Gérer les transactions dans PortalX

La page Transactions (Operations > Transactions > All Transactions) est l'endroit central pour travailler sur vos commandes et expéditions Payment On Delivery. C'est une liste en direct : les nouvelles transactions apparaissent et les statuts se mettent à jour en temps réel sans actualiser. Pour l'ouvrir, vous avez besoin de l'une des permissions Manage Shipping, View Transactions ou Create Transactions.

Onglets de statut

Onglets avec compteurs en direct, dans cet ordre : All, Created, Require Payment, Prepaid Waiting Shipment, Pending Payment, Paid, Refunded, Cancelled, Return review, Returns in progress et Data Only. Lorsque vous lancez une recherche, la liste revient sur All. La signification de chaque statut est expliquée dans « Pour les marchands : statut de paiement, suivi et commandes ».

Recherche et filtres

Search (recherche) trouve une partie de l'identifiant de commande, de l'identifiant de transaction, du nom ou de l'e-mail du consommateur, du montant, du nom de livraison, de l'entreprise, de l'adresse, de la ville, du code postal, du pays, de l'e-mail, du téléphone, du numéro de facture et du numéro de suivi. La recherche ne tient pas compte des majuscules et minuscules. Vous pouvez aussi saisir ou scanner un numéro de liste de préparation, par exemple PL-12, pl12 ou le code-barres de la liste, pour voir exactement les commandes de cette liste.
Filters (filtres) : plage de dates, canal marchand, pays (sélection multiple), code postal et ville (ajoutez une ou plusieurs valeurs), statut de suivi (Delivered, Out for delivery, In transit, Label created, Delivery attempted, Exception, Returned, Cancelled, Unknown), mode d'expédition, type de transaction (Test Transaction, Corrected Price, At risk (delayed)) et tags de travail (correspondance avec l'un ou avec tous).
Hide Test (masquer les tests) masque les transactions de test. Votre choix est mémorisé dans votre navigateur.
Unread messages (messages non lus, uniquement avec l'accès au Message Centre) affiche les commandes ayant des conversations non lues qui correspondent aussi à vos filtres.

Colonnes et défilement

Utilisez le bouton Columns (colonnes) pour afficher, masquer et réordonner des colonnes comme Messages, Shipping documents, Status, Pick list, Rating, Returns, Work tags, Order ID, Invoice #, Order lines, Amount, Charged, Fuel surcharge, Residential surcharge, PSP, Channel, Customer, Country, Postcode, City, Carrier, Platform, Shipping Method, Colli, Tracking number, Tracking status, Transaction ID, Modified et Created. La liste charge automatiquement d'autres lignes à mesure que vous faites défiler. L'indicateur en haut affiche Live, Reconnecting ou Offline.

Liste de préparation et étape de traitement

Si votre entrepôt utilise des listes de préparation (QrX WMS), la colonne Pick list (Liste de préparation) affiche le numéro de liste de chaque commande (par exemple PL-12) et une étape en couleur. L'étape se met à jour en direct pendant que votre équipe prépare et emballe, sans recharger la page.

In pick list (Dans une liste) : la commande est sur une liste de préparation, la préparation n'a pas commencé.
Picking (En préparation) : un préparateur rassemble les articles.
Picked (Préparé) : tous les articles sont rassemblés et attendent l'emballage.
Packing (En emballage) : la commande est ouverte sur un poste d'emballage.
Parked (En attente) ou Exception : l'emballage a été mis en pause ou arrêté à cause d'un problème. La raison figure dans la chronologie de traitement de la commande.
Packed (Emballé) : la commande est emballée.

Cliquez sur le numéro de liste pour afficher toutes les commandes de cette liste. Survolez l'étape pour voir depuis quand et, pour votre propre équipe, qui s'en occupe. Si un partenaire logistique prépare et emballe pour vous, vous voyez l'étape mais pas le nom de ses employés. Utilisez le filtre Fulfilment stage (Étape de traitement, une ou plusieurs étapes, y compris Not in a pick list) pour trouver par exemple toutes les commandes en cours de préparation. Dans Warehouse > Pick lists, ouvrez une liste et cliquez sur Show in Transactions (Afficher dans Transactions) pour ouvrir ses commandes dans la liste.

