Conecta CloudTalk al CRM de QrX y llama desde el CRM
Con la conexión de CloudTalk, las llamadas de tu equipo se registran en el CRM de QrX, los usuarios llaman a las personas con un clic y el usuario correcto ve una ventana emergente cuando entra una llamada. Tú aportas tu propia cuenta de CloudTalk: QrX se conecta a ella con claves de API que creas en CloudTalk. Este artículo es para los administradores que lo configuran y para los usuarios que hacen llamadas.
Qué necesitas
Una cuenta de CloudTalk con el plan Essential o superior (CloudTalk lo exige para el acceso a la API y los webhooks) y un usuario Admin en CloudTalk para crear la clave de API.
Un plan de CRM de QrX que incluya Telefonía (CloudTalk): Starter, Team, Business y Enterprise. El plan Free no la incluye.
El permiso de rol Gestionar la telefonía del CRM para quien conecta (más Ver CRM).
Para ver el registro de llamadas: Ver llamadas del CRM. Para llamar: Llamar desde el CRM. Para reproducir grabaciones: Escuchar grabaciones de llamadas, y un plan con grabaciones de llamadas (Team, Business, Enterprise).
Paso a paso: conecta CloudTalk
En CloudTalk, inicia sesión como Admin y ve a Account > Settings > API Keys. Haz clic en + Add API Key. CloudTalk te da un Access Key ID y un Access Key Secret. CloudTalk lo explica en https://help.cloudtalk.io/en/articles/15272380-how-to-access-and-generate-your-cloudtalk-api-keys.
En QrX, abre https://portal.qr-x.app/settings/crm/telephony. También puedes abrir Configuración y hacer clic en Telefonía, o abrir CRM > Llamadas y hacer clic en el icono de ajustes (Ajustes de telefonía) o en el botón Conectar CloudTalk.
Escribe el API Access Key ID y el API Access Key Secret y haz clic en Conectar.
QrX comprueba las claves, las guarda cifradas, crea el webhook en tu cuenta de CloudTalk por ti e importa tus agentes de CloudTalk. Ves "CloudTalk está conectado." Nunca copias una dirección de webhook a mano. QrX también envía un evento de prueba; aparece como Último evento.
Solo se puede conectar una cuenta de CloudTalk por organización de QrX.
Paso a paso: vincula usuarios a agentes
La tabla Agentes muestra tus agentes de CloudTalk. Cada agente debe estar vinculado a un usuario de QrX, porque el vínculo decide quién puede llamar desde el CRM y quién ve la ventana emergente de la llamada.
Abre Configuración > Telefonía.
QrX vincula los agentes automáticamente cuando el correo del agente en CloudTalk es el mismo que el de un usuario de QrX con acceso al CRM. Revisa la columna Usuario de QrX. La línea "N agentes aún no están vinculados a un usuario." cuenta los que faltan.
Para un agente sin usuario, abre el menú desplegable Usuario de QrX, busca al usuario y selecciónalo. Usa el botón de borrar para quitar un vínculo.
¿Añadiste un agente en CloudTalk? Haz clic en Actualizar agentes.
Un usuario solo puede estar vinculado a un agente, y solo se pueden vincular usuarios con acceso al CRM. Un agente que se eliminó en CloudTalk permanece en la lista como "Eliminado en CloudTalk" y no se puede vincular.
Estado de la conexión
Webhook: "Recibiendo eventos" es lo correcto. "Desactivado en CloudTalk" significa que el webhook está desactivado en CloudTalk. "Con errores, CloudTalk lo pausó" significa que CloudTalk dejó de enviar tras varios errores. "Estado desconocido" significa que QrX no pudo leerlo.
Último evento: hora y tipo del último evento de llamada, o "Aún no se ha recibido ningún evento".
Último problema: un código que se muestra cuando algo salió mal. Si la empresa de CloudTalk ya está conectada a otra organización de QrX, sus eventos se rechazan; contacta con el soporte.
Haz clic en Enviar evento de prueba para comprobar el camino (el resultado aparece como Último evento en unos segundos). Tras una caída de CloudTalk, reenvía los eventos perdidos desde el panel de CloudTalk: CloudTalk los conserva durante 30 días.
Llama desde el CRM
Abre una persona, o CRM > Llamadas, y haz clic en el icono de teléfono junto al número.
CloudTalk hace sonar primero tu propio dispositivo de CloudTalk (app o teléfono). Contesta allí y después CloudTalk marca a la persona.
