Mit dem Einkauf in QrX führen Sie einen vollständigen Datensatz zu jedem Unternehmen, bei dem Sie einkaufen, und bestellen dort neuen Bestand mit professionellen Bestellungen: Referenzen, Konditionen, eine Lieferadresse, Rabatte, MwSt. und Summen, als PDF an den Lieferanten gesendet. Lieferungen werden gegen die Bestellung empfangen, sodass Ihr Bestand, sein Wert und die Leistung des Lieferanten stimmen. Der Einkauf ist Teil von QrX WMS.

Jeder Lieferant ist ein Datensatz. Klicken Sie auf Neuer Lieferant, füllen Sie mindestens den Name im Tab Allgemein und die Währung im Tab Bestellwesen aus und klicken Sie auf Speichern. Speichern sichert alle Tabs auf einmal. Ein Tab mit ungespeicherten Änderungen erhält einen Punkt, und ein Tab mit einem Feld, das korrigiert werden muss, wird markiert.

Die Lieferantenliste zeigt den Namen mit seinen Tags, den Eigentümer (für Fulfillment-Partner), den Status, den Hauptansprechpartner, die Bestell-E-Mail, das Land, die Lieferzeit und was noch offen bestellt ist. Suchen Sie nach Name, E-Mail, USt-IdNr. oder Kundennummer und filtern Sie nach Aktiv oder Gesperrt. In einen neuen Lieferanten kopieren legt einen neuen Lieferanten mit denselben Daten und einem leeren Namen an. Ein Lieferant mit offenen Bestellungen kann nicht gelöscht werden.

Setzen Sie den Status auf Gesperrt, wenn Sie bei einem Lieferanten nicht mehr bestellen möchten. Sein Verlauf bleibt erhalten, aber er wird für eine neue Bestellung nicht angeboten, die Tabs Vorschlag und Dropshipping können für ihn keine Bestellungen anlegen, und keine Bestellung kann an ihn gesendet oder per E-Mail verschickt werden. Ist ein gesperrter Lieferant der Dropshipping-Lieferant eines Artikels, zeigt der Tab Einkauf des Artikels ein Gesperrt-Label, und seine Dropshipping-Positionen können erst bestellt werden, wenn Sie einen aktiven Dropshipping-Lieferanten wählen oder die Sperre aufheben. Bestellungen, die Sie bereits aufgegeben haben, können weiterhin empfangen, geschlossen oder storniert werden. Setzen Sie den Status wieder auf Aktiv, um erneut zu bestellen.

Im Tab Artikel eines Lieferanten erfassen Sie, was Sie dort kaufen: den Artikel, die Lieferanten-SKU, den Preis und seine Währung, die Mindestbestellmenge (MOQ), die Einheit, in der Sie bestellen, die Lieferzeit und ob dieser Lieferant für den Artikel Bevorzugt ist. Außerdem können Sie festlegen:

CSV importieren fügt viele Lieferantenartikel auf einmal hinzu oder aktualisiert sie (Kopfzeile sku,price,supplier_sku,moq,lead_time_days,preferred, optional order_multiple,supplier_barcode,price_valid_from,price_valid_until, höchstens 2.000 Zeilen). Klicken Sie auf Datei prüfen, korrigieren Sie fehlerhafte Zeilen und klicken Sie dann auf Artikel importieren.

Noch kein Lieferant? Das Feld Lieferant bietet Neuer Lieferant an. Nach dem Speichern kehren Sie direkt zu Ihrer Bestellung zurück, mit diesem Lieferanten ausgewählt. Die begonnene Bestellung bleibt 24 Stunden in diesem Browser-Tab erhalten, nur für dieses Konto.

Wenn Sie die Bestellung senden, werden die Konditionen, Preise inkl. MwSt., Teillieferungen und die Lieferadresse festgeschrieben. Die Referenzen, der Einkäufer, Notizen, erwartete Daten und die Bestätigung bleiben bearbeitbar, solange die Bestellung offen ist.

