Einkauf: so funktioniert dieser Bildschirm
Händlerzugriff
Händler verwalten eigene Lieferanten und Bestellungen und kündigen Lieferungen an. Entwürfe und Lieferankündigungen funktionieren auch ohne vollständig aktivierte Lagerabläufe. Lagermitarbeiter führen Wareneingang und Bestandsbuchung durch.
Jeder Kunde hat einen eigenen Bestand. Gleiche SKUs oder Barcodes eines anderen Kunden gewähren keinen Zugriff auf dessen Bestand. Katalog, Bestandshistorie und Bestandsdokumente folgen dieser Kundengrenze.
Im Einkauf bestellen Sie neuen Bestand. Sie pflegen die Unternehmen, bei denen Sie einkaufen, mit ihren Preisen, Sie legen Bestellungen an und senden sie, und Sie verfolgen, wie viel von jeder Bestellung angekommen ist. Derselbe Bildschirm zeigt, was Ihr Bestand wert ist. Sie öffnen ihn über Lager, Einkauf im Menü (nur wenn Ihr Lagertarif den Einkauf enthält und Ihre Rolle den Einkauf ansehen darf).
Wenn der Bestand Simple ist und ein Fulfilment-Partner einen Kanal abwickelt, und Einkauf in deinem Plan enthalten ist, geht eine neue Bestellung in das Lager dieses Partners. Du siehst Bestellungen, Beratung und Lieferanten. Lieferant versendet wird eine Ankündigung, die der Partner im Wareneingang sieht. Eine manuelle Ankündigung unter Partnerzugriff nutzt dieselbe Liste. Deine Preise bleiben auf deiner Bestellung. Einkauf bei einem Full-Lager umfasst weiterhin dein eigenes Lager, Dropship und den Bestandswert.
Sie können auch bei ausgeschaltetem eigenen Lagerbestand über einen Partner einkaufen. Dafür benötigen Sie einen aktiven Fulfilmentpartner, Einkauf in Ihrem Tarif und Berechtigungen zum Anzeigen von Bestand und Einkauf. Eigene Lagerabläufe werden dadurch nicht aktiviert.
Was Sie auf diesem Bildschirm sehen
Bestellungen, Vorschlag, Dropshipping, Lieferanten und Bestandswert: die fünf Tabs oben rechts.
Aktualisieren (der runde Pfeil): lädt den offenen Tab neu.
Neue Bestellung im Tab Bestellungen und Neuer Lieferant im Tab Lieferanten (nur wenn Ihre Rolle den Einkauf verwalten darf).
CSV exportieren (das Tabellensymbol) im Tab Bestandswert (nur wenn Ihre Rolle den Bestandsverlauf exportieren darf).
Einstellungen für den Bestellvorschlag (das Einstellungssymbol) im Tab Vorschlag (nur wenn Ihre Rolle den Einkauf verwalten darf).
Jede Liste lädt beim Scrollen automatisch weitere Zeilen.
Bestellungen: Ihre Einkaufsbestellungen
Suche nach dem Namen des Lieferanten, nach der Nummer der Bestellung (zum Beispiel PO-12), nach unserer Referenz oder nach der Lieferantenreferenz.
Filter: ein Status (Alle Status, Offen (gesendet oder teilweise empfangen), Entwurf, Gesendet, Teilweise empfangen, Empfangen, Geschlossen, Storniert), ein Lieferant, bei mehr als einem Lager ein Lager, und Erwartet: beliebiges Datum: wählen Sie einen Zeitraum, um nur Bestellungen zu sehen, die darin erwartet werden.
Spalten: Nummer, Unsere Referenz, Lieferant, Lieferantenreferenz, Eigentümer (nur für Fulfillment-Partner), Lager, Status, Erwartet, Bestätigt, Positionen, Bestellt und Empfangen (in Stück), Gesamt exkl. MwSt. und Gesamt inkl. MwSt. mit der Währung und Erstellt. Gesamt exkl. MwSt. ist die Nettosumme: die Positionen nach Rabatt plus Versand, ohne MwSt.
Bestätigt zeigt, wann der Lieferant die Bestellung bestätigt hat. Eine gesendete oder teilweise empfangene Bestellung ohne Bestätigung zeigt Nicht bestätigt.
Zeilenaktionen: klicken Sie auf eine Zeile oder auf den Stift, um die Bestellung zu öffnen. In eine neue Bestellung kopieren öffnet eine neue Bestellung mit demselben Lieferanten, demselben Lager und denselben Positionen; nichts wird gespeichert, bis Sie auf Speichern klicken. PDF öffnen zeigt das Bestelldokument. Bestellung stornieren (das Papierkorbsymbol) erscheint nur, solange eine Bestellung noch storniert werden kann.
Was die Status bedeuten
Entwurf: Sie bereiten die Bestellung noch vor. Noch nichts zählt als offen bestellt.
Gesendet: die Bestellung ist verbindlich. Was noch aussteht, zählt in der Bestandsliste als Offen bestellt.
Teilweise empfangen: ein Teil ist angekommen. Die Bestellung wechselt von selbst in diesen Status, sobald Sie darauf Bestand empfangen.
Empfangen: alles ist angekommen. Die Bestellung schließt sich von selbst.
Geschlossen: Sie haben die Bestellung geschlossen, obwohl nicht alles angekommen ist. Der Rest zählt nicht mehr als offen bestellt.
Storniert: die Bestellung wurde storniert, bevor etwas angekommen ist.
Eine Bestellung anlegen und senden
Auf einer gespeicherten Bestellung speichert Sendungsverfolgung bis zu 8 Nummern für die Sendung des Lieferanten. Aktualisieren liest den PostNL-Status, wenn die Nummer ein PostNL-Barcode ist und ein PostNL-Konto verbunden ist.
Eine Bestellung hat drei Tabs: Bestellung, Konditionen und Lieferung und Dokumente (nach dem ersten Speichern). Ein Tab mit nicht gespeicherten Änderungen erhält einen Punkt. Speichern sichert alle Tabs auf einmal.
Klicken Sie auf Neue Bestellung.
