Les tâches sont incluses dans toutes les offres CRM, y compris l'offre gratuite. Il faut avoir accès au CRM (paramètre de rôle Consulter le CRM).

Les segments et les actions groupées sont inclus à partir de l'offre Starter. Avec l'offre gratuite, vous voyez une invitation à passer à une offre supérieure.

L'API des tâches et des activités CRM demande l'offre Business ou Enterprise (API publique).

Créer des espaces nécessite le réglage de rôle Créer des espaces et listes de tâches. Les utilisateurs avec Gérer tous les espaces de tâches voient et gèrent tous les espaces.

Cliquez sur Nouvel espace, donnez-lui un nom et une couleur, puis choisissez qui peut le voir : Privé (membres uniquement), Équipe ou Entreprise (tout le monde).

Utilisez Options de l'espace (les trois points) pour ajouter une Nouvelle liste ou un Nouveau dossier, pour choisir Modifier l'espace ou Supprimer l'espace.

Les dossiers peuvent contenir des listes et d'autres dossiers, sur quatre niveaux. Utilisez Options du dossier pour Nouveau sous-dossier, Renommer le dossier, Déplacer vers un dossier ou Supprimer le dossier. Supprimer un dossier ne supprime jamais de tâches : ses listes et sous-dossiers remontent d'un niveau.

Utilisez Options de la liste pour Renommer la liste, Déplacer vers un dossier ou Supprimer la liste.

Pour garder un élément à portée de main, ouvrez les trois points d’un Space, d’un dossier, d’une liste ou d’un canal et choisissez Ajouter aux favoris. Il apparaît alors sous Favoris en haut de la barre, sous Mes tâches. Cliquez sur l’étoile à côté, ou choisissez Retirer des favoris, pour le retirer. Les favoris sont personnels : vous seul voyez les vôtres.

Cliquez sur le bouton flèche à côté de Espaces pour réduire la barre en icônes. Survolez une icône pour voir le nom. QrX retient votre choix.

Ajouter une tâche : cliquez en bas d'un groupe, saisissez le nom et appuyez sur Entrée. La tâche est créée avec ce statut.

Changez le statut, l'assigné, l'échéance ou la priorité directement dans la ligne : cliquez sur la cellule, choisissez une valeur et elle est enregistrée aussitôt. L'échéance propose des choix rapides (Aujourd'hui, Demain, Ce week-end, Semaine prochaine, 2 semaines, 4 semaines) à côté d'un calendrier.

Une tâche avec des sous-tâches affiche une flèche. Cliquez dessus pour afficher ou masquer les sous-tâches. Le bouton Sous-tâches les affiche ou les masque toutes. QrX retient ce que vous avez ouvert.

Utilisez la zone de recherche et le filtre Assigné pour restreindre la liste. Vos filtres sont mémorisés.

Faites glisser une tâche par sa poignée pour changer son ordre, ou vers un autre groupe pour changer son statut.

Cliquez sur le crayon à côté du titre pour renommer une tâche sur place. Cliquez sur le plus pour ajouter une sous-tâche juste dessous, puis sur Entrée pour la suivante.

Les trois points en fin de ligne ouvrent d'autres actions : Copier le lien, Copier l'ID, Nouvel onglet, Renommer, Suivre cette tâche, Déplacer vers..., Dupliquer, Démarrer le minuteur et Supprimer.

Une tâche dont le minuteur tourne affiche une horloge dans sa ligne. Cliquez dessus pour arrêter le minuteur.

Statut, assignés, dates, priorité, Estimation et la personne ou l'entreprise liée.

Champs : vos propres champs personnalisés (voir plus bas).

Sous-tâches avec une case à cocher chacune, et Ajouter une sous-tâche.

Listes de contrôle : ajoutez autant de listes nommées que nécessaire avec Ajouter une liste de contrôle. Chacune a ses éléments, sa progression et Ajouter un élément.

Dépendances : choisissez les tâches que celle-ci attend. Les tâches en attente affichent Bloquée par.

Suivi du temps : Démarrer le minuteur, Arrêter le minuteur ou Ajouter du temps comme 2 h 30 min.

Commentaires: Discutez de la tâche. Toute personne qui peut voir la tâche peut lire et écrire des commentaires, et les personnes concernées sont averties.

Activité : qui a changé quoi et quand.

Filtrez la liste avec la recherche et les filtres Assigné, Priorité et Étiquettes. Vos choix sont mémorisés.

Choisissez les colonnes visibles avec Colonnes. Les champs personnalisés peuvent aussi être des colonnes.

Choisissez une icône et une couleur pour chaque espace avec Modifier l'espace.

Quand un collègue vous assigne une tâche, un message avec un bouton Ouvrir apparaît aussitôt dans le portail.

Une assignation reste aussi dans la cloche, même si le portail était fermé. Dans Paramètres > Notifications, vous pouvez activer les e-mails des tâches CRM pour une assignation, un commentaire sur une tâche suivie et une tâche à échéance. Ils sont désactivés par défaut.

Enregistrez vos filtres comme vue avec Vue enregistrée et partagez-la avec l'équipe si vous en avez l'autorisation. Cliquez sur une vue enregistrée pour la réappliquer.

