E-mailarchivering koppelt relevante mail aan een CRM-persoon, zodat collega's het onderwerp, de tekst en de bijlagen op de tijdlijn van de persoon kunnen lezen. Het is een alleen-lezen archief. Het opent geen gesprekken in het Berichtencentrum en stuurt geen antwoorden vanuit QrX.

Open een persoon. In het dossier toont de kaart Archiefadres voor e-mail een uniek adres dat eindigt op @crm.qr-x.me. Gebruik Archiefadres kopiëren en stuur mail daarnaartoe door of zet het adres in de BCC. Elk geaccepteerd bericht wordt bij die persoon gearchiveerd. Gebruikers met het recht CRM bewerken kunnen Nieuw adres genereren gebruiken; het oude adres werkt dan niet meer.

Open Instellingen > CRM > E-mailarchivering. Het Gedeeld archiefadres is één adres voor je organisatie. Stuur mail daarnaartoe door. QrX leest de afzender van het doorgestuurde bericht (uit het bijgevoegde origineel als dat er is, anders uit de doorstuurkop die je mailprogramma toevoegt) en vergelijkt die exact met een e-mailadres van een persoon. Bij één overeenkomst wordt de mail bij die persoon gearchiveerd. Bij geen of meer dan één overeenkomst komt de mail in Nog te archiveren. Is het meest recente bericht geschreven door een van je eigen gebruikers, dan kijkt QrX verder omlaag in de draad en archiveert de mail bij de eerste afzender die een CRM-persoon is. Je kunt het gedeelde adres ook in de BCC zetten van een mail die je zelf verstuurt: QrX archiveert die dan bij de CRM-persoon in Aan of Cc, als er precies één persoon overeenkomt.

Nog te archiveren staat op hetzelfde tabblad E-mailarchivering, direct onder het gedeelde archiefadres. Er is geen apart scherm. De tabel toont de doorgestuurde mails die niet gekoppeld konden worden: ontvangsttijd, onderwerp en de afzender die QrX heeft gelezen. Nieuwe mail verschijnt vanzelf. Klik op het onderwerp om het bericht te lezen. Met het recht CRM bewerken gebruik je Aan persoon koppelen om een persoon te zoeken en de mail daar te archiveren, of Verwijderen om de mail definitief te verwijderen. CRM-gebruikers zonder het recht CRM-instellingen beheren zien alleen dit tabblad. Laat in het toewijsvenster de optie aan om het adres van de afzender aan de persoon toe te voegen: latere mail van dat adres wordt dan vanzelf gearchiveerd.

Kies onder het gedeelde archiefadres personen bij Melden bij nieuwe mail in Nog te archiveren. Elke gekozen persoon krijgt een melding bij de bel wanneer een doorgestuurde mail niet aan een persoon kon worden gekoppeld. De melding opent Nog te archiveren. Zodra de mail is toegewezen of verwijderd, verdwijnt de ongelezen melding. Kies niemand om de meldingen uit te zetten.

QrX archiveert een doorgestuurde mail bij de afzender van het doorgestuurde bericht, niet bij jou als doorstuurder. Schreef een collega het meest recente bericht, dan neemt QrX de eerste afzender verderop in de draad die een CRM-persoon is. De mail wacht in Nog te archiveren als de afzender een adres is dat geen CRM-persoon heeft, of als een mail die je met het gedeelde adres in de BCC verstuurde naar meer dan één CRM-persoon gaat. Wijs hem daar handmatig toe. Wil je altijd bij één bepaalde persoon archiveren, stuur dan door naar het eigen archiefadres van die persoon.

Gearchiveerde mail staat op de activiteitentijdlijn van de persoon als Gearchiveerde e-mail. Open een regel om Van, Aan, Cc, de opgeschoonde tekst en de gescande bijlagen te zien. Geaccepteerde bijlagen kun je downloaden terwijl je bent ingelogd. Er is geen antwoordactie.

Open een opgeslagen e-mail om opgemaakte tekst, tabellen, lijsten en links in het zijpaneel te lezen. Klap Bezorggegevens open voor Van, Aan, Cc en datum. Externe afbeeldingen blijven verborgen totdat je Externe afbeeldingen tonen kiest. Nieuw geaccepteerde mail verschijnt automatisch op de geopende persoonslijn; je conceptnotitie blijft behouden.