Wählen Sie im Tab Bestellung unter Details bei Lieferant den Lieferanten und bei Lager das Lager, in das die Ware geht. Tragen Sie bei Bedarf ein Datum unter Erwartete Lieferung und eine Hinweis an den Lieferanten ein: diese Notiz wird auf die Bestellung gedruckt. Die Währung kommt vom Lieferanten und kann in der Bestellung nicht geändert werden.
Nutzen Sie unter Positionen das Feld Artikel hinzufügen, um nach SKU, Name oder EAN zu suchen. Wenn der Lieferant den Artikel führt, trägt QrX die Lieferanten-SKU, die Einheit, die Mindestmenge und den Preis ein (den Preis nur, wenn er heute gültig ist). Ändern Sie die Einheit (Stück oder eine Verpackungseinheit des Artikels), die Menge, den Einzelpreis (bis zu 4 Dezimalstellen), den Rabatt % und die MwSt. % und bei Bedarf das eigene Datum der Position unter Erwartet und eine Positionsnotiz (wird unter der Position gedruckt). Das Papierkorbsymbol entfernt eine Position. Eine Bestellung hat höchstens 200 Positionen. Ist der Lieferantenpreis heute nicht gültig, fragt QrX zuerst nach (siehe unten).
Prüfen Sie den Tab Konditionen und Lieferung. Eine neue Bestellung übernimmt ihre Bedingungen vom Lieferanten und ihre Lieferadresse vom Lager (siehe unten).
Klicken Sie auf Speichern. Die Bestellung wird als Entwurf gespeichert und erhält ihre Nummer und Unsere Referenz. Die Kopfzeile zeigt, ob Sie Nicht gespeicherte Änderungen haben oder ob Alle Änderungen gespeichert sind. Speichern sichert alles auf einmal: Wird eine Position abgelehnt, wird nichts gespeichert, diese Position wird rot mit dem Grund markiert und Ihre Änderungen bleiben auf dem Bildschirm, damit Sie sie korrigieren und erneut speichern können.
Klicken Sie auf Senden. QrX bittet Sie um Bestätigung. Schalten Sie PDF per E-Mail an den Lieferanten senden ein, wenn QrX die Bestellung per E-Mail senden soll: prüfen Sie die Adresse unter Senden an und fügen Sie bei Bedarf eine Nachricht hinzu. Ist der Schalter aus, wird die Bestellung nur als gesendet markiert und es geht keine E-Mail raus. Fehlt die Adresse, bleibt das Fenster offen und weist darauf hin; nichts wird gesendet oder geändert.
Die Positionen
Lieferanten-SKU: kommt vom Lieferantenartikel und kann in der Bestellung nicht geändert werden. Ändern Sie sie beim Lieferanten. Sobald die Bestellung gesendet ist, behält die Position die Lieferanten-SKU, mit der sie gesendet wurde.
Positionssumme: Menge mal Preis nach Rabatt. Eine neue oder geänderte Position zeigt Wird beim Speichern berechnet, bis Sie speichern.
Bestätigte Menge und Bestätigtes Datum: was der Lieferant für diese Position bestätigt hat. Sie tragen sie ein, sobald die Bestellung gesendet ist, zusammen mit der Lieferantenbestätigung im Tab Bedingungen und Lieferung.
"Der Lieferant verkauft in Vielfachen von 12. Sie können diese Menge trotzdem bestellen.": die Menge ist kein Vielfaches des Bestellvielfachen des Lieferantenartikels. Es ist nur eine Warnung; Sie können trotzdem speichern und senden. Das Vielfache zählt in der Einheit des Lieferantenartikels: Während Sie bearbeiten, erscheint die Warnung nur, wenn die Position diese Einheit verwendet.
Fügen Sie einen Artikel hinzu, dessen Lieferantenpreis heute nicht gültig ist (abgelaufen oder noch nicht gültig), fragt QrX zuerst nach und zeigt den Lieferantenpreis mit Preis gültig ab und Preis gültig bis. Klicken Sie auf Diesen Preis verwenden, um ihn trotzdem für diese Position zu verwenden, oder auf Preis eingeben, um den Preis leer zu lassen und den aktuellen Preis selbst einzugeben. Die Position zeigt dann "Der Lieferantenpreis dieses Artikels ist heute nicht gültig. Prüfen Sie den Preis." als Erinnerung. Fügen Sie mehrere solche Artikel hinzu, fragt QrX für jeden Artikel einzeln nach, einen nach dem anderen.
Die Summen
Unter den Positionen zeigt QrX die Summen in der Währung der Bestellung: Positionen vor Rabatt und Rabatt (nur wenn eine Position einen Rabatt hat), Positionen nach Rabatt, Versand, Gesamt exkl. MwSt., eine Zeile pro MwSt.-Satz (zum Beispiel MwSt. 21% auf den Betrag, auf den sie berechnet wird), MwSt. und Gesamt inkl. MwSt. Ist Preise inkl. MwSt. eingeschaltet, ist die MwSt. bereits in den Preisen enthalten; ausgeschaltet kommt die MwSt. hinzu. Die Summen folgen Ihren Änderungen, sobald Sie speichern. QrX rundet jede Positionssumme und die Summen der Bestellung auf die kleinste Einheit der Bestellwährung (Cent bei EUR, ganze Yen bei JPY); Einzelpreise können bis zu 4 Dezimalstellen haben. Ist Preise inkl. MwSt. eingeschaltet, berechnet QrX die MwSt. jeder Position aus der gerundeten Positionssumme, sodass sie zur Position auf der Rechnung des Lieferanten passt. Beträge zeigen die Dezimalstellen der Währung, genau wie das PDF. Die Warnung, dass die Summe unter dem Mindestbestellwert des Lieferanten liegt, erscheint, nachdem Sie den Entwurf gespeichert haben; Sie können die Bestellung trotzdem senden.
