Negocios y embudos del CRM: sigue las ventas en un tablero, en una tabla y en la página del negocio
Los negocios te permiten seguir cada venta desde el primer contacto hasta ganada o perdida. Cada negocio está en una etapa de un embudo. Ves todos los negocios en una página, como un tablero con una columna por etapa o como una tabla, y abres un solo negocio para ver sus productos, pedidos, notas e historial. Este artículo es para usuarios de ventas y para administradores que configuran los embudos. La página está en https://portal.qr-x.app/crm/deals.
Planes y permisos
Los negocios se incluyen desde el plan Starter, con un embudo. En el plan Free la página de Negocios muestra una tarjeta para mejorar el plan.
Más de un embudo requiere el plan Team o superior. Team permite 10 embudos, Business 50, y Enterprise no tiene límite de plan (se aplica un máximo de 200 embudos por organización).
El panel de previsión se incluye desde el plan Team. Los demás planes ven un candado en el botón Previsión y una tarjeta para mejorar el plan.
Para abrir Negocios necesitas los permisos de rol Ver CRM y Ver negocios. Para crear, editar, mover o eliminar negocios, y para añadir notas, productos y pedidos, necesitas Editar negocios. Para cambiar embudos, etapas, motivos de pérdida y objetivos necesitas Gestionar embudos (y Gestionar los ajustes del CRM para abrir la página de ajustes). Para dar un negocio a otro usuario necesitas Asignar registros de CRM a otros. Sin él solo puedes asignarte negocios a ti mismo.
La página de Negocios: tablero y tabla
Ve a CRM > Negocios. Usa Tablero o Tabla para cambiar la vista. Tu elección se recuerda en el navegador.
Tablero
Cada columna es una etapa. El encabezado muestra el número de negocios y su valor y valor ponderado por moneda. Las monedas nunca se suman entre sí.
Las columnas Ganado y Perdido muestran solo los últimos 90 días.
Una tarjeta muestra el título, el valor, la probabilidad, la fecha de cierre prevista, el responsable, las etiquetas y los días en la etapa. Estancados significa que el negocio estuvo en la etapa más tiempo del que la etapa permite.
Arrastra una tarjeta a otra columna para mover el negocio, o abre el menú de la tarjeta Acciones del negocio y elige Mover a..., Abrir negocio o Editar negocio.
Agrupar por responsable agrupa las tarjetas de cada columna por responsable. Los negocios sin responsable están en Sin asignar.
Tabla
Las columnas son Negocio, Etapa, Valor, Probabilidad, Cierre previsto, Responsable y Actualizado. Haz clic en Valor, Cierre previsto o Actualizado para ordenar. Filtra por estado (Todos, Abiertos, Ganados, Perdidos), etapa y etiquetas. Los iconos de la fila editan o eliminan un negocio.
Filtros
Usa Buscar negocios, Cualquier responsable o Yo. Un chip como Persona: Nombre aparece cuando llegas desde una persona o empresa; quítalo con la cruz. Borrar filtros los restablece. La vista y los filtros se guardan en la dirección de la página, así que un enlace compartido muestra la misma pantalla.
Crea un negocio
En la página de Negocios selecciona Nuevo negocio. También puedes seleccionar Crear negocio en el bloque Negocios de la página de una persona o empresa.
Escribe un Título (hasta 200 caracteres) y después elige Embudo y Etapa. Un negocio nuevo empieza en una etapa abierta.
Rellena Valor, Moneda, Cierre previsto y Probabilidad (%). Si dejas la probabilidad vacía, se usa el valor predeterminado de la etapa.
Elige Responsable, Empresa, Contacto principal y Otras personas, añade Etiquetas y los campos personalizados que haya, y guarda.
En el editor no se pueden cambiar el embudo ni la etapa. Mueve el negocio en el tablero o en la página del negocio.
Crea un negocio a partir de un pedido
En la actividad de una persona, selecciona el icono Crear negocio en la fila de un pedido. QrX crea un negocio con el nombre del pedido, con el valor del pedido, en la primera etapa abierta del embudo predeterminado, con la persona como contacto principal y su empresa, y lo abre. Un pedido solo pertenece a un negocio. Si el pedido aún no ha llegado al CRM, un mensaje lo indica; inténtalo de nuevo más tarde.
La página del negocio
Selecciona un negocio para abrirlo. El encabezado muestra el título, la etapa y el estado (Abierto, Ganado, Perdido). La fila de datos muestra el valor, la probabilidad, el cierre previsto, el responsable, la empresa, la persona principal y el tiempo en la etapa. Un negocio ganado muestra Ganado el. Un negocio perdido muestra Perdido el, Motivo de pérdida y Nota de pérdida.
