CRM-Automatisierungen: Regeln, Vorlagen, Tests und das Ausführungsprotokoll
CRM-Automatisierungen erledigen Routinearbeit für Sie. Eine Regel sagt: Wenn im CRM etwas passiert, und nur wenn einige Bedingungen erfüllt sind, führe eine oder mehrere Aktionen aus, zum Beispiel eine Rückruf-Aufgabe nach einem verpassten Anruf anlegen. Dieser Artikel ist für Administratoren, die CRM-Einstellungen verwalten. Regeln finden Sie unter Einstellungen > CRM > Automatisierungen (https://portal.qr-x.app/settings/crm).
Tarife und Berechtigungen
Automatisierungen sind ab dem Tarif Business enthalten. In Free, Starter und Team zeigt der Tab eine Upgrade-Karte.
Business erlaubt 50 gleichzeitig eingeschaltete Regeln, Enterprise 500. Nur eingeschaltete Regeln zählen. Der Zähler in der Werkzeugleiste zeigt zum Beispiel 3 von 50 Regeln eingeschaltet.
Sie brauchen die Rolleneinstellung CRM-Einstellungen verwalten. Regeln laufen als Systembenutzer, nicht als Person.
Die Regelliste
Die Ansicht Regeln hat die Spalten Regel, Wann, Bedingungen, Aktionen, Status, Inhaber und Aktualisiert. Jede Zeile hat einen Schalter, einen Stift zum Bearbeiten, Kopieren und ein Papierkorb-Symbol. Das Löschen verlangt eine Bestätigung und lässt sich nicht rückgängig machen. Der Status ist An, Aus oder Pausiert.
Eine Regel erstellen
Wählen Sie Neue Regel oder Aus Vorlage hinzufügen.
Geben Sie einen Name (bis zu 120 Zeichen) und optional eine Beschreibung (bis zu 500) ein.
Wenn das passiert: Wählen Sie den Auslöser und, wo angeboten, seine Filter.
Nur wenn: Fügen Sie Bedingungen hinzu. Sie können bis zu 10 hinzufügen, und alle müssen erfüllt sein. Ohne Bedingungen läuft die Regel jedes Mal, wenn der Auslöser feuert.
Dann ausführen: Fügen Sie 1 bis 5 Aktionen hinzu. Sie laufen in der angezeigten Reihenfolge.
Schalten Sie Regel ist eingeschaltet ein und speichern Sie. Wenn Sie eine Regel einschalten, werden Sie ihr Inhaber.
Auslöser
Personen: Eine Person wird erstellt; Eine Lebenszyklusphase ändert sich (nach der neuen Phase filtern); Einer Person wird ein Tag hinzugefügt (nach Tag filtern); Eine Person bekommt einen neuen Inhaber; Eine Person hat keine aktuelle Aktivität (Tage ohne Aktivität, 1 bis 365, ab der letzten Aktivität oder dem Erstellungsdatum gezählt).
Deals: Ein Deal wird erstellt, Ein Deal wechselt in eine Phase, Ein Deal wird gewonnen, Ein Deal geht verloren, Ein Deal schläft ein (eingeschlafen). Filtern Sie nach Pipeline und Phase. Bei verschobenen, gewonnenen und verlorenen Deals ist die Phase die, in die der Deal verschoben wurde.
Bestellungen: Eine Bestellung wurde zugestellt.
Aufgaben und Anrufe: Eine Aufgabe wird erledigt, Eine Aufgabe wird überfällig, Ein Anruf wird verpasst, Ein Anruf endet. Anruf-Auslöser können nach Richtung filtern: Eingehend oder Ausgehend.
Bedingungen
Eine Bedingung hat ein Feld, einen Operator und einen Wert. Felder der Person: Lebenszyklusphase, Inhaber der Person, Quelle der Person, Land, Sprache, Lead-Score, Tags der Person, Person hat ein Unternehmen, Person hat einen Inhaber. Felder des Deals, verfügbar bei Deal-Auslösern: Deal-Pipeline, Deal-Phase, Wert des Deals, Deal-Währung, Inhaber des Deals, Quelle des Deals, Deal hat einen Inhaber. Anruf-Auslöser ergänzen Anrufrichtung. Die Operatoren hängen vom Feld ab: ist, ist nicht, ist eines von, ist keines von, ist größer als, ist mindestens, ist kleiner als, ist höchstens, enthält, enthält nicht.
