Affaires et pipelines CRM : suivre les ventes sur un tableau, dans un tableau de données et sur la page de l'affaire
Les affaires vous permettent de suivre chaque vente du premier contact jusqu'au gain ou à la perte. Chaque affaire se trouve dans une étape d'un pipeline. Vous voyez toutes les affaires sur une seule page, sous forme de tableau avec une colonne par étape ou de tableau de données, et vous ouvrez une affaire pour voir ses produits, commandes, notes et son historique. Cet article s'adresse aux utilisateurs commerciaux et aux administrateurs qui configurent les pipelines. La page est sur https://portal.qr-x.app/crm/deals.
Offres et autorisations
Les affaires sont incluses à partir de l'offre Starter, avec un pipeline. Avec l'offre gratuite, la page Affaires affiche une carte de mise à niveau.
Plus d'un pipeline demande l'offre Team ou supérieure. Team autorise 10 pipelines, Business 50, et Enterprise n'a pas de limite d'offre (un maximum de 200 pipelines par organisation s'applique).
Le panneau de prévisions est inclus à partir de l'offre Team. Les autres offres voient un cadenas sur le bouton Prévisions et une carte de mise à niveau.
Pour ouvrir les Affaires, il faut les paramètres de rôle Consulter le CRM et Voir les affaires. Pour créer, modifier, déplacer ou supprimer des affaires, et pour ajouter des notes, des produits et des commandes, il faut Modifier les affaires. Pour modifier les pipelines, les étapes, les motifs de perte et les objectifs, il faut Gérer les pipelines (et Gérer les paramètres du CRM pour ouvrir la page des paramètres). Pour confier une affaire à un autre utilisateur, il faut Attribuer des enregistrements CRM à d'autres. Sans lui, vous ne pouvez attribuer des affaires qu'à vous-même.
La page Affaires : tableau et tableau de données
Allez dans CRM > Affaires. Utilisez Tableau ou Tableau de données pour changer de vue. Votre choix est mémorisé dans le navigateur.
Tableau
Chaque colonne est une étape. L'en-tête montre le nombre d'affaires ainsi que leur montant et leur montant pondéré par devise. Les devises ne sont jamais additionnées.
Les colonnes Gagnées et Perdues ne montrent que les 90 derniers jours.
Une carte montre le titre, le montant, la probabilité, la date de clôture prévue, le responsable, les tags et les jours passés dans l'étape. Stagnante signifie que l'affaire est restée dans l'étape plus longtemps que ce que l'étape autorise.
Faites glisser une carte vers une autre colonne pour déplacer l'affaire, ou ouvrez le menu de la carte Actions de l’affaire et choisissez Déplacer vers..., Ouvrir l’affaire ou Modifier l’affaire.
Grouper par responsable groupe les cartes de chaque colonne par responsable. Les affaires sans responsable sont sous Non attribuée.
Tableau de données
Les colonnes sont Affaire, Étape, Montant, Probabilité, Clôture prévue, Responsable et Mise à jour. Cliquez sur Montant, Clôture prévue ou Mise à jour pour trier. Filtrez par statut (Toutes, Ouvertes, Gagnées, Perdues), par étape et par tags. Les icônes de la ligne modifient ou suppriment une affaire.
Filtres
Utilisez Rechercher des affaires, Tous les responsables ou Moi. Une pastille comme Personne : Nom apparaît quand vous arrivez depuis une personne ou une entreprise ; retirez-la avec la croix. Effacer les filtres les réinitialise. La vue et les filtres sont conservés dans l'adresse de la page : un lien partagé affiche le même écran.
Créer une affaire
Sur la page Affaires, sélectionnez Nouvelle affaire. Vous pouvez aussi sélectionner Créer une affaire dans le bloc Affaires de la page d'une personne ou d'une entreprise.
Saisissez un Titre (200 caractères au maximum), puis choisissez le Pipeline et l'Étape. Une nouvelle affaire commence dans une étape ouverte.
Remplissez Montant, Devise, Clôture prévue et Probabilité (%). Si vous laissez la probabilité vide, la valeur par défaut de l'étape est utilisée.
Choisissez le Responsable, l'Entreprise, le Contact principal et Autres personnes, ajoutez des Tags et d'éventuels champs personnalisés, puis enregistrez.
Dans l'éditeur, le pipeline et l'étape ne peuvent pas être modifiés. Déplacez plutôt l'affaire sur le tableau ou sur la page de l'affaire.
Créer une affaire à partir d'une commande
Dans l'activité d'une personne, sélectionnez l'icône Créer une affaire sur une ligne de commande. QrX crée une affaire portant le nom de la commande, avec le montant de la commande, dans la première étape ouverte du pipeline par défaut, avec la personne comme contact principal et son entreprise, et l'ouvre. Une commande n'appartient qu'à une seule affaire. Si la commande n'est pas encore arrivée dans le CRM, un message l'indique ; réessayez plus tard.