Wenn Sie eine Bestellung anlegen und es noch keine Lieferanten gibt oder keiner zu Ihrer Suche passt, zeigt das Feld Lieferant die Schaltfläche Neuer Lieferant. Speichern Sie den neuen Lieferanten, und Sie kehren direkt zu Ihrer Bestellung zurück, mit diesem Lieferanten ausgewählt; Lager, Datum, Notiz und Positionen bleiben erhalten. Auch die Zurück-Schaltfläche des Browsers bringt Sie vom neuen Lieferanten zurück zu Ihrer Bestellung. Die Preise bereits hinzugefügter Positionen werden geleert, tragen Sie sie also für den neuen Lieferanten ein. Die begonnene Bestellung bleibt 24 Stunden erhalten, nur in diesem Browser-Tab und nur für das Konto, für das Sie sie angelegt haben: wechseln Sie zu einem anderen Konto, wird sie verworfen. Ohne die Berechtigung Einkauf verwalten weist Sie das Feld darauf hin, jemanden mit dieser Berechtigung zu fragen.
Nach dem Senden
PDF öffnen (das Dokumentsymbol): das Bestelldokument mit unserer Referenz, der Lieferantenreferenz, dem Einkäufer, den Bedingungen, der Lieferadresse mit ihren Anweisungen, den Positionen mit Rabatt, MwSt. und Notiz sowie den Summen mit der MwSt. pro Satz. Die interne Notiz steht nie darauf. Die E-Mail an den Lieferanten nennt unsere Referenz.
Per E-Mail senden: sendet das PDF erneut per E-Mail, zum Beispiel wenn die erste E-Mail nicht angekommen ist.
Lieferant hat versendet: der Lieferant hat Ihnen mitgeteilt, dass die Ware unterwegs ist. QrX legt eine avisierte Lieferung mit allem an, was noch aussteht. Sie können das erwartete Datum, den Spediteur, die Sendungsnummer und die Anzahl der Kartons ergänzen. Sie finden sie unter Wareneingänge in der Bestellung und im Wareneingang.
Wareneingang: die Ware ist da. QrX legt einen Wareneingang mit allem an, was noch aussteht, und öffnet den Wareneingangsbildschirm, in dem Sie jede Position scannen und bestätigen. Nichts wird gebucht, bevor Sie es dort bestätigen.
Schließen: der Rest kommt nicht mehr. QrX zeigt die bestellten, empfangenen und noch ausstehenden Einheiten, und der Rest zählt nicht mehr als offen bestellt.
Stornieren: nur für einen Entwurf oder für eine gesendete Bestellung, auf der noch nichts angekommen ist und zu der kein Wareneingang offen ist.
Sie können Positionen einer gesendeten Bestellung weiterhin hinzufügen, ändern oder entfernen, auch die Einheit einer Position. Sobald für eine Position eine Lieferung angelegt wurde (mit Lieferant hat versendet oder Wareneingang) oder Einheiten darauf empfangen wurden, sind Einheit, Menge, Preis, Rabatt und MwSt. fest und die Position kann nicht mehr entfernt werden. Die empfangenen Einheiten gehen zum Positionspreis nach Rabatt, ohne MwSt., in den Bestand. Lieferant hat versendet und Wareneingang erfordern das Recht, Wareneingang zu buchen, und Ihre Änderungen müssen zuerst gespeichert sein.
Wareneingänge unten listet die Lieferungen, die aus der Bestellung angelegt wurden, mit ihrem Status. Klicken Sie auf eine Nummer, um den Wareneingang zu öffnen, oder sein Ergebnis, wenn er abgeschlossen ist. Gesendete E-Mails listet jedes Mal, wenn das PDF per E-Mail gesendet wurde, mit Adresse und Zeitpunkt; der Bereich bleibt ausgeblendet, solange keine E-Mail gesendet wurde.
Bedingungen und Lieferung
Referenzen: Unsere Referenz wird automatisch ausgefüllt, wenn Sie sie leer lassen (PO-00001, PO-00002 und so weiter, pro Konto gezählt). Sie können sie ändern; zwei nicht stornierte Bestellungen können nicht dieselbe Referenz haben. Die Lieferantenreferenz ist die Bestell- oder Bestätigungsnummer des Lieferanten. Der Einkäufer ist die Person, die einkauft; bleibt das Feld leer, sind Sie es. Die Interne Notiz ist nur für Ihr Team und wird nie gedruckt oder per E-Mail gesendet. Wenn beim Lieferanten Unsere Kundennummer hinterlegt ist, wird sie hier angezeigt und auf die Bestellung gedruckt.
Konditionen: der Incoterm mit Benannter Ort (zum Beispiel Hafen Rotterdam), das Zahlungsziel in Tagen, die Versandkosten mit der MwSt. auf den Versand, Preise inkl. MwSt. und Teillieferungen erlaubt. Eine neue Bestellung übernimmt Incoterm, Zahlungsziel und Versandkosten vom Lieferanten (markiert mit Vom Lieferanten). Teillieferungen erlaubt wird auf die Bestellung gedruckt; der Wareneingang blockiert eine Teillieferung nie. Die Versandkosten haben höchstens so viele Dezimalstellen, wie die Bestellwährung erlaubt (keine bei JPY, 2 bei EUR, 3 bei KWD). Versandkosten des Lieferanten werden darauf gerundet, wenn sie in die Bestellung übernommen werden.
Lieferadresse: wohin der Lieferant liefert, mit Ansprechpartner, Telefon, E-Mail und Lieferanweisungen. Sie beginnt als Adresse des Lagers. Bleibt sie bei einer neuen Bestellung leer, übernimmt sie beim Speichern die Adresse des Lagers; danach können Sie sie ändern.
Lieferantenbestätigung (bei einer gesendeten oder teilweise empfangenen Bestellung): schalten Sie Vom Lieferanten bestätigt ein, wenn der Lieferant die Bestellung bestätigt hat, und fügen Sie bei Bedarf eine Notiz zur Bestätigung hinzu. Zeitpunkt und Ihr Name werden beim Speichern erfasst. Schalten Sie es aus, um die Bestätigung zu entfernen.
Wenn Sie die Bestellung senden, werden die Bedingungen, Preise inklusive MwSt., Teillieferungen und die Lieferadresse festgelegt: der Tab zeigt "Festgeschrieben: Die Bestellung wurde mit diesen Konditionen gesendet." Die Referenzen, der Einkäufer, beide Notizen, die erwarteten Daten und die Bestätigung bleiben änderbar, solange die Bestellung offen ist.
