Membres de l'équipe, rôles et accès partenaires
Donnez à vos collègues leur propre identifiant PortalX avec exactement les droits dont ils ont besoin, et donnez aux organisations partenaires (comme un transporteur ou un revendeur) un accès contrôlé à vos commandes.
Utilisateurs
Allez dans Settings > Team & Access > Users (permission Manage Users). Onglets : All, Active et Locked, avec un champ de recherche.
Cliquez sur New User (nouvel utilisateur).
Renseignez le prénom, le nom, l'e-mail, le numéro de téléphone avec indicatif pays et au moins un rôle.
Définissez éventuellement un Portal PIN (PIN du portail : 2 lettres et 3 chiffres, par exemple AB123). Si vous le laissez vide, un PIN est généré.
Laissez Send account invitation (envoyer l'invitation au compte) activé. Le nouvel utilisateur reçoit un e-mail de bienvenue avec un lien à usage unique pour choisir un mot de passe (valable 24 heures) et son Portal PIN.
Tant que l'invitation est ouverte, le statut est « Waiting for password setup » (en attente de la définition du mot de passe). Utilisez Resend invitation (renvoyer l'invitation) si nécessaire (attendez une minute entre deux envois).
Pour bloquer quelqu'un, activez Lock out user (verrouiller l'utilisateur). Cette personne voit alors « Your account is locked. Please contact support or your company administrator. » lors de sa connexion.
La carte PIN Lock Timeout (délai de verrouillage par PIN) de cette page définit après combien de minutes d'inactivité PortalX se verrouille pour toute votre entreprise (0 le désactive, 1440 au maximum).
Rôles et permissions
Allez dans Settings > Team & Access > Roles & Permissions (permission Manage Roles). Cliquez sur New Role (nouveau rôle), donnez-lui un nom et cochez les permissions dans la matrice, regroupées par domaine. Utilisez la recherche et les filtres, puis Review changes (vérifier les modifications) avant d'enregistrer. Supprimer un rôle le retire de tous les utilisateurs qui l'ont. Le rôle intégré Administrator possède des permissions de base verrouillées.
Les domaines de permissions incluent l'accès au portail et le tableau de bord, les transactions (consulter, créer, étiquettes, annuler, marquer comme expédiée, tags, contourner le PIN sur la page de paiement), les produits, les utilisateurs et les rôles, la facturation (consulter, gérer, exporter), les retours, les canaux, l'accès partenaires, l'expédition, les règles, les modèles, l'impression, Track & Trace, l'envoi d'e-mails et de SMS, les outils développeur, le Message Centre, le poste d'emballage (utiliser le poste d'emballage, emballer sans scanner), le stock d'entrepôt (consulter, réceptionner, ajuster, transférer, compter, approuver les comptages, paramètres de stock, exporter l'historique) et le tableau de bord de l'entrepôt. Les permissions du Message Centre doivent toujours être attribuées explicitement, y compris aux administrateurs.
Pour le travail d'équipe en entrepôt, il existe trois autorisations : Voir les tâches et commentaires d'équipe, Écrire des commentaires d'équipe et Gérer les tâches d'équipe. Les rôles qui travaillent déjà avec le poste d'emballage ou avec le stock reçoivent les deux premières automatiquement, et les rôles de chef d'équipe reçoivent aussi la troisième. Voir "Tâches d'équipe, commentaires et mentions dans l'entrepôt".
Accès partenaires
Allez dans Settings > Business > Partner Access (permission Manage Partner Access). Onglets : Given (accès que vous avez accordés) et Received (accès que d'autres vous ont accordés).
Cliquez sur Add Grant (ajouter un accès).
Choisissez l'un de vos canaux.
Saisissez l'e-mail du partenaire. Il doit appartenir à un utilisateur QrX existant, sinon vous voyez « No QrX user found for that email ».
Choisissez une portée et éventuellement un motif.
Carrier operations (opérations transporteur) : lecture des transactions, marquage comme expédiée ou annulée, ajout de notes opérationnelles. Pas de tableau de bord.
Payment provider support (support du prestataire de paiement) : lecture seule. Pas de tableau de bord.
Read-only support (support en lecture seule) : pas de montants, pas de données personnelles, pas de modifications.
