Facturation, formules et factures
Cet article explique comment QrX facture les marchands : formules, factures, relances et moyens de paiement. Il concerne vos propres coûts QrX, et non les paiements de vos clients.
Où le trouver
Allez dans Settings > Billing (« Invoices, payments and your plan », factures, paiements et votre formule). Onglets : Overview (vue d'ensemble), Invoices (factures) et Plans (formules). La consultation nécessite la permission View Billing, le paiement nécessite Manage Billing et l'export nécessite Export Billing.
Formules et produits
Chaque nouveau compte démarre avec la formule Free. Aucune formule n'est choisie à l'inscription : une fois votre compte approuvé, vous choisissez vous-même vos formules dans Settings > Billing > Plans. L'Overview indique combien de transactions de paiement à la livraison sont incluses dans votre formule ce mois-ci et vous avertit en cas de dépassement.
L'onglet Plans comporte une section par produit QrX :
Shipping platform : une formule par canal de vente (chaque canal peut être une entreprise distincte avec ses propres factures). Les formules sont Free (0 EUR), Lite (19 EUR par mois ou 190 EUR par an), Growth (50 EUR par mois ou 500 EUR par an), Premium (89 EUR par mois ou 890 EUR par an) et Enterprise (contactez QrX). Le tableau indique pour chaque canal la formule, le prix, le cycle de facturation, la prochaine date de facturation et l'utilisation (étiquettes par mois, étiquettes sur votre propre contrat transporteur, paiements à la livraison).
Returns, Message Centre et Warehouse (WMS) : une seule formule pour l'ensemble de votre compte, facturée au canal indiqué sous Invoiced to (facturé à). Des compteurs d'utilisation affichent par exemple « 12 of 250 returns » (12 retours sur 250). Un produit « Not active » (inactif) peut être ajouté avec Add (ajouter) ou, lorsqu'aucune formule ne peut encore être choisie, en contactant QrX.
Chaque produit propose Compare plans (comparer les formules) avec un sélecteur Monthly / Annual (mensuel / annuel) ; la facturation annuelle permet d'économiser jusqu'à environ 17 %. Les limites valables pour tout le compte (produits, utilisateurs, canaux, intégrations et règles d'expédition) proviennent de votre formule Shipping platform la plus élevée. Tous les prix publics figurent aussi sur qrx.eu/pricing.
Formules choisies avant l'inscription
Vous pouvez choisir des formules sur la page des tarifs de QrX (qrx.eu/pricing) avant de créer un compte. Lorsque vous choisissez une formule payante, le bouton devient Get started et votre choix est transmis au formulaire d'inscription, dont la dernière étape liste les formules choisies.
Chaque nouveau compte démarre toujours sur la formule Free et rien n'est facturé lors de l'inscription. Une fois votre compte approuvé, ouvrez Settings, puis Billing, puis l'onglet Plans. La carte Plans you picked on our pricing page liste chaque formule avec une facturation Annual ou Monthly. Cliquez sur Review pour ouvrir le changement de formule avec cette formule déjà sélectionnée, vérifiez le prix et confirmez. Vous pouvez masquer la carte avec la croix X si vous changez d'avis.
Changer de formule
Allez dans Settings > Billing > Plans et cliquez sur Upgrade (formule supérieure), Downgrade (formule inférieure) ou Add (ajouter) sur une carte de formule. Pour la Shipping platform, choisissez le canal dans la boîte de dialogue.
La boîte de dialogue indique ce qui change : la date d'effet, le canal facturé, ce que vous payez aujourd'hui, le prix par mois ou par an après le changement, les fonctionnalités gagnées ou perdues et toute limite que vous dépassez déjà.
Cliquez sur Confirm change (confirmer le changement).
Les passages à une formule supérieure et les nouveaux produits prennent effet immédiatement. Vous recevez une facture de type Plan change (changement de formule) pour le reste de la période de facturation en cours (au prorata : la différence de prix multipliée par la part de la période restante). Les montants inférieurs à 0,50 EUR ne sont pas facturés séparément ; ils sont ajoutés à votre prochaine facture de formule. À partir de la période suivante, le nouveau prix figure sur votre facture de formule habituelle.
Les passages à une formule inférieure et les résiliations prennent effet à votre prochaine date de facturation. Rien n'est remboursé pour la période en cours. Le changement programmé est affiché sur le produit avec sa date ; cliquez sur Cancel (annuler) pour conserver votre formule actuelle. Un seul changement peut être programmé à la fois par produit.
Le passage de la facturation mensuelle à annuelle, ou inversement (l'icône de bascule sur un canal Shipping platform), prend effet à la prochaine date de facturation, sans facture au prorata. Les produits payés par ce canal suivent le même cycle.
Sièges d'agent (Message Centre) : avec une formule qui propose des agents supplémentaires, utilisez Vérifier le changement. Les sièges supplémentaires sont facturés au prorata et prennent effet immédiatement ; une réduction du nombre de sièges prend effet à la prochaine date de facturation.
