Inbound-aanmeldingen (verwachte leveringen)
Met een inbound-aanmelding laat je een magazijn weten wat er onderweg is, nog voordat het aankomt. Dat kan je eigen magazijn in QrX zijn, of het magazijn van je fulfilmentpartner. Je vult de leverancier in, de verwachte datum, de vervoerder en trackingcode, het aantal dozen en de artikelen met hun aantallen (plus lot en houdbaarheidsdatum voor artikelen met batches). Het magazijn ziet de levering als Verwacht, scant bij aankomst een doslabel en ontvangt tegen jouw aanmelding. Daarna zie je per regel precies wat er binnenkwam: te weinig, te veel, onverwacht en beschadigd.
Voor wie is het
Merchants met een eigen magazijn die leveringen van leveranciers al in QrX klaar willen hebben voordat de vrachtwagen komt.
Merchants met een fulfilmentpartner op QrX die de partner willen laten weten wat ze sturen.
Fulfilmentpartners die leveringen voor hun merchants ontvangen en een duidelijke lijst willen van wat er komt.
Developers die aanmeldingen vanuit hun eigen systeem willen maken via de QrX Public API.
Inbound-aanmeldingen horen bij magazijnvoorraad (QrX WMS). Je account heeft de module Warehouse (WMS) nodig; Instellingen > Facturering > Plans laat zien of die erin zit.
Een levering aanmelden bij je eigen magazijn
Ga naar Magazijn > Inbound en klik op Nieuwe ontvangst.
Zet Aanmelden (verwacht) aan. Dat betekent dat de levering er nog niet is; het ontvangen start als ze aankomt.
Kies het magazijn en vul de referentie (bijvoorbeeld je inkoopordernummer), leverancier en verwachte datum in.
Voeg eventueel de Vervoerder (bijvoorbeeld DHL of eigen vrachtwagen), de Trackingcode en het aantal Dozen (1 tot 99) toe.
Voeg de artikelen toe met het verwachte aantal, en het lot en de houdbaarheidsdatum waar het artikel die gebruikt.
Klik op Aanmelden. De ontvangst staat in de inboundlijst met de status Verwacht.
Je hebt de rechten Voorraad ontvangen nodig. Je kunt de kop en de regels nog wijzigen zolang de levering Verwacht is of wordt ontvangen.
Een levering aanmelden bij je fulfilmentpartner
Ga naar Instellingen > Zakelijk > Inbound-aanmeldingen (de kaart naast Partnertoegang) en klik op Nieuwe aanmelding.
Kies het Partnermagazijn. Alleen partners met een actieve fulfilmentkoppeling met je account staan in de lijst.
Vul de leveringsgegevens in: referentie, leverancier, verwachte datum, vervoerder, trackingcode, dozen en een optionele notitie (bijvoorbeeld "pallet links, breekbaar").
Voeg de artikelen toe. Zoek in de artikelen die je partner al voor je heeft, of voeg een Nieuw artikel toe met SKU en naam (en EAN als je die hebt). Een nieuw artikel wordt voor je aangemaakt bij je partner zodra je de aanmelding verstuurt.
Klik op Aanmelding versturen. Je partner ziet de aanmelding als Verwacht in de inboundlijst en krijgt een melding.
Je kunt een aanmelding alleen wijzigen of annuleren zolang ze Verwacht is. Zodra je partner begint met ontvangen, kan ze niet meer worden gewijzigd. Aanmeldingen bekijken vraagt de rechten Partnertoegang beheren of Voorraad bekijken; maken, wijzigen en annuleren vraagt Partnertoegang beheren.
Een aanmelding importeren uit een CSV-bestand
Bij lange leveringen kun je een CSV-bestand uploaden in plaats van elke regel te typen. Eén bestand wordt één aanmelding (of één ontvangst).
Eigen magazijn: gebruik in Magazijn > Inbound het importicoon naast Nieuwe ontvangst.
