Tareas y segmentos del CRM
Las tareas ayudan a tu equipo a recordar llamadas, correos y seguimientos. Los segmentos son conjuntos de reglas guardados que filtran tus listas de Personas y Empresas y seleccionan registros para acciones masivas. Ambos forman parte del CRM de QrX y se abren en el portal en https://portal.qr-x.app/crm/tasks y https://portal.qr-x.app/crm/segments.
Quién puede usarlos y en qué plan
Las tareas se incluyen en todos los planes de CRM, también en Free. Necesitas acceso al CRM (permiso de rol Ver CRM).
Los segmentos y las acciones masivas se incluyen desde el plan Starter. En el plan Free ves un mensaje para mejorar el plan en su lugar.
La API de tareas y actividades del CRM requiere el plan Business o Enterprise (API pública).
Crear espacios requiere el ajuste de rol Crear espacios y listas de tareas. Los usuarios con Gestionar todos los espacios de tareas ven y gestionan todos los espacios.
Tareas
Qué muestra la página de tareas
Abre CRM > Trabajo. Las tareas viven en Espacios. Un espacio es un lugar compartido para un equipo o tema. Contiene listas (y, si quieres, carpetas y subcarpetas), y cada lista muestra sus tareas agrupadas por estado.
La opción del menú se llama Trabajo cuando tu plan y tu rol incluyen Espacios. En caso contrario se llama Tareas y abre la lista de tareas sencilla.
A la izquierda está la barra Espacios. Haz clic en Mis tareas para ver todas las tareas abiertas asignadas a ti en todos los espacios, o haz clic en un espacio o lista para abrirlo.
Espacios, carpetas y listas
Haz clic en Nuevo espacio, ponle nombre y color y elige quién puede verlo: Privado (solo miembros), Equipo o Empresa (todos).
Usa Opciones del espacio (los tres puntos) para añadir una Nueva lista o una Nueva carpeta, para elegir Editar espacio o Eliminar espacio.
Las carpetas pueden contener listas y otras carpetas, hasta cuatro niveles. Usa Opciones de la carpeta para Nueva subcarpeta, Renombrar carpeta, Mover a carpeta o Eliminar carpeta. Eliminar una carpeta nunca elimina tareas: sus listas y subcarpetas suben un nivel.
Usa Opciones de la lista para Renombrar lista, Mover a carpeta o Eliminar lista.
Para tener algo a mano, abre los tres puntos de un Space, una carpeta, una lista o un canal y elige Añadir a favoritos. Aparece entonces en Favoritos, en la parte superior de la barra, debajo de Mis tareas. Haz clic en la estrella que hay detrás o elige Quitar de favoritos para quitarlo. Los favoritos son personales: solo tú ves los tuyos.
Haz clic en el botón de flecha junto a Espacios para reducir la barra a iconos. Pasa el cursor por un icono para ver el nombre. QrX recuerda tu elección.
Crear espacios requiere el ajuste de rol Crear espacios y listas de tareas. Los usuarios con Gestionar todos los espacios de tareas ven y gestionan todos los espacios.
Trabajar en la lista
Las tareas se agrupan por estado. Haz clic en la flecha de un grupo para contraerlo. Los tres puntos junto a un grupo abren Opciones del grupo: Editar estados, Contraer grupo, Seleccionar todo en el grupo, Contraer todos los grupos y Expandir todos los grupos. QrX recuerda qué grupos contrajiste.
Añadir tarea: haz clic al final de un grupo, escribe el nombre y pulsa Intro. La tarea se crea con ese estado.
Cambia el estado, el asignado, la fecha límite o la prioridad directamente en la fila: haz clic en la celda, elige un valor y se guarda al instante. La fecha límite ofrece opciones rápidas (Hoy, Mañana, Este fin de semana, Próxima semana, 2 semanas, 4 semanas) junto a un calendario.
Una tarea con subtareas muestra una flecha. Haz clic para mostrar u ocultar las subtareas. El botón Subtareas las muestra u oculta todas. QrX recuerda lo que abriste.
Usa el cuadro de búsqueda y el filtro Asignado para acotar la lista. Tus filtros se recuerdan.
Arrastra una tarea por su asa para cambiar el orden, o a otro grupo para cambiar su estado.
