Er is nog niets geboekt.
Herstel foute regels in uw bestand en controleer het opnieuw. Is het bestand in orde, klik dan op Import toepassen. De stuks worden geboekt als beginvoorraad.
Met Volledig WMS en vakken kunt u ook alleen uw vakken importeren: zet Wat wil je importeren op Locaties. Vakken worden aangemaakt of bijgewerkt en er wordt geen voorraad geboekt.
Ongedaan maken. De kaart Laatste import toont uw laatste voorraadimport. Met Import ongedaan maken draait u die binnen 24 uur terug, zolang er sindsdien geen voorraad van die artikelen is bewogen. Alleen de voorraad wordt teruggedraaid: voorraadartikelen, locaties en barcodes die de import heeft aangemaakt blijven bestaan.
Uw winkelproducten koppelen
Een voorraadartikel is het fysieke product op uw schap, met een eigen SKU. Uw winkelproducten (QrX-producten, productopties en Shopify-producten) worden aan een voorraadartikel gekoppeld, zodat één voorraadartikel meerdere kanalen kan bedienen. QrX koppelt op SKU. Orderregels die QrX niet kan koppelen verschijnen bij Koppeling nodig op het tabblad Magazijnen en tools van de voorraadinstellingen. U kunt een product ook zelf koppelen op het tabblad Voorraad met Voorraadartikel koppelen of aanmaken. Zie het artikel "Voorraad, reserveringen en backorders".
Een product dat in de QrX-app is gepubliceerd wordt als heel product gekoppeld; de opties ervan kunnen geen eigen voorraadartikel hebben. Gebruik aparte producten voor varianten die eigen voorraad nodig hebben. Wilt u een product niet meer bijhouden, gebruik dan Voorraadkoppeling verwijderen op het tabblad Voorraad. Zie "Voorraad, reserveringen en backorders".
Het niveau later wijzigen
U wijzigt het niveau en de modules op het tabblad Niveau en modules van Instellingen > Magazijn > Voorraad.
Van Eenvoudige voorraad naar Volledig WMS: op elk moment, voor de modules in uw abonnement.
Van Volledig WMS naar Eenvoudige voorraad: met één magazijn vraagt QrX om bevestiging en schakelt over. Met meer dan één magazijn voegt de wizard Overschakelen naar Eenvoudige voorraad uw voorraad eerst samen in één magazijn.
Naar Uit: houdt geen open order voorraad vast, dan vraagt QrX om bevestiging. Het venster meldt "Producten die aan een voorraadartikel zijn gekoppeld, krijgen het aantal terug dat ze vóór de koppeling hadden." en Lijst bekijken toont ze. Houden open orders nog voorraad vast, dan opent de wizard Voorraad uitzetten.
Eén niveauwijziging tegelijk. Is een wijziging gestart en niet afgerond, dan toont de pagina met voorraadinstellingen een melding met Doorgaan: rond die af voordat u iets anders wijzigt. Een wijziging die in een andere browser is gestart, zet u daar voort.
De pagina met voorraadinstellingen toont de datum waarop voorraad is aangezet. Orders die voor die datum zijn verzonden worden nooit meegeteld. Uw voorraadhistorie blijft altijd bewaard.
Voorraad uitzetten
De wizard Voorraad uitzetten heeft vier stappen: Wat er verandert, Eerst te doen, Producten, Bevestigen. Er verandert niets totdat u bevestigt.
Wat er verandert: Open reserveringen die worden vrijgegeven, Orders die niet meer op voorraad wachten, Productkoppelingen die worden gepauzeerd, Producten die hun oude aantal terugkrijgen, Producten die hun huidige aantal houden. Een getal boven de 1.000 wordt getoond als 1.000+.
Eerst te doen: wat eerst moet zijn afgerond, elk met een knop die het scherm opent waar u het oplost. Klik daarna op Opnieuw controleren.
Producten: elk product dat aan een voorraadartikel is gekoppeld, met de kolommen Product, Kanaal, Voorraadartikel, Oud aantal, Huidig aantal, Aantal daarna, Wat er gebeurt. De uitkomst is Oud aantal terug of Aantal blijft. "Geen aantal opgeslagen" betekent dat het product het aantal houdt dat het nu toont.
Bevestigen: klik op Voorraad uitzetten en houd het venster open totdat het klaar is.
Eerst te doen:
Open picklijsten
Overboekingen die niet zijn afgerond
Lopende voorraadtellingen
Er wordt een bestelling in de appstore geplaatst: een shopper plaatst op dit moment een order voor een gekoppeld product. Wacht een minuut en klik dan op Opnieuw controleren.