Dokumente einer Bestellung
Im Tab Dokumente bewahren Sie Auftragsbestätigungen, Rechnungen und Lieferscheine der Bestellung auf: PDF, JPG, PNG, WEBP, XLSX, DOCX oder CSV, höchstens 10 MB pro Datei und höchstens 20 Dateien pro Bestellung, in jedem Status. Der Tab zeigt, wie viele es sind. Die Dokumente sind privat: nur Ihr Team kann sie öffnen, und sie werden nie an den Lieferanten gesendet. Mit Herunterladen öffnen Sie eine Datei, mit Dokument löschen entfernen Sie sie endgültig.
Vorschlag: was Sie jetzt bestellen sollten
Der Tab Vorschlag listet Ihre Artikel mit der Menge, die QrX Ihnen zu bestellen vorschlägt, eine Zeile pro Artikel. QrX berechnet sie aus Ihrem freien Bestand, dem, was bereits unterwegs ist, dem, worauf Kunden warten, und, je nach Methode, Ihren Bestandswerten und Ihren Verkäufen.
Filter: ein Lager (bei mehr als einem Lager), ein Lieferant und Nur zu bestellende Artikel. Ist dieser Schalter an, sehen Sie nur Artikel mit einer vorgeschlagenen Menge; schalten Sie ihn aus, um jeden Artikel zu sehen. Die Liste lädt beim Scrollen weiter, auch wenn QrX den Rest Ihrer Artikel noch prüft.
Spalten: Artikel, Lieferant, Methode, Freier Bestand (was Sie noch verkaufen können), Eingehend (Bestand, der unterwegs ist, plus was offen bestellt ist), Rückstände, Vorgeschlagen (in der Einheit, in der Sie bestellen, mit der Stückzahl darunter), Positionswert mit der Währung und Lieferzeit.
Lieferant: wenn mehrere Lieferanten den Artikel führen, können Sie in der Zeile einen anderen wählen. QrX zeigt dann den Vorschlag für diesen Lieferanten, mit dessen eigener Einheit, Mindestmenge und Preis.
Kein Lieferant: kein Lieferant führt diesen Artikel. Sie sehen den Vorschlag, können ihn aber von hier aus nicht bestellen; fügen Sie den Artikel zuerst einem Lieferanten hinzu.
Geschätzt: die verkauften Stück werden aus den letzten 90 Tagen geschätzt, bis die nächtlichen Verkaufszahlen einmal berechnet wurden.
Diesen Vorschlag erklären (das i-Symbol): zeigt jede Zahl, die QrX verwendet hat, in der Reihenfolge der Berechnung: die Methode und woher sie kommt, den Verkaufszeitraum und die verkauften Stück, Lieferzeit, Reichweitentage und Horizont, Sicherheitsbestand, Rückstände, freien Bestand, Eingehend und Offen bestellt, den Meldebestand und den Auffüllbestand, was jede Methode benötigt, die Mindestbestellmenge, die Bestelleinheit und die vorgeschlagene Menge.
Die drei Methoden
1 - Nur Rückstände: nur bestellen, was Kunden bereits bestellt haben und nicht durch Bestand oder Lieferungen gedeckt ist.
2 - Sollbestand: Rückstände, plus Auffüllen bis zum Auffüllbestand, sobald freier Bestand plus Eingehend unter den Meldebestand fällt.
3 - Prognose: der höhere Wert aus Sollbestand und der Prognose aus Ihrer Verkaufshistorie, plus der Sicherheitsbestand.
QrX verwendet die Methode des Artikels, wenn er eine hat, sonst die Methode des Lieferanten, sonst den Standard aus den Einstellungen. Ein Artikel mit der Strategie Auftragsbezogen einkaufen verwendet immer Methode 1. Der Vorschlag wird immer auf ganze Bestelleinheiten aufgerundet, liegt nie unter der Mindestbestellmenge des Lieferanten und wird auf das Bestellvielfache des Lieferantenartikels aufgerundet.
Bestellungen aus dem Vorschlag anlegen
Haken Sie die Artikel an, die Sie bestellen möchten (oder das Kästchen in der Kopfzeile für alle geladenen Artikel). Neben der Schaltfläche sehen Sie, wie viele Artikel Sie ausgewählt haben, und ihren Wert pro Währung.
Klicken Sie auf Bestellungen anlegen.
Wählen Sie das Lager unter Lieferung an Lager. Pro Lieferant sehen Sie die Anzahl der Artikel, die Einheiten und den Wert. Ändern Sie bei Bedarf die Bestellmenge einer Position; sie gilt in der Bestelleinheit und darf nicht unter dem Minimum des Lieferanten liegen. Die angezeigten Werte gelten für die vorgeschlagenen Mengen; eine von Ihnen geänderte Menge wird auf dem Bestellentwurf bepreist.
Klicken Sie erneut auf Bestellungen anlegen. QrX legt einen Bestellentwurf pro Lieferant an und zeigt zu jedem einen Link. Es wird nichts an einen Lieferanten gesendet: öffnen Sie einen Entwurf, prüfen Sie ihn und senden Sie ihn selbst.
Einstellungen für den Bestellvorschlag
Das Einstellungssymbol oben rechts im Tab Vorschlag (nur wenn Ihre Rolle den Einkauf verwalten darf) öffnet die Einstellungen für Ihr Konto:
Standardmethode: 1, 2 oder 3, verwendet, wenn weder der Artikel noch der Lieferant eine eigene Methode hat.
Verkaufszeitraum: 30, 60 oder 90 Tage Verkaufshistorie für die Prognose, solange kein Horizont eingestellt ist.
Reichweitentage: wie viele Verkaufstage eine Bestellung zusätzlich zur Lieferzeit abdecken soll.
Prognosewochen: 4, 12 oder 52 Wochen Verkaufshistorie, verwendet, wenn hier oder am Artikel ein Horizont eingestellt ist.
Horizont in Tagen: wie weit die Prognose vorausschaut. Leer bedeutet Lieferzeit plus Reichweitentage.