Fulfilmentpartner: gebruik de importoptie op het scherm Inbound-aanmeldingen.
Het bestand heeft een kopregel met de kolommen sku,qty,lot,expiry. lot en expiry zijn optioneel; schrijf de houdbaarheidsdatum als YYYY-MM-DD. Bij een aanmelding aan een partner kun je ook de kolommen name en ean toevoegen: een regel met een SKU die je partner nog niet heeft en een naam maakt dat artikel voor je aan. Artikelen worden eerst op SKU gezocht, daarna op EAN.
QrX toont eerst een voorbeeld met elke regel en eventuele fouten, zoals een onbekende SKU, een aantal dat geen heel getal boven 0 is, een houdbaarheidsdatum zonder lot, of dezelfde SKU en hetzelfde lot twee keer. Er wordt niets aangemaakt totdat je het voorbeeld hebt gecontroleerd en bevestigt. Een bestand heeft maximaal 200 regels en is maximaal 1 MB.
Doslabels
Print met de actie Doslabels op de aanmelding één label per doos en plak er één op elke doos voordat die vertrekt. Kies het formaat: Dymo 11352 (54 x 25 mm) of Label 100 x 50 mm. Elk label heeft een barcode met het ontvangstnummer en doosnummer (bijvoorbeeld RC-1234-2), de tekst "Carton 2 / 5", de eigenaar, het magazijn en je referentie.
Als de levering aankomt, scant het magazijn een willekeurig doslabel in het veld Scan RC- of doslabel op Magazijn > Inbound en de juiste levering opent meteen.
Een aangemelde levering ontvangen
Aangemelde leveringen staan in Magazijn > Inbound met de status Verwacht. Het standaardfilter Verwacht en open toont ze samen met ontvangsten die worden ontvangen.
Een Verwachte levering openen toont de melding "Verwacht, niet gestart". Klik op Ontvangen starten, of scan gewoon een doslabel of ontvang de eerste regel: dat start het ook.
Ontvang elke regel zoals gewoonlijk: hij wordt meteen op voorraad geboekt, op een voorgestelde locatie die je kunt wijzigen.
Eenheden die beschadigd aankomen boek je met het aantal Beschadigd op de regel (Als beschadigd boeken (quarantaine)). Ze gaan naar de quarantaine van dat magazijn, niet naar verkoopbare voorraad, en tellen als ontvangen.
Artikelen die niet op de aanmelding stonden kun je toch toevoegen en ontvangen; ze worden gemarkeerd als Onverwacht.
Rond de ontvangst af als alles binnen is. Een Verwachte levering wordt nooit automatisch afgerond door de instelling voor inactieve ontvangsten; dat geldt pas als het ontvangen is gestart.
Het resultaat: te weinig, te veel, onverwacht en beschadigd
Als de ontvangst is afgerond, vergelijkt de resultaatpagina per regel wat er is ontvangen met wat er was aangemeld:
Te weinig: er kwamen minder eenheden binnen dan aangemeld.
Te veel: er kwamen meer eenheden binnen dan aangemeld.
Onverwacht: een artikel dat niet op de aanmelding stond.
Beschadigd: eenheden die in quarantaine zijn geboekt.
Als je bij een fulfilmentpartner hebt aangemeld, zie je hetzelfde resultaat onder "Ontvangen tegenover aangemeld" op je aanmelding in Instellingen > Zakelijk > Inbound-aanmeldingen.
Meldingen en webhooks
Als een merchant een aanmelding naar een fulfilmentpartner stuurt, krijgt de partner een melding in de bel: "New inbound announcement".
Als een merchant een inkooporder naar een partnermagazijn stuurt, maakt QrX dezelfde soort aangekondigde levering. De inboundlijst van de partner toont die als een inkooporder van die merchant, en de bel gaat. Er is geen aparte e-mail. De prijzen van de merchant staan niet op de ontvangst.
