Tableau de bord et rapports CRM : chiffres clés, vues enregistrées et export CSV
Ce que c'est et à qui cela s'adresse
Le Tableau de bord du CRM est le coup d'œil rapide sur la façon dont votre équipe et votre CRM se portent sur une période. Les Rapports vont plus loin : choisissez un rapport, groupez-le, enregistrez la configuration comme vue pour plus tard et exportez-la. Ils s'adressent aux responsables d'équipe et aux propriétaires qui veulent suivre l'activité, les nouvelles personnes, les appels et les affaires.
Les petits graphiques sous Nouvelles personnes, Notes, Appels et Tâches terminées montrent les valeurs quotidiennes de la période choisie. La ligne violette, le remplissage discret et le point final utilisent les données réelles. Les données constantes restent plates. Aucun graphique ne paraît sans au moins deux valeurs quotidiennes. Les tendances des appels respectent vos droits.
La barre de synthèse affiche les personnes, les affaires ouvertes, leur valeur et le taux de réussite, selon vos droits. Les autres chiffres sont regroupés sous le graphique d’activité et le tableau des étapes du pipeline. Les comparaisons conservent leurs flèches et signes. Les étapes du cycle de vie et les sources utilisent des barres segmentées avec nombres et pourcentages. Les montants restent séparés par devise.
Conditions : le paramètre de rôle Voir le tableau de bord et les rapports du CRM (avec Consulter le CRM) et une offre qui inclut le tableau de bord et les rapports, c'est-à-dire les offres CRM Business et Enterprise. Exporter un rapport demande aussi Exporter depuis le CRM. Demandez à un administrateur de modifier votre rôle dans Paramètres > Rôles.
Ouvrir le tableau de bord
Connectez-vous sur https://portal.qr-x.app et ouvrez CRM > Tableau de bord. Sans le paramètre des rapports, le CRM s'ouvre sur Personnes et l'entrée Tableau de bord n'est pas dans le menu.
Commandes en haut
Période : Aujourd’hui, Hier, 7 derniers jours, 30 derniers jours (par défaut), 90 derniers jours, Ce mois-ci, Mois dernier, Ce trimestre, Cette année ou Période personnalisée. Une période personnalisée doit finir le jour du début ou après, et durer 366 jours au maximum.
Tout le monde (filtre du responsable) : cherchez un collègue pour ne voir que les fiches et le travail de cette personne.
Comparer à la période précédente : activez pour voir une variation sur chaque chiffre par rapport à la période de même durée juste avant la vôtre.
Actualiser : charge des chiffres à jour. Sinon, les chiffres peuvent avoir jusqu'à une minute de retard.
Les choix sont conservés dans le lien de la page : vous pouvez copier le lien et l'envoyer à un collègue qui a l'accès. Les jours suivent le fuseau horaire de votre navigateur.
Ce que montre le tableau de bord
Chiffres clés : Personnes (toutes en ce moment), Nouvelles personnes, Notes, Conversations entrantes, Conversations sortantes, Tâches terminées, Tâches en retard (tâches ouvertes dont l'échéance est dépassée, en ce moment). Avec la comparaison activée, chacun affiche une flèche et un pourcentage ; les taux comme le Taux de réussite affichent des points de pourcentage (pp) ; Nouveau signifie que rien ne s'est passé sur la période précédente.
Les chiffres d'appels (Appels, Appels manqués, Temps de conversation) n'apparaissent que si vous avez Voir les appels du CRM et que votre offre inclut la Téléphonie.
Les chiffres d'affaires (Affaires créées, Affaires gagnées, Montant gagné, Affaires perdues, Affaires ouvertes, Montant ouvert, Taux de réussite, Nombre moyen de jours avant gain) n'apparaissent que si vous avez Voir les affaires et que votre offre inclut les Affaires. Le taux de réussite se calcule en gagnées sur gagnées plus perdues.
Activité par jour : barres empilées des notes, conversations, appels et tâches terminées.
Nouvelles personnes par jour.
Personnes par étape du cycle de vie (en ce moment) et D’où viennent les nouvelles personnes (sources des personnes créées sur la période).
Pipeline : les affaires par étape avec leur montant et leur montant pondéré pour les étapes ouvertes. Choisissez un autre pipeline si vous en avez plusieurs.
Classement de l’équipe : par collègue, notes, tâches terminées, appels et affaires gagnées avec leur montant. Il liste toujours toute l'équipe.
Les montants sont affichés par devise et ne sont jamais additionnés entre devises.
Lancer un rapport
Ouvrez CRM > Rapports.
