Activar el stock en 2 minutos
Con el stock de almacén, QrX controla lo que tiene en sus estanterías. Cuando el stock está activado, cada pedido nuevo reserva sus artículos en el momento en que llega, y al enviar el pedido las unidades salen del stock. Este artículo explica cómo activar el stock, elegir un nivel y cargar su stock actual desde un archivo. El stock de almacén forma parte de QrX WMS.
Para quién es
Comercios que envían desde su propio almacén o trastienda y quieren ver lo que realmente pueden vender.
Equipos de logística que quieren que los pedidos reserven stock automáticamente, desde cualquier canal de venta.
Responsables que configuran el stock, los almacenes y las funciones del equipo.
Antes de empezar
Fase piloto. El stock de almacén llega primero a los comercios piloto. Si ve "El stock aún no está disponible", todavía no está activado para su cuenta. Contacte con el soporte de QrX si desea usarlo.
Plan WMS. El stock de almacén forma parte del módulo Almacén (WMS) de su plan de QrX. En Configuración > Facturación > Plans, la sección Módulos lo muestra como "Incluido" o con su precio, junto con el número de pedidos de este mes. Si ve "Tu cuenta aún no tiene un plan WMS. Contacta con el soporte de QrX para activar el stock de almacén.", pida al soporte de QrX que lo active.
Permiso. Para activar el stock necesita el permiso Gestionar ajustes de stock.
Dónde encontrarlo
Configuración > Almacén > Stock: el nivel de stock, el asistente de configuración, los módulos, la importación y Por vincular. El nivel y los módulos están en la pestaña Nivel y módulos; la importación y Por vincular, en la pestaña Almacenes y herramientas.
Con el stock activado: Almacén > Stock en la barra lateral muestra la lista de stock.
Elegir un nivel
Desactivado: no se controla el stock. Los pedidos nunca esperan stock. Puede seguir usando la estación de embalaje.
Stock simple: una cantidad de stock por producto en un solo almacén. Los pedidos reservan stock y se envían desde él. Nunca verá códigos de ubicación, lotes ni selector de almacén.
WMS completo: almacenes, ubicaciones y los módulos que active: Huecos y ubicaciones, Varios almacenes, Recepciones de entrada, Transferencias, Recuentos de stock, Lotes y fechas de caducidad y Retener y posponer pedidos. Un módulo que su plan no incluye muestra "No incluido en tu plan".
Si tiene dudas, empiece con Stock simple. Puede pasar a WMS completo en cualquier momento. Los productos pueden seguir con stock ilimitado: nunca reservan ni esperan stock.
Configurar el stock paso a paso
Mientras el stock está desactivado, Configuración > Almacén > Stock muestra el asistente Configurar stock. Son unos pocos pasos cortos y podrá cambiarlo todo después.
Nivel: elija Stock simple o WMS completo.
Almacén (solo WMS completo): ponga nombre a su primer almacén (por defecto "Almacén principal") y elija su zona horaria. La zona horaria define el día para el panel del almacén y para las fechas de caducidad.
Pedidos abiertos: QrX muestra cuántos pedidos hay abiertos ahora (pedidos abiertos, líneas abiertas, líneas con artículo de stock, líneas por vincular, líneas sin stock suficiente y el pedido abierto más antiguo). Elija:
Reservar pedidos abiertos: los pedidos abiertos reservan stock de inmediato. Los que no tienen stock suficiente quedan pendientes.
Solo pedidos nuevos: los pedidos abiertos se envían como antes. Los pedidos creados a partir de ahora reservan stock.
QrX activa la reserva de pedidos ya abiertos para las cuentas piloto. Si no está disponible para usted, el asistente lo indica y mantiene "Solo pedidos nuevos". Haga clic en Activar stock. El stock ya está activado.
Stock: cargue lo que tiene ahora en las estanterías. Importar un archivo CSV es lo más rápido (ver abajo); también puede crear los artículos de stock uno a uno.
Funciones: haga clic en Crear las funciones Operario de almacén y Responsable de almacén. El operario puede ver, recibir, ajustar y contar stock, y embalar. El responsable además puede transferir stock, aprobar recuentos, exportar el historial de stock y cambiar los ajustes de stock. Crear funciones requiere el permiso Manage Roles. Asigne las funciones a su equipo en Configuración > Team & Access > Users.
