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Historique du stock : comment fonctionne cet écran

Suivez chaque mouvement de stock par article, emplacement, entrepôt ou utilisateur, ouvrez le détail d'un changement, exportez en CSV et voyez ce qui a été passé en perte.

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Écrit par Hayko

Historique du stock : comment fonctionne cet écran

Accès marchand

Chaque client possède son propre stock. Un SKU ou code-barres identique chez un autre client ne donne aucun accès à son stock. Le catalogue, l’historique et les documents de stock respectent cette limite.

Ce marchand reste dans votre compte de prestataire logistique. Gérez son client, ses canaux et son accès activé dans Clients. Les rôles supplémentaires ne peuvent pas étendre son accès aux données.

L'historique du stock affiche chaque mouvement de stock de votre entrepôt : ce qui a changé, qui l'a fait et pourquoi. Les mouvements ne sont jamais modifiés ; une erreur se corrige avec un nouveau mouvement, ainsi l'historique reste toujours complet. Vous le trouvez dans l'onglet Historique de l'espace Entrepôt (uniquement avec le stock d'entrepôt complet).

Choisir ce que vous voulez voir

La première liste déroulante définit le sujet de la liste. Le second champ permet de choisir l'élément voulu :

  • Article : saisissez un SKU, un nom ou un EAN dans Rechercher par SKU, nom ou EAN et choisissez l'article.

  • Emplacement (uniquement si vous utilisez des emplacements) : choisissez un code d'emplacement. Avec plusieurs entrepôts, choisissez d'abord l'entrepôt.

  • Entrepôt : tous les mouvements d'un entrepôt. C'est le choix par défaut.

  • Utilisateur : les mouvements faits par une personne. Moi affiche les vôtres. Les autres utilisateurs n'apparaissent que si votre rôle peut modifier les paramètres de stock.

Les partenaires de fulfilment ont aussi le filtre Tous les marchands pour afficher leur propre stock ou celui d'un marchand. Votre choix est conservé dans l'adresse de la page, vous pouvez donc ajouter une vue aux favoris ou la partager.

L'icône de graphique Analyse du stock en haut de l'écran ouvre le rapport d'analyse du stock, expliqué plus bas.

Lire la liste

Le mouvement le plus récent est en haut. La liste charge la suite pendant que vous faites défiler et se met à jour toute seule quand le stock change. Faites défiler sur le côté pour voir toutes les colonnes.

  • Quand : date et heure du mouvement.

  • Motif : ce qui s'est passé, par exemple Réceptionné, Rangé, Déplacé, Préparé, Emballé, Expédié, Ajusté, Écart d'inventaire, Mis au rebut, Bloqué, Débloqué, Retourné, Transfert entrant, Transfert sortant, Transféré vers un autre compte (changement de partenaire), Reçu d'un autre compte (changement de partenaire) ou Contrepassé. Une pastille rouge Écart ou une pastille orange Disponible sous 0 signifie qu'un contrôle après le changement a trouvé quelque chose à vérifier.

  • Propriétaire : uniquement pour les partenaires de fulfilment.

  • Article : le produit (cliquez pour l'ouvrir) et son SKU (cliquez pour ouvrir l'article en stock). Masqué quand vous regardez un seul article.

  • Variation : unités ajoutées (vert, +) ou retirées (rouge, -).

  • De et Vers (uniquement avec des emplacements) : les emplacements, avec la quantité dans cet emplacement avant et après le changement.

  • En stock : unités en stock avant et après, avec le nombre dans les emplacements de picking et dans les emplacements de réserve.

  • Réservé et Disponible : unités retenues pour des commandes et unités encore libres à la vente, juste après le changement.

  • Par : qui a fait le changement. Système signifie que QrX l'a fait automatiquement, par exemple à l'expédition d'une commande.

  • Note : la note ou le motif saisi, ou le numéro de commande.

Les mouvements plus anciens affichent "Enregistré avant l'historique détaillé" quand vous pointez sur les chiffres : ils ont été enregistrés avant que QrX ne conserve tous les chiffres avant et après.

Voir le détail d'un mouvement

Cliquez sur une ligne pour ouvrir le panneau de détail à droite :

  • Changement : la quantité, le stock avant et après, et chaque emplacement avant et après.

  • Stock après ce changement : Vendable, Bloqué, Entrant, Réservé, Réservé pour commandes, Affecté à un emplacement, Prélevé, Reliquat, Disponible, et avec des emplacements Dans les emplacements de picking et Dans les emplacements de réserve.