Haz clic en el lápiz junto al título para renombrar una tarea en el sitio. Haz clic en el más para añadir una subtarea justo debajo y pulsa Intro para la siguiente.
Los tres puntos al final de una fila abren más acciones: Copiar enlace, Copiar ID, Nueva pestaña, Renombrar, Seguir esta tarea, Mover a..., Duplicar, Iniciar temporizador y Eliminar.
Una tarea con un temporizador en marcha muestra un reloj en su fila. Haz clic en él para detener el temporizador.
Cambiar muchas tareas a la vez
Marca las casillas de varias tareas. Aparece una barra con Estado, Asignados, Fechas, Mover, Copiar y Eliminar. Elige una acción y se aplica a todas las tareas seleccionadas. Si alguna no se puede cambiar, QrX te dice cuántas. Haz clic en Borrar selección para terminar.
Mover una tarea a otra lista o espacio
Haz clic en el icono de carpeta de una fila, en el mismo icono del panel de tarea o en Mover en la barra masiva. Busca un espacio o lista y elígelo. La tarea conserva sus detalles y toma el estado equivalente en el nuevo espacio.
Estados
Cada espacio tiene sus propios estados en cuatro grupos: No iniciado, Activo, Hecho y Cerrado. Los administradores del espacio abren Editar estados para añadir un estado, renombrarlo, cambiar su icono y color o eliminarlo. Al eliminar un estado eliges a cuál pasan sus tareas.
Vista de tablero
Cambia de Lista a Tablero arriba a la derecha. Cada estado es una columna. Arrastra una tarjeta a otra columna para cambiar su estado, o hacia arriba y abajo para cambiar el orden.
El panel de tarea
Haz clic en una tarea para abrir su panel a la derecha. Arrastra su borde izquierdo para hacerlo más ancho o estrecho y haz doble clic en el borde para restablecerlo. El panel muestra:
Estado, asignados, fechas, prioridad, Estimación y la persona o empresa vinculada.
Campos: tus propios campos personalizados (ver abajo).
Subtareas con una casilla cada una, y Añadir subtarea.
Listas de verificación: añade tantas listas con nombre como necesites con Añadir lista de verificación. Cada una tiene sus elementos, progreso y Añadir elemento.
Dependencias: elige tareas que esta espera. Las tareas en espera muestran Bloqueada por.
Control de tiempo: Iniciar temporizador, Detener temporizador o Añadir tiempo como 2h 30m.
Comentarios: Habla sobre la tarea. Todas las personas que ven la tarea pueden leer y escribir comentarios, y las personas de la tarea reciben un aviso.
Actividad: quién cambió qué y cuándo.
Campos personalizados
En el panel haz clic en Añadir campo, elige un tipo (Texto, Número, Fecha, Desplegable, Etiquetas, Casilla o Enlace), escribe un nombre y, en desplegables y etiquetas, las opciones separadas por comas. El campo aparece entonces en cada tarea de ese espacio y sus primeros campos se muestran como columnas en la lista. Los administradores del espacio eliminan un campo con el icono de papelera.
Etiquetas, prioridad, filtros y columnas
Da a una tarea etiquetas de color en la columna Etiquetas o en el panel de tarea. Son las mismas etiquetas que para personas, empresas y transacciones. La prioridad tiene cuatro banderas: Urgente, Alta, Normal y Baja.
Filtra la lista con el cuadro de búsqueda y los filtros Asignado, Prioridad y Etiquetas. Tus elecciones se recuerdan.
Elige las columnas visibles con Columnas. Los campos personalizados también pueden ser columnas.
Elige un icono y un color para cada espacio con Editar espacio.
Cuando un compañero te asigna una tarea, aparece al instante un mensaje con un botón Abrir en el portal.
Una asignación también queda en la campana, aunque el portal estuviera cerrado. En Ajustes > Notificaciones puedes activar los correos de tareas CRM para una asignación, un comentario en una tarea que sigues y una tarea que vence. Están desactivados por defecto.
Guarda tus filtros como una vista con Vista guardada y compártela con el equipo si tienes permiso. Haz clic en una vista guardada para aplicarla de nuevo.
Elige Guardar como plantilla en el menú de una tarea para conservar su título, descripción, etiquetas y listas de comprobación como plantilla. Crea una tarea nueva desde una plantilla en Vista guardada.
