Automatizaciones del CRM: reglas, plantillas, pruebas y registro de ejecuciones
Las automatizaciones del CRM hacen el trabajo rutinario por ti. Una regla dice: cuando ocurre algo en el CRM, y solo si se cumplen algunas condiciones, haz una o más acciones, por ejemplo crear una tarea para devolver la llamada después de una llamada perdida. Este artículo es para administradores que gestionan los ajustes del CRM. Las reglas están en Configuración > CRM > Automatizaciones (https://portal.qr-x.app/settings/crm).
Planes y permisos
Las automatizaciones se incluyen desde el plan Business. En Free, Starter y Team la pestaña muestra una tarjeta para mejorar el plan.
Business permite 50 reglas activadas a la vez, Enterprise 500. Solo cuentan las reglas activadas. El contador de la barra de herramientas muestra, por ejemplo, 3 de 50 reglas activadas.
Necesitas el permiso de rol Gestionar los ajustes del CRM. Las reglas se ejecutan como un usuario del sistema, no como una persona.
La lista de reglas
La vista Reglas tiene las columnas Regla, Cuándo, Condiciones, Acciones, Estado, Responsable y Actualizada. Cada fila tiene un interruptor, un lápiz para editar, Copiar y un icono de papelera. Eliminar pide confirmación y no se puede deshacer. El Estado es Activada, Desactivada o En pausa.
Crea una regla
Selecciona Nueva regla, o Añadir desde plantilla.
Escribe un Nombre (hasta 120 caracteres) y una Descripción opcional (hasta 500).
Cuando ocurre esto: elige el Disparador y, donde se ofrezcan, sus filtros.
Solo si: añade condiciones. Puedes añadir hasta 10 y todas deben cumplirse. Sin condiciones, la regla se ejecuta cada vez que se activa el disparador.
Entonces hacer: añade de 1 a 5 acciones. Se ejecutan en el orden que se muestra.
Activa La regla está activada y guarda. Al activar una regla te conviertes en su responsable.
Disparadores
Personas: Se crea una persona; Cambia una etapa del ciclo de vida (filtra por la nueva etapa); Se añade una etiqueta a una persona (filtra por etiqueta); Una persona recibe un nuevo responsable; Una persona no tiene actividad reciente (Días sin actividad, de 1 a 365, contados desde la última actividad o desde la fecha de creación).
Negocios: Se crea un negocio, Un negocio pasa a una etapa, Se gana un negocio, Se pierde un negocio, Un negocio se estanca. Filtra por Embudo y Etapa. En los negocios movidos, ganados y perdidos, la etapa es la que el negocio alcanzó.
Pedidos: Se entrega un pedido.
Tareas y llamadas: Se completa una tarea, Una tarea vence, Se pierde una llamada, Termina una llamada. Los disparadores de llamadas pueden filtrar por Dirección: Entrante o Saliente.
Condiciones
Una condición tiene un Campo, un Operador y un Valor. Campos de persona: Etapa del ciclo de vida, Responsable de la persona, Origen de la persona, País, Idioma, Puntuación del lead, Etiquetas de la persona, La persona tiene una empresa, La persona tiene responsable. Campos de negocio, disponibles en los disparadores de negocios: Embudo del negocio, Etapa del negocio, Valor del negocio, Moneda del negocio, Responsable del negocio, Origen del negocio, El negocio tiene responsable. Los disparadores de llamadas añaden Dirección de la llamada. Los operadores dependen del campo: es, no es, es uno de, no es ninguno de, es mayor que, es como mínimo, es menor que, es como máximo, incluye, no incluye.
Acciones
Crear una tarea con Título, Detalles, Prioridad, Vence en (horas) (de 0 a 8760, 24 si está vacío) y Asignar a.
Asignar un responsable a la persona o al negocio.
Añadir una etiqueta y Quitar una etiqueta, Establecer la etapa del ciclo de vida.
Mover el negocio a una etapa (solo disparadores de negocios), con un Motivo de pérdida opcional para las etapas de pérdida.
Avisar al equipo envía una notificación a los usuarios que pueden ver el CRM. Si ya existe un aviso sin leer de la regla, no se envía uno nuevo.
Enviar un evento webhook envía un evento crm/automation_triggered a los webhooks que escuchan eventos del CRM.
Enviar un mensaje en la conversación responde en la conversación abierta con la persona. Solo funciona cuando el responsable de la regla forma parte de esa conversación y puede responder a contactos externos. Nunca inicia una conversación.
Asignar a ofrece Responsable del registro, Un usuario concreto o Rotación entre los Usuarios en la rotación (hasta 50; vacío significa todos los usuarios con acceso al CRM). Asignar un responsable no puede usar al responsable del registro. En los textos, Variables inserta el nombre de la persona, el nombre de pila, el nombre de la empresa, el título del negocio, el valor del negocio y la moneda del negocio.