Haga clic en Finalizar. Hasta que la oculte, la lista Primeros pasos de la página de ajustes de stock muestra lo que falta: configurar su almacén, añadir artículos de stock, cargar su stock actual, imprimir etiquetas y el primer pedido que reserva stock (esto ocurre solo con el siguiente pedido).
Importar su stock desde un archivo
Abra Configuración > Almacén > Stock, vaya a la pestaña Almacenes y herramientas y elija Importar stock, o use el botón de importación de la lista de stock.
Haga clic en Descargar plantilla. El archivo tiene una fila de encabezado y usa coma o punto y coma. Con Stock simple, las columnas son sku, name, ean, barcodes y qty. Con WMS completo y ubicaciones se añaden warehouse, location, zone, aisle y role. sku y qty son obligatorias; qty es un número entero de 0 o más. Varios códigos de barras adicionales van en una sola celda, separados por |.
Elija sus opciones:
Crear artículos de stock que faltan: un SKU que aún no existe se convierte en un artículo de stock nuevo con el nombre del archivo.
Crear ubicaciones que faltan (WMS completo con ubicaciones): un código de ubicación desconocido se convierte en una ubicación nueva, con la zona, el pasillo, la función y la capacidad de su primera fila. Con un solo archivo configura a la vez sus ubicaciones y su stock.
Haga clic en Elegir archivo CSV y después en Comprobar archivo. La vista previa muestra las filas, las filas válidas, los artículos de stock nuevos, las ubicaciones nuevas, los códigos de barras nuevos y las unidades por almacén, además de una tabla con las filas con errores. Todavía no se registra nada.
Corrija las filas con errores en su archivo y vuelva a comprobarlo. Cuando sea válido, haga clic en Aplicar importación. Las unidades se registran como stock inicial.
Con WMS completo y ubicaciones también puede importar solo sus ubicaciones: ponga Qué importar en Ubicaciones. Las ubicaciones se crean o actualizan y no se registra stock.
Deshacer. La tarjeta Última importación muestra su última importación de stock. Deshacer importación la revierte en un plazo de 24 horas, siempre que no se haya movido stock de esos artículos desde entonces. Solo se revierte el stock: los artículos de stock, ubicaciones y códigos de barras creados por la importación se mantienen.
Vincular sus productos de tienda
Un artículo de stock es el producto físico de su estantería, con su propio SKU. Sus productos de tienda (productos de QrX, opciones de producto y productos de Shopify) se vinculan a un artículo de stock, de modo que un artículo de stock puede servir a varios canales. QrX los vincula por SKU. Las líneas de pedido que QrX no puede vincular aparecen en Por vincular, en la pestaña Almacenes y herramientas de la página de ajustes de stock. También puede vincular un producto usted mismo en su pestaña Stock con Vincular o crear artículo de stock. Consulte el artículo "Stock, reservas y pedidos pendientes".
Un producto publicado en la app de QrX se vincula como producto completo; sus opciones no pueden tener un artículo de stock propio. Use productos separados para las variantes que necesiten stock propio. Para dejar de controlar un producto, use Quitar vínculo de stock en su pestaña Stock. Consulte "Stock, reservas y pedidos pendientes".
Cambiar el nivel más adelante
El nivel y los módulos se cambian en la pestaña Nivel y módulos de Configuración > Almacén > Stock.
De Stock simple a WMS completo: en cualquier momento, para los módulos de su plan.
De WMS completo a Stock simple: con un solo almacén, QrX pide una confirmación y cambia. Con más de un almacén, el asistente Cambiar a Stock simple reúne primero su stock en un solo almacén.
A Desactivado: cuando ningún pedido abierto retiene stock, QrX pide una confirmación. El cuadro indica "Los productos vinculados a un artículo de stock recuperan la cantidad que tenían antes del vínculo." y Ver la lista los muestra. Cuando hay pedidos abiertos que todavía retienen stock, se abre el asistente Desactivar el stock.
Un solo cambio de nivel a la vez. Cuando un cambio se ha iniciado y no ha terminado, la página de ajustes de stock muestra un aviso con Continuar: termínelo antes de cambiar otra cosa. Un cambio iniciado en otro navegador se continúa allí.
La página de ajustes de stock muestra la fecha en que se activó el stock. Los pedidos enviados antes de esa fecha nunca se cuentan. Su historial de stock se conserva siempre.
Desactivar el stock
El asistente Desactivar el stock tiene cuatro pasos: Qué cambia, Tareas previas, Productos, Confirmar. No cambia nada hasta que usted confirma.
