Ouvrez CRM > Travail. Les tâches se trouvent dans des Espaces. Un espace est un lieu partagé pour une équipe ou un sujet. Il contient des listes (et, si vous le souhaitez, des dossiers et sous-dossiers), et chaque liste affiche ses tâches groupées par statut.

L'élément de menu s'appelle Travail lorsque votre forfait et votre rôle incluent les Espaces. Sinon, il s'appelle Tâches et ouvre la liste de tâches simple.

À gauche se trouve la barre Espaces. Cliquez sur Mes tâches pour voir toutes les tâches ouvertes qui vous sont assignées dans tous les espaces, ou cliquez sur un espace ou une liste pour l'ouvrir.

Le bouton soleil ou lune de la barre supérieure permet de passer du mode clair au mode sombre. Un choix fait pendant que vous êtes sur la page Tâches est mémorisé pour la page Tâches uniquement. Toutes les autres pages gardent le mode choisi pour le reste du portail. Vous pouvez ainsi travailler dans Tâches en mode sombre et garder le reste du portail en mode clair, ou l'inverse.

Créer des espaces nécessite le réglage de rôle Créer des espaces et listes de tâches. Les utilisateurs avec Gérer tous les espaces de tâches voient et gèrent tous les espaces.

Les canaux, les Spaces, les listes et les dossiers peuvent chacun avoir leur propre apparence. Ouvrez Modifier le canal, Modifier l'espace, Modifier la liste ou Modifier le dossier depuis les trois points à côté de la ligne. L’aperçu en haut montre le résultat pendant que vous choisissez.

L’apparence est partagée : toute personne qui peut voir le canal, le Space, la liste ou le dossier voit la même couleur, la même icône et le même style de nom. Seul un administrateur du canal ou du Space peut la modifier.

Les tâches sont groupées par statut. Cliquez sur la flèche d'un groupe pour le réduire. Les trois points à côté d'un groupe ouvrent Options du groupe : Modifier les statuts, Réduire le groupe, Tout sélectionner dans le groupe, Réduire tous les groupes et Développer tous les groupes. QrX retient les groupes que vous avez réduits.

Cochez plusieurs tâches. Une barre apparaît avec Statut, Assignés, Dates, Déplacer, Copier et Supprimer. Choisissez une action : elle s'applique à toutes les tâches sélectionnées. Si certaines ne peuvent pas être modifiées, QrX indique combien. Cliquez sur Effacer la sélection pour arrêter.

Cliquez sur l'icône de dossier d'une ligne, sur la même icône dans le panneau de tâche, ou sur Déplacer dans la barre groupée. Cherchez un espace ou une liste et choisissez-le. La tâche garde ses détails et prend le statut correspondant dans le nouvel espace.

Chaque espace a ses propres statuts en quatre groupes : Non commencé, Actif, Terminé et Fermé. Les admins de l'espace ouvrent Modifier les statuts pour ajouter un statut, le renommer, changer son icône et sa couleur ou le supprimer. En supprimant un statut, vous choisissez celui où vont ses tâches.

Passez de Liste à Tableau en haut à droite. Chaque statut est une colonne. Faites glisser une carte vers une autre colonne pour changer son statut, ou vers le haut et le bas pour changer l'ordre.

À côté de Liste et Tableau, deux autres vues se trouvent en haut à droite. Chronologie montre chaque tâche de la liste sous forme de barre entre sa date de début et son échéance, avec une ligne pour aujourd’hui. Passez de Jours à Semaines pour zoomer et cliquez sur une tâche pour l’ouvrir. Les tâches sans date restent à la fin avec Aucune date.

Charge de travail montre les tâches ouvertes par personne : En retard, cette semaine, les cinq semaines suivantes, Plus tard et Sans date, avec les heures estimées lorsque les tâches ont une estimation. Une tâche avec plusieurs assignés compte pour chacun. Les deux vues utilisent les mêmes filtres que la liste et affichent jusqu’à 400 tâches.

Cliquez sur une tâche pour ouvrir son panneau à droite. Faites glisser son bord gauche pour l'élargir ou le réduire, et double-cliquez sur le bord pour réinitialiser. Le panneau affiche :

Dans le panneau, cliquez sur Ajouter un champ, choisissez un type (Texte, Nombre, Date, Liste déroulante, Étiquettes, Case à cocher ou Lien), saisissez un nom et, pour les listes déroulantes et étiquettes, les options séparées par des virgules. Le champ apparaît ensuite sur chaque tâche de cet espace et ses premiers champs deviennent des colonnes de la liste. Les admins de l'espace suppriment un champ avec l'icône de corbeille.

Ajoutez des étiquettes de couleur à une tâche dans la colonne Étiquettes ou dans le panneau de tâche. Ce sont les mêmes étiquettes que pour les personnes, entreprises et transactions. La priorité a quatre drapeaux : Urgent, Haute, Normale et Basse.

Lorsque l'IA est connectée (Paramètres, IA), le bouton étincelle Résumer mes tâches dans la barre du haut de Mes tâches, et Résumer cette liste dans une liste, rédige un court résumé de l'état des tâches affichées : en retard, bientôt dues et ce qui est ouvert. Il ne lit que les tâches chargées à l'écran. Rien n'est modifié ni envoyé.

