Mijn supportmail komt niet aan in het Message Centre: wat u kunt controleren
U stuurt uw supportadres door naar QrX, maar e-mails van klanten verschijnen niet als gesprekken in het Message Centre. Loop deze checklist op volgorde door. De meeste problemen worden bij een van deze stappen opgelost.
1. Support zonder bestelling is ingeschakeld voor het kanaal
Support zonder bestelling wordt per verkoopkanaal door QrX ingeschakeld. Vraag QrX-support om het voor uw kanaal in te schakelen. Pas daarna krijgt het kanaal een QrX-adres in Settings > Message Centre > Support > Email. Staat uw kanaal daar niet, los dan eerst deze stap op.
2. Er bestaat een supportteam
Nieuwe gesprekken worden gerouteerd naar het standaardteam (Support > Setup > Default team) of naar het team dat op het kanaal is ingesteld.
Nieuwe accounts krijgen automatisch een team met de naam "Support".
Oudere accounts moeten mogelijk zelf een team aanmaken in Message Centre > Groups (groepen) en dat als standaardteam instellen.
Zonder team openen nieuwe gesprekken als Unassigned (niet toegewezen). Supportmanagers zien ze nog steeds, maar andere teamleden mogelijk niet.
3. Uw supportadres stuurt door naar het QrX-adres
Google Workspace (groep):
Access type (toegangstype) staat op Custom (aangepast).
External (extern) is aangevinkt in de rij Who can post (wie kan posten).
Allow admins to add external members (beheerders mogen externe leden toevoegen) is aangevinkt.
Het QrX-adres is als lid toegevoegd. Controleer of het echt onder Members (leden) staat.
Microsoft 365:
Doorsturen op de mailbox, of een regel voor de e-mailstroom die het bericht omleidt naar het QrX-adres, is actief.
Uw uitgaande antispambeleid staat automatisch doorsturen toe. Anders blokkeert Microsoft 365 de doorgestuurde e-mails.
Zie "Uw supportmailadres instellen (doorsturen, Google Workspace, Microsoft 365)" voor alle stappen.
4. Test vanaf een extern adres
Verstuur uw test vanaf een adres buiten uw organisatie, bijvoorbeeld een persoonlijk Gmail-adres. Deze testmails worden bewust genegeerd, als bescherming tegen lussen:
E-mail vanaf uw eigen domein dat aan QrX is gekoppeld.
E-mail vanaf een qr-x-adres.
E-mail die vanaf uw eigen supportadres naar datzelfde adres is verstuurd.
5. Automatische e-mails worden genegeerd
Afwezigheidsberichten, onbestelbare berichten en berichten die als automatisch zijn gemarkeerd openen nooit een gesprek. Dat is zo bedoeld.
6. Controleer Held email
Open Message Centre > Held email (tegengehouden e-mail). Deze e-mails wachten daar op uw beoordeling in plaats van een gesprek te openen:
E-mails van afzenders die niet door de SPF- of DKIM-controle komen.
Spam.
Afzenders boven de limiet: maximaal 5 nieuwe gesprekken per afzender per uur en 60 per verkoopkanaal per uur.
Klik bij een e-mail op Release (vrijgeven) om het gesprek aan te maken.
7. Het adres is niet opnieuw gegenereerd
Na Regenerate (opnieuw genereren) werkt alleen het nieuwe QrX-adres. Het oude stopt direct. Hebt u opnieuw gegenereerd, pas dan uw doorsturing aan naar het nieuwe adres.
8. Gebruik de doorstuurtest
Ga naar Support > Email, open de instelling voor het eigen domein, ga naar de stap Forwarding (doorsturen) en klik op Send test email (testmail versturen). Als doorsturen werkt, wordt de stap binnen ongeveer een minuut Verified (geverifieerd).
9. Antwoorden komen niet aan bij de klant of belanden in spam
Zolang uw eigen domein niet is geverifieerd, komen antwoorden van QrX van "<afzendernaam> via QrX" <[email protected]>. Vraag de klant om de spammap te controleren en stel uw eigen domein in zoals beschreven in "Antwoorden versturen vanaf uw eigen domein zonder in spam te belanden (DNS, SPF, DKIM, DMARC)".
Werkt het nog steeds niet?
Als alle stappen hierboven kloppen en e-mail nog steeds niet aankomt, neem dan contact op met QrX-support en vermeld:
Het afzenderadres van de testmail.
De datum en tijd waarop u deze hebt verstuurd.
Het verkoopkanaal waarvoor de mail bedoeld was.