Rapports CRM
Les rapports transforment l'activité de votre CRM en un graphique et un tableau que vous pouvez grouper, filtrer, enregistrer et exporter. Ouvrez CRM > Rapports. Il faut le paramètre de rôle Voir le tableau de bord et les rapports du CRM et une offre qui inclut le tableau de bord et les rapports (Business et Enterprise).
Choisir un rapport
Choisissez le rapport avec les onglets en haut. Une ligne sous le titre indique ce que montre le rapport choisi. Les champs de regroupement, de période et de responsable sont sur la même ligne que les onglets.
Activité : notes, conversations entrantes et sortantes, tâches terminées et un total. Groupez par jour, semaine, mois ou responsable.
Appels : appels, entrants, sortants, répondus, manqués, temps de conversation et temps de conversation moyen. Groupez par jour, semaine, mois ou responsable. Il faut le paramètre de rôle Voir les appels du CRM et la Téléphonie dans votre offre.
Personnes : nouvelles personnes et leur score de lead moyen. Groupez par jour, semaine, mois, source, étape du cycle de vie ou responsable.
Pipeline : pour chaque étape ouverte, le nombre d'affaires, le montant, le montant pondéré, le nombre moyen de jours dans l'étape et combien d'affaires stagnent. Choisissez un pipeline si vous en avez plusieurs.
Affaires : créées, gagnées, montant gagné, perdues, montant perdu, taux de réussite et nombre moyen de jours avant gain. Groupez par mois, responsable ou source.
Objectifs : pour le mois choisi, l'objectif de chaque personne, le montant gagné, l'atteinte de l'objectif et le montant ouvert pondéré.
Pipeline, Affaires et Objectifs demandent le paramètre de rôle Voir les affaires et les Affaires dans votre offre. Un rapport que vous ne pouvez pas ouvrir n'est pas dans la liste. Les semaines commencent le lundi.
Période, responsable et comparaison
Les choix de période sont les mêmes que sur le tableau de bord : d'Aujourd’hui à Cette année, ou Période personnalisée (366 jours au maximum, fin le jour du début ou après).
Le champ du responsable (Tout le monde) limite le rapport à un collègue.
Pour les rapports qui couvrent une période, les totaux en haut montrent aussi l'évolution par rapport à la période précédente de même durée.
Le rapport Pipeline montre la situation du moment, donc la période ne le change pas. Objectifs utilise un sélecteur de mois à la place d'une période.
Choisissez Actualiser pour charger des chiffres à jour. Sinon, les résultats peuvent avoir jusqu'à une minute de retard.
Le rapport, le groupement, la période et les filtres sont conservés dans l'adresse de la page : un lien copié ouvre la même vue pour un collègue qui a l'accès.
Lire le résultat
En haut, une tuile par chiffre indique son total pour la période et, quand c'est pertinent, l'évolution par rapport à la période précédente (moins, c'est mieux pour les appels manqués et les affaires perdues). Le graphique montre les mêmes chiffres par ligne, avec au-dessus une ligne qui nomme la ligne la plus active et un commutateur barres ou courbes. Le tableau en dessous contient toutes les lignes. Sa première colonne reste visible quand vous faites défiler latéralement, une fine barre sous chaque nom montre l'activité de la ligne, et une ligne de total en bas additionne les nombres et la durée de conversation. Les montants sont affichés par devise et ne sont jamais additionnés entre devises. Un rapport affiche 10 000 lignes au maximum. S'il est plus long, un avis vous demande de réduire la période ou les filtres. Quand rien ne correspond, le tableau indique qu'il n'y a rien à signaler pour cette période et ces filtres.
Vues enregistrées
Ouvrez Vues enregistrées pour réutiliser une configuration de rapport.
Configurez un rapport comme vous le souhaitez.
Ouvrez Vues enregistrées et choisissez Enregistrer comme nouvelle vue.
Saisissez un nom (par exemple Activité hebdomadaire de l'équipe). Activez Partager avec l’équipe si toute personne ayant accès aux rapports peut l'ouvrir.
Choisissez Enregistrer.
Une vue enregistrée conserve le type de rapport, le groupement, la période et les filtres. Choisissez une vue dans la liste pour l'appliquer. Après une modification d'une vue appliquée, le menu propose de la mettre à jour. Vous pouvez garder jusqu'à 50 vues à vous. Vous pouvez modifier ou supprimer vos propres vues. Les collègues avec Gérer les paramètres du CRM peuvent aussi modifier ou supprimer les vues partagées des autres. Supprimer une vue la retire pour toutes les personnes avec qui elle était partagée. Si un collègue a enregistré avant vous, on vous demande de recharger la liste et de réessayer.
Exporter en CSV
Choisissez Exporter en CSV (l'icône de téléchargement) pour télécharger le rapport actuel. Elle n'apparaît qu'avec le paramètre de rôle Exporter depuis le CRM et elle est disponible quand le rapport contient des lignes. Le fichier s'appelle crm-report, suivi du type de rapport et des dates, et utilise les mêmes filtres que l'écran. Les montants restent par devise.
Si quelque chose semble faux
Le tableau de bord et les rapports ne sont pas inclus dans votre offre : passez à Business ou Enterprise.
Un type de rapport manque : votre rôle n'a pas accès aux appels ou aux affaires, ou votre offre n'a pas la Téléphonie ou les Affaires.
Choisissez une période valide pour lancer le rapport : complétez les dates personnalisées.
Pas d'icône d'export : demandez à un administrateur le paramètre d'export dans votre rôle.