Facturering, abonnementen en facturen
Dit artikel legt uit hoe QrX webwinkels factureert: abonnementen, facturen, herinneringen en hoe u betaalt. Het gaat over uw eigen QrX-kosten, niet over betalingen van uw klanten.
Waar vindt u het
Ga naar Settings > Billing ("Invoices, payments and your plan"). Tabbladen: Overview, Invoices en Plans. Voor bekijken is het recht View Billing nodig, voor betalen Manage Billing en voor exporteren Export Billing.
Abonnementen en producten
Elk nieuw account start op het Free-abonnement. Bij de aanmelding kiest u geen abonnement: zodra uw account is goedgekeurd, kiest u zelf abonnementen onder Settings > Billing > Plans. De Overview toont hoeveel transacties met betaling bij levering deze maand in uw abonnement zijn inbegrepen en waarschuwt wanneer u daarboven uitkomt.
Het tabblad Plans heeft één sectie per QrX-product:
Shipping platform: een abonnement per verkoopkanaal (elk kanaal kan een apart bedrijf zijn met eigen facturen). De abonnementen zijn Free (EUR 0), Lite (EUR 19 per maand of EUR 190 per jaar), Growth (EUR 50 per maand of EUR 500 per jaar), Premium (EUR 89 per maand of EUR 890 per jaar) en Enterprise (neem contact op met QrX). De tabel toont per kanaal het abonnement, de prijs, de factuurcyclus, de volgende factuurdatum en het gebruik (labels per maand, labels op uw eigen vervoerderscontract, betalingen bij levering).
Returns, Message Centre en Warehouse (WMS): één abonnement voor uw hele account, gefactureerd aan het kanaal dat onder Invoiced to staat. Gebruiksmeters tonen bijvoorbeeld "12 of 250 returns". Een product dat "Not active" is, voegt u toe met Add, of, wanneer er nog geen abonnement gekozen kan worden, door contact op te nemen met QrX.
Elk product heeft Compare plans met een schakelaar Monthly / Annual (jaarlijkse facturering bespaart tot ongeveer 17%). De limieten voor het hele account (producten, gebruikers, kanalen, integraties en verzendregels) komen van uw hoogste Shipping platform-abonnement. Alle openbare prijzen staan ook op qrx.eu/pricing.
Abonnementen die u vóór de registratie koos
U kunt abonnementen kiezen op de prijzenpagina van QrX (qrx.eu/pricing) voordat u een account aanmaakt. Kiest u een betaald abonnement, dan verandert de knop in Get started en gaat uw keuze mee naar het registratieformulier, waar de laatste stap de gekozen abonnementen toont.
Elk nieuw account begint nog steeds op het Free-abonnement en bij de registratie wordt niets in rekening gebracht. Nadat uw account is goedgekeurd, opent u Settings, dan Billing, dan het tabblad Plans. De kaart Plans you picked on our pricing page toont elk abonnement met Annual- of Monthly-facturering. Klik op Review om de abonnementswijziging te openen met dat abonnement al geselecteerd, controleer de prijs en bevestig. U kunt de kaart verbergen met de X als u zich bedenkt.
Een abonnement wijzigen
Ga naar Settings > Billing > Plans en klik op Upgrade, Downgrade of Add op een abonnementskaart. Kies voor het Shipping platform het kanaal in het dialoogvenster.
Het dialoogvenster toont wat er verandert: wanneer de wijziging ingaat, aan welk kanaal wordt gefactureerd, wat u vandaag betaalt, de prijs per maand of jaar na de wijziging, de functies die u krijgt of verliest en elke limiet waar u al boven zit.
Klik op Confirm change.
Upgrades en nieuwe producten gaan direct in. U krijgt één factuur van het type Plan change voor de rest van de huidige factuurperiode (naar rato: het prijsverschil maal het deel van de periode dat nog over is). Bedragen onder EUR 0.50 worden niet apart gefactureerd; ze worden aan uw volgende abonnementsfactuur toegevoegd. Vanaf de volgende periode staat de nieuwe prijs op uw normale abonnementsfactuur.
Downgrades en opzeggingen gaan in op uw volgende factuurdatum. Er wordt niets terugbetaald voor de huidige periode. De geplande wijziging wordt met de datum bij het product getoond; klik daarop op Cancel om uw huidige abonnement te behouden. Per product kan er één wijziging tegelijk gepland zijn.
Wisselen tussen maandelijkse en jaarlijkse facturering (het wisselpictogram bij een kanaal van het Shipping platform) gaat in op de volgende factuurdatum, zonder naar rato berekende factuur. Producten die door dat kanaal worden betaald, volgen dezelfde cyclus.
Agentplaatsen (Message Centre): gebruik Wijziging bekijken op een abonnement waarbij extra agents te koop zijn. Extra plaatsen worden naar rato berekend en gaan direct in; minder plaatsen gaan in op de volgende factuurdatum.