Rien n'est supprimé lorsque vous passez à une formule inférieure. Si vous dépassez une limite de la nouvelle formule, tout ce que vous avez déjà est conservé ; la boîte de dialogue indique les limites dépassées avant que vous ne confirmiez. Au-delà d'une limite, vous ne pouvez plus ajouter d'éléments de ce type tant que vous n'êtes pas repassé en dessous ou que vous n'avez pas choisi une formule supérieure. Consultez « Limites des formules et utilisation ».
Tous les changements sont listés sous Plan change history (historique des changements de formule) avec la date, le changement, la date d'effet, le statut et le numéro de facture. Les changements que QrX effectue pour vous (par exemple après un accord contractuel) y figurent aussi ; un tel changement remplace un passage à une formule inférieure ou une résiliation que vous aviez programmé.
Pour chaque changement, changement programmé et résiliation, vous recevez une notification dans PortalX et un e-mail est envoyé aux contacts de facturation du canal payeur.
Vous avez besoin de la permission Manage Billing pour changer de formule ; avec View Billing, vous pouvez tout voir sans rien modifier. Les formules convenues dans un contrat (prix personnalisés, Enterprise) sont modifiées par QrX. Avec un accord Enterprise, QrX peut placer chaque produit que vous utilisez (Shipping platform sur chaque canal, Returns, Warehouse (WMS) et Message Centre) sur Enterprise (unlimited) : aucune limite, un prix fixe par produit convenu avec vous (il peut aussi être gratuit) et, en option, des frais fixes par étiquette sur votre propre contrat transporteur. Ces formules s'affichent comme Contract managed ; contactez QrX pour les modifier. Un changement de formule impliquant un paiement n'est pas possible tant que la facturation est suspendue pour le canal ou qu'une facture est en retard ; réglez d'abord la facture en retard. Le canal payeur doit avoir des informations de facturation complètes.
Vue d'ensemble
Des cartes pour le solde (Balance, avec Pay all, tout payer), la prévision hors TVA (Forecast), la prochaine date de facturation (Next billing date) et la formule (Plan).
Les factures ouvertes par entreprise ou par canal avec un bouton Pay (payer). « Nothing due right now. You are all settled. » signifie que rien n'est ouvert.
L'activité de facturation récente et la prochaine facture.
Factures
Onglets de statut : All statuses, Unpaid, Paid, Overdue et Settled.
Filtres : numéro de facture, plage de dates, type (Plan, Shipping charges, Usage & corrections, Plan change), entreprise, et réel ou test. Les factures de test portent un badge TEST.
Détail de la facture : Download PDF (télécharger le PDF ; le lien de téléchargement est valable 15 minutes), View all orders (voir toutes les commandes ; ouvre Transactions filtré sur le numéro de facture), les lignes, la TVA et les totaux, ainsi qu'une chronologie.
Les factures peuvent inclure les frais de formule, les frais d'expédition y compris les lignes de surcharge carburant, les SMS que vous avez activés, et des frais de paiement seul pour les liens de paiement ou QR codes sans colis lorsque votre contrat en prévoit.
Payer une facture
Ouvrez la facture et cliquez sur Pay, ou utilisez Pay all pour payer toutes les factures ouvertes en un seul paiement.
Une page de paiement Stripe sécurisée s'ouvre dans un nouvel onglet. Le paiement en ligne minimum est de 0,50 EUR.
Vous pouvez aussi payer par virement bancaire sur l'IBAN indiqué sur le PDF de la facture, avec le numéro de facture comme référence.
Les factures payées portent un badge PAID / SETTLED sur le PDF. Si vous voyez « Live payments are not enabled yet » ou « No payment link available for this invoice », payez par virement bancaire ou contactez le support.
Statuts et relances
Statuts de paiement : Unpaid, Paid, Overdue, Settled (rien à payer), Refunded et Chargeback. Des e-mails de relance sont envoyés 3 jours avant l'échéance, le jour de l'échéance, puis 3, 7, 14 et 21 jours après (le dernier est une mise en demeure). Les factures contestées ou en attente ne reçoivent pas de relances.
Contact de facturation
Votre e-mail de facturation et votre contact de facturation se définissent par canal sous Settings > Merchant Channels, canal, onglet Company, carte « Invoicing & billing contact » (permission Manage Channels).
Questions sur les frais
Vérifiez d'abord les lignes de la facture et View all orders. Si quelque chose ne correspond pas, contactez QrX avec le numéro de facture et la ligne qui vous pose question. Les contestations sont traitées par une personne via le support ; il n'existe pas de bouton de contestation dans PortalX.
Quand contacter notre équipe support
Contactez le support QrX si vous souhaitez contester le montant d'une facture, si une facture payée apparaît toujours comme impayée, si votre formule est régie par un contrat et que vous souhaitez la modifier, si un changement de formule programmé n'a pas eu lieu à sa date, ou si le paiement en ligne d'une facture ne démarre pas.