CloudTalk mit dem QrX CRM verbinden und aus dem CRM anrufen
Mit der CloudTalk-Verbindung werden die Anrufe Ihres Teams im QrX CRM protokolliert, Benutzer rufen Personen mit einem Klick an, und der richtige Benutzer sieht ein Popup, wenn ein Anruf eingeht. Sie bringen Ihr eigenes CloudTalk-Konto mit: QrX verbindet sich mit API-Schlüsseln, die Sie in CloudTalk erstellen. Dieser Artikel ist für Administratoren, die es einrichten, und für Benutzer, die Anrufe tätigen.
Was Sie brauchen
Ein CloudTalk-Konto im Tarif Essential oder höher (CloudTalk braucht das für den API-Zugriff und Webhooks) und einen Admin-Benutzer in CloudTalk, der den API-Schlüssel erstellt.
Einen QrX CRM-Tarif, der Telefonie (CloudTalk) enthält: Starter, Team, Business und Enterprise. Der Tarif Free enthält sie nicht.
Die Rolleneinstellung CRM-Telefonie verwalten für die Person, die verbindet (plus CRM anzeigen).
Um das Anrufprotokoll zu sehen: CRM-Anrufe ansehen. Um anzurufen: Aus dem CRM anrufen. Um Aufzeichnungen abzuspielen: Anrufaufzeichnungen anhören und einen Tarif mit Anrufaufzeichnungen (Team, Business, Enterprise).
Schritt für Schritt: CloudTalk verbinden
Melden Sie sich in CloudTalk als Admin an und gehen Sie zu Konto > Einstellungen > API-Schlüssel. Klicken Sie auf + API-Schlüssel hinzufügen. CloudTalk gibt Ihnen eine Access Key ID und ein Access Key Secret. CloudTalk erklärt das unter https://help.cloudtalk.io/en/articles/15272380-how-to-access-and-generate-your-cloudtalk-api-keys.
Öffnen Sie in QrX https://portal.qr-x.app/settings/crm/telephony. Sie können auch Einstellungen öffnen und auf Telefonie klicken, oder CRM > Anrufe öffnen und auf das Einstellungen-Symbol (Telefonie-Einstellungen) oder die Schaltfläche CloudTalk verbinden klicken.
Geben Sie die API Access Key ID und das API Access Key Secret ein und klicken Sie auf Verbinden.
QrX prüft die Schlüssel, speichert sie verschlüsselt, legt den Webhook in Ihrem CloudTalk-Konto für Sie an und importiert Ihre CloudTalk-Agents. Sie sehen „CloudTalk ist verbunden.“ Sie kopieren nie von Hand eine Webhook-Adresse. QrX sendet außerdem ein Testereignis, es erscheint als Letztes Ereignis.
Pro QrX-Organisation kann nur ein CloudTalk-Konto verbunden werden.
Schritt für Schritt: Benutzer mit Agents verknüpfen
Die Tabelle Agents listet Ihre CloudTalk-Agents auf. Jeder Agent muss mit einem QrX-Benutzer verknüpft werden, denn die Verknüpfung entscheidet, wer aus dem CRM anrufen kann und wer das Anruf-Popup sieht.
Öffnen Sie Einstellungen > Telefonie.
QrX verknüpft Agents automatisch, wenn die E-Mail des Agents in CloudTalk mit der E-Mail eines QrX-Benutzers mit CRM-Zugriff übereinstimmt. Prüfen Sie die Spalte QrX-Benutzer. Die Zeile „N Agents sind noch keinem Benutzer zugeordnet.“ zählt den Rest.
Öffnen Sie bei einem Agent ohne Benutzer das Dropdown QrX-Benutzer, suchen Sie den Benutzer und wählen Sie ihn aus. Mit der Löschen-Schaltfläche entfernen Sie eine Verknüpfung.
Haben Sie in CloudTalk einen Agent hinzugefügt? Klicken Sie auf Agents aktualisieren.