Als een aangemelde levering is ontvangen, krijgt de eigenaar van de voorraad een melding in de bel met de totalen voor ontvangen, te weinig, te veel, onverwacht en beschadigd. Klik erop om het resultaat te openen.
Er zijn twee webhook-events in de groep Inbound van Settings > Advanced > Webhooks: inbound/announced (een aanmelding is gemaakt) en inbound/received (een aangemelde levering is afgerond, met elke regel en de totalen). Ze gaan naar de eigenaar van de voorraad.
Public API voor developers
Je kunt aanmeldingen maken en lezen vanuit je eigen systeem via de QrX Public API op https://api.qr-x.net. Volledige documentatie: qrx.eu/api.
GET api/v1/inbound/warehouses: je eigen magazijnen en de partnermagazijnen waar je kunt aanmelden.POST api/v1/inbound: maak een aanmelding met magazijn, referentie, leverancier, verwachte datum, vervoerder, trackingcode, dozen, notitie en regels (sku, verwacht aantal en optioneel naam, EAN, lot en houdbaarheidsdatum). De headerIdempotency-Keyis verplicht, zodat een nieuwe poging nooit een tweede aanmelding maakt.GET api/v1/inbound: je aanmeldingen, met een statusfilter en cursorpaginering.GET api/v1/inbound/{id}: één aanmelding met de regels, ontvangen en beschadigde aantallen en, na ontvangst, de totalen.
De API gebruikt de scopes inbound.read en inbound.write. Een API-sleutel zonder scopes heeft volledige toegang; zodra een sleutel scopes heeft, kan hij alleen de genoemde scopes gebruiken.
Voor fulfilmentpartners: activiteitenrapport
In Magazijn > Partneractiviteit toont het rapport per merchant nu ook Aanmeldingen (aanmeldingen die die merchant per dag heeft gemaakt) en Ontvangen regels (aanmeldingsregels die je voor die merchant hebt ontvangen). De CSV-export heeft aan het einde de kolommen announcements en received_lines.
Nog niet beschikbaar
Een aanmelding direct maken vanuit een inkooporder ("Supplier shipped") komt met inkoop in QrX.
Aanmeldingen ontvangen in de QrX-app komt later. Ontvang ze tot die tijd in PortalX op Magazijn > Inbound, met een barcodescanner als je die hebt.
Veelgestelde vragen
Kan ik een aanmelding wijzigen nadat ik die naar mijn partner heb gestuurd?
Ja, zolang ze Verwacht is. Zodra je partner begint met ontvangen zie je "Het ontvangen van deze levering is al gestart, dus ze kan niet meer worden gewijzigd." Neem daarna voor wijzigingen contact op met je partner.
Voegt een aanmelding voorraad toe?
Nee. De voorraad verandert pas als eenheden worden ontvangen. Een aanmelding vertelt het magazijn wat het kan verwachten.
Waarom zie ik "Er is nog geen fulfilmentpartner met inbound aan je account gekoppeld."?
Aanmelden bij een partner vraagt een actieve fulfilmentkoppeling met een partner wiens magazijn inbound in QrX gebruikt. Controleer Instellingen > Zakelijk > Partnertoegang.
Het magazijn scande een doos en er opende niets.
Het scanveld vindt alleen leveringen van het magazijn dat scant. Controleer of het label hoort bij een levering voor dat magazijn en of de barcode met RC begint.
Wat gebeurt er met beschadigde eenheden?
Ze worden in de quarantaine van het magazijn geboekt en staan in de kolom Beschadigd van het resultaat. Het magazijn handelt ze daar af in Magazijn > Inbound > Quarantaine.
Wanneer neem je contact op met ons supportteam
Neem contact op met QrX support als je magazijnvoorraad of inbound-aanmeldingen wilt laten aanzetten voor je account, als een fulfilmentpartner niet in de lijst met partnermagazijnen staat terwijl de koppeling actief is, of als een ontvangstresultaat niet klopt met wat het magazijn heeft geteld.