Wareneingangsavise (erwartete Lieferungen)

Mit einem Wareneingangsavis teilst du einem Lager mit, was unterwegs ist, bevor es ankommt. Das kann dein eigenes Lager in QrX sein oder das Lager deines Fulfillment-Partners. Du gibst den Lieferanten an, das erwartete Datum, den Spediteur und die Sendungsnummer, die Anzahl der Kartons und die Artikel mit ihren Mengen (plus Charge und Ablaufdatum bei Artikeln mit Chargen). Das Lager sieht die Lieferung als Erwartet, scannt bei Ankunft ein Kartonetikett und bucht den Wareneingang gegen dein Avis. Danach siehst du pro Position genau, was angekommen ist: zu wenig, zu viel, unerwartet und beschädigt.

Für wen ist es

Händler mit eigenem Lager, die Lieferungen von Lieferanten schon in QrX vorbereitet haben wollen, bevor der LKW kommt.
Händler mit einem Fulfillment-Partner auf QrX, die dem Partner mitteilen möchten, was sie schicken.
Fulfillment-Partner, die Lieferungen für ihre Händler annehmen und eine klare Liste der erwarteten Ware wollen.
Entwickler, die Avise aus ihrem eigenen System über die QrX Public API anlegen möchten.

Wareneingangsavise gehören zum Lagerbestand (QrX WMS). Dein Konto braucht das Modul Warehouse (WMS); unter Einstellungen > Abrechnung > Plans siehst du, ob es enthalten ist.

Eine Lieferung an dein eigenes Lager avisieren

Öffne Lager > Wareneingang und klicke auf Neuer Wareneingang.
Aktiviere Avisieren (erwartet). Das bedeutet, dass die Lieferung noch nicht da ist; der Wareneingang beginnt, wenn sie ankommt.
Wähle das Lager und gib die Referenz (zum Beispiel deine Bestellnummer), den Lieferanten und das erwartete Datum ein.
Füge optional den Spediteur (zum Beispiel DHL oder eigener LKW), die Sendungsnummer und die Anzahl der Kartons (1 bis 99) hinzu.
Füge die Artikel mit der erwarteten Menge hinzu, und Charge und Ablaufdatum, wo der Artikel sie verwendet.
Klicke auf Avisieren. Der Wareneingang erscheint in der Liste mit dem Status Erwartet.

Du brauchst die Berechtigung Bestand einbuchen. Kopf und Positionen kannst du noch ändern, solange die Lieferung Erwartet ist oder gerade eingebucht wird.

Eine Lieferung an deinen Fulfillment-Partner avisieren

Öffne Einstellungen > Geschäft > Wareneingangsavise (die Karte neben Partnerzugriff) und klicke auf Neues Avis.
Wähle das Partnerlager. Nur Partner mit einer aktiven Fulfillment-Verknüpfung zu deinem Konto werden angezeigt.
Gib die Lieferdaten ein: Referenz, Lieferant, erwartetes Datum, Spediteur, Sendungsnummer, Kartons und eine optionale Notiz (zum Beispiel "Palette links, zerbrechlich").
Füge die Artikel hinzu. Suche in den Artikeln, die dein Partner bereits für dich führt, oder füge einen Neuen Artikel mit SKU und Name (und EAN, falls vorhanden) hinzu. Ein neuer Artikel wird für dich beim Partner angelegt, sobald du das Avis sendest.
Klicke auf Avis senden. Dein Partner sieht es in seiner Wareneingangsliste als Erwartet und erhält eine Benachrichtigung.

Du kannst ein Avis nur ändern oder stornieren, solange es Erwartet ist. Sobald dein Partner mit dem Wareneingang beginnt, kann es nicht mehr geändert werden. Zum Ansehen brauchst du die Berechtigung Partnerzugriff verwalten oder Bestand ansehen; Anlegen, Ändern und Stornieren erfordern Partnerzugriff verwalten.

Ein Avis aus einer CSV-Datei importieren

Bei langen Lieferungen kannst du eine CSV-Datei hochladen, statt jede Position einzutippen. Eine Datei wird zu einem Avis (oder einem Wareneingang).

Eigenes Lager: Nutze in Lager > Wareneingang das Import-Symbol neben Neuer Wareneingang.
Fulfillment-Partner: Nutze die Importoption auf dem Bildschirm Wareneingangsavise.