Dépliez une commande pour voir sa chronologie Fulfilment (Traitement) : ajoutée à une liste, préparation commencée, mise en pause et terminée, emballage commencé, mis en attente, exception, emballée et étiquette imprimée, chaque fois avec l'heure et, pour votre propre équipe, la personne.

Tags de travail

Les tags de travail sont des libellés colorés que vous définissez vous-même (par exemple « vérifier l'adresse » ou « priorité »). Créez-les pendant l'étiquetage ou sous Settings > Tags, appliquez-les à de nombreuses transactions à la fois avec les actions groupées, et filtrez la liste par tags.

Actions groupées

Cochez des lignes pour utiliser : Print Packing Slips (imprimer les bordereaux de colisage), Print Shipping Labels (imprimer les étiquettes d'expédition), Set Shipping Method (définir le mode d'expédition, y compris l'effacer), Tags (ajouter ou retirer), Start return (lancer un retour), Export returns (exporter les retours), Create pick list (créer une liste de prélèvement, uniquement pour les comptes avec le poste d'emballage), Printer Settings (paramètres d'imprimante) et Delete (supprimer). Certaines actions sont bloquées pour certaines lignes, avec un message clair :

Les bordereaux de colisage ne peuvent pas être imprimés pour les transactions remboursées ou annulées, ni pour les transactions sans lignes de commande.
Les étiquettes d'expédition ne peuvent pas être imprimées pour les transactions payées, en attente sans étiquette prête, remboursées ou annulées, ou qui n'ont pas encore de mode d'expédition.
Le mode d'expédition ne peut plus être modifié une fois qu'une étiquette transporteur existe.
Les actions groupées ne sont pas disponibles lorsque des lignes partagées avec vous par un partenaire sont sélectionnées.

Lorsque le poste d'emballage est activé pour votre compte, le bouton Pack (Emballer) dans l'en-tête de la liste ouvre le poste d'emballage, et Create pick list (créer une liste de prélèvement) place les commandes cochées sur une liste de prélèvement. Consultez "Poste d'emballage et listes de prélèvement".

Actions sur une ligne

Mark as shipped (marquer comme expédiée, pour Created ou Prepaid Waiting) : ajoutez éventuellement un code Track & Trace et une URL Track & Trace (commençant par http:// ou https://).
Mark as cancelled (marquer comme annulée, pour Created ou Pending Payment). La page de paiement d'une commande annulée ne fonctionne plus. Si un paiement par carte ou par portefeuille numérique via Stripe arrive quand même pour cette commande, QrX le rembourse automatiquement en totalité et la commande reste Cancelled ; consultez "Remboursements, annulations et rétrofacturations".
Mark as refunded (marquer comme remboursée, pour Paid) : un motif est obligatoire. Pour les paiements via Stripe, Mollie ou MultiSafePay, cette action envoie le remboursement réel au prestataire de paiement. Si le prestataire refuse le remboursement, l'action échoue et rien ne change.
Delete transaction (supprimer la transaction) : masque la transaction et la retire des statistiques. QrX peut la restaurer si nécessaire. La suppression n'annule pas une étiquette transporteur déjà créée.

Modifier les produits d'une commande non payée

Le client souhaite une autre taille, un article de plus ou un article de moins avant de payer à la porte ? Tant qu'une commande est Created et pas encore payée, vous pouvez modifier ses produits dans Transactions. Ouvrez la commande et cliquez sur l'icône crayon dans la carte Edit products (modifier les produits). Cette action nécessite la permission Edit unpaid orders (modifier les commandes non payées, transactions.edit) ; les administrateurs et les rôles autorisés à annuler des commandes en disposent.