Wat er gebeurt wanneer u bevestigt:
Reserveringen. Voorraad wordt niet meer bijgehouden. De open reserveringen worden vrijgegeven; de orders zelf blijven bestaan en worden verzonden zoals voordat voorraad aan stond.
Koppelingen. De koppelingen tussen uw producten en voorraadartikelen worden gepauzeerd, niet verwijderd. Zet u voorraad weer aan, dan komen de koppelingen terug en volgen de winkelaantallen weer de voorraad.
Winkelaantal. Een gekoppeld product krijgt het aantal terug dat het voor de koppeling had, met de instelling voor onbeperkte voorraad. Een product zonder opgeslagen aantal, een koppeling op een optie en een product dat aan een dropshipartikel is gekoppeld houden het aantal dat ze nu tonen.
Het resultaat. Het laatste scherm toont Productkoppelingen gepauzeerd, Producten met hun oude aantal terug, Producten die hun aantal hebben gehouden, Orders waarvan de reserveringen worden vrijgegeven. Het toont ook de producten die op dat moment in een order zaten en daarom hun aantal hielden, met de reden "Er werd een bestelling geplaatst".
Vanaf dan is het aantal op deze producten weer van u: u wijzigt het in de producteditor, met de bulkacties of via de API.
Van Volledig WMS naar Eenvoudige voorraad
Eenvoudige voorraad gebruikt één magazijn. De wizard Overschakelen naar Eenvoudige voorraad heeft vier stappen: Magazijn, Wat er verhuist, Eerst te doen, Bevestigen.
Magazijn: kies het Magazijn dat je behoudt. Alles in de andere magazijnen verhuist daarheen: alle voorraad gaat naar de hoofdlocatie van dit magazijn, geblokkeerde voorraad gaat naar de quarantaine ervan, en de andere magazijnen worden uitgezet.
Wat er verhuist: wat elk magazijn nu bevat, met de kolommen Artikelen, Stuks op voorraad, Geblokkeerde stuks, Regels die verhuizen, Wat er gebeurt. Een magazijn toont Blijft of Samengevoegd, uitgezet. U ziet ook hoeveel orders opnieuw worden gereserveerd en welke modules uitgaan. Elke Shopify-locatie die is gekoppeld aan een magazijn dat wordt samengevoegd, staat in de lijst: kies Koppel aan het magazijn dat u behoudt (de locatie toont dan de voorraad van dat magazijn) of Ontkoppelen (de locatie is niet meer gekoppeld en de voorraadsync ervan gaat uit). Shopify-voorraadsync werkt alleen bij Volledig WMS.
Eerst te doen: zie de lijst hieronder. Los elk punt op en klik dan op Opnieuw controleren.
Bevestigen: klik op Samenvoegen en overschakelen naar Eenvoudige voorraad. Dit kan niet ongedaan worden gemaakt. Houd het venster open; bij veel voorraad duurt het even en de wizard toont de voortgang.
Eerst te doen:
Open picklijsten: rond picklijsten die wachten of worden gepickt af, of annuleer ze.
Orders die worden gepickt: voorraad die aan een order is toegewezen of al is gepickt. Verzend deze orders of geef ze eerst vrij.
Open inpaksessies: er wordt een order ingepakt aan de paktafel. Rond deze paksessies af of breek ze af.
Overboekingen die niet zijn afgerond: ontvang, voltooi of annuleer overboekingen die niet zijn afgerond.
Lopende voorraadtellingen: voltooi of annuleer tellingen die open staan, worden geteld of op goedkeuring wachten.
Open ontvangsten: voltooi of annuleer leveringen die zijn aangemeld of worden ontvangen.
Open inkooporders: ontvang, sluit of annuleer open inkooporders.
Containers met voorraad: verplaats de voorraad eerst naar een locatie, zodat de container leeg is.
Retouren die onderweg terug zijn: ontvang of sluit retouren die in een magazijn terug worden verwacht.
Negatieve voorraad: corrigeer die met een telling of een correctie.
Shopify-winkels gekoppeld aan meer dan één magazijn: een Shopify-winkel heeft locaties op meer dan één van uw magazijnen. Houd eerst één locatie per winkel in Shopify-voorraadsync; daarna kiest u in de wizard wat ermee gebeurt.