Unter den Positionen zeigt QrX die Summen in der Bestellwährung: Positionen vor Rabatt und der Rabatt (wenn eine Position einen hat), Positionen nach Rabatt, Versand, Summe ohne MwSt., die MwSt. pro Satz und die Summe inkl. MwSt. Stückpreise können bis zu 4 Dezimalstellen haben, aber jede Positionssumme und jede Summe wird auf die kleinste Einheit der Währung gerundet (2 Dezimalstellen für EUR, keine für JPY, 3 für KWD), und Beträge werden mit den Dezimalstellen dieser Währung angezeigt. Mit Preise inkl. MwSt. ausgeschaltet kommt die MwSt. hinzu: Pro Satz addiert QrX die Positionssummen und den Versand und berechnet die MwSt. einmal. Eingeschaltet ist die MwSt. bereits in den Preisen enthalten: QrX berechnet zuerst die MwSt. jeder gerundeten Positionssumme, wie auf der Rechnungsposition des Lieferanten, und die Position ohne MwSt. ist die Positionssumme minus diese MwSt.; der Versand wird genauso behandelt. Die Positionen ohne MwSt. ergeben zusammen immer die Summe ohne MwSt. QrX berechnet jede Summe beim Speichern. Wenn Sie Bestand auf die Bestellung empfangen, gehen die Einheiten zum Positionspreis nach Rabatt ohne MwSt. (bis zu 4 Dezimalstellen) in den Bestand; das sind die Kosten, die für Ihren Bestandswert verwendet werden.

Liegt ein gespeicherter Entwurf unter dem Mindestbestellwert des Lieferanten, zeigt ein Hinweis unter den Positionen diesen Betrag. Es ist nur ein Hinweis: Sie können die Bestellung trotzdem senden. Er erscheint nicht, solange die Bestellung ungespeicherte Änderungen hat, und nur, wenn Lieferant und Bestellung dieselbe Währung verwenden.

Im Tab Dokumente einer Bestellung (nach dem ersten Speichern) bewahren Sie ihre Auftragsbestätigungen, Rechnungen und Lieferscheine auf: PDF, JPG, PNG, WEBP, XLSX, DOCX oder CSV, bis zu 10 MB pro Datei und 20 pro Bestellung, in jedem Status. Sie sind privat für Ihr Team und werden nie an den Lieferanten gesendet.

Das Bestell-PDF zeigt unsere Referenz, die Lieferantenreferenz, den Einkäufer, Ihre Kundennummer beim Lieferanten, Incoterm und Ort, Zahlungsziel, Teillieferungen, ob die Preise MwSt. enthalten, die Lieferadresse mit Ansprechpartner und Hinweisen, jede Position mit ihrem erwarteten Datum, Rabatt, MwSt. und Notiz sowie die Summen mit der MwSt. pro Satz. Die interne Notiz steht nie darauf. PDF und E-Mail verwenden die Bestellsprache des Lieferanten, und die E-Mail nennt unsere Referenz.

Dropship-Positionen ändern, was du stornieren kannst. Hat der Lieferant bereits Kundenbestellungen einer Bestellung versandt, wird Stornieren mit "Der Lieferant hat bereits Kundenbestellungen dieser Bestellung versandt. Schließen Sie sie stattdessen ab." abgelehnt. Nutze Abschließen. Stornierst du eine gesendete Bestellung, deren Dropship-Positionen noch nicht versandt sind, werden diese Kundenbestellzeilen nicht von selbst neu bestellt: Sie bekommen auf dem Tab Dropship das Hinweisetikett Bestellung nach dem Senden storniert: klären Sie diese Positionen mit dem Lieferanten, damit du entscheidest. Das Entfernen einer Position aus einer gesendeten Bestellung markiert ihre Kundenbestellzeilen mit Position aus einer gesendeten Bestellung entfernt: klären Sie dies mit dem Lieferanten.

Sobald für eine Position eine Lieferung angelegt oder Einheiten darauf empfangen wurden, sind ihre Einheit, Menge, Preis, Rabatt und MwSt. festgeschrieben. Die Lieferanten-SKU einer Position kommt aus dem Lieferantenartikel und wird beim Senden der Bestellung auf der Position eingefroren.

Wareneingänge, die aus einer Bestellung angelegt werden, sind mit deren Lieferanten verknüpft. Bei einem Wareneingang, den Sie selbst anlegen (Lager > Wareneingang, Neuer Wareneingang), durchsucht das Feld Lieferant Ihre Lieferanten; Sie können weiterhin einen Namen für einen Lieferanten eingeben, der nicht in Ihrer Liste steht. Ein verknüpfter Wareneingang zeigt den Lieferanten als Link (für Benutzer, die den Einkauf ansehen dürfen). Bei einem Import von Wareneingängen verknüpft ein Lieferantenname, der genau dem Namen oder rechtlichen Namen eines Ihrer Lieferanten entspricht, den Wareneingang mit diesem Lieferanten. Beim Empfangen findet ein Scan des Lieferanten-Barcodes den Artikel: QrX sucht zuerst beim Lieferanten des Wareneingangs.

