Berichten versturen vanuit het QrX CRM: e-mail, verkoopmailbox en bulkoutreach
Je kunt rechtstreeks vanuit het CRM aan een persoon schrijven. Het bericht gaat via het QrX Berichtencentrum, dus het gesprek, de antwoorden en de geschiedenis blijven op één plek en verschijnen op de tijdlijn van de persoon. Dit artikel legt uit wat je kunt versturen, welke afzender wordt gebruikt, hoe een onbekende persoon die je schrijft een lead wordt, hoe je naar veel personen verstuurt en wat sms'en (sms en WhatsApp) nodig heeft. Het is voor CRM-gebruikers en beheerders.
Wat het CRM verstuurt
E-mail naar één persoon: klik op Bericht op de pagina van de persoon of bij een rij van de lijst met personen. Klik op de pagina van een bedrijf op Een persoon bij dit bedrijf een bericht sturen en kies de persoon.
E-mail naar veel personen: selecteer personen in de lijst en klik op Bericht versturen (bulkoutreach). Elke persoon krijgt een eigen apart gesprek. Het is geen nieuwsbrief.
Sms en WhatsApp: de CRM-editor en de bulkverzending versturen geen sms'jes. Zie "Sms'en" hieronder.
Wat je nodig hebt
Je rol heeft CRM-records bewerken nodig plus deze instellingen van het Berichtencentrum: Berichtencentrum bekijken, Gesprekken maken, Antwoorden op gesprekken, Gespreksdeelnemers beheren en Externe personen e-mailen in gesprekken. Als er een ontbreekt, is de knop grijs en noemt de hint de ontbrekende instellingen. Een persoon heeft een e-mailadres nodig. Bulkoutreach vereist ook een abonnement met bulkacties (Starter of hoger). De organisatie heeft minstens één supportadres nodig dat in het Berichtencentrum is ingesteld.
Aan één persoon schrijven
Klik op Bericht.
Controleer Van (de afzender) en Aan (het primaire e-mailadres van de persoon).
Vul een Onderwerp in (maximaal 200 tekens) en een Bericht (platte tekst, maximaal 20.000 tekens).
Optioneel: Een variabele invoegen voegt Voornaam, Achternaam, Bedrijfsnaam of Naam van de eigenaar in op de cursor. Een sjabloon invoegen opent de sjabloonkiezer van het Berichtencentrum. Door / te typen in het onderwerp of bericht vind je ook een sjabloon. Sjabloonvariabelen van het Berichtencentrum worden hier niet ingevuld, alleen de CRM-variabelen.
Klik op Versturen. De melding Bericht verstuurd naar NAAM biedt Gesprek openen aan.
Antwoorden komen binnen in het Berichtencentrum en verschijnen op de tijdlijn van de persoon (gemarkeerd als Ontvangen of Verzonden, met de naam van de mailbox). Een contact dat zich heeft afgemeld of waarvan het adres is gebounced, kan niet worden gemaild, en een gearchiveerd contact kan geen bericht krijgen.
De afzender en de identiteit van de mailbox
De lijst Van toont je mailboxen. Elke mailbox toont hoe hij bij de ontvanger verschijnt: met zijn eigen adres als je er een hebt ingesteld en het domein van het verkoopkanaal is geverifieerd, anders "AFZENDERNAAM via QrX". Als je organisatie een mailbox Verkoop heeft, is die standaard geselecteerd en wordt het standaard supportadres niet aangeboden. Zonder verkoopmailbox is de keuze het Standaard supportadres, het supportadres van je organisatie.
Om een mailbox aan te maken, open je Instellingen > Berichtencentrum > Support > Mailboxen en klik je op Mailbox toevoegen. Je hebt de rolinstelling Routering consumentensupport beheren nodig. Vul de Naam, het Doel (Verkoop of een eigen doel), het Verkoopkanaal, de Afzendernaam en eventueel het eerste deel van je eigen adres in. Per doel en kanaal is maar één mailbox toegestaan en het kanaal moet al zijn standaard supportadres hebben. QrX geeft de mailbox een eigen ontvangstadres waar klanten naartoe kunnen schrijven. Je kunt het uit de tabel kopiëren en het kan niet worden gewijzigd. Een mailbox kan worden gedeactiveerd: hij ontvangt dan geen nieuwe e-mail meer en zijn gesprekken blijven bestaan.
Je eigen adres. Een beheerder kan je een persoonlijke mailbox geven: klik onder Mailboxen op Mailbox toevoegen en kies je naam bij Persoonlijke mailbox van, bijvoorbeeld [email protected]. Alleen jij kunt ermee versturen en alleen jij ziet de mailbox in de lijst Van. Heb je er een, dan staat die standaard geselecteerd telkens als je op Bericht klikt, en mensen die ernaartoe schrijven worden jouw mensen in de CRM. Het adres wordt gebruikt zodra het domein van het verkoopkanaal is geverifieerd; tot die tijd gaat de mail uit als "JOUW NAAM via QrX". Elke persoon kan per verkoopkanaal één persoonlijke mailbox hebben.
Hoe een onbekende afzender een lead wordt
Voor elke mailbox kies je Wat er met de afzender gebeurt:
De CRM niet gebruiken: gesprekken blijven alleen in het Berichtencentrum.
