Activer le stock en 2 minutes
Avec le stock en entrepôt, QrX suit ce que vous avez sur vos étagères. Dès que le stock est activé, chaque nouvelle commande réserve ses articles au moment où elle arrive, et l'expédition de la commande retire les unités du stock. Cet article explique comment activer le stock, choisir un niveau et charger votre stock actuel depuis un fichier. Le stock en entrepôt fait partie de QrX WMS.
Pour qui
Les marchands qui expédient depuis leur propre entrepôt ou réserve et veulent voir ce qui est réellement disponible à la vente.
Les équipes logistiques qui veulent que les commandes réservent le stock automatiquement, quel que soit le canal de vente.
Les responsables qui configurent le stock, les entrepôts et les rôles pour l'équipe.
Avant de commencer
Déploiement pilote. Le stock en entrepôt est d'abord proposé aux marchands pilotes. Si vous voyez "Le stock n'est pas encore disponible", il n'est pas encore activé pour votre compte. Contactez le support QrX si vous souhaitez l'utiliser.
Offre WMS. Le stock en entrepôt fait partie du module Entrepôt (WMS) de votre offre QrX. Dans Paramètres > Facturation > Plans, la section Modules l'affiche comme "Inclus" ou avec son prix, ainsi que le nombre de commandes du mois. Si vous voyez "Votre compte n'a pas encore d'offre WMS. Contactez le support QrX pour activer le stock en entrepôt.", demandez au support QrX de l'activer.
Autorisation. Pour activer le stock, il faut l'autorisation Gérer les paramètres de stock.
Où le trouver
Paramètres > Entrepôt > Stock : le niveau de stock, l'assistant de configuration, les modules, l'import et À associer. Le niveau et les modules sont dans l'onglet Niveau et modules, l'import et À associer dans l'onglet Entrepôts et outils.
Une fois le stock activé : Entrepôt > Stock dans la barre latérale affiche la liste du stock.
Choisir un niveau
Désactivé : aucun stock n'est suivi. Les commandes n'attendent jamais de stock. Vous pouvez toujours utiliser le poste d'emballage.
Stock simple : une quantité de stock par produit dans un seul entrepôt. Les commandes réservent du stock et sont expédiées à partir de celui-ci. Vous ne voyez jamais de codes d'emplacement, de lots ni de choix d'entrepôt.
WMS complet : entrepôts, emplacements et les modules que vous activez : Casiers et emplacements, Plusieurs entrepôts, Réceptions entrantes, Transferts, Inventaires, Lots et dates de péremption et Blocage et report des commandes. Un module que votre offre n'inclut pas affiche "Non inclus dans votre offre".
En cas de doute, commencez par le Stock simple. Vous pouvez passer au WMS complet à tout moment. Les produits peuvent toujours être en stock illimité : ils ne réservent jamais de stock et ne l'attendent jamais.
Configurer le stock étape par étape
Tant que le stock est désactivé, Paramètres > Entrepôt > Stock affiche l'assistant Configurer le stock. Il compte quelques étapes courtes et tout reste modifiable ensuite.
Niveau : choisissez Stock simple ou WMS complet.
Entrepôt (WMS complet uniquement) : donnez un nom à votre premier entrepôt (par défaut "Entrepôt principal") et choisissez son fuseau horaire. Le fuseau horaire détermine la journée du tableau de bord de l'entrepôt et des dates de péremption.
Commandes ouvertes : QrX indique combien de commandes sont ouvertes (commandes ouvertes, lignes ouvertes, lignes avec un article de stock, lignes à associer, lignes sans stock suffisant et la plus ancienne commande ouverte). Choisissez :
Réserver les commandes ouvertes : les commandes ouvertes réservent le stock immédiatement. Celles sans stock suffisant passent en attente.
Nouvelles commandes uniquement : les commandes ouvertes sont expédiées comme avant. Les commandes créées à partir de maintenant réservent du stock.