Elige encima de la lista con Agrupar cómo se agrupan las tareas: por estado, prioridad, responsable o vencimiento. Tu elección se recuerda por lista.
El panel de la tarea tiene a la derecha una barra de iconos con Detalles, Comentarios, Actividad y Enlaces y relaciones. Arrastra el borde del panel para ensancharlo (hasta 1400 px) o usa el botón de ampliar.
En la pestaña Enlaces y relaciones añades direcciones web, relacionas otras tareas (visibles desde ambas) y gestionas dependencias.
La descripción es un editor de texto completo como en las notas: negrita, listas, citas, código, enlaces, tablas e imágenes. Pega o suelta una imagen y se convierte en un adjunto de la tarea que se muestra en el texto. Tu texto se guarda al hacer clic fuera del editor.
Añade archivos con Adjuntar archivo o soltándolos en la tarea: hasta 25 archivos de 10 MB cada uno (imágenes, PDF, texto, CSV, Word, Excel, PowerPoint). Cada archivo se analiza en busca de malware antes de que nadie pueda abrirlo. La pestaña Adjuntos muestra miniaturas, tamaños y quién añadió cada archivo, y un clip con el número aparece en la lista y en la tarjeta del tablero.
Los administradores de un Espacio usan el botón de compartir junto al nombre para elegir miembros, sus roles (Lector, Miembro, Administrador) y el acceso.
Plan y acceso
La página de tareas necesita acceso al CRM y un plan que incluya Espacios de tareas. Sin él verás una invitación a mejorar el plan. Las tareas de un espacio privado solo las ven sus miembros. Si un compañero cambió una tarea al mismo tiempo, QrX te pide recargar en lugar de sobrescribir su cambio.
Segmentos
Crea un segmento
Ve a CRM > Segmentos y elige Personas o Empresas.
Haz clic en Nuevo segmento y escribe un Nombre (120 caracteres como máximo).
Haz clic en Añadir regla, elige un Campo, cómo comparar y el valor. Usa hasta 12 reglas. Un registro debe cumplir todas las reglas, y cada campo se puede usar una vez.
Revisa la Vista previa, que muestra cuántos registros coinciden, y haz clic en Guardar.
Un segmento sin reglas contiene a todos. Una organización puede tener hasta 100 segmentos.
Usa un segmento
Elige el segmento en el filtro de segmento sobre la lista de Personas o de Empresas. El filtro también tiene Gestionar segmentos. Con un segmento aplicado puedes seleccionar sus registros y ejecutar acciones masivas: Añadir etiqueta, Asignar responsable, Crear tarea y otras.
Privado o compartido
De forma predeterminada, un segmento es Solo yo. Activa Compartir con mi equipo para compartirlo con todos los que pueden ver el CRM. Solo el responsable y los usuarios con Gestionar los ajustes del CRM pueden cambiar un segmento compartido. Usa el icono de copiar para hacer tu propia copia; se abre como un segmento nuevo con el nombre seguido de (copia).
Reglas
Personas y empresas: Etapa del ciclo de vida, Responsable (incluido Sin responsable), Etiquetas (tiene alguno de, tiene todos), País, Creado en los últimos días, Sin actividad durante días, Campo personalizado.
Solo personas: Origen, Idioma, Empresa, Tiene dirección de correo, Tiene número de teléfono, Es un comprador, Número de pedidos, Último pedido en los últimos días, Moneda del pedido, Valor del pedido, Contacto en los últimos días, Sin contacto durante días, Última llamada en los últimos, Sin llamadas desde hace, Resultado de llamada, Tiene oportunidad abierta, Puntuación del cliente potencial (de 0 a 100).
Trabajo pendiente: Tiene una tarea vencida, Reunión en los próximos, Tiene un próximo paso.
Los valores de los pedidos se comparan solo dentro de la moneda elegida; QrX nunca convierte ni suma entre monedas. Las reglas de contacto usan el último contacto entrante o saliente; cuando nunca ha habido contacto, Sin contacto durante días cuenta desde el día en que se creó el registro. Las reglas de campos personalizados ofrecen es igual a, no es igual a, tiene un valor y no tiene valor; la igualdad compara exactamente el valor y el tipo, y los campos personalizados de selección múltiple no se ofrecen.
