Inventaires : comment fonctionne cet écran
Les inventaires vous aident à vérifier que le stock dans QrX correspond à ce qui est réellement sur vos étagères. Vous comptez, QrX compare, et les petits écarts sont enregistrés automatiquement. Les écarts plus importants attendent que quelqu'un les approuve. Vous trouvez cet écran dans l'onglet Inventaires de l'espace Entrepôt (affiché uniquement si votre rôle permet de compter ou d'approuver les inventaires).
Types d'inventaire
Inventaire tournant : vous comptez quelques zones ou emplacements. Idéal pour vérifier une partie de l'entrepôt chaque semaine.
Inventaire complet : chaque emplacement d'un entrepôt, y compris les vides.
Comptage ponctuel : un comptage rapide d'un seul article, lancé avec l'action de comptage sur un article de stock.
Les inventaires tournants et les inventaires complets nécessitent le stock d'entrepôt complet avec le module d'inventaire (les inventaires tournants ont aussi besoin d'emplacements fixes). Les comptages ponctuels fonctionnent à tous les niveaux de stock. Les inventaires peuvent aussi démarrer selon un planning, dans Paramètres, Plans d'inventaire ; ces inventaires affichent le nom du plan sous le numéro.
La liste Inventaires
Inventaires et Vérification (en haut à droite) : passez de vos inventaires aux écarts qui attendent une approbation. Vérification s'affiche uniquement si votre rôle peut approuver les inventaires.
Actualiser (la flèche ronde) : recharge la liste.
Inventaire complet et Nouvel inventaire : démarrent un inventaire (uniquement si votre rôle peut compter le stock).
Entrepôt : affiché si vous avez plus d'un entrepôt.
Tous les états : affiche uniquement les inventaires à l'état Ouverte, Comptage en cours, À vérifier, Terminé ou Annulé.
Tous les types d'inventaire : affiche uniquement les inventaires tournants, les inventaires complets ou les comptages ponctuels.
Les colonnes : Numéro, Type, Entrepôt (avec plus d'un entrepôt), État, Emplacements (comptés sur le total), À vérifier (écarts en attente d'approbation), Créée (avec la personne qui l'a lancé) et Soumis. Cliquez sur une ligne ou sur l'icône en forme d'œil Ouvrir l'inventaire pour ouvrir l'inventaire. La liste se charge au fur et à mesure que vous faites défiler.
Démarrer un inventaire tournant
Cliquez sur Nouvel inventaire.
Choisissez l'Entrepôt (uniquement s'il y en a plus d'un).
Choisissez des Zones (chaque emplacement de ces zones) et/ou des Emplacements précis. Les zones viennent de la liste des zones de l'entrepôt (l'onglet Zones dans l'éditeur d'entrepôt). La ligne en dessous indique combien d'emplacements sont sélectionnés. Un inventaire contient au maximum 2 000 emplacements.
Comptage à l'aveugle (activé par défaut) : les compteurs ne voient pas la quantité attendue et comptent donc ce qui est réellement là.
Ajoutez une Note (facultatif), par exemple "l'allée A avant les soldes".
Cliquez sur Démarrer l'inventaire. L'inventaire s'ouvre aussitôt.
Quand l'entrepôt a des conteneurs (palettes, caisses, rolls), le sélecteur Emplacements les affiche dans leur propre groupe Conteneurs, par exemple "PAL-0001 · Conteneur sur A-01-2". Vous choisissez les conteneurs un par un. Une zone ne comprend jamais de conteneurs.
Démarrer un inventaire complet
Cliquez sur Inventaire complet. La fenêtre affiche l'Entrepôt, combien d'Emplacements et de Lignes seront comptés, et qu'il s'agit d'un Comptage à l'aveugle. Cliquez sur Démarrer l'inventaire. Les emplacements en cours de comptage sont prélevés en dernier jusqu'à ce qu'ils soient terminés, pour que les commandes continuent d'avancer. C'est le fonctionnement avec les emplacements (bins). Sans emplacements, la fenêtre indique "Tout le stock de cet entrepôt est compté. La préparation continue pendant l'inventaire."
Un inventaire complet compte aussi chaque conteneur actif de l'entrepôt. Les conteneurs viennent après les emplacements.
Compter, emplacement par emplacement
En haut, vous voyez le numéro de l'inventaire, son état et son type, et combien d'emplacements sont comptés. Utilisez la flèche de retour Inventaires pour revenir à la liste.
