Ouvrez CRM > Personnes pour voir toutes les personnes avec qui vous échangez, avec leurs commandes, conversations et notes. Le titre indique combien de personnes vous avez. Chaque ligne est une personne. Cliquez sur une ligne pour ouvrir la page de la personne. La liste charge d'autres lignes quand vous faites défiler.

Les colonnes sont Nom (avec la photo, le poste, l’entreprise et une étiquette Acheteur si la personne fait partie de vos acheteurs), E-mail, Téléphone, Cycle de vie, Prochaine étape, Tâches ouvertes, Prochaine réunion, Affaires, Dernier contact, Responsable, Tags et Commandes. Prochaine étape montre la prochaine tâche ouverte et son échéance (rouge si en retard, orange si échéance aujourd’hui). Sans tâche, elle montre la prochaine réunion ou un lien pour ajouter une tâche. Tâches ouvertes compte les tâches ouvertes et signale celles en retard. Prochaine réunion montre la prochaine réunion planifiée. Affaires montre les affaires ouvertes et leur valeur. Dernier contact montre le dernier message ou appel et sa date. Ces colonnes ne comptent que ce que vous avez le droit de voir. Un badge de score apparaît à côté du cycle de vie lorsque le scoring des leads est activé pour votre organisation. Sur un petit écran, le tableau défile latéralement. Cliquez sur l’icône Colonnes pour afficher, masquer, réordonner ou réinitialiser les colonnes. Votre choix est mémorisé dans ce navigateur.

Si vous pouvez modifier les fiches CRM, vous pouvez changer une personne sans l’ouvrir. Cliquez sur le nom, la fonction en dessous, l’e-mail ou le téléphone : la cellule devient un champ (pour le nom, un champ prénom et un champ nom de famille apparaissent côte à côte). Appuyez sur Entrée pour enregistrer, sur Échap pour annuler ou sur Tab pour enregistrer et passer à la cellule suivante. Videz un e-mail, un téléphone ou une fonction et enregistrez pour le supprimer. Cliquez sur l’étape du cycle de vie ou sur le responsable pour en choisir un autre dans une petite liste ; c’est enregistré aussitôt. Après chaque enregistrement, un message avec Annuler s’affiche pendant 10 secondes. Si l’adresse e-mail ou le numéro appartient déjà à une autre personne, ou si quelqu’un a modifié cette personne entre-temps, la cellule en donne la raison et rien n’est écrasé. Seul le champ modifié est enregistré. Les cellules E-mail et Téléphone changent l’adresse e-mail principale et le numéro principal ; les autres adresses et numéros se gèrent sur la page de la personne. Pour ouvrir la page de la personne, cliquez ailleurs dans la ligne. Sans cette autorisation, les cellules sont en lecture seule et le nom ouvre la page de la personne.

Les boutons au-dessus de la liste sont des vues rapides, chacune avec un compteur : Tous, Mes contacts, Tâches en retard, Réunion cette semaine (une réunion dans les 7 prochains jours), Aucune prochaine étape (aucune tâche ouverte ni réunion à venir), Silencieux 30+ jours (aucun message ni appel depuis 30 jours) et Affaires ouvertes. Les compteurs suivent vos autres filtres. Cliquez sur une vue pour l’appliquer. Elle est conservée dans l’adresse de la page : actualiser ou copier le lien la garde. Tant qu’une vue autre que Tous est active, « Tout sélectionner (N correspondants) » n’est pas proposé : cochez plutôt les lignes. Cliquez sur Enregistrer cette vue pour enregistrer la vue et vos filtres actuels comme segment réutilisable. Videz d’abord la recherche, car une recherche ne peut pas être enregistrée.

Chaque filtre actif s'affiche sous forme de pastille, par exemple Responsable : Anna. Cliquez sur la croix (Retirer le filtre) pour en retirer un, ou sur Effacer les filtres pour tous les retirer. Les filtres sont conservés dans l'adresse de la page : une actualisation ou un lien copié les garde. Sans résultat, vous voyez Aucune personne ne correspond à ces filtres.

Cliquez sur Nouvelle personne (il faut l'autorisation de modifier les enregistrements CRM). Remplissez le profil, les adresses e-mail, les numéros de téléphone, les tags et les champs personnalisés, puis cliquez sur Enregistrer. Un nom, une adresse e-mail ou un numéro de téléphone suffit. Les numéros de téléphone utilisent le format international, par exemple +31612345678. Si l'adresse e-mail ou le numéro appartient déjà à quelqu'un, le formulaire propose Ouvrir la personne existante au lieu de créer un doublon.

