CRM de l'application QrX : trouver une personne ou une entreprise et agir
Le CRM de l'application QrX vous permet de retrouver un client ou un prospect sur votre téléphone et d'agir tout de suite : lire la vue à 360 degrés, ajouter une note, ajouter une tâche, envoyer un e-mail ou appeler. Il s'adresse aux membres de l'équipe qui utilisent le CRM dans QrX Portal et travaillent en déplacement ou au bureau. Le CRM fait partie du mode Work de l'application, avec le même lien de compte que celui du Centre de messages.
Avant de commencer
Trois choses doivent être en place, sinon la ligne CRM n'apparaît pas ou les écrans restent vides.
Connectez votre compte professionnel. Dans le profil de l'application, ouvrez Connecter un compte professionnel et suivez les étapes. L'application vous demande de vous connecter à QrX Portal dans le navigateur et d'approuver le téléphone. Vérifiez que le portail affiche exactement le code que montre l'application. Sans ce lien, le CRM indique Connectez votre compte de travail et propose Ouvrir Mon centre de messages.
Votre rôle doit inclure le CRM. Un administrateur vous donne un rôle qui inclut le paramètre Consulter le CRM (le paramètre est activé dans le rôle sous Paramètres > Rôles et le rôle vous est ajouté sous Paramètres > Utilisateurs). Sans lui, la ligne CRM est masquée dans votre profil et une ouverture directe affiche Pas d'accès au CRM : « Votre rôle n'inclut pas le CRM. Demandez à votre administrateur de vous donner accès dans QrX. » Pour ajouter des notes, des pointages et des prospects, il vous faut aussi Modifier des enregistrements CRM. Pour voir les affaires, il vous faut Voir les affaires ; pour déplacer des affaires, il vous faut Modifier les affaires. Lancer un appel CloudTalk depuis le CRM demande Appeler depuis le CRM et un agent CloudTalk lié à votre utilisateur.
Le CRM doit être activé pour votre organisation. S'il ne l'est pas, l'application affiche Le CRM n'est pas activé : « Le CRM n'est pas activé pour votre organisation. Un administrateur peut l'activer dans PortalX. »
Utilisez une version de l'application qui inclut le CRM.
Ouvrir le CRM
Ouvrez votre profil dans l'application. Sous votre compte professionnel, vous trouvez la ligne CRM avec la mention « Clients, notes, tâches et appels », juste sous la ligne de l'entrepôt. Touchez-la. Le CRM s'ouvre avec un champ de recherche en haut et le nom de votre organisation sous le titre.
Trouver une personne ou une entreprise
Choisissez Personnes ou Entreprises avec le sélecteur sous le champ de recherche. Si votre offre et votre rôle autorisent les affaires, il y a aussi Affaires.
Saisissez dans le champ de recherche. Pour les personnes, l'indication est « Rechercher une personne par nom, e-mail ou téléphone ». Pour les entreprises, c'est « Rechercher une entreprise ». Touchez le bouton d'effacement pour recommencer.
Pour les personnes, vous pouvez filtrer avec Tout le monde ou Mes contacts.
Touchez une ligne pour l'ouvrir. La liste charge d'autres lignes quand vous faites défiler vers le bas. Tirez vers le bas pour actualiser.
États vides : Aucune personne pour l'instant (« Ajoutez votre premier prospect avec le bouton en haut. ») ou Aucune personne trouvée (« Essayez un autre nom, une autre adresse e-mail ou un autre numéro. »). Pour les entreprises : Aucune entreprise pour l'instant (« Les entreprises apparaissent ici dès qu'elles sont ajoutées dans le CRM. ») ou Aucune entreprise trouvée.
L'écran de la personne (vue à 360 degrés)
L'écran de la personne montre le nom, une pastille Client quand la personne a commandé, le responsable (« Responsable : nom ») et le score du lead (« Score 40 »). Sous le nom, il y a cinq actions rapides : Appeler, E-mail, Pointer, Note et Tâche. En dessous, vous trouvez :
CONTACT : numéros de téléphone et adresses e-mail. Touchez-en un pour appeler ou écrire.
COMMANDES : pour les clients, Total dépensé, Commandes, En cours et la date de la dernière commande.
TÂCHES EN COURS : les tâches ouvertes de la personne. Touchez le cercle pour marquer une tâche comme terminée.
ACTIVITÉ : la chronologie avec des entrées de type Note, Appel, Conversation, Commande, Retour, Tâche terminée, Affaire, Visite et Modification. Une conversation que vous ne pouvez pas ouvrir s'affiche comme « Une conversation à laquelle vous n'avez pas accès ». Sans historique, vous voyez Aucune activité pour l'instant.
Appeler est grisé quand la personne n'a pas de numéro de téléphone. E-mail est grisé sans adresse e-mail. Pointer et Note sont grisés sans le paramètre Modifier des enregistrements CRM. Le nom de l'entreprise sur la personne ouvre l'entreprise.