La page de l'affaire
Sélectionnez une affaire pour l'ouvrir. L'en-tête montre le titre, l'étape et le statut (Ouverte, Gagnée, Perdue). La ligne de faits montre le montant, la probabilité, la clôture prévue, le responsable, l'entreprise, la personne principale et le temps passé dans l'étape. Une affaire gagnée affiche Gagnée le. Une affaire perdue affiche Perdue le, Motif de perte et Note de perte.
Déplacer l'affaire : sélectionnez une étape dans le parcours des étapes ou utilisez le menu Déplacer vers l’étape. Vous pouvez replacer une affaire perdue dans une autre étape.
Marquer comme perdue : déplacer vers une étape Perdue ouvre Marquer cette affaire comme perdue ?. Choisissez un Motif et ajoutez une note facultative. Le motif est obligatoire quand votre compte a des motifs de perte.
Onglet Produits : utilisez Ajouter depuis le catalogue ou Ajouter une ligne. Chaque ligne a Quantité, Prix unitaire et Remise %. Jusqu'à 100 lignes. Quand une affaire a des lignes, son montant est la somme des lignes et ne peut pas être saisi à la main. Enregistrer sans ligne remet l'affaire sur son montant manuel.
Onglet Commandes : sélectionnez Lier une commande et saisissez l'Identifiant de transaction d'une commande déjà présente dans votre CRM. Une commande ne peut être liée qu'à une seule affaire. Utilisez les icônes de la ligne pour ouvrir ou délier la commande.
Onglet Activité : notes, changements d'étape, tâches terminées, appels et conversations. Écrivez une note dans Ajouter une note. Vous pouvez mentionner des collègues sous une note.
Onglet Historique : chaque changement d'étape avec Quand, Déplacement, Par et Temps dans l’étape précédente.
La colonne latérale contient Tâches (avec Ajouter une tâche), Personnes, Champs personnalisés et Tags.
Créer une transaction : sur une affaire gagnée, si vous pouvez créer des transactions, cela ouvre le formulaire de nouvelle transaction avec le client et le montant remplis.
L'icône de crayon modifie l'affaire, l'icône de corbeille la supprime après une confirmation. Les personnes, les entreprises et les commandes restent où elles sont.
Les prévisions
Sélectionnez Prévisions sur la page Affaires. Pour les 3, 6 ou 12 prochains mois, il montre les affaires ouvertes par mois de clôture prévue, pondérées par la probabilité, avec Affaires, Montant et Pondéré par mois, plus des lignes Autres dates et Non planifié. Un tableau par responsable montre Gagné ce mois-ci, Objectif, Progression et Ouvert pondéré. Le filtre de responsable s'applique. Le montant pondéré d'une affaire est son montant multiplié par la probabilité de son étape, ou par la probabilité que vous avez définie sur l'affaire.
Configurer les pipelines (administrateurs)
Allez dans Paramètres > CRM > Pipelines (https://portal.qr-x.app/settings/crm).
Liste des pipelines : Nouveau pipeline part des étapes de vente standard ou d'une copie d'un autre pipeline. Renommez un pipeline, Définir par défaut (les nouvelles affaires commencent dans le pipeline par défaut) ou supprimez-le. Le pipeline par défaut et un pipeline qui contient encore des affaires ne peuvent pas être supprimés.
Étapes : chaque pipeline a des étapes ouvertes plus exactement une étape Gagnée et une étape Perdue. Au moins une étape ouverte et 20 étapes au maximum au total. Définissez Probabilité % (0 à 100) et Stagnante après (jours) (1 à 365, vide signifie Jamais) pour les étapes ouvertes. Les noms doivent être uniques. Une étape qui contient encore des affaires ne peut pas être supprimée. Sélectionnez Enregistrer ou Abandonner.
Motifs de perte : jusqu'à 30 motifs, affichés quand quelqu'un marque une affaire comme perdue. Les nouveaux comptes commencent avec Prix, Concurrent, Pas de budget, Pas de réponse et Ne correspond pas.
Objectifs mensuels : choisissez un Mois et une Devise et saisissez un Objectif par personne qui a une licence CRM. Les prévisions le comparent à ce que chaque responsable a gagné.
Le pipeline Ventes par défaut a les étapes Nouveau, Qualifié, Proposition, Négociation, Gagnée et Perdue.
Problèmes courants
La page Affaires affiche une carte de mise à niveau. Les affaires demandent l'offre Starter ou supérieure.
Je ne peux pas ouvrir les Affaires, faire glisser des cartes ni voir Nouvelle affaire. Demandez à un administrateur le paramètre de rôle Voir les affaires ou Modifier les affaires.
« Choisissez pourquoi l'affaire a été perdue. » Votre compte a des motifs de perte, donc un motif est obligatoire. Choisissez-en un.
« Quelqu'un d'autre a modifié cette affaire. » L'affaire a été modifiée par un collègue. Le tableau s'actualise ; refaites votre déplacement.
Je ne peux pas changer le montant dans l'éditeur. L'affaire a des lignes de produits. Modifiez les lignes dans l'onglet Produits.
Je ne peux pas ajouter un deuxième pipeline. Plusieurs pipelines demandent l'offre Team ou supérieure, et votre offre a un plafond de pipelines.
