Envoyer des messages depuis le CRM de QrX : e-mail, boîte mail de vente et prospection groupée
Vous pouvez écrire à une personne directement depuis le CRM. Le message part par le Centre de messages de QrX, donc la conversation, les réponses et l'historique restent au même endroit et apparaissent dans la chronologie de la personne. Cet article explique ce que vous pouvez envoyer, quel expéditeur est utilisé, comment une personne inconnue qui vous écrit devient un lead, comment écrire à beaucoup de personnes, et ce qu'il faut pour les textos (SMS et WhatsApp). Il s'adresse aux utilisateurs du CRM et aux administrateurs.
Ce que le CRM envoie
E-mail à une personne : cliquez sur Message sur la page de la personne ou sur une ligne de la liste Personnes. Sur la page d'une entreprise, cliquez sur Écrire à une personne de cette entreprise et choisissez la personne.
E-mail à beaucoup de personnes : sélectionnez des personnes dans la liste et cliquez sur Envoyer un message (prospection groupée). Chaque personne reçoit sa propre conversation distincte. Ce n'est pas une newsletter.
SMS et WhatsApp : le composeur du CRM et l'envoi groupé n'envoient pas de textos. Voir « Textos » ci-dessous.
Ce qu'il vous faut
Votre rôle a besoin de Modifier des enregistrements CRM ainsi que de ces paramètres du Centre de messages : Voir le centre de messages, Créer des conversations, Répondre aux conversations, Gérer les participants et Envoyer des e-mails aux personnes externes dans les conversations. Si l'un manque, le bouton est grisé et l'info-bulle nomme les paramètres manquants. Une personne doit avoir une adresse e-mail. La prospection groupée demande aussi une offre avec les actions groupées (Starter ou supérieure). L'organisation doit avoir au moins une adresse de support configurée dans le Centre de messages.
Écrire à une personne
Cliquez sur Message.
Vérifiez De (l'expéditeur) et À (l'adresse e-mail principale de la personne).
Saisissez un Objet (200 caractères au maximum) et un Message (texte brut, 20 000 caractères au maximum).
Facultatif : Insérer une variable ajoute Prénom, Nom de famille, Nom de l'entreprise ou Nom du responsable à l'endroit du curseur. Insérer un modèle ouvre le sélecteur de modèles du Centre de messages ; taper / dans l'objet ou le message trouve aussi un modèle. Les variables des modèles du Centre de messages ne sont pas remplies ici, seulement les variables CRM.
Cliquez sur Envoyer. Le message Message envoyé à NOM propose Ouvrir la conversation.
Les réponses arrivent dans le Centre de messages et apparaissent dans la chronologie de la personne (marquées Reçu ou Envoyé, avec le nom de la boîte mail). Un contact qui s'est désabonné ou dont l'adresse a rebondi ne peut pas recevoir d'e-mail, et un contact archivé ne peut pas recevoir de message.
L'expéditeur et l'identité de la boîte mail
La liste De montre vos boîtes mail. Chacune montre comment elle apparaît au destinataire : sa propre adresse quand vous en avez configuré une et que le domaine du canal de vente est vérifié, sinon « NOM DE L'EXPÉDITEUR via QrX ». Si votre organisation a une boîte mail Ventes, elle est sélectionnée par défaut et l'adresse de support par défaut n'est pas proposée. Sans boîte mail de vente, le choix est l'Adresse de support par défaut, l'adresse de support de votre organisation.
Pour créer une boîte mail, ouvrez Paramètres > Centre de messages > Support > Boîtes mail et cliquez sur Ajouter une boîte mail. Il faut le paramètre de rôle Gérer le routage du support consommateurs. Remplissez le Nom, l'Usage (Ventes ou un usage personnalisé), le Canal de vente, le Nom de l'expéditeur et, si vous le souhaitez, la première partie de votre propre adresse. Une seule boîte mail par usage et par canal est autorisée, et le canal doit déjà avoir son adresse de support par défaut. QrX donne à la boîte mail sa propre adresse de réception, à laquelle les clients peuvent écrire ; vous pouvez la copier depuis le tableau et elle ne peut pas être modifiée. Une boîte mail peut être désactivée : elle cesse de recevoir de nouveaux e-mails et ses conversations restent.
Votre propre adresse. Un administrateur peut vous donner une boîte mail personnelle : sous Boîtes mail, cliquez sur Ajouter une boîte mail et choisissez votre nom sous Boîte mail personnelle de, par exemple [email protected]. Vous seul pouvez envoyer depuis cette boîte et vous seul la voyez dans la liste De. Si vous en avez une, elle est sélectionnée par défaut chaque fois que vous cliquez sur Message, et les personnes qui y écrivent deviennent vos contacts dans le CRM. L'adresse est utilisée dès que le domaine du canal de vente est vérifié ; d'ici là, le message part en tant que « VOTRE NOM via QrX ». Chaque personne peut avoir une boîte mail personnelle par canal de vente.
Comment un expéditeur inconnu devient un lead
Pour chaque boîte mail, vous choisissez Ce qui arrive à l'expéditeur :
Ne pas utiliser le CRM : les conversations restent uniquement dans le Centre de messages.