L'écran de l'entreprise
L'écran de l'entreprise montre le responsable et les actions rapides Plan (ouvre l'adresse dans une application de cartes), Site web, Pointer, Note et Tâche. En dessous se trouvent ADRESSE, PERSONNES (avec « Personnes : 3 »), TÂCHES EN COURS et ACTIVITÉ. Touchez une personne pour l'ouvrir.
Ajouter une note
Sur une personne, une entreprise ou une affaire, touchez Note.
Dans la feuille Ajouter une note, écrivez dans le champ Note (indication : « Que s'est-il passé ? »).
Touchez Enregistrer la note. L'application affiche Note enregistrée et la note apparaît dans l'activité.
Ajouter une tâche
Touchez Tâche sur une personne ou une entreprise. Vous pouvez aussi ajouter une tâche depuis la liste des tâches, voir ci-dessous.
Dans la feuille Nouvelle tâche, saisissez le Titre (par exemple « Rappeler au sujet du devis »).
Sous Échéance, choisissez Sans échéance, Aujourd'hui, Demain, La semaine prochaine ou Choisir une date.
Touchez Enregistrer la tâche. L'application affiche Tâche ajoutée.
Terminez une tâche en touchant le cercle devant elle. L'application affiche Tâche terminée et un bouton Annuler qui rouvre la tâche. Pour une tâche récurrente, le message est « Tâche terminée. La suivante est prévue le date. »
Mes tâches
Ouvrez Aujourd'hui depuis le haut du CRM (l'icône de calendrier, avec un badge pour les tâches en retard ou dues aujourd'hui) et touchez Toutes mes tâches. L'écran Mes tâches montre des pastilles comme En retard : 2 et Pour aujourd'hui : 3. Une tâche affiche Échéance date, En retard depuis date ou Sans échéance. Sans tâche, vous voyez Rien à faire : « Les tâches que vous ajoutez ou qui vous sont attribuées apparaissent ici. »
Appeler une personne
Sur l'écran de la personne, touchez Appeler. La feuille Appeler s'ouvre pour le numéro de téléphone principal de la personne.
Avec CloudTalk (connecté pour votre organisation et votre utilisateur lié à un agent CloudTalk) : touchez Appeler maintenant. CloudTalk fait d'abord sonner votre téléphone CloudTalk (« Votre téléphone CloudTalk sonne »). Décrochez, et QrX vous met en relation avec la personne. L'écran affiche ensuite Appel connecté, ou L'appel n'a pas abouti avec Réessayer.
Sans CloudTalk : la feuille indique Appeler avec votre téléphone et Ouvrir le clavier ouvre le clavier d'appel de votre téléphone.
Ensuite, touchez Consigner cet appel pour écrire une note sur l'appel.
Si un collègue a lancé un appel vers le même numéro il y a un instant, vous voyez Un collègue appelle ce numéro et pouvez toucher Appeler quand même. Si le résultat n'est pas connu, vous voyez Nous n'avons pas pu confirmer l'appel : vérifiez votre téléphone avant de réessayer ; le bouton se débloque dès que QrX sait comment l'appel s'est terminé. L'application ne réessaie jamais un appel toute seule.
Problèmes courants
Il n'y a pas de ligne CRM dans mon profil. Le compte professionnel n'est pas connecté, ou votre rôle n'a pas le paramètre Consulter le CRM.
Le CRM indique « Impossible de charger le CRM ». Vérifiez votre connexion et touchez le bouton pour réessayer.
« Quelqu'un l'a modifié entre-temps. Tirez vers le bas pour actualiser, puis réessayez. » Un collègue a modifié la fiche. Tirez vers le bas pour actualiser et refaites votre action.
« Cet élément n'existe plus. » La fiche a été supprimée ou fusionnée dans QrX Portal.
« Votre formule a atteint sa limite. Un administrateur peut la faire évoluer dans PortalX. » La limite de la formule, par exemple pour le nombre de personnes, est atteinte.
« Vous n'avez pas accès à cet élément. » Demandez à votre administrateur le paramètre dont vous avez besoin.
« Votre utilisateur n'est pas lié à un agent CloudTalk. Demandez à votre administrateur. » et « CloudTalk n'est pas connecté pour votre organisation. » Les appels utilisent alors le clavier d'appel de votre téléphone jusqu'à ce qu'un administrateur lie l'agent dans les paramètres de téléphonie du CRM.
« Cette personne a demandé à ne pas être contactée. » L'appel est bloqué volontairement.
« Vous avez déjà un appel en cours. Attendez qu'il se termine. » et « CloudTalk est occupé. Réessayez dans une minute. » Attendez et réessayez.
Quand contacter notre équipe d'assistance
Contactez l'assistance QrX quand la ligne CRM manque alors que votre rôle a Consulter le CRM, ou quand un écran n'arrive toujours pas à se charger. Indiquez votre organisation, ce que vous avez touché et le message que vous avez vu.