Créer une affaire à partir d'une commande indique que la commande n'est pas dans le CRM. La commande n'est pas encore arrivée dans le CRM. Réessayez plus tard.
Si un problème persiste, contactez l'assistance QrX avec le titre de l'affaire et ce que vous avez fait.
Modifier sur place
Dans le tableau, cliquez sur une valeur pour la modifier sans ouvrir l'affaire. Appuyez sur Entrée ou cliquez ailleurs pour enregistrer, ou sur Échap pour annuler. Vous pouvez modifier le titre, Étape, Valeur, Probabilité, Clôture prévue et Responsable. Cliquez ailleurs sur la ligne pour ouvrir l'affaire. Déplacer une affaire vers une étape Perdu demande d'abord un motif. Si la valeur provient de lignes de produits, modifiez-la dans l'affaire elle-même. Si quelqu'un d'autre a modifié l'affaire avant vous, un message s'affiche et la liste est actualisée.
Sur le tableau, cliquez sur la valeur d'une carte pour la modifier, et sur la photo du responsable pour en choisir un autre. L'image affiche la photo de profil, ou les initiales s'il n'y a pas de photo.
Traiter plusieurs affaires à la fois
Dans le tableau, cochez la case devant une ou plusieurs lignes. La case de l'en-tête coche toutes les lignes chargées. Une barre apparaît avec les actions Attribuer un responsable, Déplacer vers l'étape, Marquer comme gagné, Marquer comme perdu, Ajouter une étiquette, Retirer une étiquette et Supprimer. Choisissez une action, sélectionnez la valeur dans la fenêtre puis cliquez sur Appliquer. Vous pouvez sélectionner jusqu'à 200 affaires. Déplacer vers l'étape nécessite des affaires d'un seul pipeline. Une affaire qui ne peut pas être modifiée est ignorée, et le message indique combien et pourquoi. La suppression est irréversible. Les actions groupées nécessitent le paramètre de rôle Modifier les affaires.
Tous les pipelines, vues et raccourcis
Dans le tableau, le sélecteur de pipeline propose l'option Tous les pipelines. Elle affiche tous les pipelines dans une seule liste avec une colonne Pipeline. Le tableau Kanban et les prévisions affichent toujours un seul pipeline. QrX se souvient du dernier pipeline choisi.
Sélectionnez Vues pour enregistrer la vue, le pipeline, les filtres et le tri actuels sous un nom, et pour ouvrir ou supprimer une vue enregistrée. Les vues enregistrées sont conservées dans ce navigateur. Appuyez sur / pour aller à la recherche et sur N pour créer une affaire.
Au-dessus du tableau, un résumé affiche Affaires ouvertes, Valeur ouverte, Pondéré, Stagnantes et Gagnées pour le pipeline sélectionné.
Fichiers du deal
Ouvrez l’onglet Fichiers pour conserver des documents avec le deal. Choisissez un Type (Devis, Contrat, NDA, Facture, Cahier des charges ou Autre), puis sélectionnez Téléverser ou déposez des fichiers sur l’onglet. Chaque fichier indique sa Version, sa Taille et la personne qui l’a téléversé. Un nouveau fichier attend une analyse de sécurité avant de pouvoir être ouvert ; un fichier refusé ne peut pas être téléchargé. Utilisez l’icône de nouvelle version pour téléverser une version plus récente du même document ; les anciennes versions restent disponibles. Les images, PDF, textes, CSV, fichiers Word, Excel et PowerPoint jusqu’à 10 Mo sont pris en charge. Le téléversement demande le réglage de rôle Modifier les deals. Toute personne qui voit le deal peut télécharger ses fichiers. Vous pouvez supprimer un fichier que vous avez téléversé, ou n’importe quel fichier avec le réglage de rôle Supprimer et fusionner les enregistrements CRM.
L’éditeur de deal comporte aussi Quantité et Unité (par exemple 50 palettes ou 1 200 colis par mois). Ils apparaissent sur la carte du tableau et dans la colonne Quantité du tableau des deals.
Devis du deal
Ouvrez l’onglet Devis pour voir tous les devis de ce deal avec leur Statut, leur Total et leur date Valable jusqu’au. Sélectionnez Nouveau devis : le devis est lié au deal et ses lignes partent des produits du deal. Vous pouvez modifier les lignes, la TVA, la validité, l’introduction et les conditions. L’icône de téléchargement donne un PDF du devis. Sélectionnez l’icône d’envoi sur un brouillon pour l’envoyer : le devis est figé et reçoit son numéro, le lien public est copié et son PDF est enregistré dans les Fichiers du deal avec le type Devis. Les clients peuvent télécharger le même PDF depuis la page publique du devis. Il faut le réglage de rôle Voir les devis pour les voir, Gérer les devis pour les créer et les modifier, et Envoyer les devis pour les envoyer.
Lorsqu’un client accepte un devis sur la page publique, le deal passe automatiquement à la première étape Gagné de son pipeline, si le deal est encore ouvert. L’historique des étapes affiche ce passage comme Système. Un deal déjà gagné ou perdu reste inchangé.