Modifier : changez la quantité, retirez un produit ou utilisez Add product (ajouter un produit) pour rechercher par nom ou SKU. Current total (total actuel), New total (nouveau total) et Difference (différence) indiquent ce que le client paiera. Saisissez un motif et cliquez sur Save (enregistrer).
Lien de paiement : lorsque le total change, le client paie le nouveau total à la porte avec un nouveau lien de paiement, et l'ancien lien cesse de fonctionner quelques minutes plus tard. Si le client paie quand même avec l'ancien lien (par exemple sur une page de paiement déjà ouverte), QrX rembourse automatiquement ce paiement en totalité et la commande reste non payée jusqu'au paiement du nouveau total. Voir aussi "Codes PIN, liens de paiement et vérification".
Quels paiements : le total peut changer pour les paiements via Stripe. Avec Mollie ou MultiSafePay, vous pouvez seulement échanger des produits lorsque le total reste identique.
Quand ce n'est pas possible : dès que la commande est payée, sur une liste de prélèvement, en cours d'emballage, a une étiquette d'expédition, est divisée ou regroupée avec d'autres commandes, ou vient de Shopify (modifiez-la alors dans Shopify), les produits ne peuvent plus être modifiés.

Chaque modification est enregistrée dans la même carte (Edited, modifiée) : date, ancien et nouveau total, motif et auteur. Le reçu affiche les produits tels qu'ils ont été payés. Quand la commande a déjà une expédition, le poids de son colis suit les produits que vous modifiez. Le prix d'expédition lui-même ne change jamais lors d'une modification. Quand le nouveau colis ne convient pas, rien n'est modifié et un message sous les totaux vous indique pourquoi :

"Avec ces produits, le colis est trop lourd pour son mode d'expédition." : retirez ou allégez des produits, ou changez d'abord le mode d'expédition.
"Le mode d'expédition de cette commande n'expédie pas ce colis à cette adresse." : changez d'abord le mode d'expédition.
"Le prix d'expédition de cette commande est déjà définitif et le nouveau poids du colis le modifierait." : gardez des produits d'un poids à peu près identique, ou créez une nouvelle commande.
"Le prix d'expédition pour le nouveau poids du colis n'a pas pu être vérifié pour le moment. Rien n'a été modifié. Réessayez." : réessayez dans un instant.
"Cette commande est expédiée en plusieurs colis. Les produits qui modifient le poids ne peuvent pas être modifiés ici."

Chaque modification envoie l'événement webhook transaction/edited, même quand le total reste le même. Quand vous annulez une commande impayée, son lien de paiement Stripe cesse de fonctionner quelques minutes plus tard. Si un client paie quand même une commande qui a été annulée et jamais payée, QrX ne la marque pas comme payée et le paiement est remboursé.

Deux commandes non payées ou plus du même client, payées à la porte, peuvent aussi être regroupées en une seule commande avec un seul montant à payer, avec Combine with... (regrouper avec...) dans la section Combined delivery (livraison groupée) de la commande. Consultez "Regrouper des commandes payées à la porte" dans "Poste d'emballage et listes de prélèvement".

Documents et détails

La colonne Shipping donne accès à l'étiquette d'expédition (PDF ou ZPL, réimpression), au bordereau de colisage, aux documents du transporteur et aux liens de suivi (page de suivi personnalisée, copie du lien de suivi, suivi transporteur). Les transactions payées ne permettent pas de réimprimer les étiquettes d'expédition.
Développez une ligne pour voir les lignes de commande, les adresses, les badges d'e-mail et de téléphone vérifiés, le parcours de livraison et le suivi, ainsi que le diagnostic de l'étiquette si une étiquette a échoué.
Resend PIN email (renvoyer l'e-mail de PIN) est disponible avant le paiement, mais pas pour les transactions de test.
Create new transaction (créer une nouvelle transaction) copie la commande dans une nouvelle transaction.

Notes des clients depuis l'application QrX

Les consommateurs qui commandent dans l'application QrX peuvent ajouter une note pour votre boutique, par exemple des instructions de livraison. Dans les boutiques de type Food & drinks, Grocery ou Gifts & flowers, ils peuvent aussi ajouter une courte note à chaque ligne de produit, par exemple "Sans oignons". Les notes sont facultatives et ne changent jamais le prix ni le paiement. Seules les commandes passées dans l'application QrX peuvent avoir des notes de client.

