Préavis de réception (livraisons attendues)

Un préavis de réception indique à un entrepôt ce qui est en route avant que cela n'arrive. Il peut s'agir de votre propre entrepôt dans QrX ou de l'entrepôt de votre partenaire logistique. Vous indiquez le fournisseur, la date prévue, le transporteur et le numéro de suivi, le nombre de cartons et les articles avec leurs quantités (plus le lot et la date d'expiration pour les articles gérés par lots). L'entrepôt voit la livraison comme Attendue, scanne une étiquette de carton à l'arrivée et réceptionne par rapport à votre préavis. Ensuite, vous voyez exactement ce qui est arrivé, ligne par ligne : manquant, excédent, imprévu et endommagé.

Pour qui

Les marchands avec leur propre entrepôt qui veulent que les livraisons fournisseurs soient prêtes dans QrX avant l'arrivée du camion.
Les marchands qui travaillent avec un partenaire logistique sur QrX et veulent lui indiquer ce qu'ils envoient.
Les partenaires logistiques qui réceptionnent des livraisons pour leurs marchands et veulent une liste claire de ce qui arrive.
Les développeurs qui veulent créer des préavis depuis leur propre système via la QrX Public API.

Les préavis de réception font partie du stock d'entrepôt (QrX WMS). Votre compte a besoin du module Warehouse (WMS) ; Paramètres > Facturation > Plans indique s'il est inclus.

Annoncer une livraison à votre propre entrepôt

Allez dans Entrepôt > Entrées et cliquez sur Nouvelle réception.
Activez Annoncer (attendue). Cela signifie que la livraison n'est pas encore là ; la réception commence à son arrivée.
Choisissez l'entrepôt et renseignez la référence (par exemple votre numéro de commande d'achat), le fournisseur et la date prévue.
Ajoutez si vous le souhaitez le Transporteur (par exemple DHL ou votre propre camion), le Numéro de suivi et le nombre de Cartons (1 à 99).
Ajoutez les articles avec la quantité attendue, ainsi que le lot et la date d'expiration lorsque l'article les utilise.
Cliquez sur Annoncer. La réception apparaît dans la liste avec le statut Attendue.

Vous avez besoin de l'autorisation Réceptionner du stock. Vous pouvez encore modifier l'en-tête et les lignes tant que la livraison est Attendue ou en cours de réception.

Annoncer une livraison à votre partenaire logistique

Allez dans Paramètres > Entreprise > Préavis de réception (la carte à côté d'Accès partenaires) et cliquez sur Nouveau préavis.
Choisissez l'Entrepôt partenaire. Seuls les partenaires ayant un lien logistique actif avec votre compte sont listés.
Renseignez les détails de la livraison : référence, fournisseur, date prévue, transporteur, numéro de suivi, cartons et une note facultative (par exemple "palette à gauche, fragile").
Ajoutez les articles. Recherchez parmi les articles que votre partenaire détient déjà pour vous, ou ajoutez un Nouvel article avec son SKU et son nom (et son EAN si vous l'avez). Un nouvel article est créé pour vous chez votre partenaire lorsque vous envoyez le préavis.
Cliquez sur Envoyer le préavis. Votre partenaire le voit comme Attendue dans sa liste des entrées et reçoit une notification.

Vous ne pouvez modifier ou annuler un préavis que tant qu'il est Attendue. Dès que votre partenaire commence la réception, il ne peut plus être modifié. Consulter les préavis nécessite l'autorisation Gérer l'accès partenaires ou Voir le stock ; les créer, modifier et annuler nécessite Gérer l'accès partenaires.

Importer un préavis depuis un fichier CSV

Pour les longues livraisons, vous pouvez importer un fichier CSV au lieu de saisir chaque ligne. Un fichier devient un préavis (ou une réception).

Entrepôt propre : dans Entrepôt > Entrées, utilisez l'icône d'import à côté de Nouvelle réception.
Partenaire logistique : utilisez l'option d'import sur l'écran Préavis de réception.

