Teamleden, rollen en partnertoegang
Geef collega's een eigen PortalX-login met precies de rechten die ze nodig hebben, en geef partnerorganisaties (zoals een vervoerder of wederverkoper) gecontroleerde toegang tot uw bestellingen.
Gebruikers
Ga naar Settings > Team & Access > Users (recht Manage Users). Tabbladen: All, Active en Locked, met een zoekveld.
Klik op New User (nieuwe gebruiker).
Vul voornaam, achternaam, e-mailadres, telefoonnummer met landcode en minimaal één rol in.
Stel optioneel een Portal PIN in (2 letters en 3 cijfers, bijvoorbeeld AB123). Als u dit leeg laat, wordt er een gegenereerd.
Laat Send account invitation (accountuitnodiging versturen) aan staan. De nieuwe gebruiker ontvangt een welkomstmail met een eenmalige link om een wachtwoord te kiezen (24 uur geldig) en de eigen Portal PIN.
Zolang de uitnodiging openstaat, is de status "Waiting for password setup". Gebruik zo nodig Resend invitation (uitnodiging opnieuw versturen); wacht een minuut tussen het versturen.
Om iemand te blokkeren, zet u Lock out user aan. Die persoon ziet dan bij het inloggen "Your account is locked. Please contact support or your company administrator.".
De kaart PIN Lock Timeout op deze pagina bepaalt na hoeveel minuten inactiviteit PortalX voor uw hele bedrijf wordt vergrendeld (0 schakelt dit uit, maximaal 1440).
Rollen en rechten
Ga naar Settings > Team & Access > Roles & Permissions (recht Manage Roles). Klik op New Role, geef de rol een naam en vink rechten aan in de matrix, gegroepeerd per onderdeel. Gebruik zoeken en filters, en daarna Review changes (wijzigingen controleren) vóór het opslaan. Een rol verwijderen haalt deze weg bij elke gebruiker die de rol heeft. De ingebouwde rol Administrator heeft vergrendelde kernrechten.
De onderdelen van rechten omvatten portaaltoegang en dashboard, transacties (bekijken, aanmaken, labels, annuleren, als verzonden markeren, werklabels, de pincode op de betaalpagina overslaan), producten, gebruikers en rollen, facturering (bekijken, beheren, exporteren), retouren, kanalen, partnertoegang, verzending, regels, sjablonen, printen, Track & Trace, e-mail- en sms-verzending, ontwikkelaarstools, het Message Centre, de paktafel (de paktafel gebruiken, inpakken zonder scannen), magazijnvoorraad (bekijken, ontvangen, aanpassen, overboeken, tellen, tellingen goedkeuren, voorraadinstellingen, historie exporteren) en het magazijndashboard. Rechten voor het Message Centre moeten altijd expliciet worden toegekend, ook aan beheerders.
Voor samenwerken in het magazijn zijn er drie rechten: Teamtaken en opmerkingen bekijken, Teamopmerkingen schrijven en Teamtaken beheren. Rollen die al met de paktafel of met voorraad werken, krijgen de eerste twee vanzelf, en teamleiderrollen krijgen ook het derde. Zie "Teamtaken, opmerkingen en vermeldingen in het magazijn".
Partnertoegang
Ga naar Settings > Business > Partner Access (recht Manage Partner Access). Tabbladen: Given (toegang die u hebt gegeven) en Received (toegang die anderen u hebben gegeven).
Klik op Add Grant (toegang toevoegen).
Kies een van uw kanalen.
Voer het e-mailadres van de partner in. Dit moet bij een bestaande QrX-gebruiker horen, anders ziet u "No QrX user found for that email".
Kies een reikwijdte en optioneel een reden.
Carrier operations: transacties lezen, als verzonden of geannuleerd markeren, operationele notities toevoegen. Geen dashboard.
Payment provider support: alleen lezen. Geen dashboard.
Read-only support: geen bedragen, geen persoonsgegevens, geen wijzigingen.
Reseller operations: volledig lezen, operationele wijzigingen en een gedeeld kanaaldashboard.