Emplacements (à gauche) : les emplacements de l'inventaire dans l'ordre du parcours. Une coche verte signifie compté, un cercle en pointillés signifie À compter. Cliquez sur un emplacement ou scannez son étiquette.
Scannez ou saisissez un code-barres : scannez l'étiquette d'un emplacement pour y aller, ou scannez le code-barres d'un article pour lui ajouter une pièce (ou un carton). Un article qui n'était pas attendu ici est ajouté comme nouvelle ligne avec le badge Ajouté.
Ou saisissez la quantité dans le champ Compté d'une ligne. Entrée enregistre la ligne et passe à la suivante.
Cliquez sur Terminer l'emplacement quand l'emplacement est fini. Les lignes laissées vides comptent pour 0. QrX passe à l'emplacement suivant.
Quand chaque emplacement est compté, cliquez sur Soumettre. La fenêtre affiche le numéro, les emplacements et les lignes comptées. Confirmez avec Soumettre.
Après la soumission, les écarts dans votre limite automatique sont enregistrés tout de suite. Les écarts plus importants attendent une approbation dans Vérification. L'écran indique combien de lignes ont été enregistrées et combien attendent ; cliquez sur Ouvrir la vérification pour y aller. Les lignes comptées ne peuvent plus être modifiées.
Annuler l'inventaire clôture l'inventaire sans rien enregistrer. Cliquez sur Conserver si vous changez d'avis. Cette action est irréversible.
Dans un comptage à l'aveugle, la colonne Prévu est masquée pendant le comptage (les personnes qui peuvent approuver les inventaires la voient quand même). Sans emplacements fixes, il n'y a pas de liste d'emplacements : vous comptez les articles et cliquez sur Terminer le comptage. Si votre rôle peut seulement consulter les inventaires, vous pouvez ouvrir un inventaire mais pas le modifier.
Plusieurs personnes peuvent compter le même inventaire en même temps ; les pièces scannées s'additionnent, donc aucune unité n'est perdue.
Un conteneur dans la liste des emplacements porte le badge Conteneur et l'emplacement sur lequel il se trouve, par exemple "sur A-01-2". Vous le comptez comme un emplacement. Un écart sur un conteneur change seulement les unités physiquement présentes : le stock d'un conteneur n'est vendable qu'une fois vidé dans un emplacement.
Vérifier les écarts d'inventaire
Ouvrez Vérification (uniquement si votre rôle peut approuver les inventaires). Chaque ligne est un écart : Inventaire, Emplacement, Article, Prévu, Compté, Écart (vert + trouvé en plus, rouge - trouvé en moins), Compté par et Soumis.
Utilisez les icônes en fin de ligne : Approuver et enregistrer (coche), Rejeter (croix) ou Ouvrir l'inventaire (œil).
Ou cochez plusieurs lignes (ou la case de l'en-tête pour Sélectionner toutes les lignes chargées, 200 au maximum à la fois) et utilisez Approuver, Rejeter ou Effacer dans la barre qui apparaît.
Approuver : une fenêtre affiche les Lignes, l'Écart net et les Unités modifiées. Choisissez un Motif (facultatif) parmi vos motifs Écart d'inventaire et ajoutez une note, par exemple "trouvé derrière l'étagère". Confirmez avec Approuver. Les écarts sont enregistrés comme corrections d'inventaire. QrX revérifie chaque ligne par rapport à ce qui s'est passé depuis son comptage.
Rejeter : rien n'est enregistré. Choisissez un Motif (facultatif), ajoutez une Note (facultatif) et laissez Créer un recomptage activé pour recompter ces emplacements. Confirmez avec Rejeter.
Un motif peut en demander plus. La ligne sous le motif indique ce qu'il faut : le champ de note devient Note (obligatoire) et le champ photo devient Photos avec un nombre minimum. Le bouton reste gris tant que vous ne les avez pas ajoutés. Vous gérez ces motifs et leurs règles dans Paramètres, Codes motif.
Quand Un autre utilisateur approuve les écarts de comptage est activé dans vos paramètres de stock (par défaut), vous ne pouvez pas approuver les lignes que vous avez comptées vous-même. Elles affichent Compté par vous ; un autre utilisateur doit les approuver. Vous réglez cela, ainsi que la limite automatique, dans Paramètres, Stock, Inventaires.