La réservation des commandes déjà ouvertes est activée par QrX pour les comptes pilotes. Si elle n'est pas disponible pour vous, l'assistant l'indique et conserve "Nouvelles commandes uniquement". Cliquez sur Activer le stock. Le stock est maintenant activé.
Stock : chargez ce qui se trouve actuellement sur vos étagères. L'import d'un fichier CSV est le plus rapide (voir ci-dessous) ; vous pouvez aussi créer les articles de stock un par un.
Rôles : cliquez sur Créer les rôles Magasinier et Responsable d'entrepôt. Le magasinier peut consulter, réceptionner, ajuster et compter le stock, et emballer. Le responsable d'entrepôt peut en plus transférer du stock, approuver les comptages, exporter l'historique du stock et modifier les paramètres de stock. La création de rôles nécessite l'autorisation Manage Roles. Attribuez les rôles à votre équipe dans Paramètres > Team & Access > Users.
Cliquez sur Terminer. Tant que vous ne la masquez pas, la liste Premiers pas de la page des paramètres de stock montre ce qu'il reste à faire : configurer votre entrepôt, ajouter des articles de stock, charger votre stock actuel, imprimer des étiquettes, et la première commande qui réserve du stock (cela se fait tout seul avec la prochaine commande).
Importer votre stock depuis un fichier
Ouvrez Paramètres > Entrepôt > Stock, allez dans l'onglet Entrepôts et outils et choisissez Importer du stock, ou utilisez le bouton d'import de la liste du stock.
Cliquez sur Télécharger le modèle. Le fichier a une ligne d'en-tête et utilise la virgule ou le point-virgule. En Stock simple, les colonnes sont sku, name, ean, barcodes et qty. En WMS complet avec emplacements, s'ajoutent warehouse, location, zone, aisle et role. sku et qty sont obligatoires ; qty est un nombre entier égal ou supérieur à 0. Plusieurs codes-barres supplémentaires vont dans une seule cellule, séparés par |.
Choisissez vos options :
Créer les articles de stock manquants : un SKU qui n'existe pas encore devient un nouvel article de stock avec le nom du fichier.
Créer les emplacements manquants (WMS complet avec emplacements) : un code d'emplacement inconnu devient un nouvel emplacement, avec la zone, l'allée, le rôle et la capacité de sa première ligne. Un seul fichier suffit pour créer vos emplacements et votre stock en même temps.
Cliquez sur Choisir un fichier CSV, puis sur Vérifier le fichier. L'aperçu affiche les lignes, les lignes valides, les nouveaux articles de stock, les nouveaux emplacements, les nouveaux codes-barres et les unités par entrepôt, ainsi qu'un tableau des lignes en erreur. Rien n'est encore enregistré.
Corrigez les lignes en erreur dans votre fichier et vérifiez-le à nouveau. Quand le fichier est valide, cliquez sur Appliquer l'import. Les unités sont enregistrées comme stock initial.
En WMS complet avec emplacements, vous pouvez aussi importer uniquement vos emplacements : réglez Contenu à importer sur Emplacements. Les emplacements sont créés ou mis à jour et aucun stock n'est enregistré.
Annuler. La carte Dernier import affiche votre dernier import de stock. Annuler l'import l'annule dans les 24 heures, tant qu'aucun stock de ces articles n'a bougé depuis. Seul le stock est annulé : les articles de stock, emplacements et codes-barres créés par l'import restent.
Lier vos produits de boutique
Un article de stock est le produit physique sur votre étagère, avec son propre SKU. Vos produits de boutique (produits QrX, options de produit et produits Shopify) sont liés à un article de stock, si bien qu'un article de stock peut servir plusieurs canaux. QrX les lie par SKU. Les lignes de commande que QrX ne parvient pas à associer apparaissent dans À associer dans l'onglet Entrepôts et outils de la page des paramètres de stock. Vous pouvez aussi lier un produit vous-même dans son onglet Stock avec Lier ou créer un article de stock. Voir l'article "Stock, réservations et commandes en attente".