Ein Benutzer kann nur mit einem Agent verknüpft werden, und nur Benutzer mit CRM-Zugriff können verknüpft werden. Ein Agent, der in CloudTalk entfernt wurde, bleibt als „Bei CloudTalk entfernt“ in der Liste und kann nicht verknüpft werden.
Verbindungsstatus
Webhook: „Empfängt Ereignisse“ ist in Ordnung. „Bei CloudTalk ausgeschaltet“ bedeutet, dass der Webhook in CloudTalk deaktiviert ist. „Fehlerhaft, CloudTalk hat es pausiert“ bedeutet, dass CloudTalk nach Fehlern das Senden gestoppt hat. „Status unbekannt“ bedeutet, dass QrX ihn nicht lesen konnte.
Letztes Ereignis: Zeit und Typ des letzten Anrufereignisses oder „Noch kein Ereignis empfangen“.
Letztes Problem: ein Code, der erscheint, wenn etwas schiefging. Ist das CloudTalk-Unternehmen bereits mit einer anderen QrX-Organisation verbunden, werden seine Ereignisse abgelehnt. Wenden Sie sich an den Support.
Klicken Sie auf Testereignis senden, um den Weg zu prüfen (das Ergebnis erscheint innerhalb weniger Sekunden als Letztes Ereignis). Senden Sie nach einem Ausfall von CloudTalk die verpassten Ereignisse aus dem CloudTalk-Dashboard erneut: CloudTalk bewahrt sie 30 Tage auf.
Aus dem CRM anrufen
Öffnen Sie eine Person oder CRM > Anrufe und klicken Sie auf das Telefon-Symbol neben der Nummer.
CloudTalk klingelt zuerst auf Ihrem eigenen CloudTalk-Gerät (App oder Telefon). Nehmen Sie dort ab, dann wählt CloudTalk die Person.
QrX sagt Ihnen das Ergebnis: „Der Anruf ist verbunden.“, „Der Anruf kam nicht zustande. Sie können es erneut versuchen.“ oder „Der Anruf konnte nicht gestartet werden.“
Das Telefon-Symbol erscheint nur, wenn CloudTalk verbunden ist, Ihr Tarif Telefonie enthält, Sie Aus dem CRM anrufen haben und Ihr Benutzer mit einem Agent verknüpft ist. Sagt QrX „Wir konnten nicht bestätigen, ob der Anruf gestartet wurde. Prüfen Sie Ihr CloudTalk-Telefon, bevor Sie erneut anrufen.“, sehen Sie auf Ihr CloudTalk-Telefon, bevor Sie das Symbol erneut drücken, um einen doppelten Anruf zu vermeiden. Sie können nur einen Anruf gleichzeitig führen. Hat ein Kollege dieselbe Nummer in der letzten Minute angerufen, fragt QrX „Ein Kollege hat diese Nummer gerade angerufen“ und lässt Sie Trotzdem anrufen wählen. Personen, die darum gebeten haben, nicht kontaktiert zu werden, können nicht angerufen werden.
Anruf-Popup, Ergebnisse, Notizen und Aufzeichnungen
Popup: Während ein Anruf läuft, sieht der verknüpfte Benutzer „Eingehender Anruf“ oder „Anruf bei“ mit dem Namen der Person und des Unternehmens. Klicken Sie auf Datensatz öffnen, oder auf Anruf öffnen, wenn die Nummer noch nicht im CRM ist.
Anrufprotokoll: CRM > Anrufe mit den Ansichten Alle Anrufe, Meine Anrufe und Verpasst sowie einem Richtungsfilter (Eingehend, Ausgehend). Status: Läuft, Abgeschlossen, Verpasst, Mailbox, Nicht angenommen.
Ergebnis und Notizen: Öffnen Sie einen Anruf, wählen Sie ein Ergebnis (Interessiert, Rückruf, Keine Antwort, Mailbox, Falsche Nummer, Nicht interessiert, Sonstiges), schreiben Sie Notizen (höchstens 4.000 Zeichen) und klicken Sie auf Speichern. Das braucht CRM-Datensätze bearbeiten. Das Ergebnis erscheint in der Zeitleiste der Person.