Choisissez Enregistrer comme modèle dans le menu d'une tâche pour conserver son titre, sa description, ses tags et ses checklists comme modèle. Créez une nouvelle tâche à partir d'un modèle dans Vue enregistrée.

Choisissez au-dessus de la liste avec Grouper comment les tâches sont regroupées : par statut, priorité, responsable ou échéance. Votre choix est mémorisé par liste.

Le panneau de tâche a à droite une barre d'icônes avec Détails, Commentaires, Activité et Liens et relations. Faites glisser le bord du panneau pour l'élargir (jusqu'à 1400 px) ou utilisez le bouton d'agrandissement.

Dans l'onglet Liens et relations, vous ajoutez des adresses web, liez d'autres tâches (visibles depuis les deux tâches) et gérez les dépendances.

La description est un éditeur de texte complet comme pour les notes : gras, listes, citations, code, liens, tableaux et images. Collez ou déposez une image : elle devient une pièce jointe de la tâche affichée dans le texte. Votre texte est enregistré dès que vous cliquez en dehors de l'éditeur.

Ajoutez des fichiers avec Joindre un fichier ou en les déposant sur la tâche : jusqu'à 25 fichiers de 10 Mo chacun (images, PDF, texte, CSV, Word, Excel, PowerPoint). Chaque fichier est analysé contre les logiciels malveillants avant que quiconque puisse l'ouvrir. L'onglet Pièces jointes affiche les miniatures, les tailles et qui a ajouté chaque fichier, et un trombone avec le nombre apparaît dans la liste et sur la carte du tableau.

Les administrateurs d'un Espace utilisent le bouton de partage à côté du nom pour choisir les membres, leurs rôles (Lecteur, Membre, Administrateur) et l'accès.

Personnes et entreprises : Étape du cycle de vie, Responsable (y compris Sans responsable), Tags (a l'un des, a tous les), Pays, Créé dans les jours, Aucune activité depuis jours, Champ personnalisé.

Personnes uniquement : Source, Langue, Entreprise, A une adresse e-mail, A un numéro de téléphone, Est un acheteur, Nombre de commandes, Dernière commande dans les jours, Devise des commandes, Valeur des commandes, Contact dans les derniers jours, Sans contact depuis des jours, Dernier appel dans les, Aucun appel depuis, Résultat de l'appel, A une affaire ouverte, Score du prospect (0 à 100).

Travail en cours: A une tâche en retard, Réunion dans les, A une prochaine étape.

GET /api/v1/crm/tasks liste les tâches. GET /api/v1/crm/tasks/{id} en lit une.

POST /api/v1/crm/tasks crée une tâche avec un title et un assigneeUserId d'un utilisateur CRM éligible de votre organisation. Envoyez un en-tête Idempotency-Key : réutilisez la même clé lors d'une nouvelle tentative, utilisez une nouvelle clé pour chaque nouvelle tâche.

PUT /api/v1/crm/tasks/{id} met à jour et POST /api/v1/crm/tasks/{id}/complete termine. Lisez d'abord la tâche et envoyez sa version. Une version périmée renvoie 409 : rechargez avant de réessayer. Terminer une tâche récurrente peut renvoyer la tâche suivante.

GET /api/v1/crm/activities?recordType=person&recordId={id} lit l'historique d'activité d'une personne, d'une entreprise ou d'une affaire. Les appels, conversations, commandes et retours n'exposent que des métadonnées ; le contenu des messages privés, les détails de paiement et les URL d'enregistrements ne sont jamais inclus. POST /api/v1/crm/notes ajoute une note à la chronologie.

« Vous ne pouvez modifier que les tâches qui vous sont attribuées. » Il vous faut Gérer les tâches CRM pour modifier la tâche d'un collègue. Demandez à un utilisateur qui gère les rôles de l'activer.

« L'attributaire sélectionné n'est pas un utilisateur de votre organisation avec accès au CRM. » Choisissez un utilisateur qui a le paramètre de rôle Consulter le CRM.

« Le rappel n'est pas valide. Il doit être défini à l'heure d'échéance ou avant. » Avancez le rappel ou reculez l'échéance.

« Le réglage de répétition n'est pas valide. Choisissez une répétition de 1 à 52. » Vérifiez aussi que la tâche a une date d'échéance.

« Une règle de ce segment n'est pas valide » suivie d'un champ : complétez ou retirez cette règle.

Ouvrez un espace et choisissez Liste, Tableau ou Calendrier. Dans la liste, glissez une tâche vers la droite pour la terminer ou vers la gauche pour la reporter. Dans le tableau, glissez latéralement entre les statuts et maintenez une carte pour la déposer sur un autre statut.

Touchez le plus pour ajouter une tâche : choisissez la liste, l’échéance, la priorité et les étiquettes, puis touchez Créer. Une tâche ajoutée sur le téléphone vous est assignée.

Ouvrez une tâche pour modifier son statut, son échéance et sa priorité, cocher les sous-tâches, lire et écrire des commentaires, démarrer ou arrêter le minuteur et la terminer.

Lorsqu’un collègue vous assigne une tâche, votre téléphone affiche une notification.