Inventaire tournant et inventaire complet
Compter permet de garder vos chiffres de stock égaux à ce qui est vraiment sur l'étagère. Avec QrX, vous comptez un article, quelques emplacements chaque jour (inventaire tournant) ou tout l'entrepôt d'un coup (inventaire complet). Les petits écarts sont enregistrés automatiquement ; les plus grands attendent l'approbation d'un responsable. Vous pouvez continuer à prélever et emballer pendant le comptage. Le stock en entrepôt fait partie de QrX WMS.
Pour qui
Les équipes d'entrepôt qui comptent des emplacements et des articles.
Les responsables qui planifient les comptages et approuvent les écarts.
Ce que vous pouvez utiliser
Stock simple : compter un article avec Compter cet article. Il n'y a pas d'emplacements à compter.
WMS complet : compter un article sur tous ses emplacements.
WMS complet avec le module Inventaires : l'onglet Inventaires avec les comptages tournants, l'inventaire complet et la liste de vérification, plus les plans d'inventaire.
Sans le module, les utilisateurs ayant l'autorisation Approuver les comptages voient quand même Entrepôt > Inventaires, avec seulement la partie Vérification, pour approuver les écarts des comptages d'articles.
Où le trouver
Entrepôt > Inventaires avec Inventaires (la liste) et Vérification (les écarts en attente d'approbation).
L'action Compter cet article sur un article de stock, dans l'onglet Stock d'un produit et dans la liste du stock.
Paramètres > Entrepôt > Plans d'inventaire : des comptages planifiés.
Paramètres > Entrepôt > Stock, onglet Règles : le champ Enregistrer automatiquement les écarts jusqu'à (unités).
Entrepôt > Tableau de bord : la carte Inventaires à vérifier.
Compter un article
Utilisez Compter cet article sur l'article de stock, l'onglet Stock du produit ou la ligne de la liste du stock.
Pour chaque emplacement de l'article (en Stock simple : un seul champ), saisissez la quantité comptée. La quantité attendue est affichée. Remplissez chaque ligne, aussi avec 0 quand un emplacement est vide ; un champ vide ne vaut pas 0.
Ajoutez une note si utile et cliquez sur Enregistrer le comptage. QrX indique si l'écart a été enregistré ou s'il attend une approbation.
Comptages tournants et inventaire complet
Nouvel inventaire : compter des zones ou des emplacements choisis, par exemple une allée par jour. Choisissez s'il s'agit d'un Comptage à l'aveugle.
Inventaire complet : un comptage sur tous les emplacements de l'entrepôt. Les emplacements vides sont aussi comptés. Avant de commencer, QrX affiche l'entrepôt, le nombre d'emplacements et le nombre de lignes.
Un emplacement ne peut faire partie que d'un seul comptage ouvert à la fois. Si vous choisissez un emplacement qu'un autre comptage ouvert doit encore compter, QrX indique que cet emplacement est déjà en cours de comptage. Terminez ou annulez d'abord ce comptage, ou laissez l'emplacement de côté.
Comptage à l'aveugle. Les comptages tournants et les inventaires complets sont à l'aveugle par défaut : les compteurs sans l'autorisation Approuver les comptages ne voient pas la quantité attendue et comptent donc ce qui est vraiment là. Le comptage d'un seul article n'est jamais à l'aveugle.
Les conteneurs (palettes, caisses, rolls) sont comptés aussi. Dans un comptage tournant, vous les choisissez dans le sélecteur Emplacements, dans leur propre groupe. Un inventaire complet compte chaque conteneur actif après les emplacements. Sur l'écran de comptage, un conteneur porte le badge Conteneur. Voir "Conteneurs : les compter et réapprovisionner à partir d'eux".
Compter étape par étape
Ouvrez le comptage depuis Entrepôt > Inventaires. Les emplacements sont listés dans l'ordre de parcours, chacun marqué à compter ou compté.
Scannez le code-barres d'un emplacement (ou choisissez-le) pour l'ouvrir.