Die Datei braucht eine Kopfzeile mit den Spalten sku,qty,lot,expiry. lot und expiry sind optional; schreibe das Ablaufdatum als YYYY-MM-DD. Bei einem Avis an einen Partner kannst du zusätzlich die Spalten name und ean verwenden: Eine Zeile mit einer SKU, die dein Partner noch nicht hat, und einem Namen legt diesen Artikel für dich an. Artikel werden zuerst über die SKU gesucht, dann über die EAN.

QrX zeigt zuerst eine Vorschau mit jeder Zeile und allen Fehlern, etwa einer unbekannten SKU, einer Menge, die keine ganze Zahl über 0 ist, einem Ablaufdatum ohne Charge oder derselben SKU und Charge doppelt. Es wird nichts angelegt, bevor du die Vorschau geprüft und bestätigt hast. Eine Datei hat höchstens 200 Zeilen und ist höchstens 1 MB groß.

Kartonetiketten

Drucke mit der Aktion Kartonetiketten am Avis ein Etikett pro Karton und klebe auf jeden Karton eines, bevor er verschickt wird. Wähle die Etikettengröße: Dymo 11352 (54 x 25 mm) oder Etikett 100 x 50 mm. Jedes Etikett hat einen Barcode mit Wareneingangs- und Kartonnummer (zum Beispiel RC-1234-2), den Text "Carton 2 / 5", den Eigentümer, das Lager und deine Referenz.

Wenn die Lieferung ankommt, scannt das Lager ein beliebiges Kartonetikett im Feld RC- oder Kartonetikett scannen unter Lager > Wareneingang, und die richtige Lieferung öffnet sich sofort.

Eine avisierte Lieferung einbuchen

Avisierte Lieferungen erscheinen in Lager > Wareneingang mit dem Status Erwartet. Der Standardfilter Erwartet und offen zeigt sie zusammen mit Wareneingängen, die gerade eingebucht werden.
Beim Öffnen einer erwarteten Lieferung erscheint der Hinweis "Erwartet, nicht gestartet". Klicke auf Wareneingang starten, oder scanne einfach ein Kartonetikett oder buche die erste Position: Das startet ihn ebenfalls.
Buche jede Position wie gewohnt: Sie wird sofort in den Bestand gebucht, auf einen vorgeschlagenen Lagerplatz, den du ändern kannst.
Beschädigt angekommene Einheiten buchst du mit der Menge Beschädigt an der Position (Als beschädigt buchen (Quarantäne)). Sie gehen in die Quarantäne dieses Lagers, nicht in den verkaufbaren Bestand, und zählen als erhalten.
Artikel, die nicht im Avis standen, kannst du trotzdem hinzufügen und einbuchen; sie werden als Unerwartet markiert.
Schließe den Wareneingang ab, wenn alles da ist. Eine erwartete Lieferung wird nie automatisch durch die Einstellung für inaktive Wareneingänge abgeschlossen; das gilt erst, wenn der Wareneingang begonnen hat.

Das Ergebnis: zu wenig, zu viel, unerwartet und beschädigt

Nach dem Abschluss vergleicht die Ergebnisseite pro Position, was erhalten wurde, mit dem, was avisiert war:

Zu wenig: Es kamen weniger Einheiten an als avisiert.
Zu viel: Es kamen mehr Einheiten an als avisiert.
Unerwartet: ein Artikel, der nicht im Avis stand.
Beschädigt: Einheiten, die in die Quarantäne gebucht wurden.

Wenn du an einen Fulfillment-Partner avisiert hast, siehst du dasselbe Ergebnis unter "Erhalten im Vergleich zum Avis" an deinem Avis in Einstellungen > Geschäft > Wareneingangsavise.

Benachrichtigungen und Webhooks

Wenn ein Händler ein Avis an einen Fulfillment-Partner sendet, erhält der Partner eine Benachrichtigung in der Glocke: "New inbound announcement".
Wenn ein Händler eine Bestellung an ein Partnerlager sendet, legt QrX dieselbe Art von angekündigter Lieferung an. Die Wareneingangsliste des Partners zeigt sie als Bestellung von diesem Händler, und die Glocke klingelt. Es gibt keine separate E-Mail. Die Preise des Händlers stehen nicht auf dem Beleg.
Wenn eine avisierte Lieferung eingebucht ist, erhält der Eigentümer des Bestands eine Benachrichtigung in der Glocke mit den Summen für erhalten, zu wenig, zu viel, unerwartet und beschädigt. Ein Klick öffnet das Ergebnis.
In der Gruppe Inbound unter Settings > Advanced > Webhooks gibt es zwei Webhook-Ereignisse: inbound/announced (ein Avis wurde angelegt) und inbound/received (eine avisierte Lieferung wurde abgeschlossen, mit jeder Position und den Summen). Sie gehen an den Eigentümer des Bestands.