QrX te dice el resultado: "La llamada está conectada.", "La llamada no se conectó. Puedes intentarlo de nuevo." o "No se pudo iniciar la llamada."
El icono de teléfono solo aparece cuando CloudTalk está conectado, tu plan tiene Telefonía, tienes Llamar desde el CRM y tu usuario está vinculado a un agente. Si QrX dice "No pudimos confirmar si la llamada se inició. Revisa tu teléfono de CloudTalk antes de volver a llamar.", mira tu teléfono de CloudTalk antes de volver a pulsar el icono, para evitar una llamada doble. Solo puedes tener una llamada en curso a la vez. Si un compañero llamó al mismo número en el último minuto, QrX pregunta "Un compañero acaba de llamar a este número" y te deja elegir Llamar de todos modos. No se puede llamar a las personas que pidieron que no las contacten.
Ventana emergente de llamada, resultados, notas y grabaciones
Ventana emergente: mientras una llamada está activa, el usuario vinculado ve "Llamada entrante" o "Llamando a" con el nombre de la persona y la empresa. Haz clic en Abrir ficha, o en Abrir llamada cuando el número aún no está en el CRM.
Registro de llamadas: CRM > Llamadas con las vistas Todas las llamadas, Mis llamadas y Perdidas, y un filtro de dirección (Entrante, Saliente). Estados: En curso, Completada, Perdida, Buzón de voz, Sin respuesta.
Resultado y notas: abre una llamada, elige un Resultado (Interesado, Volver a llamar, Sin respuesta, Buzón de voz, Número equivocado, No interesado, Otro), escribe Notas (4.000 caracteres como máximo) y haz clic en Guardar. Esto requiere Editar registros de CRM. El resultado aparece en la cronología de la persona.
Número desconocido: en la llamada, elige una persona y haz clic en Vincular, o haz clic en Crear persona. No se puede llamar a las personas que pidieron que no las contacten.
Grabaciones: haz clic en Reproducir grabación en la llamada. Cada reproducción queda registrada. "La grabación aún no está lista" significa que esperes unos minutos. "Esta grabación se eliminó en CloudTalk." significa que ya no existe.
Límite de llamadas por mes
Tu plan incluye un número de llamadas iniciadas desde el CRM por mes natural (UTC), que se cuentan cuando haces clic para llamar; las llamadas que no lograron iniciarse no cuentan. Starter incluye 300, Team 1.500, Business 6.000 y Enterprise es ilimitado. Cuando se alcanza el límite, QrX muestra un mensaje de límite del plan y bloquea las nuevas llamadas con un clic hasta el mes siguiente o hasta que mejores el plan.
Reemplaza el secreto o desconecta
Renovar el secreto > Reemplazar secreto cambia el secreto con el que CloudTalk firma los eventos; el anterior sigue siendo válido durante 24 horas y no haces nada en CloudTalk. Desconectar > Desconectar elimina el webhook en CloudTalk y borra las claves guardadas. Las llamadas ya registradas permanecen en el CRM; llamar con un clic y la ventana emergente dejan de funcionar hasta que vuelvas a conectar. Si no se puede contactar con CloudTalk, elige Desconectar de todos modos y elimina tú mismo el webhook de QrX en el panel de CloudTalk.
Errores frecuentes y soluciones
"CloudTalk no aceptó esta clave de API. Comprueba el Access Key ID y el Secret e inténtalo de nuevo." Copia de nuevo ambos valores sin espacios, o crea una clave nueva.
"CloudTalk rechazó el webhook. Los webhooks requieren el plan Essential o superior y una clave de API de un usuario Admin." Mejora CloudTalk o crea la clave como Admin.
"No se pudo contactar con CloudTalk. Inténtalo de nuevo en un momento." y "CloudTalk está ocupado ahora mismo. No se envió nada. Inténtalo de nuevo en un minuto." Espera y reintenta.
"Esta organización ya está conectada a CloudTalk." Desconecta primero para conectar otra cuenta.
"Tu usuario aún no está vinculado a un agente de CloudTalk. Pide a un administrador que lo vincule en los ajustes del CRM." Vincula al usuario en la tabla de Agentes (ver arriba).
"No se puede llamar a este número de teléfono. Usa el formato internacional, por ejemplo +31612345678."
No aparecen llamadas: comprueba que el webhook muestre "Recibiendo eventos", haz clic en Enviar evento de prueba y revisa Último evento.
Contacta con el soporte cuando el webhook siga fallando después de un evento de prueba, o cuando falten llamadas en el registro aunque el estado sea correcto. Incluye la hora de la llamada y el número, nunca tu secreto de API.