Ouvrez la commande : la carte Note du client dans Client & adresse affiche la note de la commande, et les notes de ligne s'affichent sous chaque ligne de commande.
La note de la commande est aussi copiée dans la note d'emballage de la commande, pour que vos emballeurs la voient au poste d'emballage. Vous pouvez toujours modifier la note d'emballage.
Les notes de ligne s'affichent dans la bannière du poste d'emballage sous Notes du client, et sur le PDF de la liste de prélèvement dans un bloc Notes du client par commande. Voir "Poste d'emballage et listes de prélèvement".
Le consommateur ne peut plus modifier une note après avoir commandé.
Pour les développeurs : la Public API transaction GET renvoie la note dans consumerNote. Les notes ne sont pas envoyées dans les webhooks.

Contrôle de l'âge sur les commandes

PortalX affiche un contrôle de l'âge sur une commande lorsqu'au moins une ligne de commande est liée à un produit QrX avec un âge minimum (défini dans l'éditeur de produit sous Âge minimum). Cela concerne les commandes passées dans l'application QrX, ainsi que les commandes Public API, Shopify, importées ou manuelles dont les lignes portent le produit QrX (identifiant produit). Les lignes non liées à un produit QrX ne comptent pas : elles n'ont ni contrôle de l'âge, ni avertissement, ni signature d'un adulte UPS automatique. L'âge de la commande est l'âge minimum le plus élevé de ses produits liés.

Dépliez la commande : l'en-tête affiche la pastille Contrôle d'identité 18+ ou Contrôle d'identité 16+.
La carte Vérification de l'âge indique l'âge minimum. Pour les commandes 18+ expédiées avec UPS, elle affiche "UPS vérifie l'identité à la porte (signature d'un adulte)." Pour les commandes 18+ avec un autre transporteur, elle avertit "Ce transporteur ne peut pas vérifier l'âge à la porte : vérifiez l'identité vous-même." Une commande 16+ affiche "Les transporteurs ne vérifient pas les 16+ à la porte : vérifiez vous-même la pièce d'identité.", car aucun transporteur ne vérifie les 16+ à la porte. Voir "Transporteurs, étiquettes et options de livraison".
Commandes à retirer : vérifiez la pièce d'identité du client lorsqu'il retire la commande, cliquez sur Identité vérifiée et confirmez la question "Marquer l'identité comme vérifiée ?". PortalX enregistre qui a vérifié et quand, et la carte affiche ensuite Identité vérifiée le avec la date et l'heure. Cette action est définitive. Il vous faut la permission transactions qui permet de marquer les commandes comme expédiées (la même que pour Mark as shipped).
Le poste d'emballage affiche le contrôle de l'âge dans la bannière en haut de l'écran d'emballage. Voir "Poste d'emballage et listes de prélèvement".

Vous vendez des produits soumis à une limite d'âge via des commandes dont les lignes ne sont pas liées à un produit QrX ? Activez alors la signature d'un adulte UPS sur le mode d'expédition, ou vérifiez la pièce d'identité vous-même.

Export

Utilisez Import / Export > Export CSV ou Export Excel. Exportez soit les lignes sélectionnées (jusqu'à 1000, sans date requise), soit toutes les lignes correspondant à vos filtres sur une plage de dates de 31 jours maximum. Préréglages : Summary, Financial, Shipping, Full Export et Custom (choisissez vos propres colonnes).

Import

Utilisez Import CSV ou Import Excel (.csv, .xlsx, .xls, jusqu'à 50 Mo). Un parcours guidé vérifie le fichier, vous permet de faire correspondre les colonnes (enregistrez une correspondance comme modèle pour la prochaine fois), de sélectionner des lignes et de vérifier avant l'import. Les imports s'exécutent en arrière-plan ; suivez-les dans l'Import Queue et l'historique des imports.

File d'impression

Le bouton Print Queue (file d'impression) affiche les travaux d'impression récents avec des filtres (Active, All, Failed) et une action Reprint (réimprimer). L'impression passe par PrintNode ; consultez « Imprimer des étiquettes avec PrintNode et le ZPL Label Designer ».

Quand contacter notre équipe support

Un remboursement échoue avec une erreur et vous avez besoin qu'il soit traité.
Vous avez supprimé une transaction par erreur et avez besoin qu'elle soit restaurée.
Un import échoue à plusieurs reprises avec un fichier que vous pensez correct.
Les statuts cessent de se mettre à jour en direct pendant longtemps (l'indicateur reste sur Offline).