Public API für Entwickler

Du kannst Avise aus deinem eigenen System über die QrX Public API unter https://api.qr-x.net anlegen und lesen. Vollständige Referenz: qrx.eu/api.

GET api/v1/inbound/warehouses: deine eigenen Lager und die Partnerlager, an die du avisieren kannst.
POST api/v1/inbound: lege ein Avis an mit Lager, Referenz, Lieferant, erwartetem Datum, Spediteur, Sendungsnummer, Kartons, Notiz und Positionen (sku, erwartete Menge und optional Name, EAN, Charge und Ablaufdatum). Der Header Idempotency-Key ist Pflicht, damit ein erneuter Versuch nie ein zweites Avis anlegt.
GET api/v1/inbound: deine Avise, mit Statusfilter und Cursor-Paginierung.
GET api/v1/inbound/{id}: ein Avis mit Positionen, erhaltenen und beschädigten Mengen und, nach dem Einbuchen, den Summen.

Die API verwendet die Scopes inbound.read und inbound.write. Ein API-Schlüssel ohne Scopes hat vollen Zugriff; sobald ein Schlüssel Scopes hat, kann er nur die aufgeführten Scopes nutzen.

Für Fulfillment-Partner: Aktivitätsbericht

Unter Lager > Partneraktivität zeigt der Bericht pro Händler jetzt auch Avise (Avise, die dieser Händler pro Tag angelegt hat) und Erhaltene Positionen (Avis-Positionen, die du für diesen Händler eingebucht hast). Der CSV-Export hat am Ende die Spalten announcements und received_lines.

Noch nicht verfügbar

Ein Avis direkt aus einer Bestellung anlegen ("Supplier shipped") kommt mit dem Einkauf in QrX.
Avise in der QrX-App einbuchen kommt später. Bis dahin buchst du sie in PortalX unter Lager > Wareneingang ein, mit einem Barcodescanner, falls vorhanden.

Häufige Fragen

Kann ich ein Avis ändern, nachdem ich es an meinen Partner gesendet habe?
Ja, solange es Erwartet ist. Sobald dein Partner mit dem Wareneingang beginnt, siehst du "Der Wareneingang dieser Lieferung hat bereits begonnen, daher kann sie nicht mehr geändert werden." Wende dich danach für Änderungen an deinen Partner.

Erhöht ein Avis den Bestand?
Nein. Der Bestand ändert sich erst, wenn Einheiten eingebucht werden. Ein Avis sagt dem Lager, was es erwarten kann.

Warum sehe ich "Mit deinem Konto ist noch kein Fulfillment-Partner mit Wareneingang verknüpft."?
Für ein Avis an einen Partner brauchst du eine aktive Fulfillment-Verknüpfung mit einem Partner, dessen Lager den Wareneingang in QrX nutzt. Prüfe Einstellungen > Geschäft > Partnerzugriff.

Das Lager hat einen Karton gescannt und nichts hat sich geöffnet.
Das Scanfeld findet nur Lieferungen des Lagers, das scannt. Prüfe, ob das Etikett zu einer Lieferung für dieses Lager gehört und ob der Barcode mit RC beginnt.

Was passiert mit beschädigten Einheiten?
Sie werden in die Quarantäne des Lagers gebucht und in der Spalte Beschädigt des Ergebnisses angezeigt. Das Lager bearbeitet sie dort unter Lager > Wareneingang > Quarantäne.

Wann du unser Support-Team kontaktieren solltest

Kontaktiere den QrX Support, wenn du Lagerbestand oder Wareneingangsavise für dein Konto aktivieren lassen möchtest, wenn ein Fulfillment-Partner trotz aktiver Verknüpfung nicht in der Liste der Partnerlager erscheint, oder wenn ein Ergebnis nicht zu dem passt, was das Lager gezählt hat.

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