Fulfilmentpartner: een fulfilmentbedrijf dat uw orders vanuit zijn eigen magazijn pickt, verpakt en verzendt. Het ziet de orderregels, verzendmethode en tracking, ziet of een order betaald, onbetaald of geannuleerd is, ziet uw producten en hun prijzen in zijn Catalogus om ze aan zijn voorraad te koppelen, print labels en markeert orders als verzonden. Het kan altijd met u chatten over een order. Standaard ziet het geen orderbedragen of contactgegevens van consumenten. Onder Extra rechten in Partnertoegang bewerken kunt u het contactgegevens van de consument en orderwaarden laten zien, klantenservice voor u laten doen of uw retouren laten afhandelen. Op een gedeeld kanaal beheert de partner de voorraad, dus die aantallen kunt u zelf niet wijzigen. Zie "Fulfilmentpartners en overstappen naar een andere partner" en "Rechten van een fulfilmentpartner (extra rechten per partner)".
Gebruik het potloodicoon om de reikwijdte of einddatum te wijzigen, of het prullenbakicoon om de toegang direct te beëindigen. Partners kunnen uw transacties nooit terugbetalen.
Een kanaal heeft hoogstens een fulfilmentpartner. Een tweede partner fulfilmenttoegang tot hetzelfde kanaal geven wordt geweigerd met de naam van de partner die de toegang heeft; gebruik Partner wisselen op de rij van de partner om naar een andere partner te gaan.
Fulfilmentpartners: welk vervoerderscontract het label koopt
Een fulfilmentpartner opent Fulfilment settings bij een ontvangen toegang (Settings > Business > Partner Access > Received) en kiest wie de verzendlabels koopt die hij voor die merchant print:
Vervoerderscontract van de merchant: labels gebruiken de eigen verzendmethoden en het contract van de merchant, precies alsof de merchant ze zelf print. De merchant wordt zoals gewoonlijk gefactureerd.
Ons eigen vervoerderscontract: labels worden gekocht op de eigen verzendmethode van de partner. Dat kan een methode op het eigen UPS-, PostNL- of Packs-contract van de partner zijn, of een methode op het QrX-contract (in de lijst gemarkeerd met QrX-contract). De merchant betaalt nooit voor deze labels.
Labels op een methode van het QrX-contract worden door QrX gefactureerd aan de fulfilmentpartner, tegen de eigen QrX-verzendprijs van de partner voor die route en dat gewicht (dezelfde prijs die hij voor zijn eigen bestellingen betaalt, plus brandstof- of woonadrestoeslag als zijn tarief die niet bevat). Ze staan op de verbruiksfactuur van de partner als Partnerlabels (QrX-contract), één regel per merchant. Labels op het eigen vervoerderscontract van de partner betaalt de partner aan de vervoerder; QrX rekent daarvoor niets per label.
Elke bestelling krijgt automatisch een label met de methode van de partner met dezelfde vervoerder en service, of met de methode die de inpakker kiest bij Verzenden met op de paktafel, wat ook een andere methode van de partner kan zijn. Een testbestelling kan alleen een testmethode gebruiken, een live bestelling alleen een live methode. Heeft de partner geen QrX-prijs voor een bestelling op zijn methode van het QrX-contract, dan wordt het printen geweigerd met "geen QrX-prijs", zodat er nooit een label wordt gekocht dat niet gefactureerd kan worden. Vraag QrX-support om de verzendprijzen van de partner in te stellen. Zegt de lijst dat u nog geen verzendmethode heeft, voeg dan eerst een UPS-, PostNL- of Packs-methode toe onder Settings > Shipping methods.
Activiteitenlog
Elke belangrijke actie wordt vastgelegd in het Activity Log; zie "Activiteitenlog, meldingen en hulp in PortalX".
Wanneer neemt u contact op met ons supportteam
Neem contact op met QrX-support als de uitnodigingsmail van een collega na opnieuw versturen nooit aankomt, als u de laatste beheerder hebt geblokkeerd, of als een partner bestellingen die u hebt gedeeld niet kan zien.