Ajustes del CRM: etapas del ciclo de vida, etiquetas, campos personalizados y acceso al CRM
Configuración > CRM es donde un administrador da forma al CRM para el equipo: quién puede usarlo, por qué etapas del ciclo de vida pasan las personas y las empresas, qué etiquetas existen y qué campos adicionales llevan tus registros. Los embudos de negocios, los motivos de pérdida y los objetivos de ventas están en el mismo sitio y se explican en el artículo sobre negocios y embudos. Ábrelo en https://portal.qr-x.app/settings/crm o ve a Configuración > CRM.
Quién puede abrirlo
Las pestañas Etapas del ciclo de vida, Etiquetas, Campos personalizados, Embudos, Automatizaciones y Puntuación de leads requieren el permiso de rol Gestionar los ajustes del CRM junto con Ver CRM.
Cambiar embudos también requiere Gestionar embudos. Sin él puedes verlos.
Un usuario con solo Gestionar roles ve únicamente el panel Activar CRM.
Da a tu equipo acceso al CRM
El CRM se factura por usuario. Un usuario ocupa una licencia de CRM cuando tiene un rol con permisos de CRM. Los usuarios con el ajuste Gestionar roles ven arriba el panel Activar CRM. Muestra cuántas licencias están en uso. Selecciona Crear roles de CRM una vez para crear los roles CRM sales y CRM manager; después añade un rol a tus compañeros en Ajustes > Usuarios (abre el usuario y usa la sección Roles). CRM sales es para comerciales: trabajan con personas, empresas, negocios, presupuestos, el calendario y las llamadas, pero no pueden cambiar los ajustes, eliminar, importar ni exportar registros, ni ver registros restringidos. CRM manager puede hacerlo todo, incluidos los ajustes. Los roles que ya existen no cambian. Si existen ambos roles, el panel muestra Abrir roles. Si se alcanza el límite de licencias de tu plan, se abre un aviso de mejora.
Etapas del ciclo de vida
Las etapas del ciclo de vida describen en qué punto de tu relación está una persona o empresa. Existen cinco etapas estándar: Lead, Prospecto, Cliente, Socio y Cliente perdido. Puedes renombrarlas, no puedes eliminarlas, y su clave sigue igual.
Abre la pestaña Etapas del ciclo de vida y selecciona Nueva etapa.
Escribe un Nombre de la etapa de hasta 80 caracteres y selecciona Guardar. QrX crea la clave a partir del nombre.
Usa Mover hacia arriba y Mover hacia abajo para fijar el orden. Usa Editar para renombrar y Eliminar para quitar una etapa propia.
Una etapa que aún usan personas o empresas no se puede eliminar. Primero pasa esos registros a otra etapa.
Etiquetas
Las etiquetas son rótulos para personas, empresas y negocios. Puedes filtrar las listas por ellas y usarlas en las reglas de automatización.
Abre la pestaña Etiquetas y selecciona Nueva etiqueta.
Escribe un Nombre de la etiqueta (hasta 60 caracteres). Un nombre solo puede existir una vez, las mayúsculas no cuentan.
Elige un Color o Predeterminado y guarda.
La columna Usado en muestra cuántos registros tienen la etiqueta. Al renombrar una etiqueta, cambia en todas partes. Al eliminar una etiqueta, se quita de todos los registros que la usan; la confirmación muestra el número. También puedes crear una etiqueta mientras editas una persona o un negocio.
Campos personalizados
Los campos personalizados guardan datos adicionales de personas, empresas o negocios. Se incluyen desde el plan Starter; en el plan Free la pestaña muestra una tarjeta para mejorar el plan.
Abre la pestaña Campos personalizados y elige Personas, Empresas o Negocios.
Selecciona Nuevo campo.
Escribe la Etiqueta (inglés). En Etiquetas en otros idiomas puedes añadir traducciones. Una etiqueta tiene como máximo 80 caracteres.
Elige el Tipo de campo: Texto, Número entero, Número decimal, Fecha, Selección única, Selección múltiple, Sí o no, o Dirección web. Elige con cuidado, el tipo, la clave y el tipo de registro no se pueden cambiar más adelante.
Comprueba la Clave: minúsculas, dígitos y guiones bajos, empezando por una letra, hasta 40 caracteres. Se crea a partir de la etiqueta y la usan las importaciones y la API.
Para Selección única y Selección múltiple, escribe las Opciones, una por línea, como máximo 100. Se necesita al menos una.
Activa Obligatorio si un registro no debe guardarse mientras el campo esté vacío. Guarda.
Los valores se introducen cuando editas una persona, empresa o negocio. Usa un campo de Dirección web para algo como un perfil de LinkedIn. Mover hacia arriba y Mover hacia abajo cambian el orden. Al eliminar un campo, se quita de los formularios y de las páginas de registro.
Problemas frecuentes
"Ya existe una etiqueta con este nombre." Elige otro nombre; los nombres de etiqueta ignoran las mayúsculas.
"La clave del campo no es válida." Usa minúsculas, dígitos y guiones bajos, empezando por una letra.
"Ya existe un campo personalizado con esta clave." Cambia la clave.
"Añade al menos una opción a un campo de selección." Escribe opciones, una por línea.
Una etapa no se elimina. Aún la usan personas o empresas, o es una etapa estándar.
La pestaña Campos personalizados muestra una tarjeta para mejorar el plan. Tu plan no incluye campos personalizados.
Un error de carga con Reintentar. No significa que tus campos se hayan eliminado. Selecciona Reintentar.
No veo las pestañas. Pide a un administrador Gestionar los ajustes del CRM y Ver CRM.
Si algo sigue sin funcionar, contacta con el soporte de QrX e indica la pestaña y lo que probaste.