Dropshipping: Positionen, die Ihr Lieferant versendet
Ein Dropshipping-Artikel wird vom Lieferanten direkt an Ihren Kunden versendet. Sie schalten das pro Artikel ein, im Tab Einkauf des Lagerartikels. Aufträge für einen solchen Artikel werden in Ihrem Lager nie reserviert oder kommissioniert; ihre Positionen erscheinen im Tab Dropshipping, damit Sie sie beim Lieferanten bestellen können.
Die Positionen sind pro Lieferant gruppiert. Kein Lieferant ganz unten enthält Positionen von Artikeln ohne Dropshipping-Lieferanten; legen Sie den Lieferanten am Lagerartikel fest, um sie zu bestellen.
Spalten: Auftragsdatum, Auftrag (klicken Sie auf die Nummer, um die Liste Transaktionen mit diesem Auftrag zu öffnen), Kanal, Artikel, Menge, Status und Achtung.
Status: Zu bestellen (noch auf keiner Bestellung), Bestellt (auf einer Bestellung; ihre Nummer wird als Link angezeigt) und Storniert.
Bestellungen anlegen: haken Sie die zu bestellenden Positionen an (oder das Kästchen eines Lieferanten für alle seine offenen Positionen), klicken Sie auf Bestellungen anlegen, wählen Sie das Lager für die Bestellung und bestätigen Sie. QrX legt einen Bestellentwurf pro Lieferant an, mit einer Position pro Artikel und der summierten Menge. Prüfen Sie den Preis auf dem Entwurf, bevor Sie ihn senden.
Achtung: wenn sich ein Kundenauftrag ändert, nachdem seine Bestellung an den Lieferanten gesendet wurde, erhält die Position eine orange Warnung mit dem Grund: der Auftrag wurde storniert, die Position wurde entfernt, die Menge wurde geändert (mit der neuen Menge) oder ein anderer Fulfillment-Partner hat übernommen. Klären Sie das zuerst mit dem Lieferanten, klicken Sie dann auf Als erledigt markieren (das Symbol mit dem Doppelhaken) und bestätigen Sie. Eine geänderte Menge wird dann zur Menge der Position.
Auf einer Bestellung tragen Dropshipping-Positionen das Label Dropshipping. Sie werden nie in den Bestand empfangen, sie gehören nicht zu Wareneingang oder Lieferant hat versendet und sie zählen nicht als offen bestellt. Ein oranges Label an der Position zeigt Ihnen, wie viele ihrer Kundenaufträge sich geändert haben; klicken Sie darauf, um den Tab Dropshipping zu öffnen.
Lieferanten
Jeder Lieferant ist ein Datensatz mit Firmendaten, Kontakten, Bestell- und Zahlungsbedingungen, Dokumenten, den Artikeln, die Sie einkaufen, und seiner Lieferleistung. Sie finden die Liste im Tab Lieferanten des Einkaufs und unter Einstellungen, Lieferanten (mit Aktualisieren und Neuer Lieferant oben rechts). Beide öffnen dieselbe Liste und denselben Lieferanten, und der Zurück-Pfeil bringt Sie zu der Liste zurück, von der Sie gekommen sind.
Suche nach Name, E-Mail, USt-IdNr. oder unserer Kundennummer.
Filter Status: Alle Status, Aktiv oder Gesperrt. Der Export verwendet denselben Filter.
Spalten: Name (mit den Tags des Lieferanten darunter), Eigentümer (nur für Fulfillment-Partner), Status (Aktiv oder Gesperrt), Kontakt (der Hauptkontakt und eine Telefonnummer), Bestell-E-Mail (wohin Bestellungen gehen), Land, Lieferzeit und Offen bestellt (die Stück, die auf gesendeten und teilweise empfangenen Bestellungen noch kommen, mit der Zahl der offenen Bestellungen darunter).
Zeilenaktionen: klicken Sie auf eine Zeile oder auf den Stift, um den Lieferanten zu öffnen. In einen neuen Lieferanten kopieren öffnet einen neuen Lieferanten mit denselben Angaben und leerem Namen. Lieferant löschen bittet Sie um Bestätigung; ein Lieferant mit offenen Bestellungen kann nicht gelöscht werden.
Einen Lieferanten hinzufügen oder ändern
Klicken Sie auf Neuer Lieferant.
Füllen Sie im Tab Allgemein den Name aus. Wählen Sie im Tab Bestellen die Währung: Bestellungen bei diesem Lieferanten sind immer in dieser Währung.
Ergänzen Sie, was Sie wissen, in den Tabs Allgemein, Bestellen, Zahlung und Logistik. Ein Tab mit ungespeicherten Änderungen bekommt einen Punkt, und ein Tab mit einem Feld, das korrigiert werden muss, wird markiert, damit Sie es finden.
Klicken Sie auf Speichern. Speichern sichert alle Tabs auf einmal. Nach dem ersten Speichern erscheinen die Tabs Kontakte, Dokumente, Artikel und Leistung.
Ohne die Berechtigung Einkauf verwalten können Sie einen Lieferanten öffnen, aber nicht ändern.
Allgemein
Firma: der Name, den Sie verwenden, der Firmenname laut Register, wenn er abweicht, die USt-IdNr., die Handelsregisternummer, die Website und Tags (drücken Sie nach jedem Tag Enter, höchstens 20; die Liste zeigt sie unter dem Namen). Fulfillment-Partner wählen unter Gelagert für außerdem, ob es ihr eigener Lieferant ist oder einer, den sie für einen Händler führen; das kann später nicht mehr geändert werden.
Status: Aktiv (Sie können bei diesem Lieferanten bestellen) oder Gesperrt (siehe Ein gesperrter Lieferant weiter unten).
Kontaktdaten und Adresse: die allgemeine Kontakt-E-Mail und das Telefon der Firma, die Adresse mit dem Land und eine Notiz. Bestellungen gehen an diese E-Mail, wenn im Tab Bestellen keine Bestell-E-Mail eingetragen ist.