Aan een bestaande persoon koppelen: als het e-mailadres van de afzender al een persoon in je CRM is, wordt het gesprek aan hem of haar gekoppeld. Er wordt niemand nieuw aangemaakt.
Een persoon koppelen of aanmaken: zoals hierboven, en als de afzender onbekend is, wordt een nieuwe persoon aangemaakt op basis van de e-mail, met de levenscyclusfase die je kiest voor nieuwe personen (Lead als je er geen kiest), een eigenaar zoals ingesteld onder Eigenaar van nieuwe personen (Roteren over de standaardgroep, Een vaste gebruiker of Geen eigenaar) en de bron ingesteld op inkomende e-mail. Als het domein van de afzender bij een van je bedrijven hoort, wordt de persoon aan dat bedrijf gekoppeld.
Een persoon en een deal koppelen of aanmaken: zoals hierboven, en het gesprek komt bij de open deal van de persoon in de gekozen pijplijn, of er wordt een nieuwe deal geopend in de eerste fase. Dit vereist een abonnement met deals.
Dezelfde keuze bestaat voor het standaard supportadres van elk verkoopkanaal, bovenaan de pagina Mailboxen, onder Standaard supportadres. Een kanaal zonder keuze koppelt alleen bestaande personen. Er wordt geen nieuwe persoon aangemaakt als de limiet voor personen van je abonnement is bereikt, of als de persoon is gewist met de blokkeeroptie. Het gesprek zelf gaat in die gevallen nooit verloren.
Naar veel personen versturen (bulkoutreach)
Vink in de lijst met personen personen aan of gebruik Alle geladen rijen selecteren en Alle N overeenkomende selecteren.
Klik in de balk op Bericht versturen. Het paneel Een bericht naar veel personen sturen opent met Van, Aan (het aantal personen), Onderwerp en Bericht. De regel "N van M vandaag verzonden" toont je daglimiet.
Klik op Verzenden starten. Berichten gaan in kleine batches de deur uit zolang het paneel open is, met een voortgangsbalk. Je kunt Pauzeren, Hervatten of Verzending annuleren. Personen die het bericht al hebben ontvangen, behouden het.
Het paneel sluiten pauzeert de verzending. Een balk boven de lijst met personen zegt "Een berichtverzending is niet afgerond" en biedt Verzending hervatten aan. Alleen de persoon die de verzending is gestart, of een gebruiker met CRM-instellingen beheren, kan hem voortzetten. Een verzending omvat maximaal 5.000 personen.
Niet bereikte personen toont wie is overgeslagen en waarom: Geen e-mailadres, Uitgeschreven of geweigerd, Contact gearchiveerd, Geweigerd door het Berichtencentrum of Persoon bestaat niet meer.
Daglimiet
Bulkoutreach is per dag begrensd per abonnement: Free 0, Starter 50, Team 200, Business 1.000, Enterprise onbeperkt. De telling omvat gesprekken die sinds middernacht UTC door bulkverzendingen zijn geopend. Losse berichten uit de editor tellen niet mee. Als de limiet is bereikt, zegt de melding "Dagelijks verzendlimiet bereikt" en blijven de overige personen in de wachtrij. Verzenden kan de volgende dag verdergaan of met een hoger abonnement.
Sms'en (sms en WhatsApp)
Het CRM verstuurt alleen e-mail. Sms en WhatsApp maken deel uit van het Berichtencentrum en werken alleen binnen een gesprek dat bij een bestelling hoort, voor een klant die heeft besteld. Dus alleen personen met een bestellingsgesprek kunnen een sms krijgen, en iedereen anders, zoals een lead die nooit heeft besteld, is alleen per e-mail te bereiken. Op de pagina van de persoon toont de kaart Gekoppelde shopper hun toestemming voor sms en WhatsApp (Toegestaan, Afgemeld, Aangemeld of Nog geen antwoord).
Veelvoorkomende problemen
De knop Bericht is grijs. De persoon heeft geen e-mailadres, of je mist een recht. Beweeg over de knop.
Er is nog geen supportadres ingesteld. Vraag een beheerder een mailbox in te stellen in de instellingen van het Berichtencentrum.
Deze mailbox bestaat niet meer. Kies een andere afzender bij Van.
Dit contact heeft zich afgemeld of het adres is gebounced. Er kan geen e-mail naar worden verstuurd.
Het Berichtencentrum heeft dit bericht niet geaccepteerd. De melding toont de reden. Als het gesprek is aangemaakt, toont Gesprek openen het.
Bulkberichten zijn nog niet ingeschakeld voor je account. Neem contact op met QrX support.
Alleen de persoon die deze verzending is gestart, kan hem voortzetten. Vraag die persoon, of een gebruiker met CRM-instellingen beheren.
Een nieuwe afzender werd geen lead. Controleer de mailboxinstelling Wat er met de afzender gebeurt, de limiet voor personen van je abonnement en of het gesprek via het ontvangstadres van de mailbox is binnengekomen.
Blijft een probleem bestaan, neem dan contact op met QrX support en zeg om welk bericht of welke mailbox het gaat.