  • Origine : d'où vient le mouvement, comme la commande, le document, le lot et la note, plus des numéros de référence que le support QrX peut utiliser pour le retrouver.

Fermez le panneau avec le X, un clic à l'extérieur ou Échap.

Stock à une date

Quand vous regardez un seul Article, une carte Stock à une date apparaît sous la liste. Choisissez une Date (et un entrepôt si vous en avez plusieurs) pour voir combien il y avait En stock à la fin de ce jour. Pratique pour les audits et les inventaires.

Tracer un numéro de série

Avec le module Numéros de série, une carte Tracer un numéro de série se trouve sous la liste. Scannez ou tapez un numéro de série et cliquez sur Tracer. Vous voyez l'article, le statut du numéro de série, l'Entrepôt, le Lot, quand il a été Réceptionné (avec un lien vers la réception), la Commande pour laquelle il a été emballé et quand il a été Expédié, ainsi que son historique le plus récent. Numéros de série de cet article ouvre l'onglet Numéros de série de l'article de stock, avec l'historique complet de chaque numéro de série. Quand aucun article n'a ce numéro de série, QrX vous le dit.

La colonne Commande affiche le numéro de commande. Cliquez dessus pour ouvrir cette commande dans Transactions.

Expédié sans numéro de série

L'icône Expédié sans numéro de série sur la carte ouvre un rapport. Il liste les articles suivis par numéro de série dont des unités ont été expédiées sans numéro de série scanné, parce que leur étiquette a été imprimée en dehors du poste d'emballage. Vous voyez le SKU, le nom et Unités sans numéro de série. Rien n'a été bloqué : la commande est partie, seul le numéro de série n'est pas connu.

Vérifiez les commandes, puis cliquez sur Confirmer et remettre le compteur à zéro sur la ligne (il faut l'autorisation d'ajuster le stock). Le compteur de l'article revient à 0 et l'article quitte la liste. La remise à zéro est enregistrée dans le journal. Les unités déjà expédiées restent sans numéro de série.

Exporter en CSV

Cliquez sur Exporter en CSV (visible uniquement si votre rôle peut exporter l'historique du stock). Choisissez Du et Au puis cliquez sur Exporter en CSV. Vous obtenez un fichier CSV avec les mouvements de la liste que vous consultez. Un export couvre au maximum un an.

Rapport des pertes et rebuts

Cliquez sur l'icône de document Pertes et rebuts à côté d'Exporter en CSV (vous pouvez aussi l'ouvrir depuis la liste du stock). Le rapport montre les unités sorties définitivement de votre stock : Mis au rebut, Perte de transfert ou Perdu en transit. Il fonctionne à tous les niveaux de stock.

  • Dates (en haut à droite) : le premier et le dernier jour du rapport. Par défaut, les 30 derniers jours. Un an au maximum.

  • Entrepôt (avec plusieurs entrepôts) et Tous les marchands (partenaires de fulfilment uniquement) : affinent le rapport.

  • Unités passées en perte : le total, et le nombre d'articles.

  • Une carte par motif. Pour le stock mis au rebut, vous voyez le motif choisi : Endommagé, Périmé, Défectueux, Perdu, Vol, Échantillon ou cadeau, Retour éliminé, Autre ou Pas de code motif.

  • Par article : les 500 articles avec le plus d'unités passées en perte, avec le Mouvement, le Motif et les Unités.

Utilisez la flèche de retour Historique (ou Stock si vous utilisez le stock simple) pour revenir.

L'icône de graphique Analyse du stock en haut de ce rapport ouvre le rapport d'analyse du stock.

Rapport d'analyse du stock

Cliquez sur l'icône de graphique Analyse du stock en haut de l'historique du stock, du rapport des pertes et rebuts ou de la liste du stock. Le rapport montre ce qui se vend, ce qui dort et combien de temps votre stock dure : une ligne par article et par entrepôt, les meilleures ventes en premier. Tout est en unités ; le rapport n'affiche aucun montant. Il fonctionne à tous les niveaux de stock.

  • Les vues : Tout, Meilleures ventes (vendu au cours des 30 derniers jours), Stock dormant (en stock et rien de vendu au cours des 364 derniers jours), Surstock (plus en stock que le niveau cible, ou plus de 180 jours de couverture) et Jamais vendu (rien de vendu au cours des 364 derniers jours).

  • Entrepôt (uniquement avec plus d'un entrepôt) : affichez un entrepôt ou tous les entrepôts.