Une ligne peut afficher des unités bloquées en quarantaine. Si plus d'unités ont été trouvées, il s'agit peut-être des unités bloquées encore en rayon : déplacez-les en quarantaine et rejetez la ligne.
Commentaires d'équipe
Chaque inventaire a ses propres commentaires, pour une remarque comme "l'allée B est bloquée jusqu'à midi". Le bouton se trouve en haut de l'écran d'inventaire.
Cliquez sur la bulle Commentaires d'équipe pour ouvrir le panneau. Écrivez dans le champ "Écrivez un commentaire. Tapez @ pour mentionner un collègue." et cliquez sur Envoyer. Le commentaire le plus récent est en haut. Un nombre sur la bulle indique combien de commentaires il y a (99+ à partir de 100).
Tapez @ et choisissez un nom pour mentionner un collègue. La mention arrive dans la boîte de réception d'équipe de ce collègue, sous Entrepôt, Équipe. Sauf si le collègue l'a désactivé, QrX le prévient aussi par e-mail et sur le téléphone. Un commentaire peut mentionner 20 personnes au maximum.
Vos propres commentaires ont Modifier le commentaire et Supprimer le commentaire. Un commentaire modifié affiche "modifié". Un chef d'équipe (autorisation Gérer les tâches d'équipe) peut supprimer n'importe quel commentaire.
Vous voyez le bouton avec l'autorisation Voir les tâches et commentaires d'équipe, et vous pouvez écrire avec Écrire des commentaires d'équipe.
Exporter en CSV ou Excel
Vous pouvez exporter la liste des inventaires avec l'état, le type et l'entrepôt filtrés. Cliquez sur l'icône Exporter, choisissez CSV ou Excel et cliquez sur Lancer l'export. L'export utilise les filtres définis à l'écran et s'exécute en arrière-plan : vous pouvez continuer à travailler.
L'icône Afficher vos exports ouvre Exports : tous vos exports, du plus récent au plus ancien, avec d'autres lignes chargées quand vous faites défiler et un bouton d'actualisation. Quand un export est Prêt, téléchargez le fichier. Un fichier est conservé 24 heures. Un fichier Excel contient au maximum 1 000 000 cellules : exportez une liste plus grande en CSV. Vous pouvez lancer jusqu'à 3 exports en même temps.
Vous ne voyez ces icônes que si votre rôle peut ouvrir cette liste et peut aussi exporter l'historique du stock.
Conseils et questions fréquentes
"Terminez chaque emplacement avant de soumettre l'inventaire." : Soumettre reste grisé tant que chaque emplacement n'est pas compté.
"Cet inventaire est trop grand : 2 000 emplacements et 20 000 lignes au maximum. Divisez-le par zone." : choisissez moins d'emplacements, ou comptez zone par zone.
"Un emplacement choisi fait déjà partie d'un autre inventaire ouvert. Terminez ou annulez d'abord cet inventaire." : un emplacement ne peut être que dans un seul inventaire ouvert à la fois.
"Saisissez un nombre entier égal ou supérieur à 0." : les quantités comptées sont des unités entières.
"Aucun article de stock n'a ce code-barres." : ajoutez le code-barres à l'article, ou saisissez la quantité à la main.
"lignes ont été comptées par vous et ont été ignorées" : un autre utilisateur doit approuver ces lignes.
"Clôturé, non enregistré" : un inventaire plus récent a déjà corrigé cet emplacement, rien n'a donc changé.
"Pas encore terminé car le stock est occupé. Appuyez à nouveau sur le bouton pour continuer ; rien n'est enregistré deux fois." : appuyez à nouveau sur Soumettre.
"Cet entrepôt est en cours de fusion dans un autre, rien de nouveau ne peut donc y être commencé. Terminez d'abord le passage au Stock simple, ou utilisez l'entrepôt conservé." : vous avez essayé de lancer un inventaire dans un entrepôt en cours de fusion dans un autre. Cliquez sur Ouvrir les paramètres de stock dans le message pour terminer le passage au Stock simple, ou utilisez l'entrepôt conservé.
"Ce motif nécessite une note." ou "Ce motif nécessite au moins 1 photo(s)." : le motif choisi demande une note ou des photos. Ajoutez-les, ou choisissez un autre motif.
Besoin d'aide ? Cliquez sur Chat en bas du centre d'aide.