Les canaux sont des salons de discussion pour une équipe ou un sujet. Ils se trouvent sous Canaux dans la barre latérale des Spaces.

Les canaux demandent un abonnement qui les inclut et l'autorisation Voir les canaux. Sans abonnement, vous voyez une invitation à passer à l'offre supérieure.

Un canal confidentiel garde ses messages et publications chiffrés. Les personnes ayant accès à la base de données ne peuvent pas les lire, ni les administrateurs ou le personnel de QrX qui ne sont pas membres. Les personnes qui ne sont pas membres ne voient pas du tout le canal, ni dans la liste ni par un lien direct, et ne peuvent pas modifier son nom, ses membres ou ses paramètres. Cela vaut aussi pour les utilisateurs qui ont l’autorisation de gérer les canaux.

Pour l’activer, ouvrez le canal et choisissez Rendre confidentiel. Choisissez une phrase secrète d’au moins 12 caractères et enregistrez la clé de récupération, affichée une seule fois. Les messages et publications existants sont chiffrés immédiatement. Vous avez besoin de l’autorisation de gérer les canaux et vous devez être membre. Le canal ne peut pas être ouvert à toute l’entreprise ni avoir d’invités ou de fichiers.

Les membres saisissent la phrase secrète et choisissent Déverrouiller. Le canal reste ouvert 8 heures dans ce navigateur, même après l’actualisation de la page ou la fermeture de l’onglet, ou jusqu’à ce que vous choisissiez Verrouiller maintenant. L’application QrX déverrouille le canal avec la même phrase secrète et la retient 8 heures sur le téléphone. Communiquez vous-même la phrase secrète aux autres membres, QrX ne l’envoie jamais. Si quelqu’un l’oublie, la clé de récupération en définit une nouvelle. Si les deux sont perdues, le contenu ne peut pas être récupéré.

La recherche fonctionne dans un canal déverrouillé. Les fichiers sont aussi chiffrés ; retirez les fichiers chiffrés avant de désactiver la confidentialité. Les tâches créées à partir de messages, les invités et les outils d’IA connectés ne fonctionnent pas dans un canal confidentiel, et les mentions ne sont pas comptées tant qu’il est verrouillé.

Un espace confidentiel garde ses tâches chiffrées : titres, descriptions, listes de contrôle, notes de temps et commentaires. Les personnes ayant accès à la base de données ne peuvent pas les lire, ni les administrateurs ou le personnel de QrX qui ne sont pas membres. Les personnes qui ne sont pas membres ne voient pas du tout l’espace, ses listes ni ses tâches, et ne peuvent pas modifier son nom, ses membres ou ses paramètres. Cela vaut aussi pour les utilisateurs qui ont l’autorisation de gérer les espaces.

Pour l’activer, ouvrez l’espace et choisissez Rendre confidentiel. Vous avez besoin de l’autorisation de gérer les espaces et vous devez être membre. L’espace ne peut pas être l’espace par défaut, ni être ouvert à toute l’entreprise, ni avoir d’invités, de fichiers, de liens ou de valeurs de champs personnalisés. Choisissez une phrase secrète d’au moins 12 caractères et enregistrez la clé de récupération, affichée une seule fois. Les tâches existantes sont chiffrées immédiatement.

Les membres saisissent la phrase secrète et choisissent Déverrouiller. L’espace reste ouvert 8 heures dans ce navigateur, même après l’actualisation de la page ou la fermeture de l’onglet, ou jusqu’à ce que vous choisissiez Verrouiller maintenant. L’application QrX déverrouille l’espace avec la même phrase secrète et la retient 8 heures sur le téléphone. La recherche fonctionne dans un espace déverrouillé. Les tâches ne peuvent pas être déplacées vers ou depuis un espace confidentiel, et les liens, valeurs de champs personnalisés, modèles et outils d’IA connectés n’y fonctionnent pas. Les fichiers sont aussi chiffrés ; retirez les fichiers chiffrés avant de désactiver la confidentialité. Tant qu’il est verrouillé, les tâches s’affichent comme Confidential task.

Les publications sont des annonces, discussions, idées et mises à jour qui vivent dans un canal. Ouvrez Publications dans la barre latérale de Spaces (sous Canaux) pour voir le fil de tous les canaux que vous pouvez lire.

Les publications exigent un forfait qui les inclut et l’autorisation Voir les publications. Écrire exige Écrire des publications, et Modérer les publications permet de modifier, supprimer et épingler toute publication.

Les invités sont des personnes extérieures à votre entreprise qui travaillent avec vous dans un Space ou un canal sans compte QrX. Dans la fenêtre de partage d’un Space ou la fenêtre des membres d’un canal, saisissez leur adresse e-mail dans le champ Invités et appuyez sur Inviter. Ils reçoivent un lien sécurisé par e-mail et se connectent avec un code à usage unique.

La page des tâches nécessite l'accès au CRM et une offre incluant Espaces de tâches. Sans cela, vous voyez une invitation à passer à l'offre supérieure. Les tâches d'un espace privé ne sont visibles que de ses membres. Si un collègue a modifié une tâche au même moment, QrX vous demande de recharger au lieu d'écraser sa modification.