Choisissez le type de rapport avec les onglets en haut. La liste ne contient que les types que vous pouvez ouvrir.
Choisissez comment le grouper, si le rapport le permet.
Choisissez la période (ou le mois pour Objectifs), le responsable et, pour Pipeline, le pipeline.
Lisez les totaux, le graphique et le tableau. Pour les rapports qui couvrent une période, les totaux montrent l'évolution par rapport à la période précédente. Le tableau contient toutes les lignes, avec une ligne de total en bas ; faites défiler latéralement sur un petit écran.
Les types de rapports :
Activité : Notes, Conversations entrantes, Conversations sortantes, Tâches terminées, Total. Groupez par jour, semaine (commence le lundi), mois ou responsable.
Appels (demande Voir les appels du CRM et la Téléphonie) : Appels, Entrants, Sortants, Répondus, Manqués, Temps de conversation, Temps de conversation moyen. Mêmes groupements qu'Activité.
Personnes : Nouvelles personnes et Score moyen des leads. Groupez par jour, semaine, mois, source, étape du cycle de vie ou responsable.
Pipeline (demande Voir les affaires et les Affaires) : par étape ouverte, Affaires, Montant, Montant pondéré, Nombre moyen de jours dans l'étape et Stagnantes (les affaires restées plus longtemps que ce que l'étape autorise). Il montre la situation du moment.
Affaires (demande Voir les affaires et les Affaires) : Créées, Gagnées, Montant gagné, Perdues, Montant perdu, Taux de réussite et Nombre moyen de jours avant gain. Groupez par mois, responsable ou source.
Objectifs (demande Voir les affaires et les Affaires) : pour le mois choisi, l'Objectif de chaque personne, Gagné, l'Atteinte et Ouvert pondéré.
Un rapport affiche 10 000 lignes au maximum. S'il est plus long, un avis vous demande de réduire la période ou les filtres. Si rien ne correspond, le tableau indique qu'il n'y a rien à signaler pour cette période et ces filtres.
Enregistrer et partager une vue
Configurez le rapport comme vous le souhaitez.
Ouvrez Vues enregistrées et choisissez Enregistrer comme nouvelle vue.
Saisissez un Nom, par exemple Activité hebdomadaire de l'équipe. Activez Partager avec l’équipe si toute personne ayant accès aux rapports peut l'ouvrir.
Choisissez Enregistrer. Vous voyez « Vue enregistrée. »
Une vue enregistrée conserve le type de rapport, le groupement, la période et les filtres. Choisissez une vue dans la liste pour l'appliquer. Si vous modifiez une vue appliquée, le menu propose « Mettre à jour ... avec cette vue ». Vous pouvez avoir jusqu'à 50 vues à vous. Vous pouvez modifier ou supprimer vos propres vues ; les utilisateurs avec Gérer les paramètres du CRM peuvent aussi modifier ou supprimer les vues que d'autres ont partagées. Supprimer retire la vue pour toutes les personnes avec qui elle était partagée.
Exporter en CSV
Choisissez Exporter en CSV (l'icône de téléchargement) dans l'en-tête des Rapports. Le fichier contient le rapport actuel avec les mêmes type, groupement, période et filtres, avec des chiffres à jour. L'icône n'apparaît qu'avec Exporter depuis le CRM et elle est désactivée quand le rapport n'a aucune ligne. Le nom du fichier est crm-report, suivi du type de rapport et des dates.
Problèmes courants
« Le tableau de bord et les rapports ne sont pas inclus dans votre offre ». L'offre CRM ne les inclut pas. Ils font partie de Business et Enterprise.
Je ne vois pas le Tableau de bord ni les Rapports dans le menu. Votre rôle n'a pas Voir le tableau de bord et les rapports du CRM.
Appels, Pipeline, Affaires ou Objectifs manquent. Votre rôle n'a pas Voir les appels du CRM ou Voir les affaires, ou l'offre n'a pas la Téléphonie ou les Affaires.
« Choisissez une période valide ». Complétez les dates personnalisées, avec une fin le jour du début ou après et 366 jours au maximum.
Les chiffres n'ont pas changé après l'ajout de données. Choisissez Actualiser.
Pas d'icône Exporter en CSV. Demandez à un administrateur d'ajouter Exporter depuis le CRM à votre rôle.
Une vue enregistrée ne peut pas être mise à jour. Un collègue l'a modifiée avant vous. Rechargez la liste et réessayez.
Si cela ne fonctionne toujours pas, contactez l'assistance QrX avec le type de rapport, la période et ce que vous voyez.