  • 30 jours, 90 jours et 364 jours : les unités expédiées pendant cette période.

  • Les unités en stock et Disponible : les chiffres du stock à cet instant.

  • Jours de couverture : combien de jours les unités disponibles durent au rythme des 30 derniers jours. Un tiret signifie que rien n'a été vendu au cours des 30 derniers jours, il n'y a donc pas de rythme sur lequel se baser.

  • ABC : la classe de rotation de l'article, qui indique à quelle vitesse il se vend.

  • Indicateurs : les pastilles Stock dormant, Surstock et Jamais vendu.

  • Données au : le moment du dernier calcul des unités vendues (une fois par nuit). Les unités en stock et les unités disponibles sont en temps réel.

  • Actualiser recharge le rapport. Exporter en CSV télécharge la vue que vous consultez (uniquement si votre rôle peut exporter l'historique du stock).

Cliquez sur un SKU pour ouvrir l'article de stock. Utilisez la flèche de retour pour revenir à l'historique du stock, ou à la liste du stock si vous utilisez le stock simple.

Commentaires d'équipe

Chaque emplacement a ses propres commentaires. Quand vous regardez l'historique d'un seul emplacement, le bouton se trouve en haut, à côté de l'emplacement. Ce sont les mêmes commentaires que sur la ligne de l'emplacement dans les paramètres de l'entrepôt.

  • Cliquez sur la bulle Commentaires d'équipe pour ouvrir le panneau. Écrivez dans le champ "Écrivez un commentaire. Tapez @ pour mentionner un collègue." et cliquez sur Envoyer. Le commentaire le plus récent est en haut. Un nombre sur la bulle indique combien de commentaires il y a (99+ à partir de 100).

  • Tapez @ et choisissez un nom pour mentionner un collègue. La mention arrive dans la boîte de réception d'équipe de ce collègue, sous Entrepôt, Équipe. Sauf si le collègue l'a désactivé, QrX le prévient aussi par e-mail et sur le téléphone. Un commentaire peut mentionner 20 personnes au maximum.

  • Vos propres commentaires ont Modifier le commentaire et Supprimer le commentaire. Un commentaire modifié affiche "modifié". Un chef d'équipe (autorisation Gérer les tâches d'équipe) peut supprimer n'importe quel commentaire.

  • Vous voyez le bouton avec l'autorisation Voir les tâches et commentaires d'équipe, et vous pouvez écrire avec Écrire des commentaires d'équipe.

Exporter en CSV ou Excel

En plus de Exporter en CSV, l'historique, les sorties de stock et l'analyse du stock ont chacun une icône Exporter. Pour l'historique et les sorties de stock, choisissez Du et Au dans la fenêtre d'export ; un export couvre au maximum un an. Cliquez sur l'icône Exporter, choisissez CSV ou Excel et cliquez sur Lancer l'export. L'export utilise les filtres définis à l'écran et s'exécute en arrière-plan : vous pouvez continuer à travailler.

L'icône Afficher vos exports ouvre Exports : tous vos exports, du plus récent au plus ancien, avec d'autres lignes chargées quand vous faites défiler et un bouton d'actualisation. Quand un export est Prêt, téléchargez le fichier. Un fichier est conservé 24 heures. Un fichier Excel contient au maximum 1 000 000 cellules : exportez une liste plus grande en CSV. Vous pouvez lancer jusqu'à 3 exports en même temps.

Vous ne voyez ces icônes que si votre rôle peut ouvrir cette liste et peut aussi exporter l'historique du stock.

Conseils et questions fréquentes

  • "Choisissez l'élément dont vous voulez voir l'historique." : choisissez un article, un emplacement ou un utilisateur dans le second champ.

  • "Choisissez une date de début antérieure à la date de fin, avec un an d'écart au maximum." ou "Choisissez une période d'un an au maximum, avec le début avant la fin." : corrigez les dates.

  • J'ai fait un mauvais changement : les mouvements ne peuvent pas être modifiés. Faites une nouvelle correction, par exemple avec Ajuster ou Déplacer sur l'article en stock. Les deux mouvements restent dans l'historique.

  • Une ligne affiche Écart : après ce changement, les totaux ne correspondaient pas au stock dans les emplacements. Recomptez l'article ou contactez le support QrX.

  • Je ne vois pas l'onglet Historique : il nécessite le stock d'entrepôt complet. Avec le stock simple, vous voyez l'historique d'un article sur l'article lui-même.

  • Besoin d'aide ? Cliquez sur Chat en bas du centre d'aide.

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