Un produit publié dans l'application QrX est lié comme produit entier ; ses options ne peuvent pas avoir leur propre article de stock. Utilisez des produits séparés pour les variantes qui ont besoin de leur propre stock. Pour ne plus suivre un produit, utilisez Supprimer le lien de stock dans son onglet Stock. Voir "Stock, réservations et commandes en attente".
Changer de niveau plus tard
Vous changez le niveau et les modules dans l'onglet Niveau et modules de Paramètres > Entrepôt > Stock.
Du Stock simple au WMS complet : à tout moment, pour les modules de votre offre.
Du WMS complet au Stock simple : avec un seul entrepôt, QrX demande une confirmation puis bascule. Avec plus d'un entrepôt, l'assistant Passer au Stock simple regroupe d'abord votre stock dans un seul entrepôt.
Vers Désactivé : lorsqu'aucune commande ouverte ne retient de stock, QrX demande une confirmation. La fenêtre indique "Les produits liés à un article de stock retrouvent la quantité qu'ils avaient avant le lien." et Voir la liste les affiche. Lorsque des commandes ouvertes retiennent encore du stock, l'assistant Désactiver le stock s'ouvre.
Un seul changement de niveau à la fois. Lorsqu'un changement a été commencé et n'est pas terminé, la page des paramètres de stock affiche un avis avec Continuer : terminez-le avant de modifier autre chose. Un changement commencé dans un autre navigateur se poursuit dans celui-ci.
La page des paramètres de stock affiche la date à laquelle le stock a été activé. Les commandes expédiées avant cette date ne sont jamais comptées. Votre historique de stock est toujours conservé.
Désactiver le stock
L'assistant Désactiver le stock comporte quatre étapes : Ce qui change, À faire d'abord, Produits, Confirmer. Rien ne change tant que vous n'avez pas confirmé.
Ce qui change : Réservations ouvertes libérées, Commandes qui n'attendent plus de stock, Liens produit mis en pause, Produits qui retrouvent leur ancienne quantité, Produits qui gardent leur quantité actuelle. Un nombre supérieur à 1 000 est affiché 1 000+.
À faire d'abord : ce qui doit d'abord être terminé, chaque point avec un bouton qui ouvre l'écran où vous le réglez. Cliquez ensuite sur Vérifier à nouveau.
Produits : chaque produit lié à un article de stock, avec les colonnes Produit, Canal, Article de stock, Ancienne quantité, Quantité actuelle, Quantité après, Ce qui se passe. Le résultat est Ancienne quantité rétablie ou Quantité conservée. "Aucune quantité enregistrée" signifie que le produit garde la quantité qu'il affiche maintenant.
Confirmer : cliquez sur Désactiver le stock et gardez la fenêtre ouverte jusqu'à la fin.
À faire d'abord :
Listes de prélèvement ouvertes
Transferts non terminés
Inventaires en cours
Une commande de la boutique d'applications est en cours : un acheteur passe en ce moment une commande pour un produit lié. Attendez une minute, puis cliquez sur Vérifier à nouveau.
Ce qui se passe lorsque vous confirmez :
Réservations. Le stock n'est plus suivi. Les réservations ouvertes sont libérées ; les commandes elles-mêmes restent et sont expédiées comme avant l'activation du stock.
Liens. Les liens entre vos produits et les articles de stock sont mis en pause, pas supprimés. Lorsque vous réactivez le stock, les liens reviennent et les quantités en boutique suivent de nouveau le stock.
Quantité en boutique. Un produit lié retrouve la quantité qu'il avait avant le lien, avec son réglage de stock illimité. Un produit sans quantité enregistrée, un lien sur une option et un produit lié à un article en dropshipping gardent la quantité qu'ils affichent maintenant.