Bij een downgrade wordt niets verwijderd. Als u boven een limiet van het nieuwe abonnement zit, blijft alles wat u al hebt bestaan; het dialoogvenster toont vóór uw bevestiging boven welke limieten u zit. Boven een limiet kunt u van dat onderdeel niets meer toevoegen totdat u weer onder de limiet zit of upgradet. Zie "Abonnementslimieten en gebruik".
Alle wijzigingen staan onder Plan change history met de datum, de wijziging, wanneer die ingaat, de status en het factuurnummer. Wijzigingen die QrX voor u doorvoert (bijvoorbeeld na een contractafspraak) staan daar ook; zo'n wijziging vervangt een downgrade of opzegging die u had gepland.
Voor elke wijziging, geplande wijziging en opzegging krijgt u een melding in PortalX en een e-mail naar de factuurcontactpersonen van het betalende kanaal.
U hebt het recht Manage Billing nodig om abonnementen te wijzigen; met View Billing ziet u alles maar kunt u niets wijzigen. Abonnementen die in een contract zijn afgesproken (maatwerkprijzen, Enterprise) worden via QrX gewijzigd. Met een Enterprise-overeenkomst kan QrX elk product dat u gebruikt (Shipping platform per kanaal, Returns, Warehouse (WMS) en Message Centre) op Enterprise (unlimited) zetten: geen limieten, een vaste prijs per product die met u is afgesproken (die ook gratis kan zijn) en optioneel een vast bedrag per label op uw eigen vervoerderscontract. Deze abonnementen worden getoond als Contract managed; neem contact op met QrX om ze te wijzigen. Een abonnementswijziging met een betaling is niet mogelijk zolang de facturering voor het kanaal is aangehouden of zolang een factuur achterstallig is; betaal eerst de achterstallige factuur. Het betalende kanaal moet volledige factuurgegevens hebben.
Overzicht
Kaarten voor Balance (saldo, met Pay all), Forecast excluding VAT (prognose exclusief btw), Next billing date (volgende factuurdatum) en Plan.
Openstaande facturen per bedrijf of kanaal met een knop Pay. "Nothing due right now. You are all settled." betekent dat er niets openstaat.
Recente factureringsactiviteit en de volgende factuur.
Facturen
Statustabbladen: All statuses, Unpaid, Paid, Overdue en Settled.
Filters: factuurnummer, datumbereik, type (Plan, Shipping charges, Usage & corrections, Plan change), bedrijf, en live of test. Testfacturen hebben een badge TEST.
Factuurdetails: Download PDF (de downloadlink is 15 minuten geldig), View all orders (opent Transactions gefilterd op het factuurnummer), de regels, btw en totalen, en een tijdlijn.
Facturen kunnen abonnementskosten bevatten, verzendkosten inclusief regels voor brandstoftoeslag, sms'jes die u hebt ingeschakeld, en een vergoeding voor alleen betaling voor betaallinks of QR-codes zonder pakket wanneer uw overeenkomst die bevat.
Een factuur betalen
Open de factuur en klik op Pay, of gebruik Pay all om alle openstaande facturen in één betaling te voldoen.
Er opent een beveiligde Stripe-betaalpagina in een nieuw tabblad. De minimale online betaling is EUR 0.50.
Of betaal per bankoverschrijving naar de IBAN op de factuur-PDF, met het factuurnummer als kenmerk.
Betaalde facturen tonen een badge PAID / SETTLED op de PDF. Als u "Live payments are not enabled yet" of "No payment link available for this invoice" ziet, betaal dan per bankoverschrijving of neem contact op met support.
Statussen en herinneringen
Betaalstatussen: Unpaid, Paid, Overdue, Settled (niets te betalen), Refunded en Chargeback. Herinneringsmails worden verstuurd 3 dagen vóór de vervaldatum, op de vervaldatum, en 3, 7, 14 en 21 dagen erna (de laatste is een juridische aanmaning). Facturen die worden betwist of zijn aangehouden, krijgen geen herinneringen.
Contactpersoon voor facturering
Uw factuur-e-mailadres en contactpersoon voor facturering stelt u per kanaal in onder Settings > Merchant Channels, kanaal, tabblad Company, kaart "Invoicing & billing contact" (recht Manage Channels).
Vragen over kosten
Controleer eerst de factuurregels en View all orders. Als iets niet klopt, neem dan contact op met QrX met het factuurnummer en de regel waarover u een vraag hebt. Geschillen worden door een medewerker via support afgehandeld; er is geen knop voor geschillen in PortalX.
Wanneer neemt u contact op met ons supportteam
Neem contact op met QrX-support als u een factuurbedrag wilt betwisten, een betaalde factuur nog steeds als onbetaald wordt getoond, uw abonnement via een contract wordt beheerd en u het wilt wijzigen, een geplande abonnementswijziging niet op de geplande datum is doorgevoerd, of de online betaling van een factuur niet start.