Qué cambia: Reservas abiertas que se liberan, Pedidos que dejan de esperar stock, Vínculos de producto en pausa, Productos que recuperan su cantidad anterior, Productos que mantienen su cantidad actual. Un número superior a 1.000 se muestra como 1.000+.
Tareas previas: lo que debe terminarse primero, cada punto con un botón que abre la pantalla donde se resuelve. Después haga clic en Comprobar de nuevo.
Productos: cada producto vinculado a un artículo de stock, con las columnas Producto, Canal, Artículo de stock, Cantidad anterior, Cantidad actual, Cantidad después, Qué ocurre. El resultado es Vuelve la cantidad anterior o La cantidad se mantiene. "Sin cantidad guardada" significa que el producto conserva la cantidad que muestra ahora.
Confirmar: haga clic en Desactivar el stock y mantenga la ventana abierta hasta que termine.
Tareas previas:
Listas de preparación abiertas
Traslados sin completar
Recuentos de stock en curso
Se está haciendo un pedido en la tienda de aplicaciones: un comprador está haciendo ahora mismo un pedido de un producto vinculado. Espere un minuto y haga clic en Comprobar de nuevo.
Qué ocurre cuando confirma:
Reservas. El stock deja de controlarse. Las reservas abiertas se liberan; los pedidos en sí se mantienen y se envían como antes de activar el stock.
Vínculos. Los vínculos entre sus productos y los artículos de stock se pausan, no se eliminan. Cuando vuelva a activar el stock, los vínculos regresan y las cantidades de la tienda vuelven a seguir el stock.
Cantidad en la tienda. Un producto vinculado recupera la cantidad que tenía antes del vínculo, con su ajuste de stock ilimitado. Un producto sin cantidad guardada, un vínculo en una opción y un producto vinculado a un artículo de dropshipping conservan la cantidad que muestran ahora.
El resultado. La última pantalla muestra Vínculos de producto en pausa, Productos con su cantidad anterior recuperada, Productos que mantuvieron su cantidad, Pedidos cuyas reservas se están liberando. También enumera los productos que estaban en un pedido en ese momento y que por eso conservaron su cantidad, con el motivo "Se estaba haciendo un pedido".
A partir de entonces la cantidad de estos productos vuelve a ser suya: la cambia en el editor de productos, con las acciones masivas o mediante la API.
Pasar de WMS completo a Stock simple
El Stock simple usa un solo almacén. El asistente Cambiar a Stock simple tiene cuatro pasos: Almacén, Qué se mueve, Tareas previas, Confirmar.
Almacén: elija el almacén en Almacén que conservas. Todo lo que hay en los demás almacenes se mueve a él: todo el stock va a la ubicación principal de este almacén, el stock bloqueado va a su cuarentena, y los demás almacenes se desactivan.
Qué se mueve: lo que tiene ahora cada almacén, con las columnas Artículos, Unidades en stock, Unidades bloqueadas, Líneas que se mueven, Qué ocurre. Un almacén muestra Se conserva o Fusionado, desactivado. También ve cuántos pedidos se reservan de nuevo y qué módulos se desactivan. Aparece cada ubicación de Shopify vinculada a un almacén que se fusiona: elija Vincular a el almacén que conserva (la ubicación muestra entonces el stock de ese almacén) o Desvincular (la ubicación deja de estar vinculada y su sincronización de stock se desactiva). La sincronización de stock de Shopify solo funciona con WMS completo.
Tareas previas: vea la lista de abajo. Resuelva cada punto y haga clic en Comprobar de nuevo.
Confirmar: haga clic en Fusionar y cambiar a Stock simple. No se puede deshacer. Mantenga la ventana abierta; con mucho stock tarda un momento y el asistente muestra el progreso.
Tareas previas:
Listas de preparación abiertas: termine o cancele las listas de preparación en espera o en curso.
Pedidos en preparación: stock asignado a un pedido o ya preparado. Envíe estos pedidos o libérelos primero.
Sesiones de embalaje abiertas: se está embalando un pedido en la estación de embalaje. Termine o abandone estas sesiones de embalaje.
Traslados sin completar: reciba, termine o cancele los traslados que no están completados.
Recuentos de stock en curso: termine o cancele los recuentos abiertos, en curso o pendientes de aprobación.
Recepciones abiertas: complete o cancele las entregas anunciadas o en recepción.
Pedidos de compra abiertos: reciba, cierre o cancele los pedidos de compra abiertos.
Contenedores con stock: mueva primero el stock a una ubicación, para que el contenedor quede vacío.