Le résultat. Le dernier écran affiche Liens produit mis en pause, Produits ayant retrouvé leur ancienne quantité, Produits ayant gardé leur quantité, Commandes dont les réservations sont en cours de libération. Il liste aussi les produits qui étaient dans une commande à ce moment-là et qui ont donc gardé leur quantité, avec le motif "Une commande était en cours".
À partir de là, la quantité de ces produits est de nouveau la vôtre : vous la modifiez dans l'éditeur de produit, avec les actions groupées ou par l'API.
Passer du WMS complet au Stock simple
Le Stock simple utilise un seul entrepôt. L'assistant Passer au Stock simple comporte quatre étapes : Entrepôt, Ce qui est déplacé, À faire d'abord, Confirmer.
Entrepôt : choisissez l'entrepôt sous Entrepôt que vous conservez. Tout ce qui se trouve dans les autres entrepôts y est déplacé : tout le stock va à l'emplacement principal de cet entrepôt, le stock bloqué va dans sa quarantaine, et les autres entrepôts sont désactivés.
Ce qui est déplacé : ce que chaque entrepôt contient maintenant, avec les colonnes Articles, Unités en stock, Unités bloquées, Lignes à déplacer, Ce qui se passe. Un entrepôt affiche Conservé ou Fusionné, désactivé. Vous voyez aussi combien de commandes sont réservées de nouveau et quels modules sont désactivés. Chaque emplacement Shopify lié à un entrepôt fusionné est listé : choisissez Lier à l'entrepôt que vous conservez (l'emplacement affiche alors le stock de cet entrepôt) ou Dissocier (l'emplacement n'est plus lié et sa synchronisation du stock est désactivée). La synchronisation du stock Shopify ne fonctionne qu'avec le WMS complet.
À faire d'abord : voir la liste ci-dessous. Réglez chaque point, puis cliquez sur Vérifier à nouveau.
Confirmer : cliquez sur Fusionner et passer au Stock simple. Cette action est irréversible. Gardez la fenêtre ouverte ; un stock important prend un moment et l'assistant affiche la progression.
À faire d'abord :
Listes de prélèvement ouvertes: terminez ou annulez les listes de prélèvement en attente ou en cours de prélèvement.
Commandes en cours de prélèvement: du stock affecté à une commande ou déjà prélevé. Expédiez ces commandes ou libérez-les d'abord.
Sessions d'emballage ouvertes: une commande est en cours d'emballage au poste d'emballage. Terminez ou abandonnez ces sessions d'emballage.
Transferts non terminés: réceptionnez, terminez ou annulez les transferts qui ne sont pas achevés.
Inventaires en cours: terminez ou annulez les inventaires ouverts, en cours de comptage ou en attente d'approbation.
Réceptions ouvertes: terminez ou annulez les livraisons annoncées ou en cours de réception.
Commandes fournisseur ouvertes: réceptionnez, clôturez ou annulez les commandes d'achat ouvertes.
Conteneurs avec du stock: déplacez d'abord le stock vers un emplacement, pour que le conteneur soit vide.
Retours en cours d'acheminement: réceptionnez ou clôturez les retours attendus dans un entrepôt.
Stock négatif: corrigez-le avec un inventaire ou un ajustement.
Boutiques Shopify liées à plusieurs entrepôts : une boutique Shopify a des emplacements sur plusieurs de vos entrepôts. Gardez d'abord un seul emplacement par boutique dans la synchronisation du stock Shopify ; vous choisirez ensuite dans l'assistant ce qu'il devient.
Ce qui se passe lorsque vous confirmez :
Les commandes ouvertes qui avaient réservé du stock dans un autre entrepôt sont libérées et réservent de nouveau dans l'entrepôt que vous conservez.
Tous les modules sont désactivés. Leurs données, comme les lots, les dates de péremption, les numéros de série, les listes de composants des kits et les plans de comptage, sont conservées et ne sont pas affichées avec le Stock simple. Votre historique de stock est conservé.