Kontakte
Die Personen, mit denen Sie bei diesem Lieferanten zu tun haben, höchstens 20. Klicken Sie auf Kontakt hinzufügen und tragen Sie den Namen, die Rolle (Vertrieb, Auftragsannahme, Buchhaltung, Logistik oder Sonstiges), die E-Mail, das Telefon und eine Notiz ein. Ein Kontakt kann der Hauptkontakt sein: Schalten Sie es bei einem Kontakt ein, wird es bei den anderen ausgeschaltet, und der Hauptkontakt erscheint in der Lieferantenliste. In jeder Zeile ändert der Stift den Kontakt, In einen neuen Kontakt kopieren beginnt einen neuen mit derselben Rolle, demselben Telefon und derselben Notiz, und das Papierkorbsymbol entfernt ihn. Bereits gesendete Bestellungen ändern sich nicht.
Bestellen
Währung: die Währung jeder Bestellung bei diesem Lieferanten.
Bestell-E-Mail: wohin Bestellungen gesendet werden. Ist sie leer, gehen sie an die Kontakt-E-Mail im Tab Allgemein.
Bestellsprache: die Sprache der E-Mail und des PDFs der Bestellung. Kontosprache (wie bisher) behält die Sprache, die QrX jetzt verwendet.
Unsere Kundennummer: Ihre Kundennummer bei diesem Lieferanten. Sie wird auf die Bestellung gedruckt.
Mindestbestellwert (in der Währung des Lieferanten): eine Bestellung unter dieser Summe bekommt eine Warnung. Sie können sie trotzdem senden. Die Warnung erscheint, sobald der Entwurf gespeichert ist.
Versandkostenfrei ab: die Bestellsumme, ab der der Lieferant keine Versandkosten berechnet.
Bestelltage: die Wochentage, an denen dieser Lieferant Bestellungen annimmt. Der Tab Vorschlag zeigt den nächsten Bestelltag für die Artikel dieses Lieferanten. Leer bedeutet jeden Tag.
Lieferzeit in Tagen und Vorschlagsmethode (Standard oder Methode 1, 2 oder 3 für alles, was Sie bei diesem Lieferanten einkaufen).
Zahlung
Zahlungsziel in Tagen (die Tage nach dem Rechnungsdatum, in denen Sie zahlen müssen, 0 bis 365), die Rechnungs-E-Mail (unter der die Buchhaltung des Lieferanten zu Rechnungen erreichbar ist), die IBAN und die BIC. QrX prüft IBAN und BIC beim Speichern.
Logistik
Der Incoterm (EXW, FCA, FOB, CPT, CIP, DAP, DPU oder DDP: wer den Transport bezahlt und unterwegs das Risiko trägt), die Versandkosten pro Bestellung in der Währung des Lieferanten und das Standardlager: eine neue Bestellung bei diesem Lieferanten beginnt mit diesem Lager.
Dokumente
Verträge, Preislisten und Zertifikate dieses Lieferanten. Ziehen Sie Dateien in den Upload-Bereich oder wählen Sie sie aus: PDF, JPG, PNG, WEBP, XLSX, DOCX oder CSV, höchstens 10 MB pro Datei und höchstens 20 Dokumente pro Lieferant. Die Dokumente sind privat: nur Ihr Team kann sie öffnen. Zu jedem Dokument sehen Sie die Datei, den Typ, die Größe, wann und von wem es hochgeladen wurde, mit Herunterladen und Dokument löschen. Ein gelöschtes Dokument ist endgültig weg; laden Sie es also zuerst herunter, wenn Sie es noch brauchen.
Lieferantenartikel
Die Tabelle listet, was Sie bei diesem Lieferanten einkaufen: den Artikel, die Lieferanten-SKU, den Lieferanten-Barcode, den Preis mit seiner Währung, Preis gültig (Preis abgelaufen oder Preis noch nicht gültig, wenn der Preis heute nicht gilt), die MOQ (Mindestbestellmenge), Vielfaches, die Einheit, in der Sie bestellen, die Lieferzeit und ob dieser Lieferant für den Artikel Bevorzugt ist.
Artikel hinzufügen: suchen Sie den Lagerartikel und tragen Sie dann den Preis pro Einheit (bis zu 4 Dezimalstellen), die Einheit, die Mindestbestellmenge und bei Bedarf die Lieferanten-SKU und die Lieferzeit ein. Der Stift öffnet dasselbe Formular, um einen Artikel zu ändern; das Papierkorbsymbol entfernt ihn von diesem Lieferanten.
Bestellvielfaches: bestellen Sie in Vielfachen dieser Menge, zum Beispiel 12 für einen Karton mit 12 Stück. Eine Bestellposition, die kein Vielfaches ist, zeigt eine Warnung, und der Tab Vorschlag rundet darauf auf.
Lieferanten-Barcode: der Barcode auf der Verpackung des Lieferanten. Wird er beim Wareneingang gescannt, findet QrX den Artikel. Er darf nicht der Barcode, die EAN oder die SKU eines anderen Artikels sein.
Preis gültig ab und Preis gültig bis: die Daten, an denen der Preis gilt. Außerhalb davon fragt QrX zuerst nach, bevor eine neue Bestellposition diesen Preis verwendet, und der Tab Vorschlag zeigt keinen Wert.
Bevorzugt: pro Artikel ist ein Lieferant bevorzugt. Wenn Sie es hier einschalten, wird es beim anderen Lieferanten ausgeschaltet.
CSV importieren: viele Artikel auf einmal hinzufügen oder aktualisieren. Wählen Sie eine Datei mit der Kopfzeile
sku,price,supplier_sku,moq,lead_time_days,preferred(nur sku und price sind Pflicht, höchstens 2000 Zeilen). Sie können die Spaltenorder_multiple,supplier_barcode,price_valid_from,price_valid_untilhinzufügen (Datum als yyyy-MM-dd); eine Spalte, die Sie weglassen, behält den gespeicherten Wert. Klicken Sie auf Datei prüfen: QrX zeigt jede Zeile, markiert sie als Neu oder Aktualisieren und sagt Ihnen, was an einer Zeile falsch ist. Korrigieren Sie die Datei, bis sie gültig ist, und klicken Sie dann auf Artikel importieren. Vorher wird nichts gespeichert. Ändert sich die Datei nach der Prüfung, auch wenn eine Spalte hinzukommt oder wegfällt, zeigt QrX "Die Datei oder die Optionen wurden nach der Vorschau geändert. Prüfen Sie die Vorschau erneut.": Klicken Sie dann erneut auf Datei prüfen.