Der Tab Vorschlag listet pro Artikel die Menge, die QrX Ihnen zu bestellen empfiehlt, auf Basis von freiem Bestand, was unterwegs ist, Rückständen und Ihrer gewählten Methode. Der Vorschlag wird immer auf ganze Bestelleinheiten aufgerundet, nie unter die Mindestbestellmenge des Lieferanten, und auf das Bestellvielfache. Markieren Sie Artikel und klicken Sie auf Bestellungen anlegen, um pro Lieferant eine Entwurfsbestellung zu erstellen. Ist ein Lieferantenpreis heute nicht gültig, zeigt der Vorschlag keinen Positionswert und die Position im Entwurf erhält keinen Preis (0): Geben Sie den Preis im Entwurf ein, bevor Sie ihn senden.

Die Bestellliste hat die Spalten Nummer, Unsere Referenz, Lieferant, Lieferantenreferenz, Lager, Status, Erwartet, Bestätigt, Positionen, Bestellt, Empfangen, Summe ohne MwSt. und Summe inkl. MwSt. Suchen Sie nach Lieferant, Bestellnummer, unserer Referenz oder Lieferantenreferenz und filtern Sie nach Status, Lieferant, Lager und einem Zeitraum für das erwartete Datum. Sie können Bestellungen, die Positionen einer Bestellung und die Artikel eines Lieferanten als CSV oder Excel exportieren. Siehe "Lagerlisten als CSV oder Excel exportieren".

In der QrX-App zeigt die Liste Einkaufsbestellungen pro Bestellung, wie viele Positionen noch Stücke erwarten, zum Beispiel "3 offene Positionen".

Wenn ein Fulfilment-Partner Ihre Ware lagert, bleibt der Einkauf verfügbar, auch wenn Ihr eigenes Lager ausgeschaltet ist, solange Ihr Tarif Einkauf enthält und die Fulfilment-Freigabe aktiv ist. Sie sehen dann Bestellungen und Lieferanten. Hinweis, Dropship und Bestandswert bleiben ausgeblendet. Die Lagerliste gruppiert Meine Lager und die Lager jedes Partners. Suchen Sie die Artikel, die der Partner für Sie hält. Senden funktioniert wie bei jeder anderen Bestellung: der Lieferant kann die PDF weiterhin per E-Mail erhalten. Die Glocke des Partners klingelt. Es geht keine E-Mail an den Partner, und der Partner sieht Ihre Preise nicht. Solange der Partner noch nicht mit dem Empfang begonnen hat, können Sie die Bestellung noch ändern. Sobald der Partner den Beleg öffnet, schließen Sie ihn ab, bevor Sie mehr ankündigen. Rest ankündigen sendet, was noch offen ist, nachdem jede frühere Lieferung abgeschlossen ist. Der Partner empfängt die Ware.

Benutzer ohne Einkauf ansehen sehen nie Einkaufspreise oder Kosten.

Die Menge ist kein Vielfaches des Bestellvielfachen im Lieferantenartikel. Das ist nur eine Warnung: Sie können die Bestellung trotzdem speichern und senden.

Der Lieferantenpreis ist heute nicht gültig (er ist abgelaufen oder noch nicht gültig). QrX fragt für diese Position nach: Diesen Preis verwenden übernimmt ihn trotzdem, Preis eingeben lässt ihn für Sie leer. Damit die Frage nicht mehr kommt, aktualisieren Sie den Preis und seine Daten beim Lieferantenartikel.

QrX rundet zuerst jede Positionssumme auf die Währung. Bei Preisen inklusive MwSt. wird die MwSt. pro Position berechnet, wie auf der Rechnung des Lieferanten, und dann pro Satz addiert. Bei Preisen ohne MwSt. wird die MwSt. einmal pro Satz auf die Summe der Positionen und den Versand berechnet.

Ja. Nach dem Speichern zeigt ein Hinweis den Mindestbestellwert des Lieferanten, aber nichts wird blockiert.

Nein. Die Konditionen und die Lieferadresse sind nach dem Senden der Bestellung festgeschrieben. Referenzen, der Einkäufer, Notizen, erwartete Daten und die Lieferantenbestätigung bleiben bearbeitbar.

Nein. Die interne Notiz wird nie gedruckt oder per E-Mail versendet, und Bestell- und Lieferantendokumente sind privat für Ihr Team.

Nein. QrX sendet die Bestellung. Die Zahlung an Ihren Lieferanten regeln Sie selbst.

Kontaktieren Sie den QrX-Support, wenn eine Bestell-E-Mail Ihren Lieferanten trotz richtiger Adresse nicht erreicht, wenn Summen falsch aussehen oder wenn Sie das Modul Einkauf in Ihrem Tarif benötigen. Geben Sie die Bestellnummer, unsere Referenz und einen Screenshot an.