Dans l’application QrX (mode Travail), l’écran Tâches indique combien de tâches sont en retard, à échéance aujourd’hui et cette semaine, vos prochaines tâches et tous les espaces que vous pouvez ouvrir. Il utilise les mêmes espaces, listes et statuts que le portail : une modification faite sur le téléphone apparaît dans le portail, et inversement.

Le téléphone nécessite les réglages de rôle Voir le CRM et Voir les espaces. Pour assigner une tâche à un collègue, utilisez le portail.

Dans l'application QrX (mode Work), ouvrez Canaux depuis l'en-tête CRM ; le badge compte les messages non lus des canaux que vous n'avez pas mis en sourdine. Chaque ligne de canal affiche le dernier message avec son auteur et l'heure, le nombre de messages non lus et un @ lorsque quelqu'un vous a mentionné. Les canaux avec des messages non lus passent en premier et les favoris restent en haut. Utilisez les filtres Tous, Non lus et Mentions et l'icône de recherche pour trouver un canal. Glissez une ligne vers la droite pour la marquer comme lue (ou l'ajouter aux favoris s'il n'y a rien de non lu), vers la gauche pour la mettre en sourdine ou la réactiver, ou maintenez la ligne appuyée pour le menu complet.

Le téléphone nécessite les réglages de rôle Voir le CRM et Voir les canaux. La création de canaux et l'invitation de personnes ou d'invités restent dans le portail.

Votre téléphone envoie une notification push pour les nouveaux messages et publications des canaux que vous suivez et que vous n'avez pas mis en sourdine. Choisissez par canal avec Suivre et Sourdine dans le canal, ou ouvrez la cloche en haut de Mes canaux et utilisez Me notifier et Sourdine pour tous les canaux au même endroit. Les publications apparaissent comme des cartes dans le canal avec réactions et commentaires, vous écrivez une publication avec l'onglet Publier et l'onglet Fichiers liste les fichiers du canal.

Dans l'application QrX, ouvrez la section Work de votre profil et touchez Publications, juste sous Mes canaux, pour voir les publications de tous les canaux que vous pouvez lire.

La ligne Publications demande les réglages de rôle Voir le CRM, Voir les canaux et Voir les publications. Pour écrire, il faut Créer des publications et un rôle autre que Lecteur dans le canal.

Le nombre de membres d’un Space ou d’un canal est suivi du nombre d’invités, par exemple 12 membres · 2 invités, afin que chacun sache que des personnes extérieures sont présentes. Dans la liste des invités de la boîte de partage, un administrateur ayant les réglages de rôle Gérer les invités et Gérer les paramètres CRM voit deux icônes de plus par invité : Télécharger les données de l’invité (Exporter les données CRM est aussi requis) enregistre un fichier JSON avec l’adresse, l’accès, les messages, les fichiers envoyés et le journal d’accès, et Effacer les données de l’invité met fin à l’accès immédiatement et supprime l’adresse, les codes de connexion, les sessions et le journal d’accès. Les messages et fichiers précédents restent et s’affichent comme Ancien invité. L’effacement est irréversible et la même adresse peut être invitée à nouveau comme nouvel invité.

Un invité peut ouvrir l’onglet Publications de chaque canal auquel il a été invité. Un invité avec le rôle Commentateur peut écrire des publications de type Discussion et Idée et commenter toute publication de ce canal ; les annonces et les mises à jour restent réservées à votre équipe. Un invité ne peut modifier ou supprimer sa propre publication que tant que personne d’autre n’a répondu. Les publications et commentaires d’invités portent l’étiquette Invité, et les abonnés du canal reçoivent une notification. Les personnes disposant du réglage de rôle Modérer les publications et les administrateurs du canal peuvent épingler ou supprimer une publication d’invité comme n’importe quelle autre. Un invité avec le rôle Lecteur peut lire les publications mais pas en écrire. Les invités ne voient ni les réactions ni qui a lu une publication.

Utilisez le trombone à côté du bouton d’envoi d’un canal pour joindre des fichiers à un message (images, PDF, texte, CSV, Word, Excel ou PowerPoint, 10 Mo maximum chacun et 10 par message). Chaque fichier est d’abord analysé par un scan de sécurité et affiche un indicateur de chargement jusqu’à ce qu’il soit prêt ; un fichier qui échoue au scan n’est jamais affiché ni ouvert. Un canal qui n’est pas lié à un Space a aussi un bouton Fichiers dans son en-tête : un tableau de tous les fichiers partagés dans le canal, du plus récent au plus ancien, avec l’auteur de l’envoi, la taille et la date. Vous pouvez ouvrir ou télécharger un fichier et supprimer vos propres fichiers ; les administrateurs du canal peuvent supprimer n’importe quel fichier. Les invités avec le rôle Commentateur peuvent joindre des fichiers de la même façon, et chaque invité du canal peut les ouvrir et les télécharger dans l’onglet Fichiers de sa page. Supprimer un message supprime aussi ses fichiers.