Le fichier a une ligne d'en-tête avec les colonnes sku,qty,lot,expiry. lot et expiry sont facultatives ; écrivez la date d'expiration au format YYYY-MM-DD. Pour un préavis à un partenaire, vous pouvez aussi ajouter les colonnes name et ean : une ligne avec un SKU que votre partenaire n'a pas encore et un nom crée cet article pour vous. Les articles sont recherchés d'abord par SKU, puis par EAN.

QrX affiche d'abord un aperçu avec chaque ligne et les éventuelles erreurs, comme un SKU inconnu, une quantité qui n'est pas un nombre entier supérieur à 0, une date d'expiration sans lot, ou le même SKU et lot deux fois. Rien n'est créé tant que vous n'avez pas vérifié l'aperçu et confirmé. Un fichier contient au maximum 200 lignes et pèse au maximum 1 Mo.

Étiquettes de carton

Imprimez une étiquette par carton avec l'action Étiquettes de carton du préavis et collez-en une sur chaque carton avant l'expédition. Choisissez la taille : Dymo 11352 (54 x 25 mm) ou Étiquette 100 x 50 mm. Chaque étiquette porte un code-barres avec le numéro de réception et le numéro de carton (par exemple RC-1234-2), le texte "Carton 2 / 5", le propriétaire, l'entrepôt et votre référence.

À l'arrivée de la livraison, l'entrepôt scanne n'importe quelle étiquette de carton dans le champ Scanner l'étiquette RC ou carton d'Entrepôt > Entrées et la bonne livraison s'ouvre aussitôt.

Réceptionner une livraison annoncée

Les livraisons annoncées apparaissent dans Entrepôt > Entrées avec le statut Attendue. Le filtre par défaut Attendues et ouvertes les affiche avec les réceptions en cours.
À l'ouverture d'une livraison Attendue, le bandeau "Attendue, non commencée" s'affiche. Cliquez sur Lancer la réception, ou scannez simplement une étiquette de carton ou réceptionnez la première ligne : cela la lance aussi.
Réceptionnez chaque ligne comme d'habitude : elle est enregistrée en stock immédiatement, sur un emplacement suggéré que vous pouvez modifier.
Les unités arrivées endommagées sont enregistrées avec la quantité Endommagé de la ligne (Enregistrer comme endommagé (quarantaine)). Elles vont dans la quarantaine de cet entrepôt, pas dans le stock vendable, et comptent comme reçues.
Les articles absents du préavis peuvent quand même être ajoutés et réceptionnés ; ils sont marqués Imprévu.
Clôturez la réception quand tout est arrivé. Une livraison Attendue n'est jamais clôturée automatiquement par le réglage des réceptions inactives ; cela ne s'applique qu'une fois la réception commencée.

Le résultat : manquant, excédent, imprévu et endommagé

Une fois la réception clôturée, la page de résultat compare, ligne par ligne, ce qui a été reçu avec ce qui avait été annoncé :

Manquant : moins d'unités sont arrivées qu'annoncé.
Excédent : plus d'unités sont arrivées qu'annoncé.
Imprévu : un article qui n'était pas sur le préavis.
Endommagé : des unités enregistrées en quarantaine.

Si vous avez annoncé la livraison à un partenaire logistique, vous voyez le même résultat sous "Reçu par rapport à l'annoncé" sur votre préavis dans Paramètres > Entreprise > Préavis de réception.

Notifications et webhooks

Quand un marchand envoie un préavis à un partenaire logistique, le partenaire reçoit une notification dans la cloche : "New inbound announcement".
Quand un marchand envoie un bon de commande vers un entrepôt partenaire, QrX crée le même type de livraison annoncée. La liste des réceptions du partenaire l'affiche comme un bon de commande de ce marchand, et la cloche sonne. Il n'y a pas d'e-mail séparé. Les prix du marchand ne figurent pas sur la réception.
Quand une livraison annoncée est réceptionnée, le propriétaire du stock reçoit une notification dans la cloche avec les totaux reçus, manquants, excédentaires, imprévus et endommagés. Cliquez dessus pour ouvrir le résultat.
Deux événements webhook sont disponibles dans le groupe Inbound de Settings > Advanced > Webhooks : inbound/announced (un préavis a été créé) et inbound/received (une livraison annoncée a été clôturée, avec chaque ligne et les totaux). Ils sont envoyés au propriétaire du stock.