Wat er gebeurt wanneer u bevestigt:
Open orders die voorraad in een ander magazijn hadden gereserveerd worden vrijgegeven en reserveren opnieuw in het magazijn dat u behoudt.
Alle modules gaan uit. Hun gegevens, zoals lots, houdbaarheidsdatums, serienummers, componentlijsten van kits en telplannen, blijven bewaard en worden bij Eenvoudige voorraad niet getoond. Uw voorraadhistorie blijft bewaard.
Voorraad die u voor een andere merchant bewaart houdt haar eigenaar. Waarschuwingen bij lage voorraad die één samengevoegd magazijn tellen gaan uit; waarschuwingen voor alle magazijnen samen blijven werken.
Terwijl het samenvoegen loopt, worden nieuwe tellingen, overboekingen, ontvangsten, vooraanmeldingen en inkooporders voor de magazijnen die worden samengevoegd geweigerd. Het magazijn dat u behoudt blijft bruikbaar.
Stopt de overschakeling halverwege, dan gaat er niets verloren: de voorraad die al is verhuisd staat met de volledige historie in het magazijn dat u behoudt, en uw niveau is nog Volledig WMS. De voorraadinstellingen tonen wie de overschakeling startte, wanneer en hoeveel voorraadregels zijn verhuisd. Iedereen die de voorraadinstellingen beheert, kan ermee verder: Doorgaan gaat verder waar het stopte, en Overschakeling annuleren stopt het nadat u hebt bevestigd. Na het annuleren blijft uw niveau Volledig WMS, blijven alle magazijnen in gebruik, en gaan orderroutering, Shopify-locaties en regels voor lage voorraad terug naar hoe ze waren. Zodra de overschakeling wordt afgerond, kan ze niet meer worden geannuleerd: zet haar dan voort tot het einde.
Er loopt steeds maar één wijziging van het voorraadniveau tegelijk. Tijdens de overschakeling kan geen magazijn worden verwijderd en kan een Shopify-locatie niet worden gekoppeld aan een magazijn dat wordt samengevoegd.
Rechten
Voorraadinstellingen beheren: voorraad aanzetten, niveau en modules wijzigen, importeren en imports terugdraaien, voorraadartikelen en Koppeling nodig beheren.
Voorraad bekijken: de voorraadschermen en de voorraadinstellingen bekijken (alleen lezen).
Manage Roles: nodig voor de stap Rollen in de wizard.
Rechten stelt u per rol in via Instellingen > Team & Access > Roles & Permissions. Zie het artikel "Teamleden, rollen en partnertoegang".
Limieten
Een importbestand heeft maximaal 5.000 regels en 5 MB. Splits grotere bestanden.
Ongedaan maken kan 24 uur lang en alleen zolang er geen voorraad van de geïmporteerde artikelen is bewogen.
Het reserveren van bestaande open orders bij het aanzetten zet QrX per pilotaccount aan.
Veelgestelde vragen
Worden orders geblokkeerd als een product niet op voorraad is?
Nee. QrX blokkeert nooit een order vanwege voorraad. Regels zonder genoeg voorraad gaan in backorder en worden automatisch aangevuld zodra er voorraad binnenkomt.
Wat gebeurt er met orders die al openstonden toen ik voorraad aanzette?
Dat hangt af van uw keuze in de wizard. Met "Alleen nieuwe orders" worden ze verzonden zoals voorheen en nooit van de voorraad afgeboekt. Met "Open orders reserveren" reserveren ze direct voorraad.
Kan ik een import terugdraaien?
Ja, binnen 24 uur met Import ongedaan maken op de kaart Laatste import, zolang er sindsdien geen voorraad van die artikelen is bewogen.
Kunnen sommige producten onbeperkt blijven?
Ja. Producten met onbeperkte voorraad worden niet bijgehouden: hun orders reserveren nooit en wachten nooit op voorraad.
Wat kost magazijnvoorraad?
Het is onderdeel van de module Magazijn (WMS) in uw QrX-abonnement. Uw abonnementspagina (Instellingen > Facturering > Plans) toont of het inbegrepen is en hoeveel orders u deze maand gebruikt.
Wanneer neemt u contact op met ons supportteam
Neem contact op met QrX support als u magazijnvoorraad of een WMS-abonnement wilt laten aanzetten, als bestaande open orders voorraad moeten reserveren, als een import blijft mislukken terwijl het voorbeeld geen fouten toont, of als u een niveau terug wilt terwijl orders nog voorraad vasthouden. Stuur een schermafbeelding van de melding mee en bij imports het gebruikte bestand.