Scannez les articles. Un scan ajoute une unité, ou le nombre de pièces du conditionnement quand vous scannez le code-barres d'un conditionnement (par exemple 12 pour une boîte de 12). Vous pouvez aussi saisir la quantité et appuyer sur Entrée. Un article que QrX n'attendait pas à cet emplacement est ajouté comme nouvelle ligne. Les étiquettes GS1 remplissent le lot pour les articles suivis par lot.
Cliquez sur Terminer l'emplacement quand il est fini. Les lignes laissées vides valent 0, et un emplacement vide est enregistré comme compté vide.
Quand tous les emplacements sont comptés, cliquez sur Soumettre et confirmez.
Après la soumission, chaque écart dans votre limite d'enregistrement automatique est enregistré immédiatement comme Écart d'inventaire. Les écarts plus grands vont en Vérification. Le comptage indique quelles lignes ont été enregistrées et lesquelles attendent une approbation.
Un comptage qui n'a pas été soumis peut être annulé avec Annuler l'inventaire. Rien n'est alors enregistré.
Compter pendant le prélèvement
Vous n'avez pas à arrêter le prélèvement ni l'expédition pendant un comptage. QrX retient le moment où chaque ligne a été comptée. Les commandes expédiées ensuite depuis cet emplacement ne sont pas vues comme un écart de comptage, la correction est donc toujours juste. Tant qu'un emplacement est en cours de comptage, QrX préfère d'autres emplacements contenant le même article pour les commandes expédiées.
Si un comptage plus récent a déjà corrigé le même emplacement, une ligne plus ancienne encore en attente de vérification est clôturée comme Remplacée. Rien n'est enregistré pour elle, l'emplacement n'est donc jamais corrigé deux fois, et vous n'avez rien à faire.
Un comptage n'inclut jamais les unités déjà prélevées dans un bac (tote) ; comptez ce qui est dans l'emplacement. Quand un emplacement a des unités réservées pour une liste de prélèvement ouverte, ses écarts ne sont jamais enregistrés automatiquement : ils attendent en Vérification, même s'ils sont dans votre limite d'enregistrement automatique. Quand un responsable marque un article manquant comme Introuvable au poste d'emballage, QrX lance lui-même un comptage pour cet emplacement.
Enregistrer automatiquement les petits écarts
Dans Paramètres > Entrepôt > Stock, onglet Règles, réglez le champ Enregistrer automatiquement les écarts jusqu'à (unités) : un écart d'au plus ce nombre d'unités par ligne est enregistré à la soumission du comptage. Les écarts plus grands attendent une approbation. Avec 0, seules les correspondances exactes sont enregistrées automatiquement et chaque écart va en Vérification.
Vérifier les écarts
Entrepôt > Inventaires > Vérification liste chaque ligne en attente d'approbation : comptage, emplacement, article, attendu, compté, l'écart (plus ou moins), qui a compté et quand c'était soumis. Sélectionnez des lignes et :
Approuver : l'écart est enregistré comme Écart d'inventaire. QrX revérifie chaque ligne à ce moment-là par rapport aux mouvements de stock, pour tenir compte du stock qui a bougé après le comptage.
Rejeter : rien n'est enregistré. Ajoutez une note et activez Créer un recomptage pour compter à nouveau ces emplacements.
Un comptage est terminé quand plus aucune ligne n'attend de vérification.
Personne n'approuve son propre comptage. Le paramètre "Un autre utilisateur approuve les écarts de comptage", dans l'onglet Règles de Paramètres > Entrepôt > Stock, est activé par défaut. Une ligne que vous avez comptée vous-même porte le badge Compté par vous et ne peut pas être approuvée par vous : un autre utilisateur avec l'autorisation Approuver les comptages l'approuve. Les écarts enregistrés automatiquement dans votre limite ne sont pas concernés.
Quand vous approuvez ou rejetez un écart, vous pouvez choisir un motif parmi vos motifs d'écart d'inventaire. Un motif peut exiger une note et des photos ; elles sont conservées sur la ligne d'inventaire.