Public API pour les développeurs

Vous pouvez créer et lire des préavis depuis votre propre système via la QrX Public API sur https://api.qr-x.net. Référence complète : qrx.eu/api.

GET api/v1/inbound/warehouses : vos propres entrepôts et les entrepôts partenaires auxquels vous pouvez annoncer.
POST api/v1/inbound : créez un préavis avec l'entrepôt, la référence, le fournisseur, la date prévue, le transporteur, le numéro de suivi, les cartons, une note et les lignes (sku, quantité attendue et, en option, nom, EAN, lot et date d'expiration). L'en-tête Idempotency-Key est obligatoire, pour qu'une nouvelle tentative ne crée jamais un second préavis.
GET api/v1/inbound : la liste de vos préavis, avec un filtre de statut et une pagination par curseur.
GET api/v1/inbound/{id} : un préavis avec ses lignes, les quantités reçues et endommagées et, après réception, les totaux.

L'API utilise les scopes inbound.read et inbound.write. Une clé API sans scope a un accès complet ; dès qu'une clé a des scopes, elle ne peut utiliser que ceux-ci.

Pour les partenaires logistiques : rapport d'activité

Dans Entrepôt > Activité partenaire, le rapport par marchand affiche maintenant aussi Préavis (préavis créés par ce marchand par jour) et Lignes reçues (lignes de préavis que vous avez réceptionnées pour ce marchand). L'export CSV contient les colonnes announcements et received_lines à la fin.

Pas encore disponible

Créer un préavis directement depuis une commande d'achat ("Supplier shipped") arrivera avec les achats dans QrX.
Réceptionner les préavis dans l'application QrX arrivera plus tard. En attendant, réceptionnez-les dans PortalX sur Entrepôt > Entrées, avec un scanner de codes-barres si vous en avez un.

Questions fréquentes

Puis-je modifier un préavis après l'avoir envoyé à mon partenaire ?
Oui, tant qu'il est Attendue. Dès que votre partenaire commence la réception, vous voyez "La réception de cette livraison a déjà commencé, elle ne peut donc plus être modifiée." Pour toute modification ensuite, contactez votre partenaire.

Un préavis ajoute-t-il du stock ?
Non. Le stock ne change que lorsque des unités sont réceptionnées. Un préavis indique à l'entrepôt ce qu'il doit attendre.

Pourquoi vois-je "Aucun partenaire logistique avec réception n'est encore lié à votre compte." ?
Annoncer à un partenaire nécessite un lien logistique actif avec un partenaire dont l'entrepôt utilise les entrées dans QrX. Vérifiez Paramètres > Entreprise > Accès partenaires.

L'entrepôt a scanné un carton et rien ne s'est ouvert.
Le champ de scan ne trouve que les livraisons de l'entrepôt qui scanne. Vérifiez que l'étiquette appartient à une livraison pour cet entrepôt et que le code-barres commence par RC.

Que deviennent les unités endommagées ?
Elles sont enregistrées dans la quarantaine de l'entrepôt et apparaissent dans la colonne Endommagé du résultat. L'entrepôt les traite ensuite dans Entrepôt > Entrées > Quarantaine.

Quand contacter notre équipe support

Contactez le support QrX si vous souhaitez activer le stock d'entrepôt ou les préavis de réception pour votre compte, si un partenaire logistique n'apparaît pas dans la liste des entrepôts partenaires alors que le lien est actif, ou si un résultat de réception ne correspond pas à ce que l'entrepôt a compté.