Devoluciones en camino de vuelta: reciba o cierre las devoluciones que se esperan en un almacén.
Stock negativo: corríjalo con un recuento o un ajuste.
Tiendas de Shopify vinculadas a más de un almacén: una tienda de Shopify tiene ubicaciones en más de uno de sus almacenes. Deje primero una sola ubicación por tienda en la sincronización de stock de Shopify; después elige en el asistente qué ocurre con ella.
Qué ocurre cuando confirma:
Los pedidos abiertos que habían reservado stock en otro almacén se liberan y reservan de nuevo en el almacén que conserva.
Todos los módulos se desactivan. Sus datos, como lotes, fechas de caducidad, números de serie, listas de componentes de kits y planes de recuento, se conservan y no se muestran con Stock simple. Su historial de stock se conserva.
El stock que usted guarda para otro comercio mantiene a su propietario. Las alertas de stock bajo que cuentan un almacén fusionado se desactivan; las alertas de todos los almacenes juntos siguen funcionando.
Mientras dura la fusión, se rechazan los nuevos recuentos, traslados, recepciones, avisos de entrada y pedidos de compra para los almacenes que se fusionan. El almacén que conserva sigue siendo utilizable.
Si el cambio se detiene a medias, no se pierde nada: el stock que ya se movió está en el almacén que conserva con todo su historial, y su nivel sigue siendo WMS completo. Los ajustes de stock muestran quién lo inició, cuándo y cuántas líneas de stock se movieron. Cualquier persona que gestione los ajustes de stock puede actuar: Continuar sigue donde se detuvo, y Cancelar el cambio lo detiene después de que usted confirme. Tras cancelar, su nivel sigue siendo WMS completo, todos los almacenes siguen en uso, y el enrutamiento de pedidos, las ubicaciones de Shopify y las reglas de stock bajo vuelven a estar como antes. Cuando el cambio ya se está completando, ya no se puede cancelar: continúelo hasta el final.
Solo se ejecuta un cambio de nivel de stock a la vez. Durante el cambio no se puede eliminar ningún almacén ni vincular una ubicación de Shopify a un almacén que se está fusionando.
Permisos
Gestionar ajustes de stock: activar el stock, cambiar el nivel y los módulos, importar y deshacer importaciones, gestionar artículos de stock y Por vincular.
Ver stock: ver las pantallas de stock y los ajustes de stock (solo lectura).
Manage Roles: necesario para el paso Funciones del asistente.
Los permisos se asignan por función en Configuración > Team & Access > Roles & Permissions. Consulte el artículo "Miembros del equipo, roles y acceso de socios".
Límites
Un archivo de importación tiene como máximo 5.000 filas y 5 MB. Divida los archivos más grandes.
Se puede deshacer durante 24 horas y solo mientras no se haya movido stock de los artículos importados.
QrX activa por cuenta piloto la reserva de pedidos ya abiertos al activar el stock.
Preguntas frecuentes
¿Se bloquean los pedidos cuando un producto está agotado?
No. QrX nunca bloquea un pedido por el stock. Las líneas sin stock suficiente quedan pendientes y se completan automáticamente cuando llega stock.
¿Qué pasa con los pedidos que ya estaban abiertos al activar el stock?
Depende de lo que eligió en el asistente. Con "Solo pedidos nuevos" se envían como antes y nunca se descuentan del stock. Con "Reservar pedidos abiertos" reservan stock de inmediato.
¿Puedo deshacer una importación?
Sí, en un plazo de 24 horas con Deshacer importación en la tarjeta Última importación, siempre que no se haya movido stock de esos artículos desde entonces.
¿Pueden algunos productos seguir con stock ilimitado?
Sí. Los productos con stock ilimitado no se controlan: sus pedidos nunca reservan ni esperan stock.
¿Cuánto cuesta el stock de almacén?
Forma parte del módulo Almacén (WMS) de su plan de QrX. Su página de plan (Configuración > Facturación > Plans) muestra si está incluido y cuántos pedidos ha usado este mes.
Cuándo contactar con nuestro equipo de soporte
Contacte con el soporte de QrX si quiere activar el stock de almacén o un plan WMS, si los pedidos ya abiertos deben reservar stock, si una importación falla una y otra vez aunque la vista previa no muestra errores, o si quiere bajar de nivel mientras hay pedidos que retienen stock. Adjunte una captura del mensaje y, en el caso de importaciones, el archivo utilizado.