Reseller operations (opérations revendeur) : lecture complète, modifications opérationnelles et tableau de bord de canal partagé.
Partenaire logistique : une entreprise logistique qui prépare, emballe et expédie vos commandes depuis son propre entrepôt. Elle voit les lignes de commande, le mode d'expédition et le suivi, voit si une commande est payée, impayée ou annulée, voit vos produits et leurs prix dans son Catalogue pour les lier à son stock, imprime les étiquettes et marque les commandes comme expédiées. Elle peut toujours échanger avec vous sur une commande. Par défaut, elle ne voit ni les montants des commandes ni les coordonnées des consommateurs. Sous Autorisations supplémentaires dans Modifier l'accès partenaire, vous pouvez lui montrer les coordonnées du consommateur et les valeurs des commandes, lui confier le service client ou la gestion de vos retours. Sur un canal partagé, le partenaire gère le stock : vous ne pouvez pas modifier ces quantités vous-même. Voir "Partenaires logistiques et changement de partenaire" et "Autorisations d'un partenaire logistique (autorisations supplémentaires par partenaire)".
Utilisez l'icône crayon pour changer la portée ou la date de fin, ou l'icône corbeille pour mettre fin à l'accès immédiatement. Les partenaires ne peuvent jamais rembourser vos transactions.
Un canal a au plus un partenaire logistique. Donner un accès logistique au même canal à un second partenaire est refusé avec le nom du partenaire qui a l'accès ; utilisez Changer de partenaire sur la ligne du partenaire pour passer à un autre partenaire.
Partenaires logistiques : quel contrat transporteur achète l'étiquette
Un partenaire logistique ouvre Fulfilment settings sur un accès reçu (Settings > Business > Partner Access > Received) et choisit qui achète les étiquettes d'expédition qu'il imprime pour ce marchand :
Contrat transporteur du marchand : les étiquettes utilisent les méthodes d'expédition et le contrat du marchand, exactement comme si le marchand les imprimait lui-même. Le marchand est facturé comme d'habitude.
Notre propre contrat transporteur : les étiquettes sont achetées sur la méthode d'expédition du partenaire. Il peut s'agir d'une méthode sur le contrat UPS, PostNL ou Packs du partenaire, ou d'une méthode sur le contrat QrX (marquée Contrat QrX dans la liste). Le marchand n'est jamais facturé pour ces étiquettes.
Les étiquettes sur une méthode du contrat QrX sont facturées par QrX au partenaire logistique, au prix d'expédition QrX du partenaire pour ce trajet et ce poids (le même prix qu'il paie pour ses propres commandes, plus les suppléments carburant ou adresse résidentielle lorsque son tarif ne les inclut pas). Elles apparaissent sur la facture d'utilisation du partenaire sous Étiquettes partenaire (contrat QrX), une ligne par marchand. Les étiquettes sur le propre contrat transporteur du partenaire sont payées par le partenaire au transporteur ; QrX ne facture rien par étiquette pour celles-ci.
Chaque commande reçoit automatiquement une étiquette avec la méthode du partenaire du même transporteur et service, ou avec la méthode que l'emballeur choisit sous Expédier avec au poste d'emballage, qui peut être une autre méthode du partenaire. Une commande de test ne peut utiliser qu'une méthode de test, une commande réelle qu'une méthode réelle. Si le partenaire n'a pas de prix QrX pour une commande sur sa méthode du contrat QrX, l'impression est refusée avec « pas de prix QrX », afin qu'aucune étiquette impossible à facturer ne soit jamais achetée. Demandez au support QrX de configurer les prix d'expédition du partenaire. Si la liste indique que vous n'avez pas encore de méthode d'expédition, ajoutez d'abord une méthode UPS, PostNL ou Packs dans Settings > Shipping methods.
Journal d'activité
Chaque action importante est enregistrée dans l'Activity Log ; consultez « Journal d'activité, notifications et aide dans PortalX ».
Quand contacter notre équipe support
Contactez le support QrX si l'e-mail d'invitation d'un collègue n'arrive jamais malgré un renvoi, si vous avez verrouillé le dernier administrateur, ou si un partenaire ne voit pas les commandes que vous avez partagées avec lui.