Approuver ou rejeter sur le téléphone peut se répéter sans risque : si la connexion tombe après que vous avez touché Approuver ou Rejeter, l'app renvoie la même décision et QrX répond avec la décision déjà enregistrée. Rien n'est enregistré deux fois et aucune ligne n'est ignorée par erreur.
Plans d'inventaire
Un plan d'inventaire crée des comptages tournants pour vous. Ouvrez Paramètres > Entrepôt > Plans d'inventaire et créez un plan avec :
Un nom et l'entrepôt.
Le périmètre : des zones choisies, des emplacements choisis, des classes ABC ou tous les emplacements. Les classes ABC reposent sur les unités expédiées par article au cours des 90 derniers jours : A sont les articles qui font 80% des unités, B les 15% suivants, C le reste.
À l'aveugle ou non, la fréquence de répétition (en jours), le nombre d'emplacements par exécution et la prochaine date.
Chaque exécution compte d'abord les emplacements comptés il y a le plus longtemps. Un plan ne lance pas de nouveau comptage tant que le précédent est encore ouvert. Sur la page des plans d'inventaire, Lancer maintenant démarre un comptage à tout moment, et Aperçu de la prochaine exécution montre les premiers emplacements de la prochaine exécution.
Les plans d'inventaire comprennent les conteneurs : les périmètres Tous les emplacements et ABC les prennent avec eux, et avec Emplacements vous pouvez les choisir. Le périmètre Zones ne comprend jamais de conteneurs.
Autorisations
Compter le stock : démarrer des comptages, compter, terminer des emplacements, soumettre et annuler des comptages, et compter un article.
Approuver les comptages : voir les quantités attendues dans les comptages à l'aveugle et approuver ou rejeter les écarts. À donner aux responsables, pas à chaque compteur.
Voir le stock et Gérer les paramètres de stock : ouvrir Paramètres > Entrepôt > Plans d'inventaire, gérer les plans, utiliser Lancer maintenant et modifier la limite d'enregistrement automatique.
Limites
Les comptages tournants, inventaires complets et plans d'inventaire nécessitent le WMS complet avec le module Inventaires. Compter un seul article est possible à tous les niveaux.
Un comptage couvre au maximum 2 000 emplacements et 20 000 lignes. Divisez un inventaire plus grand par zone.
Un emplacement ne peut faire partie que d'un seul comptage ouvert à la fois.
Approuvez ou rejetez au maximum 200 lignes à la fois.
Questions fréquentes
Dois-je arrêter les expéditions pendant un inventaire ?
Non. QrX corrige chaque ligne par rapport au stock au moment du comptage, les commandes expédiées entre-temps ne créent donc pas de faux écarts.
Pourquoi je ne vois pas la quantité attendue ?
Le comptage est à l'aveugle et vous n'avez pas l'autorisation Approuver les comptages. Comptez ce que vous trouvez ; un responsable vérifie les écarts plus importants.
Pourquoi QrX indique-t-il qu'un emplacement est déjà en cours de comptage ?
Un autre comptage ouvert contient encore cet emplacement. Terminez ou annulez ce comptage, ou lancez le vôtre sans cet emplacement.
Une ligne est marquée remplacée. Que faire ?
Rien. Un comptage plus récent a déjà corrigé cet emplacement, la ligne plus ancienne a donc été clôturée sans enregistrement.
Pourquoi un écart est-il allé en Vérification ?
Il dépasse Enregistrer automatiquement les écarts jusqu'à (unités) dans l'onglet Règles de Paramètres > Entrepôt > Stock. Un utilisateur ayant Approuver les comptages l'approuve ou le rejette.
Quand contacter notre équipe support
Contactez le support QrX si un comptage ne peut pas être soumis alors que tous les emplacements sont comptés, si un écart approuvé ne change pas le stock, ou si vous avez besoin du module Inventaires dans votre offre. Indiquez le numéro du comptage (par exemple CT-42) et joignez une capture d'écran.