Leistung
Wie dieser Lieferant zwischen den Daten Von und Bis geliefert hat (die letzten 365 Tage, wenn Sie sie nicht ändern, höchstens drei Jahre):
Gesendete Bestellungen: die im Zeitraum gesendeten Bestellungen und ihr Wert, ein Wert pro Währung.
Abgeschlossene Wareneingänge: die im Zeitraum abgeschlossenen Wareneingänge seiner Bestellungen und wie viele davon ein erwartetes Datum hatten.
Pünktlich: der Anteil dieser Wareneingänge, die am oder vor dem erwarteten Datum abgeschlossen wurden.
Durchschnittliche Lieferzeit: die Tage vom Senden einer Bestellung bis zum Abschluss ihres Wareneingangs, neben der beim Lieferanten eingetragenen Lieferzeit.
Jetzt offen bestellt: die Stück, die heute noch kommen, und auf wie vielen offenen Bestellungen.
Darunter listet Bestellungen jede Bestellung bei diesem Lieferanten, die neueste zuerst. Klicken Sie auf eine, um sie zu öffnen.
Ein gesperrter Lieferant
Setzen Sie den Status auf Gesperrt, wenn Sie bei einem Lieferanten nicht mehr bestellen möchten. Sein Verlauf bleibt erhalten, aber:
er wird für eine neue Bestellung nicht angeboten, und die Tabs Vorschlag und Dropshipping können für ihn keine Bestellungen anlegen;
keine Bestellung kann an ihn gesendet oder erneut per E-Mail verschickt werden;
Bestellungen, die Sie bereits angelegt haben, können Sie weiterhin empfangen, schließen oder stornieren.
Setzen Sie den Status wieder auf Aktiv, um wieder bei ihm zu bestellen. Bei einer neuen Bestellung wird das Standardlager des Lieferanten für Sie gewählt, und eine Summe unter seinem Mindestbestellwert zeigt eine Warnung; Sie können die Bestellung trotzdem senden. Die Warnung erscheint, sobald der Entwurf gespeichert ist.
Bestandswert
Die Zähler oben zeigen den Wert Ihres Bestands, eine Summe pro Währung. QrX rechnet nie Währungen um und addiert sie nie.
Der Wert eines Artikels ist sein vorrätiger Bestand mal sein Ø Einkaufspreis: der durchschnittliche Preis, den Sie bezahlt haben (der Positionspreis nach Rabatt, ohne MwSt.), aktualisiert bei jedem Wareneingang auf eine Bestellung. Ein Artikel ohne Lieferung mit Preis hat noch keine Kosten und keinen Wert.
Lager (bei mehr als einem Lager): betrachten Sie ein einzelnes Lager.
Mehrere Währungen: ein Artikel, den Sie in mehr als einer Währung eingekauft haben, hat keinen einheitlichen Wert, weil QrX nie umrechnet. Seine Zeile zeigt Mehrere Währungen statt eines Werts, er ist in keiner Summe enthalten, und ein Zähler oben sagt Ihnen, wie viele solche Artikel es gibt.
Wert zum Stichtag: wählen Sie ein Datum, um den Bestand und seinen Wert am Ende dieses Tages im Lager zu sehen. Der Hinweis über der Liste zeigt den genauen Zeitpunkt, der bewertet wurde. Für ein vergangenes Datum werden die Summen pro Währung nicht angezeigt; nutzen Sie CSV exportieren, um es zu summieren.
Spalten: Artikel, SKU, Eigentümer (nur für Fulfillment-Partner), Vorrätig, Ø Einkaufspreis, Wert und Währung.
CSV exportieren: lädt die Liste für das gewählte Lager und Datum herunter.
Ein Partnerlager
Wenn ein Fulfilment-Partner Ihre Ware lagert, bleibt der Einkauf verfügbar, auch wenn Ihr eigenes Lager ausgeschaltet ist. Sie sehen dann Bestellungen, Hinweis und Lieferanten. Dropship und Bestandswert bleiben ausgeblendet.
Wenn Ihr eigenes Lager ausgeschaltet ist, zeigt die Liste nur die Lager des Partners und eine neue Bestellung startet im ersten. Die Suche findet dann die Artikel, die der Partner für Sie hält. Wenn Ihr eigenes Lager eingeschaltet ist, gruppiert die Liste Meine Lager und, unter dem Namen jedes Partners, die Lager dieses Partners. Senden funktioniert wie bei jeder anderen Bestellung. Die Glocke des Partners klingelt. Es geht keine E-Mail an den Partner, und der Partner sieht Ihre Preise nicht.
Solange der Partner noch nicht mit dem Empfang begonnen hat, können Sie die Bestellung noch ändern, und die angekündigte Lieferung folgt. Sobald der Partner den Beleg öffnet, schließen Sie diesen Beleg ab, bevor Sie mehr ankündigen. Rest ankündigen sendet, was noch offen ist, nachdem jede frühere Lieferung abgeschlossen ist. Sie empfangen die Ware nicht selbst: der Partner tut das.
Bestand, den Ihr Fulfilment-Partner für Sie hält
Auf dem Tab Bestellungen, unter Ihren eigenen Bestellungen, zeigt QrX Bestellungen, die der Partner für Bestand angelegt hat, der Ihnen gehört. Sie sehen die Nummer, den Lieferanten, das Lager, den Status, das erwartete Datum und die Mengen bestellt und empfangen. Preise werden nicht gezeigt, und diese Zeilen öffnen sich nicht im Editor.
Auf dem Tab Hinweis rechnet QrX aus, was Sie aus dem Bestand bestellen, den der Partner für Sie hält, mit den Lieferzeiten Ihrer Lieferanten und Ihren Deckungstagen. Eine Zeile ohne Preis können Sie nicht wählen. Bestellungen anlegen macht einen Entwurf je Lieferant in dieses Partnerlager. Nichts wird gesendet, bis Sie den Entwurf selbst senden.