Plantillas y valores predeterminados
Añadir desde plantilla ofrece cuatro puntos de partida: Llamada perdida: devolver la llamada (marcada como Recomendada), Lead nuevo: asignar por rotación y hacer seguimiento, Negocio estancado: recordar al responsable y Negocio ganado: avisar al equipo. Una plantilla abre una regla nueva ya rellenada que está desactivada: la revisas y después la activas. No se ejecuta nada hasta que lo hagas. La plantilla de llamada perdida crea una tarea de prioridad alta Devolver la llamada para el responsable del registro, con vencimiento en 1 hora, tras una llamada entrante perdida. Una cuenta nueva no tiene reglas hasta que las creas.
Prueba una regla antes de activarla
Guarda la regla y después usa Probar esta regla: elige una persona, un negocio, una llamada o una tarea reales que encajen con el disparador guardado y selecciona Ejecutar prueba. El resultado dice si el registro coincide con los filtros y muestra una vista previa de cada acción en Vista previa de acciones (no ejecutadas). Una coincidencia es una comprobación de filtros, no una garantía. La prueba usa los valores actuales del registro y la versión guardada de la regla, no simula las acciones ni la entrega externa y no cambia nada. Los permisos, la entrega y los límites se vuelven a comprobar cuando la regla se ejecuta de verdad.
El registro de ejecuciones
Cambia a Registro de ejecuciones para ver cada vez que se activó una regla: Regla, Registro, Estado, Resultado e Iniciada. Filtra por regla o por estado: En curso, Hecha, Omitida, Fallida, Hecha en parte. Abre una ejecución para ver lo que hizo cada acción: Hecha, Fallida, Retenida o Nada que hacer. Notas típicas: no hay ningún usuario elegible al que asignar, el negocio ya está en esa etapa, el webhook no se entregó, no hay conversación abierta donde responder.
Límites, pausa e interruptor de encendido
Pausa por el responsable: una regla solo se ejecuta mientras su responsable tenga el permiso de rol Gestionar los ajustes del CRM. Si el responsable lo pierde, la regla se desactiva y muestra En pausa con el motivo, y los administradores del CRM reciben una notificación. Vuelve a activar la regla para hacerte cargo de ella.
Cambios de plan: si el plan ya no incluye automatizaciones, o se permiten menos reglas, las reglas se ponen en pausa con el motivo indicado.
Límites: una cuenta completa realiza como máximo 500 acciones automáticas por hora; las ejecuciones adicionales se omiten. Una cadena de automatizaciones que se activan entre sí se detiene tras tres pasos. Un webhook o un mensaje sale como máximo una vez por persona, por regla y cada 24 horas.
Disparadores programados: las tareas vencidas y las personas sin actividad se comprueban cada 10 minutos. Activar o cambiar una regla inicia un nuevo periodo de observación y nunca procesa registros vencidos antiguos. Cada fecha de vencimiento de una tarea o periodo de inactividad se ejecuta una vez por versión de la regla.
Interruptor de la plataforma: QrX puede desactivar el ejecutor de automatizaciones, por ejemplo por mantenimiento. Mientras está desactivado no se ejecuta ninguna regla. Cuando vuelve a arrancar, se ignoran los eventos de más de una hora.
Problemas frecuentes
La regla no se ejecutó. Comprueba que esté Activada, no En pausa, que los filtros del disparador y las condiciones coincidan, y mira en el Registro de ejecuciones. Pruébala con el registro usando Probar esta regla.
No puedo activar la regla. Se alcanzó el límite de reglas activadas de tu plan. Desactiva otra regla o mejora el plan.
La regla aparece En pausa. Lee el motivo en la fila y vuelve a activarla como un usuario que pueda gestionar los ajustes del CRM.
La acción de mensaje no hizo nada. La persona debe tener una conversación abierta, y tú debes formar parte de ella con derecho a responder a contactos externos.
Dos personas editaron la regla. Recárgala para ver la última versión y repite tu cambio.
Si una regla se comporta de forma inesperada, contacta con el soporte de QrX con el nombre de la regla y la hora que se muestra en el registro de ejecuciones.
Reglas para tareas de Space
Una regla también puede vigilar un Space. En Tareas de Space, elige Se crea una tarea en un Space o Una tarea de Space cambia de estado, y luego el Space, una Lista opcional y, para los cambios de estado, Movida al estado. Las acciones son Asignar la tarea, Establecer el estado de la tarea y Notificar al equipo. Debes ser administrador del Space, y la regla se detiene sola si pierdes ese rol. Las reglas de tareas de Space no tienen condiciones y los movimientos masivos no las inician. Una notificación nombra la tarea y el Space solo si el Space está abierto a todos, así los Spaces privados siguen siendo privados.