Mueve el negocio: selecciona una etapa en el recorrido de etapas o usa el menú Mover a la etapa. Puedes devolver un negocio perdido a otra etapa.
Marca como perdido: al mover a una etapa Perdido se abre ¿Marcar este negocio como perdido?. Elige un Motivo y añade una nota opcional. El motivo es obligatorio cuando tu cuenta tiene motivos de pérdida.
Pestaña Productos: usa Añadir desde el catálogo o Añadir línea. Cada línea tiene Cantidad, Precio unitario y Descuento %. Hasta 100 líneas. Cuando un negocio tiene líneas, su valor es la suma de las líneas y no se puede escribir a mano. Al guardar sin líneas, el negocio vuelve a su valor manual.
Pestaña Pedidos: selecciona Vincular pedido y escribe el Id de transacción de un pedido que ya está en tu CRM. Un pedido solo se puede vincular a un negocio. Usa los iconos de la fila para abrir o desvincular el pedido.
Pestaña Actividad: notas, cambios de etapa, tareas completadas, llamadas y conversaciones. Escribe una nota en Añadir una nota. Puedes mencionar a compañeros debajo de una nota.
Pestaña Historial: cada cambio de etapa con Cuándo, Movimiento, Por y Tiempo en la etapa anterior.
La columna lateral tiene Tareas (con Añadir tarea), Personas, Campos personalizados y Etiquetas.
Crear transacción: en un negocio ganado, si puedes crear transacciones, esto abre el formulario de transacción nueva con el cliente y el importe rellenados.
El icono del lápiz edita el negocio, el icono de la papelera lo elimina tras una confirmación. Las personas, las empresas y los pedidos permanecen donde están.
La previsión
Selecciona Previsión en la página de Negocios. Para los próximos 3, 6 o 12 meses muestra los negocios abiertos por mes de cierre previsto, ponderados por probabilidad, con Negocios, Valor y Ponderado por mes, además de filas de Otras fechas y Sin programar. Una tabla por responsable muestra Ganado este mes, Objetivo, Avance y Abierto ponderado. Se aplica el filtro de responsable. El valor ponderado de un negocio es su valor multiplicado por la probabilidad de su etapa, o por la probabilidad que fijaste en el negocio.
Configura los embudos (administradores)
Ve a Configuración > CRM > Embudos (https://portal.qr-x.app/settings/crm).
Lista de embudos: Nuevo embudo empieza con las etapas de ventas estándar o con una copia de otro embudo. Renombra un embudo, usa Hacer predeterminado (los negocios nuevos empiezan en el embudo predeterminado) o elimínalo. El embudo predeterminado y un embudo que aún contiene negocios no se pueden eliminar.
Etapas: cada embudo tiene etapas abiertas más exactamente una etapa Ganado y una Perdido. Al menos una etapa abierta y como máximo 20 etapas en total. Fija la Probabilidad % (de 0 a 100) y Estancado tras (días) (de 1 a 365, vacío significa Nunca) para las etapas abiertas. Los nombres deben ser únicos. Una etapa que aún contiene negocios no se puede quitar. Selecciona Guardar o Descartar.
Motivos de pérdida: hasta 30 motivos, que se muestran cuando alguien marca un negocio como perdido. Las cuentas nuevas empiezan con Precio, Competidor, Sin presupuesto, Sin respuesta y No encaja.
Objetivos mensuales: elige un Mes y una Moneda y escribe un Objetivo por persona con una licencia de CRM. La previsión lo compara con lo que ganó cada responsable.
El embudo de ventas predeterminado tiene las etapas Nuevo, Cualificado, Propuesta, Negociación, Ganado y Perdido.
Problemas frecuentes
La página de Negocios muestra una tarjeta para mejorar el plan. Los negocios requieren el plan Starter o superior.
No puedo abrir Negocios, arrastrar tarjetas ni ver Nuevo negocio. Pide a un administrador el permiso de rol Ver negocios o Editar negocios.
"Elige por qué se perdió el negocio." Tu cuenta tiene motivos de pérdida, así que hace falta un motivo. Elige uno.
"Otra persona ha modificado este negocio." Un compañero cambió el negocio. El tablero se actualiza; repite tu movimiento.
No puedo cambiar el valor en el editor. El negocio tiene líneas de producto. Cambia las líneas en la pestaña Productos.
No puedo añadir un segundo embudo. Más embudos requieren el plan Team o superior, y tu plan tiene un tope de embudos.