Las reglas de llamadas requieren el permiso de rol Ver llamadas del CRM y un plan con Telefonía. Tiene oportunidad abierta requiere Ver negocios y un plan con Negocios. Puntuación del cliente potencial y Campo personalizado requieren esas funciones en tu plan.
API de tareas y actividades del CRM
Esta sección es para desarrolladores. Usa una clave de API con ámbitos crm.read o crm.write explícitos y un plan que incluya la API pública del CRM (Business o Enterprise). Una clave de lectura no puede crear ni cambiar tareas.
GET /api/v1/crm/tasks lista las tareas. GET /api/v1/crm/tasks/{id} lee una.
POST /api/v1/crm/tasks crea una tarea con un title y un assigneeUserId de un usuario de CRM elegible de tu organización. Envía una cabecera Idempotency-Key: reutiliza la misma clave al reintentar, usa una clave nueva para cada tarea nueva.
PUT /api/v1/crm/tasks/{id} actualiza y POST /api/v1/crm/tasks/{id}/complete completa. Lee primero la tarea y envía su version. Una versión obsoleta devuelve 409: recarga antes de reintentar. Completar una tarea que se repite puede devolver la tarea siguiente.
GET /api/v1/crm/activities?recordType=person&recordId={id} lee el historial de actividad de una persona, empresa o negocio. Las llamadas, conversaciones, pedidos y devoluciones solo exponen metadatos; nunca se incluyen el contenido de mensajes privados, los datos de pago ni las URL de las grabaciones. POST /api/v1/crm/notes añade una nota a la cronología.
Sigue nextCursor hasta que hasMore sea false; una página tiene como máximo 100 elementos. Ante un 403, revisa los ámbitos explícitos y el plan. Ante un asignado no válido, revisa la pertenencia a la organización y el acceso al CRM. Ante un 404, revisa el registro y la organización. Contacta con el soporte con el ID de la solicitud, nunca con tu clave de API.
Problemas frecuentes y soluciones
"Solo puedes modificar las tareas que te están asignadas." Necesitas Gestionar tareas del CRM para cambiar la tarea de un compañero. Pide a un usuario que gestione roles que lo active.
"El usuario asignado seleccionado no es un usuario de tu organización con acceso al CRM." Elige un usuario que tenga el permiso de rol Ver CRM.
"El recordatorio no es válido. Debe fijarse en la hora de vencimiento o antes." Adelanta el recordatorio o retrasa la fecha de vencimiento.
"El ajuste de repetición no es válido. Elige una repetición de 1 a 52." Comprueba también que la tarea tenga una fecha de vencimiento.
"Una regla de este segmento no es válida" seguida de un campo: completa o quita esa regla.
Contacta con el soporte si una tarea o un segmento desaparece sin que nadie lo elimine, si los recordatorios nunca llegan aunque tengas la sesión iniciada, o si un error se repite después de recargar. Incluye la página y el mensaje exacto.
Eliminar desde el panel de edición
Al editar un elemento existente, use Eliminar al pie del panel y confirme. Cancelar conserva el elemento. Eliminar solo está disponible si su rol lo permite. Los elementos nuevos no muestran Eliminar.
Las tareas en el móvil
En la app de QrX (modo Trabajo), la pantalla Tareas muestra cuántas tareas están vencidas, vencen hoy y vencen esta semana, tus próximas tareas y todos los espacios que puedes abrir. Usa los mismos espacios, listas y estados que el portal, así que un cambio en el móvil aparece en el portal y al revés.
Abre un espacio y elige Lista, Tablero o Calendario. En la lista, desliza una tarea a la derecha para completarla o a la izquierda para posponerla. En el tablero, desliza hacia los lados entre estados y mantén pulsada una tarjeta para soltarla en otro estado.
Toca el más para añadir una tarea: elige la lista, el vencimiento, la prioridad y las etiquetas, y toca Crear. Una tarea que añades en el móvil se te asigna a ti.
Abre una tarea para cambiar su estado, vencimiento y prioridad, marcar subtareas, leer y escribir comentarios, iniciar o detener el temporizador y completarla.
Cuando un compañero te asigna una tarea, tu móvil muestra una notificación.
El móvil necesita los ajustes de rol Ver CRM y Ver espacios. Para asignar una tarea a un compañero, usa el portal.