Le stock que vous détenez pour un autre marchand garde son propriétaire. Les alertes de stock faible qui comptent un entrepôt regroupé sont désactivées ; les alertes pour tous les entrepôts ensemble continuent de fonctionner.
Pendant le regroupement, les nouveaux inventaires, transferts, réceptions, annonces d'arrivage et commandes d'achat pour les entrepôts regroupés sont refusés. L'entrepôt que vous conservez reste utilisable.
Si le passage s'arrête en cours de route, rien n'est perdu : le stock déjà déplacé se trouve dans l'entrepôt que vous conservez avec tout son historique, et votre niveau est toujours WMS complet. Les paramètres de stock indiquent qui l'a lancé, quand, et combien de lignes de stock ont été déplacées. Toute personne qui gère les paramètres de stock peut agir : Continuer reprend là où il s'est arrêté, et Annuler le passage l'arrête après votre confirmation. Après une annulation, votre niveau reste WMS complet, tous les entrepôts restent utilisés, et le routage des commandes, les emplacements Shopify et les règles de stock bas reviennent à leur état d'avant le passage. Une fois que le passage est en cours de finalisation, il ne peut plus être annulé : poursuivez-le jusqu'au bout.
Un seul changement de niveau de stock peut tourner à la fois. Pendant le passage, aucun entrepôt ne peut être supprimé et un emplacement Shopify ne peut pas être lié à un entrepôt en cours de fusion.
Autorisations
Gérer les paramètres de stock : activer le stock, changer le niveau et les modules, importer et annuler des imports, gérer les articles de stock et À associer.
Voir le stock : consulter les écrans de stock et les paramètres de stock (lecture seule).
Manage Roles : nécessaire pour l'étape Rôles de l'assistant.
Les autorisations se règlent par rôle dans Paramètres > Team & Access > Roles & Permissions. Voir l'article "Membres de l'équipe, rôles et accès partenaires".
Limites
Un fichier d'import compte au maximum 5 000 lignes et 5 Mo. Divisez les fichiers plus grands.
L'annulation est possible pendant 24 heures et seulement tant qu'aucun stock des articles importés n'a bougé.
La réservation des commandes déjà ouvertes à l'activation est activée par QrX pour chaque compte pilote.
Questions fréquentes
Les commandes sont-elles bloquées quand un produit est en rupture ?
Non. QrX ne bloque jamais une commande à cause du stock. Les lignes sans stock suffisant passent en attente et sont servies automatiquement dès que du stock arrive.
Que deviennent les commandes déjà ouvertes au moment de l'activation ?
Cela dépend de votre choix dans l'assistant. Avec "Nouvelles commandes uniquement", elles sont expédiées comme avant et ne sont jamais déduites du stock. Avec "Réserver les commandes ouvertes", elles réservent le stock immédiatement.
Puis-je annuler un import ?
Oui, dans les 24 heures avec Annuler l'import sur la carte Dernier import, tant qu'aucun stock de ces articles n'a bougé depuis.
Certains produits peuvent-ils rester illimités ?
Oui. Les produits en stock illimité ne sont pas suivis : leurs commandes ne réservent jamais de stock et ne l'attendent jamais.
Combien coûte le stock en entrepôt ?
Il fait partie du module Entrepôt (WMS) de votre offre QrX. Votre page d'offre (Paramètres > Facturation > Plans) indique s'il est inclus et combien de commandes vous avez utilisées ce mois-ci.
Quand contacter notre équipe support
Contactez le support QrX si vous souhaitez activer le stock en entrepôt ou une offre WMS, si des commandes déjà ouvertes doivent réserver du stock, si un import échoue alors que l'aperçu ne montre aucune erreur, ou si vous voulez redescendre d'un niveau alors que des commandes détiennent encore du stock. Joignez une capture d'écran du message et, pour un import, le fichier utilisé.