Associer à une personne existante : si l'adresse e-mail de l'expéditeur est déjà une personne de votre CRM, la conversation lui est liée. Personne de nouveau n'est créé.
Associer ou créer une personne : comme ci-dessus, et quand l'expéditeur est inconnu, une nouvelle personne est créée à partir de l'e-mail, avec l'étape du cycle de vie que vous choisissez pour les nouvelles personnes (Lead si vous n'en choisissez aucune), un responsable défini sous Responsable des nouvelles personnes (Rotation au sein du groupe par défaut, Un utilisateur fixe ou Aucun responsable) et la source réglée sur e-mail entrant. Si le domaine de l'expéditeur appartient à l'une de vos entreprises, la personne est liée à cette entreprise.
Associer ou créer une personne et une affaire : comme ci-dessus, et la conversation rejoint l'affaire ouverte de la personne dans le pipeline choisi, ou une nouvelle affaire est ouverte dans sa première étape. Cela demande une offre avec les affaires.
Le même choix existe pour l'adresse de support par défaut de chaque canal de vente, en haut de la page Boîtes mail, sous Adresse de support par défaut ; un canal sans choix ne lie que les personnes existantes. Une nouvelle personne n'est pas créée quand la limite de personnes de votre offre est atteinte, ou quand la personne a été effacée avec l'option de blocage. La conversation elle-même n'est jamais perdue dans ces cas.
Écrire à beaucoup de personnes (prospection groupée)
Dans la liste Personnes, cochez des personnes ou utilisez Sélectionner toutes les lignes chargées et Sélectionner les N correspondantes.
Cliquez sur Envoyer un message dans la barre. La fenêtre Envoyer un message à de nombreuses personnes s'ouvre avec De, À (le nombre de personnes), Objet et Message. La ligne « N sur M envoyés aujourd'hui » montre votre limite quotidienne.
Cliquez sur Démarrer l'envoi. Les messages partent par petits lots tant que la fenêtre est ouverte, avec une barre de progression. Vous pouvez Mettre en pause, Reprendre ou Annuler l'envoi. Les personnes qui ont déjà reçu le message le gardent.
Fermer la fenêtre met l'envoi en pause. Une bande au-dessus de la liste Personnes indique « Un envoi de messages n'est pas terminé » et propose Reprendre l'envoi. Seule la personne qui a lancé l'envoi, ou un utilisateur avec Gérer les paramètres du CRM, peut le poursuivre. Un envoi couvre 5 000 personnes au maximum.
Personnes non jointes liste qui a été ignoré et pourquoi : Aucune adresse e-mail, Désabonné ou adresse rebondie, Contact archivé, Refusé par le Centre de messages ou La personne n'existe plus.
Limite quotidienne
La prospection groupée est plafonnée par jour selon l'offre : Gratuit 0, Starter 50, Team 200, Business 1 000, Enterprise illimité. Le décompte couvre les conversations ouvertes par les envois groupés depuis minuit UTC ; les messages individuels du composeur ne sont pas comptés. Quand la limite est atteinte, le message indique « Limite d'envoi quotidienne atteinte » et les personnes restantes restent en file ; l'envoi peut continuer le lendemain ou avec une offre supérieure.
Textos (SMS et WhatsApp)
Le CRM n'envoie que des e-mails. Les SMS et WhatsApp font partie du Centre de messages et ne fonctionnent que dans une conversation liée à une commande, pour un client qui a commandé. Seules les personnes ayant une conversation de commande peuvent donc recevoir des textos, et toutes les autres, comme un lead qui n'a jamais commandé, ne peuvent être jointes que par e-mail. Sur la page de la personne, la carte Acheteur lié montre son consentement SMS et WhatsApp (Autorisé, Désinscrit, Inscrit ou Pas encore de réponse).
Problèmes courants
Le bouton Message est grisé. La personne n'a pas d'adresse e-mail, ou une autorisation vous manque. Survolez le bouton.
Aucune adresse de support n'est encore configurée. Demandez à un administrateur de configurer une boîte mail dans les paramètres du Centre de messages.
Cette boîte mail n'existe plus. Choisissez un autre expéditeur sous De.
Ce contact s'est désabonné ou son adresse a rebondi. Aucun e-mail ne peut lui être envoyé.
Le Centre de messages n'a pas accepté ce message. Le message indique le motif ; si la conversation a été créée, Ouvrir la conversation l'affiche.
L'envoi groupé n'est pas encore activé pour votre compte. Contactez l'assistance QrX.
Seule la personne qui a lancé cet envoi peut le poursuivre. Demandez à cette personne, ou à un utilisateur avec Gérer les paramètres du CRM.
Un nouvel expéditeur n'est pas devenu un lead. Vérifiez le paramètre de la boîte mail Ce qui arrive à l'expéditeur, la limite de personnes de votre offre, et si la conversation est arrivée par l'adresse de réception de la boîte mail.
Si un problème persiste, contactez l'assistance QrX et indiquez de quel message ou de quelle boîte mail il s'agit.