Chaque ligne a jusqu’à six boutons-icônes : Ajouter une tâche, Planifier une réunion, Consigner un appel, Message, Modifier et Supprimer. Les trois premiers ouvrent le formulaire habituel, déjà lié à la personne, et la liste se met à jour à l’enregistrement. Sur ordinateur, les boutons apparaissent au survol de la ligne. Sur un petit écran, ils défilent avec la ligne. Message est grisé quand la personne n'a pas d'adresse e-mail ou qu'une autorisation vous manque ; survolez-le pour voir pourquoi. Supprimer une personne la retire de vos personnes. Les commandes et les conversations restent où elles sont. Supprimer demande le paramètre de rôle Supprimer et fusionner des enregistrements CRM.

Cochez les cases au début des lignes. La case de l'en-tête est Sélectionner toutes les lignes chargées. Quand elle est cochée et que les filtres peuvent s'appliquer à toute la liste, Sélectionner les N correspondantes apparaît pour inclure les lignes pas encore chargées. Une recherche par texte ne peut pas s'appliquer ainsi : cochez des lignes ou effacez la recherche. Vous pouvez cocher 500 lignes au maximum à la main.

La barre de sélection propose Attribuer un responsable (il faut le paramètre de rôle Attribuer des enregistrements CRM à d'autres), Ajouter un tag, Retirer un tag, Définir l'étape du cycle de vie, Créer une tâche et Envoyer un message. Sur un écran étroit, seules les icônes s'affichent ; survolez-en une pour voir son nom. Choisissez une action, sélectionnez la valeur, vérifiez le nombre et cliquez sur Appliquer. Une action modifie 5 000 enregistrements au maximum. Le message de résultat indique combien ont été mis à jour et combien ont été ignorés. Les actions groupées sont incluses à partir de l'offre Starter ; avec l'offre gratuite, vous voyez un message de mise à niveau.

Envoyer un message envoie une conversation e-mail distincte par personne depuis le Centre de messages. Consultez le guide et l'article sur la messagerie pour l'expéditeur, la limite quotidienne et ce qui est ignoré. Si un envoi a été interrompu, une bande au-dessus de la liste propose Reprendre l'envoi.

L'icône d'envoi (Importer des personnes) ouvre l'import CSV. L'icône de téléchargement (Exporter les personnes en CSV) télécharge un fichier avec toutes vos personnes, pas seulement celles affichées. Les deux demandent leur propre paramètre de rôle : Importer dans le CRM et Exporter depuis le CRM.

Cliquez sur Message sur une personne (ou sur une entreprise, ou sélectionnez des personnes pour une prospection). Le composeur envoie un e-mail et crée une conversation dans le Centre de messages. Choisissez l'expéditeur sous De ; le destinataire est l'adresse e-mail principale de la personne sous À. Saisissez un Objet (200 caractères au maximum) et un Message (texte brut, 20 000 caractères au maximum).

Utilisez Insérer une variable dans la barre d'outils de l'éditeur pour chercher des variables CRM (Prénom, Nom de famille, Nom de l'entreprise, Nom du responsable) et en insérer une à l'endroit du curseur. Insérer un modèle ouvre le même sélecteur avec recherche que le Centre de messages, avec aperçus et choix de la langue. Vous pouvez aussi taper / dans l'objet ou le message pour trouver un modèle. Les modèles d'objet remplacent l'objet ; les modèles de message s'insèrent à l'endroit du curseur. Seules les variables CRM sont remplies ; les variables des modèles du Centre de messages ne le sont pas. Cliquez sur Envoyer. Un message apparaît avec Ouvrir la conversation.

Message est grisé sans adresse e-mail ou quand votre rôle manque d'une autorisation : Modifier des enregistrements CRM ainsi que les paramètres du Centre de messages Voir le centre de messages, Créer des conversations, Répondre aux conversations, Gérer les participants et Envoyer des e-mails aux personnes externes dans les conversations. Survolez le bouton pour voir laquelle manque. Les contacts qui se sont désabonnés ou dont l'adresse a rebondi ne peuvent pas recevoir de message.

Les derniers filtres et le tri des personnes sont mémorisés dans ce navigateur pour votre compte et votre organisation. Revenez depuis un autre écran pour les retrouver. Un lien contenant des filtres est prioritaire. Effacer les filtres met aussi à jour la sélection mémorisée.