Unbekannte Nummer: Wählen Sie im Anruf eine Person und klicken Sie auf Verknüpfen, oder klicken Sie auf Person anlegen. Personen, die darum gebeten haben, nicht kontaktiert zu werden, können nicht angerufen werden.
Aufzeichnungen: Klicken Sie im Anruf auf Aufzeichnung abspielen. Jedes Abspielen wird protokolliert. „Die Aufzeichnung ist noch nicht fertig“ bedeutet, einige Minuten zu warten. „Diese Aufzeichnung wurde bei CloudTalk gelöscht.“ bedeutet, dass sie weg ist.
Limit für Anrufe pro Monat
Ihr Tarif enthält eine Anzahl von Anrufen, die pro Kalendermonat (UTC) aus dem CRM gestartet werden können. Sie wird beim Klick zum Anrufen gezählt. Anrufe, die nicht gestartet werden konnten, zählen nicht. Starter enthält 300, Team 1.500, Business 6.000, und Enterprise ist unbegrenzt. Ist das Limit erreicht, zeigt QrX eine Meldung zum Tariflimit und blockiert neue Anrufe per Klick bis zum nächsten Monat oder bis zu einem Upgrade.
Das Geheimnis ersetzen oder trennen
Geheimnis erneuern > Geheimnis ersetzen ändert das Geheimnis, mit dem CloudTalk Ereignisse signiert. Das alte bleibt 24 Stunden gültig, und Sie müssen in CloudTalk nichts tun. Trennen > Trennen löscht den Webhook bei CloudTalk und die gespeicherten Schlüssel. Bereits protokollierte Anrufe bleiben im CRM. Anrufen per Klick und das Popup funktionieren nicht mehr, bis Sie wieder verbinden. Ist CloudTalk nicht erreichbar, wählen Sie Trotzdem trennen und löschen Sie den QrX-Webhook danach selbst im CloudTalk-Dashboard.
Häufige Fehler und Lösungen
„CloudTalk hat diesen API-Schlüssel nicht akzeptiert. Prüfen Sie Access Key ID und Secret und versuchen Sie es erneut.“ Kopieren Sie beide Werte erneut ohne Leerzeichen oder erstellen Sie einen neuen Schlüssel.
„CloudTalk hat den Webhook abgelehnt. Webhooks erfordern den Essential-Tarif oder höher und einen API-Schlüssel eines Admin-Benutzers.“ Wechseln Sie den CloudTalk-Tarif oder erstellen Sie den Schlüssel als Admin.
„CloudTalk ist nicht erreichbar. Versuchen Sie es gleich erneut.“ und „CloudTalk ist gerade ausgelastet. Es wurde nichts gesendet. Versuchen Sie es in einer Minute erneut.“ Warten Sie und versuchen Sie es noch einmal.
„Diese Organisation ist bereits mit CloudTalk verbunden.“ Trennen Sie zuerst, um ein anderes Konto zu verbinden.
„Ihr Benutzer ist noch keinem CloudTalk-Agent zugeordnet. Bitten Sie einen Administrator, dies in den CRM-Einstellungen zu tun.“ Verknüpfen Sie den Benutzer in der Tabelle Agents (siehe oben).
„Diese Telefonnummer kann nicht angerufen werden. Verwenden Sie das internationale Format, zum Beispiel +31612345678.“
Es erscheinen keine Anrufe: Prüfen Sie, ob der Webhook „Empfängt Ereignisse“ zeigt, klicken Sie auf Testereignis senden und prüfen Sie Letztes Ereignis.
Wenden Sie sich an den Support, wenn der Webhook nach einem Testereignis weiter fehlschlägt oder wenn Anrufe im Protokoll fehlen, obwohl der Status in Ordnung ist. Nennen Sie die Uhrzeit des Anrufs und die Nummer, niemals Ihr API-Secret.