Par défaut, chaque collègue avec accès CRM voit chaque personne et chaque entreprise de votre organisation. La visibilité des enregistrements permet de restreindre certaines entreprises et personnes à leur propriétaire, aux utilisateurs avec Voir tous les enregistrements CRM, et aux membres d’équipes de visibilité nommées.

Vous avez besoin du paramètre de rôle Gérer la visibilité CRM pour créer des équipes et modifier l’accès d’une personne ou d’une entreprise. Voir tous les enregistrements CRM permet à un rôle de confiance de voir les fiches restreintes sans faire partie d’une équipe. Le rôle CRM sales n’inclut pas ces paramètres, CRM manager oui. Un administrateur peut les ajouter à tout autre rôle si nécessaire.

Ouvrez Paramètres > CRM > Visibilité. Créez une équipe, donnez-lui un nom et ajoutez des utilisateurs de l’organisation comme membres. Assignez cette équipe à une personne ou une entreprise restreinte pour que ces membres voient l’enregistrement. Supprimer une équipe efface ses assignations sur les personnes et entreprises.

Sur une page entreprise, ouvrez la carte Visibilité (gérer la visibilité requis). Choisissez Ouvert à l’organisation ou Restreint, assignez zéro ou plusieurs équipes de visibilité et enregistrez. Une entreprise restreinte se masque aux collègues qui ne sont pas propriétaires, n’ont pas tout voir et ne sont pas dans une équipe assignée. Les personnes qui héritent de cette entreprise sont masquées de la même façon, sauf si une personne est en Ouvert (exception).

Sur une page personne, la carte Visibilité propose Hériter de l’entreprise (par défaut), Ouvert (exception) ou Restreint. Hériter suit l’entreprise. Ouvert garde la personne visible même sous une entreprise restreinte, mais le nom de l’entreprise est omis lorsque le lecteur ne peut pas voir l’entreprise. Restreint masque la personne sauf si le lecteur est propriétaire, a tout voir, ou est dans une équipe assignée à cette personne.

Les listes CRM interactives, la recherche, les pages de détail, les exports, les actions en masse, les deals et tâches liés à des personnes ou entreprises masquées, les éléments d’agenda qui portent ces liens, et les outils CRM d’un utilisateur connecté omettent les enregistrements que le lecteur ne peut pas voir. Il n’y a pas de placeholder qui révèle qu’un enregistrement restreint existe. Les jobs d’arrière-plan et les automatisations traitent toujours toute l’organisation pour que la facturation, les séquences et les syncs continuent.

Contactez le support QrX si un collègue avec tout voir ne peut toujours pas ouvrir un enregistrement, si un membre d’équipe de visibilité ne voit pas une entreprise restreinte assignée après un rafraîchissement, ou si vous avez besoin d’aide pour décider quels rôles doivent détenir Gérer la visibilité CRM ou Voir tous les enregistrements CRM.