Crear negocio a partir de un pedido dice que el pedido no está en el CRM. El pedido aún no ha llegado al CRM. Inténtalo de nuevo más tarde.
Si el problema continúa, contacta con el soporte de QrX con el título del negocio y lo que hiciste.
Editar en el sitio
En la tabla, haz clic en un valor para cambiarlo sin abrir el acuerdo. Pulsa Intro o haz clic fuera para guardar, o Escape para cancelar. Puedes cambiar el título, Etapa, Valor, Probabilidad, Cierre previsto y Responsable. Haz clic en cualquier otra parte de la fila para abrir el acuerdo. Al mover un acuerdo a una etapa Perdido se pide primero un motivo. Si el valor procede de líneas de producto, cámbialo en el propio acuerdo. Si otra persona cambió el acuerdo antes, recibirás un aviso y la lista se actualizará.
En el tablero, haz clic en el valor de una tarjeta para editarlo y en la foto del responsable para elegir otro. La imagen muestra la foto de perfil o las iniciales si no hay foto.
Trabajar con muchos acuerdos a la vez
En la tabla, marca la casilla de una o varias filas. La casilla del encabezado marca todas las filas cargadas. Aparece una barra con las acciones Asignar responsable, Mover a la etapa, Marcar como ganado, Marcar como perdido, Añadir etiqueta, Quitar etiqueta y Eliminar. Elige una acción, selecciona el valor en la ventana y pulsa Aplicar. Puedes seleccionar hasta 200 acuerdos. Mover a la etapa requiere acuerdos de un solo pipeline. Un acuerdo que no se puede cambiar se omite y el aviso indica cuántos y por qué. Eliminar no se puede deshacer. Las acciones masivas requieren el permiso de rol Editar negocios.
Todos los pipelines, vistas y atajos
En la tabla, el selector de pipeline tiene la opción Todos los pipelines. Muestra todos los pipelines en una lista con una columna Pipeline. El tablero y la previsión muestran siempre un solo pipeline. QrX recuerda el último pipeline que elegiste.
Selecciona Vistas para guardar la vista, el pipeline, los filtros y el orden actuales con un nombre, y para abrir o eliminar una vista guardada. Las vistas guardadas se conservan en este navegador. Pulsa / para ir a la búsqueda y N para crear un acuerdo nuevo.
Sobre el tablero, un resumen muestra Acuerdos abiertos, Valor abierto, Ponderado, Estancados y Ganados del pipeline seleccionado.
Archivos del trato
Abre la pestaña Archivos para guardar documentos con el trato. Elige un Tipo (Presupuesto, Contrato, NDA, Factura, Especificación u Otro) y selecciona Subir o suelta archivos en la pestaña. Cada archivo muestra su Versión, su Tamaño y quién lo subió. Un archivo nuevo espera un análisis de seguridad antes de poder abrirse; un archivo rechazado no se puede descargar. Usa el icono de nueva versión para subir una versión más reciente del mismo documento; las versiones anteriores siguen disponibles. Se admiten imágenes, PDF, texto, CSV, Word, Excel y PowerPoint de hasta 10 MB. Subir archivos requiere el ajuste de rol Editar tratos. Cualquiera que pueda ver el trato puede descargar sus archivos. Puedes eliminar un archivo que subiste tú, o cualquier archivo con el ajuste de rol Eliminar y combinar registros de CRM.
El editor del trato también tiene Cantidad y Unidad (por ejemplo, 50 palés o 1.200 paquetes al mes). Se muestran en la tarjeta del tablero y en la columna Cantidad de la tabla de tratos.
Presupuestos del trato
Abre la pestaña Presupuestos para ver todos los presupuestos de este trato con su Estado, Total y Válido hasta. Selecciona Nuevo presupuesto: el presupuesto queda vinculado al trato y sus líneas parten de los productos del trato. Puedes cambiar las líneas, el IVA, la validez, la introducción y las condiciones. Con el icono de descarga obtienes un PDF del presupuesto. Selecciona el icono de envío en un borrador para enviarlo: el presupuesto se congela y recibe su número, se copia el enlace público y su PDF se guarda en los Archivos del trato con el tipo Presupuesto. Los clientes pueden descargar el mismo PDF desde la página pública del presupuesto. Necesitas el ajuste de rol Ver presupuestos para verlos, Gestionar presupuestos para crearlos y editarlos, y Enviar presupuestos para enviarlos.
Cuando un cliente acepta un presupuesto en la página pública, el trato pasa solo a la primera etapa Ganado de su pipeline, si el trato sigue abierto. El historial de etapas muestra este cambio como Sistema. Un trato ya ganado o perdido no cambia.