Aktionen
Eine Aufgabe erstellen mit Titel, Details, Priorität, Fällig in (Stunden) (0 bis 8760, 24 wenn leer) und Zuweisen an.
Einen Inhaber zuweisen für die Person oder den Deal.
Einen Tag hinzufügen und Einen Tag entfernen, Die Lebenszyklusphase festlegen.
Den Deal in eine Phase verschieben (nur bei Deal-Auslösern), mit einem optionalen Verlustgrund für Verlustphasen.
Das Team benachrichtigen sendet eine Benachrichtigung an die Benutzer, die das CRM sehen können. Gibt es von der Regel schon eine ungelesene Benachrichtigung, wird keine neue gesendet.
Ein Webhook-Ereignis senden sendet ein Ereignis crm/automation_triggered an Webhooks, die auf CRM-Ereignisse lauschen.
Eine Nachricht in der Unterhaltung senden antwortet in der offenen Unterhaltung mit der Person. Das funktioniert nur, wenn der Regelinhaber an dieser Unterhaltung teilnimmt und externen Kontakten antworten darf. Es wird nie eine Unterhaltung begonnen.
Zuweisen an bietet Inhaber des Datensatzes, Ein bestimmter Benutzer oder Round Robin über Benutzer in der Rotation (bis zu 50, leer bedeutet jeder Benutzer mit CRM-Zugriff). Einen Inhaber zuweisen kann nicht den Inhaber des Datensatzes nutzen. In Texten fügt Variablen den Personennamen, den Vornamen, den Unternehmensnamen, den Deal-Titel, den Deal-Wert und die Deal-Währung ein.
Vorlagen und Voreinstellungen
Aus Vorlage hinzufügen bietet vier Ausgangspunkte: Verpasster Anruf: zurückrufen (markiert als Empfohlen), Neuer Lead: per Round Robin zuweisen und nachfassen, Deal eingeschlafen: Inhaber erinnern und Deal gewonnen: Team informieren. Eine Vorlage öffnet eine vorausgefüllte neue Regel, die aus ist: Sie prüfen sie und schalten sie dann ein. Nichts läuft, bevor Sie das tun. Die Vorlage für verpasste Anrufe erstellt nach einem eingehenden verpassten Anruf eine Aufgabe Rückruf mit hoher Priorität für den Inhaber des Datensatzes, fällig in 1 Stunde. Ein neues Konto hat keine Regeln, bis Sie welche erstellen.
Eine Regel testen, bevor Sie sie einschalten
Speichern Sie die Regel und nutzen Sie dann Diese Regel testen: Wählen Sie eine echte Person, einen Deal, einen Anruf oder eine Aufgabe, die zum gespeicherten Auslöser passt, und wählen Sie Test ausführen. Das Ergebnis sagt, ob der Datensatz den Filtern entspricht, und zeigt jede Aktion unter Aktionsvorschau (nicht ausgeführt). Ein Treffer ist eine Filterprüfung, keine Garantie. Der Test nutzt die aktuellen Werte des Datensatzes und die gespeicherte Version der Regel, simuliert weder Aktionen noch externe Zustellung und ändert nichts. Berechtigungen, Zustellung und Limits werden erneut geprüft, wenn die Regel wirklich läuft.
Das Ausführungsprotokoll
Wechseln Sie zu Ausführungsprotokoll, um jedes Mal zu sehen, wenn eine Regel gefeuert hat: Regel, Datensatz, Zustand, Ergebnis und Gestartet. Filtern Sie nach Regel oder Zustand: Läuft, Erledigt, Übersprungen, Fehlgeschlagen, Teilweise erledigt. Öffnen Sie eine Ausführung, um zu sehen, was jede Aktion getan hat: Erledigt, Fehlgeschlagen, Zurückgehalten oder Nichts zu tun. Typische Hinweise: kein geeigneter Benutzer zum Zuweisen, der Deal befindet sich bereits in dieser Phase, der Webhook wurde nicht zugestellt, keine offene Unterhaltung zum Antworten.