Unter Partnerzugang lässt Wareneingang in Ihrem Auftrag den Partner eine solche Bestellung anlegen. Er bleibt aus, bis Sie ihn einschalten. Eine Ankündigung, die Sie selbst anlegen, braucht diesen Schalter nicht.
Wer darf was
Einkauf ansehen: den Bildschirm, die Bestellungen, die Lieferanten, die Einkaufspreise und den Bestandswert sehen.
Einkauf verwalten: Bestellungen anlegen, ändern, senden, schließen und stornieren, Lieferanten und ihre Artikel hinzufügen, ändern und löschen, Bestellungen aus den Tabs Vorschlag und Dropshipping anlegen, Dropshipping-Positionen als erledigt markieren sowie die Einstellungen für den Bestellvorschlag und die Einkaufseinstellungen eines Artikels ändern.
Wareneingang buchen: zusammen mit Einkauf verwalten nötig für Lieferant hat versendet und Wareneingang.
Bestandsverlauf exportieren: nötig für CSV exportieren im Tab Bestandswert.
Einkaufspreise und Kosten werden nur Benutzern angezeigt, die den Einkauf ansehen dürfen. Andere Benutzer sehen die Mengen, nie die Preise.
Export als CSV oder Excel
Sie können die Bestellungen, die Einkaufsempfehlung, die Dropship-Positionen, die Lieferanten und den Bestandswert exportieren. Klicken Sie auf das Symbol Exportieren, wählen Sie CSV oder Excel und klicken Sie auf Export starten. Der Export verwendet die Filter, die Sie auf dem Bildschirm gesetzt haben, und läuft im Hintergrund, sodass Sie weiterarbeiten können.
Das Symbol Ihre Exporte anzeigen öffnet Exporte: alle Ihre Exporte, die neuesten zuerst, mit weiteren Einträgen beim Scrollen und einer Schaltfläche zum Aktualisieren. Steht ein Export auf Fertig, laden Sie die Datei herunter. Eine Datei wird 24 Stunden aufbewahrt. Eine Excel-Datei enthält höchstens 1.000.000 Zellen: Exportieren Sie eine größere Liste als CSV. Sie können bis zu 3 Exporte gleichzeitig laufen lassen.
Sie sehen diese Symbole nur, wenn Ihre Rolle diese Liste öffnen und außerdem den Bestandsverlauf exportieren darf.
Tipps und häufige Fragen
"Füge mindestens eine Position hinzu, bevor du die Bestellung sendest.": eine Bestellung ohne Positionen kann nicht gesendet werden.
"Dieser Artikel steht mit dieser Einheit bereits auf der Bestellung.": ändern Sie die Menge dieser Position, statt den Artikel erneut hinzuzufügen.
"Dieser Lieferant verwendet eine andere Währung.": eine Bestellung mit Positionen behält ihre Währung. Entfernen Sie zuerst die Positionen oder wählen Sie einen Lieferanten mit derselben Währung.
"Auf dieser Bestellung oder Position wurden bereits Einheiten empfangen.": eine Position mit empfangenen Einheiten oder eine Position, für die eine Lieferung angelegt wurde, behält Einheit, Menge und Preis und kann nicht entfernt werden, und eine solche Bestellung kann nicht storniert werden. Nutzen Sie Schließen, wenn der Rest nicht mehr kommt.
"Zu viele Bestell-E-Mails in der letzten Stunde.": QrX sendet höchstens 5 E-Mails pro Bestellung und Stunde. Es wurde nichts gesendet oder geändert; versuchen Sie es später erneut.
"Ein Wareneingang dieser Bestellung ist noch offen.": schließen Sie diesen Wareneingang im Wareneingang ab oder stornieren Sie ihn, bevor Sie die Bestellung stornieren.
"Alles auf dieser Bestellung ist bereits empfangen oder auf einem Wareneingang erwartet.": für den Rest gibt es bereits eine Lieferung. Öffnen Sie sie unter Wareneingänge.
"Dieser Lieferant hat noch offene Bestellungen.": schließen oder stornieren Sie diese Bestellungen, bevor Sie den Lieferanten löschen.
Der Preis einer neuen Position bleibt leer: der Lieferant führt den Artikel nicht in der Währung der Bestellung. Tippen Sie den Preis ein oder fügen Sie den Artikel zuerst dem Lieferanten hinzu. Er bleibt auch leer, wenn der Lieferantenpreis heute nicht gültig ist und Sie Preis eingeben gewählt haben.
"Dieser Lieferant ist gesperrt: Die Bestellung kann nicht gesendet oder per E-Mail verschickt werden.": setzen Sie den Lieferanten wieder auf Aktiv oder stornieren Sie die Bestellung.
Unsere Referenz wird abgelehnt: eine andere, nicht stornierte Bestellung hat diese Referenz bereits. Wählen Sie eine andere oder lassen Sie das Feld leer für die nächste Nummer.
Die Bedingungen können nicht geändert werden: die Bestellung wurde mit diesen Bedingungen gesendet. Kopieren Sie die Bestellung in eine neue Bestellung, wenn sich die Bedingungen ändern müssen.
"Jemand anderes hat dies inzwischen geändert.": QrX hat die neueste Version geladen. Prüfen Sie sie und nehmen Sie Ihre Änderung erneut vor.
Sie sehen Einkauf nicht im Menü: das hängt von Ihrem Lagertarif und Ihrer Rolle ab.
"Dieses Lager wird gerade mit einem anderen zusammengeführt, daher kann darin nichts Neues gestartet werden. Schließe zuerst den Wechsel zu Einfacher Bestand ab oder nutze das Lager, das bleibt.": Sie haben versucht, eine Bestellung für ein Lager anzulegen, das gerade mit einem anderen zusammengeführt wird. Klicken Sie in der Meldung auf Bestandseinstellungen öffnen, um den Wechsel zu Einfacher Bestand abzuschließen, oder nutzen Sie das Lager, das bleibt.
Brauchen Sie Hilfe? Klicken Sie unten im Help Center auf Chat.