Limits, Pausieren und der Ein-Aus-Schalter
Pause durch den Inhaber: Eine Regel läuft nur, solange ihr Inhaber die Rolleneinstellung CRM-Einstellungen verwalten hat. Verliert der Inhaber sie, wird die Regel ausgeschaltet und zeigt Pausiert mit dem Grund, und CRM-Administratoren erhalten eine Benachrichtigung. Schalten Sie die Regel wieder ein, um sie zu übernehmen.
Tarifänderungen: Enthält der Tarif keine Automatisierungen mehr oder sind weniger Regeln erlaubt, werden Regeln mit dem angezeigten Grund pausiert.
Limits: Ein ganzes Konto führt höchstens 500 automatische Aktionen pro Stunde aus. Weitere Ausführungen werden übersprungen. Eine Kette von Automatisierungen, die sich gegenseitig auslösen, stoppt nach drei Schritten. Ein Webhook oder eine Nachricht geht höchstens einmal pro Person und Regel in 24 Stunden hinaus.
Zeitgesteuerte Auslöser: Überfällige Aufgaben und Personen ohne Aktivität werden alle 10 Minuten geprüft. Das Einschalten oder Ändern einer Regel startet einen neuen Beobachtungszeitraum und verarbeitet nie alte überfällige Datensätze. Jedes Fälligkeitsdatum einer Aufgabe und jeder Inaktivitätszeitraum läuft einmal pro Regelversion.
Plattformschalter: QrX kann den Automatisierungs-Runner ausschalten, zum Beispiel für Wartungsarbeiten. Solange er aus ist, läuft keine Regel. Nach dem erneuten Start werden Ereignisse, die älter als eine Stunde sind, ignoriert.
Häufige Probleme
Die Regel wurde nicht ausgeführt. Prüfen Sie, ob sie An und nicht Pausiert ist, ob die Auslöserfilter und Bedingungen passen, und sehen Sie im Ausführungsprotokoll nach. Testen Sie sie am Datensatz mit Diese Regel testen.
Ich kann die Regel nicht einschalten. Das Tariflimit für eingeschaltete Regeln ist erreicht. Schalten Sie eine andere Regel aus oder wechseln Sie den Tarif.
Die Regel zeigt Pausiert. Lesen Sie den Grund in der Zeile und schalten Sie sie als Benutzer, der CRM-Einstellungen verwalten darf, wieder ein.
Die Aktion für die Nachricht hat nichts getan. Die Person muss eine offene Unterhaltung haben, und Sie müssen daran teilnehmen und externen Kontakten antworten dürfen.
Zwei Personen haben die Regel bearbeitet. Laden Sie sie neu, um die neueste Version zu sehen, und wiederholen Sie dann Ihre Änderung.
Verhält sich eine Regel unerwartet, wenden Sie sich an den QrX-Support und nennen Sie den Regelnamen und die im Ausführungsprotokoll angezeigte Zeit.
Regeln für Space-Aufgaben
Eine Regel kann auch einen Space überwachen. Wählen Sie unter Space-Aufgaben In einem Space wird eine Aufgabe erstellt oder Der Status einer Space-Aufgabe ändert sich und dann den Space, optional eine Liste und bei Statusänderungen Verschoben in Status. Die Aktionen sind Die Aufgabe zuweisen, Den Aufgabenstatus setzen und Das Team benachrichtigen. Sie müssen Admin des Space sein, und die Regel stoppt von selbst, wenn Sie diese Rolle verlieren. Regeln für Space-Aufgaben haben keine Bedingungen, und Massenverschiebungen starten sie nicht. Eine Benachrichtigung nennt Aufgabe und Space nur, wenn der Space für alle offen ist, damit private Spaces privat bleiben.